Eingangsrechnung per Foto oder PDF erfassen

Statt jede Lieferantenrechnung abzutippen, lädst du sie als Foto oder PDF hoch. Univents liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Beträge automatisch aus. Du prüfst die Werte, ordnest die Rechnung einem Budget-Umschlag zu und buchst sie — erst mit Buchen zählt sie als Kosten.

Im Video siehst du den Weg vom Hochladen bis zum Häkchen „Bezahlt“ in rund zwei Minuten.

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Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen. Alle Einzelheiten zum Korrigieren, Stornieren und zu den Rechten stehen im Artikel Event-Finanzen: Umsatz, Kosten & Marge je Event.

Wo du Eingangsrechnungen hochlädst

• Rechnung zu einer Veranstaltung: Öffne die Veranstaltung und wechsle in den Tab Finanzen. Dort findest du den Abschnitt Eingangsrechnungen.
• Rechnung ohne Veranstaltung (zum Beispiel Versicherung, Miete, Fahrzeug): Öffne in der Seitenleiste Finanzdokumente, klicke oben rechts auf Eingangsrechnungen und scrolle zum Abschnitt Ohne Veranstaltung.

Auf der Seite Eingangsrechnungen siehst du außerdem alle Rechnungen deines Workspace in einer Liste, quer über alle Veranstaltungen. Eingangsrechnungen gibt es ab dem Core-Tarif.

Schritt 1: Rechnung hochladen

1. Klicke im Abschnitt Eingangsrechnungen auf Rechnungen hochladen.
2. Ziehe eine oder mehrere Dateien in das Fenster oder klicke auf Dateien auswählen. Erlaubt sind PDFs, Fotos im Format JPEG, PNG oder WebP und E-Rechnungsdateien mit der Endung .xml, bis zu 30 Dateien auf einmal. Am Handy kannst du den Beleg direkt fotografieren.
3. Klicke auf Hochladen.

Fotos im HEIC-Format, dem Standard der iPhone-Kamera, liest Univents nicht. Stelle am iPhone unter Einstellungen → Kamera → Formate auf „Maximale Kompatibilität“ um, oder lade ein JPEG oder PNG hoch.

Schritt 2: Auslesen lassen

Nach dem Hochladen steht die Rechnung auf Wartet. Univents liest wartende Rechnungen alle paar Minuten automatisch aus — du musst nichts tun. Willst du nicht warten, klicke auf Jetzt verarbeiten, dann startet das Auslesen sofort.

Sobald der Status Bereit zur Prüfung lautet, sind die Werte da. Steht dort Auslesen fehlgeschlagen, konnte Univents den Beleg nicht lesen — prüfe dann, ob das Foto scharf und vollständig ist, und lade es gegebenenfalls neu hoch. Sieht das Dokument nicht wie eine Rechnung aus, zum Beispiel weil es ein Lieferanten-Angebot ist, sagt dir ein Hinweis unter der Zeile das und verweist auf den Knopf Lieferanten-Angebot im Angebot (So übernimmst du Lieferanten-Angebote); sonst steht dort, dass du die Daten über Prüfen & buchen von Hand eintragen kannst.

Das Auslesen von Eingangsrechnungen wird nicht von deinem KI-Guthaben abgebucht.

E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD

Immer mehr Lieferanten schicken keine gescannte Rechnung mehr, sondern eine E-Rechnung: eine XRechnung als XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF, in dem die Rechnungsdaten maschinenlesbar eingebettet sind. Beide liest Univents direkt aus der Datei.

• XML-Datei — lade sie wie ein PDF hoch (Endung .xml). In der Vorschau steht statt des Belegs ein Hinweis mit In neuem Tab öffnen; XML lässt sich im Browser nicht als Seite anzeigen.
• ZUGFeRD-PDF — lade es wie gewohnt hoch. Univents nimmt die eingebetteten Rechnungsdaten statt den gedruckten Text zu deuten.

