Tätigkeitsarten: sehen, wofür die Stunden draufgehen

„14 Stunden auf der Veranstaltung" sagt dir nur die halbe Wahrheit. Ob davon vier Stunden Anfahrt waren, sechs Stunden Service und vier Stunden Abbau, ändert deine Kalkulation für das nächste Mal — und dein Gespräch mit dem Kunden.

Dafür gibt es Tätigkeitsarten: eine kurze Liste, aus der dein Team beim Erfassen der Zeit auswählt.

Deine Liste anlegen

Du findest sie unter Einstellungen → Status-Spalten → Tätigkeitsarten.

Sechs Werte sind schon da, damit du sofort loslegen kannst:

• Vorbereitung
• Anfahrt
• Aufbau
• Service vor Ort
• Abbau
• Büro

Du kannst jeden davon umbenennen, die Reihenfolge ändern (sie bestimmt, in welcher Reihenfolge die Auswahl erscheint), eigene ergänzen oder ungenutzte archivieren.

Archivieren statt löschen: Sobald an einer Tätigkeit Zeiten hängen, lässt sie sich nicht mehr endgültig löschen — sonst verlören diese Stunden rückwirkend ihre Zuordnung und jede Auswertung sähe danach anders aus. Eine archivierte Tätigkeit bleibt an den bestehenden Zeiten stehen, ist aber nicht mehr neu auswählbar. Endgültig löschen kannst du nur eine archivierte Tätigkeit, an der keine Zeit mehr hängt.

Jeder Name darf im Workspace nur einmal vorkommen — Groß- und Kleinschreibung zählt dabei nicht. So bleibt „Anfahrt" in der Auswertung eine Zeile und nicht drei.

Beim Erfassen auswählen

Die Tätigkeit steht überall zur Auswahl, wo Zeit entsteht:

• Stoppuhr oben in der Leiste (am Rechner und am Handy) — vor dem Start oder auch noch während die Uhr läuft.
• Mitarbeiter-Portal, sowohl beim Ein- und Ausstempeln als auch beim manuellen Nachtragen.
• Personalakte eines Mitarbeitenden, beim Eintragen und beim Korrigieren.
• Tablet vor Ort beim nachträglichen Eintragen einer Zeit.

Die Auswahl ist freiwillig. Wer nichts auswählt, erfasst wie bisher — ein Pflichtfeld an der Stoppuhr würde nur dazu führen, dass weniger erfasst wird. Nicht zugeordnete Stunden tauchen in den Auswertungen als eigene Zeile „Ohne Angabe" auf.

Auswerten

Je Veranstaltung: Im Tab Finanzen einer Veranstaltung steht unter den Soll-/Ist-Stunden der Block Stunden nach Tätigkeit — die größten Posten oben, „Ohne Angabe" getrennt darunter. Die Summe entspricht genau den Ist-Stunden darüber.

Über einen Zeitraum: Im Bericht Personal (Berichte → Personal) gibt es oben die Auswahl Alle Tätigkeiten. Wählst du eine einzelne aus, rechnet der Bericht nur noch deren Stunden und Lohnkosten. Anders als der Filter nach Ort oder Tag schließt dieser auch Zeiten ohne Schicht ein — also genau Büro- und Anfahrtszeiten. Der Export-Knopf daneben übernimmt den Filter.

Im Lohn-Export: Die CSV-Datei hat eine zusätzliche Spalte Tätigkeit. Damit kannst du in Excel je Mitarbeitendem und Tätigkeit summieren.

Wer darf was

• Auswählen darf jeder, der Zeit erfassen kann — dafür braucht es kein zusätzliches Recht.
• Anlegen, umbenennen, archivieren und löschen darf, wer im Modul Personal die entsprechenden Rechte hat (anlegen / bearbeiten / löschen).