Event-Finanzen: Umsatz, Kosten & Marge je Event

Der Finanzen-Tab gibt dir je Event eine vollständige Controlling-Übersicht: was du verdienst, was du planst auszugeben, was tatsächlich angefallen ist und wie viel vom Kunden bereits bezahlt wurde.

Kennzahlen-Übersicht (Controlling)

Ganz oben findest du sechs Kennzahlenkarten in einem 3×2-Raster:

• Umsatz — Gesamterlös des Events (= 100 %)
• Kosten (Plan) — Summe aller geplanten Kostenposten, in Prozent des Umsatzes
• Deckungsbeitrag — Umsatz minus Plan-Kosten; grün wenn positiv, rot wenn negativ
• Kosten / Gast — Plan-Kosten geteilt durch Gästezahl (erscheint nur wenn Gästezahl hinterlegt)
• Bezahlt — bereits eingegangene Zahlungen, Prozentanteil am Gesamtumsatz
• Offener Saldo — noch ausstehender Betrag; rot solange keine Zahlung eingegangen ist, orange nach Teilzahlung

Die Werte aktualisieren sich automatisch, sobald du Kostenposten oder Zahlungen änderst.

Budget-Fortschritt

Der Abschnitt Budget-Fortschritt zeigt je Kostenblock einen Fortschrittsbalken mit dem Verhältnis von Ist-Kosten zu Plan-Budget:

• Balken grün: unter 85 % ausgeschöpft
• Balken orange: 85–100 % (Warnschwelle)
• Balken rot: Budget überschritten

Rechts neben dem Balken steht der Betrag im Format Ist / Plan und der Prozentwert. So siehst du auf einen Blick, wo du noch Spielraum hast und wo du nachsteuern musst.

Kalkulation nach Bereich

Die Tabelle Kalkulation nach Bereich schlüsselt den Umsatz und die Kosten nach den Bereichen auf, die du in deinen Angebotspositionen vergeben hast. Die Spalten lauten:

Die unterste Zeile (Summe) fasst alle Bereiche zusammen und entspricht den Werten in den Kennzahlenkarten oben.

Kosten-Detail

Unter Kosten-Detail siehst du alle einzelnen Kostenposten, gruppiert in vier Blöcke: Wareneinsatz, Personal, Location & Technik und Sonstiges. Jede Karte zeigt die Summe des Blocks sowie die einzelnen Positionen mit Bezeichnung und Betrag.

So legst du einen neuen Kostenposten an:

1. Klicke in der Karte des gewünschten Blocks auf Kostenposten.
2. Wähle im Dialog den Kostenblock aus.
3. Trage Bezeichnung, Plan-Kosten (€) und optional Ist-Kosten (€) ein.
4. Füge bei Bedarf eine Notiz hinzu.
5. Klicke Hinzufügen — der Posten erscheint sofort in der Karte.

Zahlungen

Der Abschnitt Zahlungen listet alle geplanten Rechnungsraten (Anzahlung, Zwischenrechnung, Restrechnung). Jede Zeile zeigt Referenz, Bezeichnung, Fälligkeit, Betrag und den Status bezahlt oder offen.

Am unteren Rand des Abschnitts steht immer der aktuelle Offener Saldo — die Differenz zwischen Gesamtumsatz und bereits eingegangenen Zahlungen.

So legst du eine neue Rate oder Rechnung an:

1. Klicke rechts neben "Zahlungen" auf Rechnung.
2. Gib Bezeichnung und Fälligkeit ein.
3. Trage entweder den Anteil (%) oder den Betrag (€) ein — Univents berechnet den jeweils anderen Wert automatisch.
4. Klicke Hinzufügen. Wenn noch keine Rechnung für das Event existiert, wird automatisch ein Entwurf angelegt.

Häufige Fragen

Die Kennzahlenkarten zeigen "—" statt eines Wertes. Kosten pro Gast erscheinen nur, wenn im Event eine Gästezahl hinterlegt ist. Überprüfe das im Details-Tab des Events.

Deckungsbeitrag ist rot, obwohl der Umsatz hoch ist. Das passiert, wenn die Plan-Kosten den Umsatz übersteigen. Prüfe die Kostenblöcke im Abschnitt Kosten-Detail und passe entweder die Planung oder den Angebotspreis an.

Ein Kostenposten erscheint nicht in der Kalkulation nach Bereich. Die Bereichszeilen entstehen aus Angebotspositionen, nicht direkt aus Kostenposten. Kostenposten fließen in die Ist-Kosten-Spalte ein, sobald ein Bereich mit gleichem Schlüssel vorhanden ist.

Der Zahlungsstatus einer Zeile ändert sich nicht automatisch. Der Status offen oder bezahlt wird in Univents nicht automatisch gegen externe Konten abgeglichen. Aktualisiere den Status direkt im zugehörigen Finanzdokument des Events.