Eingangsrechnung per Foto oder PDF erfassen
Nach diesem Artikel kannst du eine Lieferantenrechnung als Foto oder PDF hochladen, sie automatisch auslesen lassen, die Werte prüfen, einem Budget-Umschlag zuordnen, buchen und später als bezahlt markieren.
Statt jede Lieferantenrechnung abzutippen, lädst du sie als Foto oder PDF hoch. Univents liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Beträge automatisch aus. Du prüfst die Werte, ordnest die Rechnung einem Budget-Umschlag zu und buchst sie — erst mit Buchen zählt sie als Kosten.
Im Video siehst du den Weg vom Hochladen bis zum Häkchen „Bezahlt“ in rund zwei Minuten.
Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen. Alle Einzelheiten zum Korrigieren, Stornieren und zu den Rechten stehen im Artikel Event-Finanzen: Umsatz, Kosten & Marge je Event.
Wo du Eingangsrechnungen hochlädst
- Rechnung zu einer Veranstaltung: Öffne die Veranstaltung und wechsle in den Tab Finanzen. Dort findest du den Abschnitt Eingangsrechnungen.
- Rechnung ohne Veranstaltung (zum Beispiel Versicherung, Miete, Fahrzeug): Öffne in der Seitenleiste Finanzdokumente, klicke oben rechts auf Eingangsrechnungen und scrolle zum Abschnitt Ohne Veranstaltung.
Auf der Seite Eingangsrechnungen siehst du außerdem alle Rechnungen deines Workspace in einer Liste, quer über alle Veranstaltungen. Eingangsrechnungen gibt es ab dem Core-Tarif.
Schritt 1: Rechnung hochladen
- Klicke im Abschnitt Eingangsrechnungen auf Rechnungen hochladen.
- Ziehe eine oder mehrere Dateien in das Fenster oder klicke auf Dateien auswählen. Erlaubt sind PDFs und Fotos im Format JPEG, PNG oder WebP, bis zu 30 Dateien auf einmal. Am Handy kannst du den Beleg direkt fotografieren.
- Klicke auf Hochladen.
Fotos im HEIC-Format, dem Standard der iPhone-Kamera, liest Univents nicht. Stelle am iPhone unter Einstellungen → Kamera → Formate auf „Maximale Kompatibilität“ um, oder lade ein JPEG oder PNG hoch.
Schritt 2: Auslesen lassen
Nach dem Hochladen steht die Rechnung auf Wartet. Univents liest wartende Rechnungen alle paar Minuten automatisch aus — du musst nichts tun. Willst du nicht warten, klicke auf Jetzt verarbeiten, dann startet das Auslesen sofort.
Sobald der Status Bereit zur Prüfung lautet, sind die Werte da. Steht dort Auslesen fehlgeschlagen, konnte Univents den Beleg nicht lesen — prüfe dann, ob das Foto scharf und vollständig ist, und lade es gegebenenfalls neu hoch.
Das Auslesen von Eingangsrechnungen wird nicht von deinem KI-Guthaben abgebucht.
Schritt 3: Prüfen und Budget-Umschlag wählen
- Klicke bei der Rechnung auf Prüfen & buchen. Das Fenster Rechnung prüfen & buchen öffnet sich.
- Oben siehst du den Beleg als Vorschau. Mit In neuem Tab öffnen zeigst du ihn in voller Größe an.
- Vergleiche darunter Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fällig am, Netto, Brutto und USt mit dem Beleg und korrigiere, was nicht stimmt. Steht Unsicher ausgelesen — bitte prüfen. im Fenster, schau besonders genau hin. Ein leeres Feld konnte Univents nicht sicher lesen — trag es von Hand nach.
- Unter Lieferant (Kontakt) verknüpfst du die Rechnung auf Wunsch mit einem Kontakt aus deinem Adressbuch. Univents schlägt passende Kontakte vor, wählt aber nie selbst aus.
- Wähle unter Budget-Umschlag den passenden Umschlag. Gibt es noch keinen, klicke auf + Neuer Umschlag, trage Name des Umschlags und Budget netto ein und bestätige mit Anlegen. Ein Umschlag ist ein Topf mit festem Netto-Budget, zum Beispiel „Technik“ oder „Getränke“.
Schritt 4: Buchen
Klicke auf Buchen. Die Rechnung steht jetzt auf Gebucht:
- Im Tab Finanzen der Veranstaltung zählt ihr Netto-Betrag als Ausgabe.
- Im Abschnitt Budget-Umschläge siehst du, wie viel vom Umschlag schon ausgegeben ist und wie viel übrig bleibt.
Hast du dich beim Umschlag vertan, änderst du ihn später über Umschlag ändern. Beträge korrigierst du an einer gebuchten Rechnung über das Stift-Symbol.
Schritt 5: Fälligkeit im Blick behalten und als bezahlt markieren
An jeder Rechnung steht ihre Fälligkeit:
- Überfällig — das Fälligkeitsdatum ist vorbei und die Rechnung ist noch nicht bezahlt.
- Fällig bald — sie wird in den nächsten sieben Tagen fällig.
- Ohne Fälligkeitsdatum — es konnte kein Datum ausgelesen werden. Trag es über das Stift-Symbol unter Fällig am nach.
Univents markiert diese Rechnungen in der Liste; eine Erinnerung per E-Mail oder Benachrichtigung verschickt es dafür nicht. Auf der Seite Eingangsrechnungen sortierst du mit Nach Fälligkeit alles nach Dringlichkeit.
Ist die Rechnung überwiesen, setzt du an der gebuchten Rechnung das Häkchen Bezahlt. Ein zweiter Klick nimmt es wieder zurück. Das Häkchen ändert nichts an deinen Kosten oder am Budget-Umschlag — gebucht heißt „zählt als Kosten“, bezahlt heißt „Geld ist raus“.
Häufige Fragen
Muss jede Rechnung zu einer Veranstaltung gehören? Nein. Gemeinkosten erfasst du im Abschnitt Ohne Veranstaltung auf der Seite Eingangsrechnungen und buchst sie auf einen allgemeinen Umschlag.
Kann ich eine gebuchte Rechnung wieder löschen? Ja, über das Papierkorb-Symbol. Eine gebuchte Rechnung wird dabei storniert und aus dem Umschlag herausgerechnet; die hochgeladene Datei bleibt als Beleg gespeichert. Details in Event-Finanzen: Umsatz, Kosten & Marge je Event.
Ich habe ein Angebot von einem Lieferanten, keine Rechnung. Dafür gibt es einen eigenen Weg, mit dem du die Positionen samt Aufschlag in deinen Beleg übernimmst: Lieferanten-Angebote übernehmen.