Inkoopfactuur vastleggen met een foto of PDF

In plaats van elke leveranciersfactuur over te typen, upload je hem als foto of PDF. Univents leest leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum en bedragen automatisch uit. Jij controleert de waarden, koppelt de factuur aan een budgetenvelop en boekt hem — pas met Boeken telt hij als kosten.

In de video zie je de route van uploaden tot het vinkje „Betaald” in ongeveer twee minuten.

Video afspelen2:03

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen. Alle details over corrigeren, annuleren en machtigingen vind je in het artikel Evenementfinanciën: omzet, kosten & marge per evenement.

Waar je inkoopfacturen uploadt

• Factuur bij een evenement: Open het evenement en ga naar het tabblad Financiën. Daar vind je de sectie Inkoopfacturen.
• Factuur zonder evenement (bijvoorbeeld verzekering, huur, voertuig): Open in de zijbalk Financiële documenten, klik rechtsboven op Inkoopfacturen en scrol naar de sectie Zonder evenement.

Op de pagina Inkoopfacturen zie je bovendien alle facturen van je workspace in één lijst, over alle evenementen heen. Inkoopfacturen zijn beschikbaar vanaf het Core-abonnement.

Stap 1: Factuur uploaden

1. Klik in de sectie Inkoopfacturen op Facturen uploaden.
2. Sleep een of meer bestanden naar het venster of klik op bestanden selecteren. Toegestaan zijn PDF’s, foto’s in JPEG-, PNG- of WebP-formaat en e-factuurbestanden met de extensie .xml, tot 30 bestanden tegelijk. Op je telefoon kun je het document direct fotograferen.
3. Klik op Uploaden.

Foto’s in HEIC-formaat, de standaard van de iPhone-camera, kan Univents niet lezen. Stel op je iPhone bij Instellingen → Camera → Formaten in op „Meest compatibel”, of upload een JPEG of PNG.

Stap 2: Laten uitlezen

Na het uploaden staat de factuur op In afwachting. Univents leest wachtende facturen om de paar minuten automatisch uit — je hoeft niets te doen. Wil je niet wachten, klik dan op Nu verwerken, dan start het uitlezen meteen.

Zodra de status Klaar voor controle is, zijn de waarden beschikbaar. Staat er Uitlezen mislukt, dan kon Univents het document niet lezen — controleer dan of de foto scherp en compleet is en upload hem zo nodig opnieuw.

Het uitlezen van inkoopfacturen wordt niet afgeschreven van je AI-tegoed.

E-facturen: XRechnung en ZUGFeRD

Steeds meer leveranciers sturen geen gescande factuur meer, maar een e-factuur: een XRechnung als XML-bestand of een ZUGFeRD-PDF waarin de factuurgegevens machineleesbaar zijn ingebed. Univents leest beide rechtstreeks uit het bestand.

• XML-bestand — upload het zoals een PDF (extensie .xml). In het voorbeeld zie je in plaats van het document een melding met Openen in nieuw tabblad; XML kan in de browser niet als pagina worden weergegeven.
• ZUGFeRD-PDF — upload hem zoals gewoonlijk. Univents gebruikt de ingebedde factuurgegevens in plaats van de afgedrukte tekst te interpreteren.

Omdat de gegevens bij een e-factuur niet worden geschat maar uitgelezen, zijn ze exact — ook leverancier, factuurnummer, datum, vervaldatum en bedragen. Daarom duurt het uitlezen hier maar enkele seconden en wordt er geen AI-aanroep gedaan.

Creditnota’s en vooruitbetalingsfacturen (type 381 en 386) zijn geen inkoopfactuur. Herkent Univents er een, dan vult het geen waarden in — de regel blijft op Uitlezen mislukt staan. Een creditnota als inkoopfactuur boeken zou je uitgaven verhogen in plaats van verlagen; daarom vult Univents hier bewust niets in.

Deelfacturen (type 326), gecorrigeerde facturen (type 384) en facturen onder de zelffactureringsprocedure (type 389) zijn daarentegen gewone inkoopfacturen: ze worden net als elke andere factuur uitgelezen en geboekt.

Stap 3: Controleren en budgetenvelop kiezen

1. Klik bij de factuur op Controleren & boeken. Het venster Factuur controleren & boeken opent.
2. Bovenaan zie je het document als voorbeeld. Met Openen in nieuw tabblad bekijk je het op volledige grootte.
3. Vergelijk daaronder Bezorger, Factuurnummer, Factuurdatum, Vervaldatum, Netto, Bruto en Btw met het document en corrigeer wat niet klopt. Staat er Onzeker uitgelezen — controleer dit. in het venster, kijk dan extra goed. Een leeg veld kon Univents niet zeker lezen — vul het handmatig in. Daaronder staat het Btw-nummer leverancier. Dit wordt alleen bij e-facturen gevuld (daar staat het machineleesbaar in het document) en je kunt het altijd overschrijven of leegmaken. Het verandert niets aan bedragen of boeking — het is bedoeld voor je boekhouding.
4. Onder Leverancier (contact) koppel je de factuur desgewenst aan een contact uit je adresboek. Univents stelt passende contacten voor, maar kiest nooit zelf.
5. Kies onder Budgetenvelop de juiste envelop. Bestaat die nog niet, klik dan op + Nieuwe envelop, vul Naam van de envelop en Budget netto in en bevestig met Aanmaken. Een envelop is een pot met een vast nettobudget, bijvoorbeeld „Techniek” of „Dranken”.

Stap 3b: Afstemmen met de bestelling (optioneel)

Heb je bij de leverancier een bestelling in het systeem, dan kun je de factuur daaraan koppelen. Je ziet dan in het venster in één oogopslag of de factuur bij de bestelling past.

1. Kies onder Bestelling de juiste bestelling. Univents stelt eerst bestellingen van dezelfde leverancier voor hetzelfde evenement voor, daaronder de overige bestellingen van die leverancier. Er is niets vooraf geselecteerd — jij beslist. Bestellingen zonder evenement staan ook in de lijst.

2. Daaronder staan drie regels met cijfers en een aanduiding:

   • Besteld — aantal en nettosom uit de bestelling.
   • Geleverd (goederenontvangst) — wat volgens de goederenontvangst is aangekomen.
   • Gefactureerd (factuur) — het nettobedrag van de factuur.

   Per regel staat er klopt, wijkt af (met bedrag en percentage, bijvoorbeeld „€ 40,00 (8%)”) of niet vergelijkbaar.

3. niet vergelijkbaar betekent: er ontbreekt een vergelijkingsbasis — bijvoorbeeld een afgesproken prijs, een uitgelezen factuurbedrag of een geboekte goederenontvangst. Dat is geen fout en uitdrukkelijk geen „klopt”.

4. Wijkt er iets af, dan verschijnt de melding Afwijking van de bestelling. Bij het klikken op Boeken vraagt Univents één keer om bevestiging („Toch boeken ondanks de afwijking?”). Bevestig als de afwijking bedoeld is, bijvoorbeeld bij een deellevering of een prijsaanpassing. De afwijking houdt je dus nooit tegen — ze zorgt er alleen voor dat je haar gezien hebt.

De koppeling is vrijwillig, je kunt de factuur op elk moment weer loskoppelen (optie Geen bestelling) en ze verandert niets aan bedragen, boeking of budgetenvelop. Ook zonder bestelling boek je zoals gewoonlijk. In de lijst Inkoopfacturen hebben gekoppelde facturen de chip Bestelling gekoppeld, en bij een afwijking daarnaast Afwijking van de bestelling.

Stap 4: Boeken

Klik op Boeken. De factuur staat nu op Geboekt:

• In het tabblad Financiën van het evenement telt het nettobedrag mee als uitgave.
• In de sectie Budgetenveloppen zie je hoeveel van de envelop al is uitgegeven en hoeveel er over is.

Heb je de verkeerde envelop gekozen, dan wijzig je die later via Envelop wijzigen. Bedragen corrigeer je bij een geboekte factuur via het potloodsymbool.

Stap 5: Vervaldatum in de gaten houden en als betaald markeren

Bij elke factuur staat de vervaldatum:

• Achterstallig — de vervaldatum is verstreken en de factuur is nog niet betaald.
• Bijna vervallen — de factuur vervalt binnen de komende zeven dagen.
• Zonder vervaldatum — er kon geen datum worden uitgelezen. Vul die aan via het potloodsymbool onder Vervaldatum.

Univents markeert deze facturen in de lijst; een herinnering per e-mail of melding verstuurt het hiervoor niet. Op de pagina Inkoopfacturen sorteer je met Op vervaldatum alles op urgentie.

Is de factuur overgemaakt, dan zet je bij de geboekte factuur het vinkje Betaald. Een tweede klik haalt het weer weg. Het vinkje verandert niets aan je kosten of aan de budgetenvelop — geboekt betekent „telt als kosten”, betaald betekent „het geld is weg”.

Veelgestelde vragen

Moet elke factuur bij een evenement horen? Nee. Algemene kosten leg je vast in de sectie Zonder evenement op de pagina Inkoopfacturen en boek je op een algemene envelop.

Kan ik een geboekte factuur weer verwijderen? Ja, via het prullenbaksymbool. Een geboekte factuur wordt daarbij geannuleerd en uit de envelop teruggerekend; het geüploade bestand blijft als document bewaard. Details in Evenementfinanciën: omzet, kosten & marge per evenement.

Moet ik een goederenontvangst boeken voordat ik de factuur kan boeken? Nee. De goederenontvangst is geen voorwaarde. Is bij een bestelling nog niets als geleverd geboekt, dan staat er in de regel Geleverd een 0 en de aanduiding niet vergelijkbaar — je kunt de factuur toch boeken.

Ik heb een offerte van een leverancier, geen factuur. Daarvoor is een aparte route, waarmee je de regels inclusief opslag in je eigen document overneemt: Offertes van leveranciers overnemen.

Mijn leverancier stuurt een e-factuur als XML-bestand. Kan ik die uploaden? Ja. XRechnung (XML) en ZUGFeRD-PDF’s leest Univents rechtstreeks uit het bestand — zie E-facturen: XRechnung en ZUGFeRD.