Weil die Angaben bei einer E-Rechnung nicht geschätzt, sondern ausgelesen werden, sind sie exakt — auch Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Beträge. Deshalb dauert das Auslesen hier nur Sekunden und es läuft kein KI-Aufruf.

Gutschriften und Anzahlungsrechnungen (Typ 381 und 386) sind keine Eingangsrechnung. Erkennt Univents eine solche, trägt es keine Werte ein — die Zeile bleibt auf Auslesen fehlgeschlagen. Eine Gutschrift als Eingangsrechnung zu buchen würde deine Ausgaben erhöhen statt senken; deshalb trägt Univents hier bewusst nichts ein.

Teilrechnungen (Typ 326), korrigierte Rechnungen (Typ 384) und Rechnungen im Gutschriftsverfahren (Typ 389) sind dagegen normale Eingangsrechnungen: sie werden wie jede andere Rechnung ausgelesen und gebucht.

Schritt 3: Prüfen und Budget-Umschlag wählen

1. Klicke bei der Rechnung auf Prüfen & buchen. Das Fenster Rechnung prüfen & buchen öffnet sich.
2. Oben siehst du den Beleg als Vorschau. Mit In neuem Tab öffnen zeigst du ihn in voller Größe an.
3. Vergleiche darunter Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fällig am, Netto, Brutto und USt mit dem Beleg und korrigiere, was nicht stimmt. Steht Unsicher ausgelesen — bitte prüfen. im Fenster, schau besonders genau hin. Ein leeres Feld konnte Univents nicht sicher lesen — trag es von Hand nach. Darunter steht die USt-ID des Rechnungsstellers. Sie wird nur bei E-Rechnungen gefüllt (dort steht sie maschinenlesbar im Beleg) und du kannst sie jederzeit überschreiben oder leeren. Sie ändert nichts an Beträgen oder Buchung — sie ist für deine Buchhaltung da.
4. Unter Lieferant (Kontakt) verknüpfst du die Rechnung auf Wunsch mit einem Kontakt aus deinem Adressbuch. Univents schlägt passende Kontakte vor, wählt aber nie selbst aus.
5. Wähle unter Budget-Umschlag den passenden Umschlag. Gibt es noch keinen, klicke auf + Neuer Umschlag, trage Name des Umschlags und Budget netto ein und bestätige mit Anlegen. Ein Umschlag ist ein Topf mit festem Netto-Budget, zum Beispiel „Technik“ oder „Getränke“.

Schritt 3b: Mit der Bestellung abgleichen (optional)

Hast du zum Lieferanten eine Bestellung im System, kannst du die Rechnung damit verknüpfen. Dann siehst du im Fenster auf einen Blick, ob die Rechnung zur Bestellung passt.

1. Wähle unter Bestellung die passende Bestellung aus. Univents schlägt Bestellungen desselben Lieferanten zur selben Veranstaltung zuerst vor, darunter die übrigen des Lieferanten. Vorausgewählt ist nichts — du entscheidest. Bestellungen ohne Veranstaltung stehen ebenfalls in der Liste.

2. Darunter stehen drei Zeilen mit Zahlen und einer Kennzeichnung:

   • Bestellt — Menge und Netto-Summe aus der Bestellung.
   • Geliefert (Wareneingang) — was laut Wareneingang angekommen ist.
   • Berechnet (Rechnung) — der Netto-Betrag der Rechnung.

   Je Zeile steht dabei passt, weicht ab (mit Betrag und Prozent, zum Beispiel „40,00 € (8 %)“) oder nicht vergleichbar.

3. Nicht vergleichbar heißt: es fehlt die Vergleichsgrundlage — etwa ein vereinbarter Preis, ein ausgelesener Rechnungsbetrag oder ein gebuchter Wareneingang. Das ist kein Fehler und ausdrücklich kein „passt“.

