Btw-verlegging: je krijgt een hint, jij beslist zelf

Lever je aan een bedrijf in een andere EU-lidstaat, dan ligt de btw mogelijk niet bij jou maar bij je klant: de verlegging van de btw naar de afnemer (reverse charge). Het document mag dan geen btw vermelden en moet de bijbehorende vermelding bevatten. Of dat voor een document geldt, bepaal jij: Univents stelt de markering voor wanneer die in aanmerking komt en zet haar met één klik.

Wanneer Univents je de markering voorstelt

Alle onderstaande punten moeten kloppen:

• De ontvanger staat in het document als Bedrijf en heeft een ingevuld Btw-identificatienummer.
• Het land van de ontvanger en het land onder Instellingen → Bedrijf liggen allebei in de EU en zijn verschillende lidstaten.
• Het document is een Factuur en heeft de markering nog niet. Een Creditnota neemt de markering altijd over van de factuur die ze annuleert; een factuur die uit een offerte ontstaat, neemt haar over van de offerte.

Zijn alle punten vervuld, dan toont de editor onder de schakelaar de hint dat hier reverse charge in aanmerking kan komen, met ernaast de knop waarmee je de markering zet. Zonder jouw klik verandert er niets.

Wanneer de verlegging toch niet geldt

Al deze punten kunnen kloppen en toch is reverse charge nog steeds niet juist: verkoop je ruimtes, catering of toegang, dan wordt de dienst belast op de plaats waar die wordt verricht — dus op de locatie van het evenement, in jouw land. Dat geldt ook als de ontvanger een bedrijf met een btw-identificatienummer in een ander EU-land is. Op zulke documenten blijven de btw-tarieven zoals ingesteld — in Duitsland 19 of 7 procent; de markering blijft uit.

Daarom is de hint in de editor een voorstel en geen besluit: Univents kent alleen de ontvanger en het land, niet jouw dienst.

Wat er met het document gebeurt als je de markering zet

• Alle regels staan op 0 procent — ook als bij het artikel zelf een btw-tarief is ingesteld.
• Het btw-totaal van het document is 0, het nettototaal blijft ongewijzigd.
• Het document draagt in het totaalblok de verplichte vermelding “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” en daaronder het Btw-identificatienummer van de ontvanger, als dat is ingevuld. Dezelfde zin staat in Duitsland en in Oostenrijk.

Een Creditnota voor de geannuleerde factuur toont dezelfde btw als het geannuleerde document.

Tarieven terughalen: markering weer uitzetten

Zet je de markering bij een concept weer Uit, dan komen de btw-tarieven terug die de regels eerder hadden — ook een tarief als 7 procent. Univents onthoudt elk tarief afzonderlijk zodra de verlegging het verdringt. Wijzig je bij een document met gezette markering het btw-tarief van een regel naar een andere waarde dan 0, dan onthoudt Univents ook die nieuwe waarde — die komt terug bij het uitzetten.

Dat is het verschil met de kleineondernemersregeling: daar blijven de regels bij het uitzetten op 0 procent staan, omdat het eerdere tarief niet te raden is.

De vermelding op het document

De formulering wordt afgedrukt door de documentlay-out. Lay-outs die je in de editor bewerkt, plaatsen haar automatisch zodra de markering is gezet.

Werk je met een Word-sjabloon, dan drukt dat de vermelding niet zelf af. De editor wijst je daarop zodra je de markering zet: voeg de zin toe aan je sjabloon als tekstblok of schakel over op een editor-lay-out. Uitgegeven documenten zonder vermelding graag annuleren en opnieuw uitgeven.

Boekhoudintegratie

Is er een boekhoudintegratie gekoppeld, dan wordt een document met verlegging van de btw niet automatisch overgedragen. De editor meldt dat zodra je de markering zet. Boek het document in je boekhouding zoals gewoonlijk met de hand in of upload het daar als bestand.

Uitgegeven documenten

Bij een al uitgegeven factuur kan de markering niet meer worden verplaatst. Dat is bewust: een uitgegeven document moet ongewijzigd blijven. Heb je een correctie nodig, annuleer dan de factuur en geef een nieuwe uit.

Factuurketen en bestaande documenten

Maakt Univents uit een geaccepteerde offerte een factuur, dan neemt die de markering van de offerte mee — ook de eindfactuur die ontstaat bij het afsluiten van het evenement.

Bestaande documenten worden niet achteraf gewijzigd en behouden hun huidige btw-tarieven. De overstap op het voorstel geldt voor nieuwe documenten en voor concepten waarvan jij zelf de markering omzet.