4. Weicht etwas ab, erscheint der Hinweis Abweichung zur Bestellung. Beim Klick auf Buchen fragt Univents einmal nach („Trotz Abweichung buchen?“). Bestätige, wenn die Abweichung gewollt ist, etwa bei einer Teillieferung oder einer Preisanpassung. Die Abweichung hält dich also nie auf — sie stellt nur sicher, dass du sie gesehen hast.

Die Verknüpfung ist freiwillig, du kannst die Rechnung jederzeit wieder lösen (Option Keine Bestellung) und sie ändert nichts an Beträgen, Buchung oder Budget-Umschlag. Auch ohne Bestellung buchst du wie gewohnt. In der Liste Eingangsrechnungen tragen verknüpfte Rechnungen den Chip Bestellung verknüpft, bei einer Abweichung zusätzlich Abweichung zur Bestellung.

Schritt 4: Buchen

Klicke auf Buchen. Die Rechnung steht jetzt auf Gebucht:

• Im Tab Finanzen der Veranstaltung zählt ihr Netto-Betrag als Ausgabe.
• Im Abschnitt Budget-Umschläge siehst du, wie viel vom Umschlag schon ausgegeben ist und wie viel übrig bleibt.

Hast du dich beim Umschlag vertan, änderst du ihn später über Umschlag ändern. Beträge korrigierst du an einer gebuchten Rechnung über das Stift-Symbol.

Schritt 5: Fälligkeit im Blick behalten und als bezahlt markieren

An jeder Rechnung steht ihre Fälligkeit:

• Überfällig — das Fälligkeitsdatum ist vorbei und die Rechnung ist noch nicht bezahlt.
• Fällig bald — sie wird in den nächsten sieben Tagen fällig.
• Ohne Fälligkeitsdatum — es konnte kein Datum ausgelesen werden. Trag es über das Stift-Symbol unter Fällig am nach.

Univents markiert diese Rechnungen in der Liste; eine Erinnerung per E-Mail oder Benachrichtigung verschickt es dafür nicht. Auf der Seite Eingangsrechnungen sortierst du mit Nach Fälligkeit alles nach Dringlichkeit.

Ist die Rechnung überwiesen, setzt du an der gebuchten Rechnung das Häkchen Bezahlt. Ein zweiter Klick nimmt es wieder zurück. Das Häkchen ändert nichts an deinen Kosten oder am Budget-Umschlag — gebucht heißt „zählt als Kosten“, bezahlt heißt „Geld ist raus“.

Häufige Fragen

Muss jede Rechnung zu einer Veranstaltung gehören? Nein. Gemeinkosten erfasst du im Abschnitt Ohne Veranstaltung auf der Seite Eingangsrechnungen und buchst sie auf einen allgemeinen Umschlag.

Kann ich eine gebuchte Rechnung wieder löschen? Ja, über das Papierkorb-Symbol. Eine gebuchte Rechnung wird dabei storniert und aus dem Umschlag herausgerechnet; die hochgeladene Datei bleibt als Beleg gespeichert. Details in Event-Finanzen: Umsatz, Kosten & Marge je Event.

Muss ich einen Wareneingang buchen, bevor ich die Rechnung buchen kann? Nein. Der Wareneingang ist keine Voraussetzung. Ist zu einer Bestellung noch nichts als geliefert gebucht, steht in der Zeile Geliefert eine 0 und die Kennzeichnung nicht vergleichbar — buchen kannst du die Rechnung trotzdem.

Ich habe ein Angebot von einem Lieferanten, keine Rechnung. Dafür gibt es einen eigenen Weg, mit dem du die Positionen samt Aufschlag in deinen Beleg übernimmst: Lieferanten-Angebote übernehmen.

Mein Lieferant schickt eine E-Rechnung als XML-Datei. Kann ich die hochladen? Ja. XRechnung (XML) und ZUGFeRD-PDFs liest Univents direkt aus der Datei — siehe E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD.