Rejestrowanie faktury zakupu ze zdjęcia lub pliku PDF

Zamiast przepisywać każdą fakturę dostawcy, wgrywasz ją jako zdjęcie lub plik PDF. Univents automatycznie odczytuje dostawcę, numer faktury, daty, termin płatności i kwoty. Ty sprawdzasz wartości, przypisujesz fakturę do koperty budżetowej i księgujesz ją — dopiero po kliknięciu Zarezerwuj liczy się jako koszt.

W filmie zobaczysz całą drogę od wgrania pliku do zaznaczenia „Opłacone” w około dwie minuty.

Odtwórz wideo2:03

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej. Wszystkie szczegóły dotyczące korygowania, stornowania i uprawnień opisaliśmy w artykule Finanse wydarzenia: przychody, koszty i marża na wydarzenie.

Gdzie wgrywasz faktury zakupu

• Faktura do wydarzenia: Otwórz wydarzenie i przejdź na kartę Finanse. Znajdziesz tam sekcję Faktury zakupu.
• Faktura bez wydarzenia (na przykład ubezpieczenie, czynsz, pojazd): Wybierz w menu bocznym Dokumenty finansowe, kliknij w prawym górnym rogu Faktury zakupu i przewiń do sekcji Bez wydarzenia.

Na stronie Faktury zakupu zobaczysz ponadto wszystkie faktury swojego workspace na jednej liście, ze wszystkich wydarzeń. Faktury zakupu są dostępne od planu Core.

Krok 1: Wgraj fakturę

1. Kliknij w sekcji Faktury zakupu przycisk Wgraj faktury.
2. Przeciągnij jeden lub kilka plików do okna albo kliknij wybierz pliki. Dozwolone są pliki PDF, zdjęcia w formacie JPEG, PNG lub WebP oraz pliki e-faktury z rozszerzeniem .xml, do 30 plików naraz. Na telefonie możesz zrobić zdjęcie dokumentu bezpośrednio.
3. Kliknij Wgraj.

Zdjęć w formacie HEIC, który jest domyślnym formatem aparatu iPhone’a, Univents nie odczytuje. Na iPhonie zmień w Ustawienia → Aparat → Formaty opcję na „Najbardziej kompatybilne” albo wgraj plik JPEG lub PNG.

Krok 2: Odczyt danych

Po wgraniu faktura ma status Oczekuje. Univents automatycznie odczytuje oczekujące faktury co kilka minut — nie musisz nic robić. Jeśli nie chcesz czekać, kliknij Przetwórz teraz, a odczyt ruszy od razu.

Gdy status zmieni się na Gotowa do sprawdzenia, wartości są dostępne. Jeśli widzisz Odczyt nie powiódł się, Univents nie mógł odczytać dokumentu — sprawdź wtedy, czy zdjęcie jest ostre i kompletne, i w razie potrzeby wgraj je ponownie.

Odczyt faktur zakupu nie obciąża Twoich kredytów AI.

E-faktury: XRechnung i ZUGFeRD

Coraz więcej dostawców nie wysyła już zeskanowanej faktury, lecz dokument typu E-faktura: XRechnung jako plik XML albo PDF ZUGFeRD, w którym dane faktury są osadzone w formie czytelnej maszynowo. Oba formaty Univents odczytuje bezpośrednio z pliku.

• Plik XML — wgraj go tak jak PDF (rozszerzenie .xml). W podglądzie zamiast dokumentu zobaczysz informację z przyciskiem Otwórz w nowej karcie; XML nie da się wyświetlić w przeglądarce jako strony.
• PDF ZUGFeRD — wgraj go jak zwykle. Univents bierze osadzone dane faktury zamiast interpretować wydrukowany tekst.

Ponieważ dane w e-fakturze nie są szacowane, lecz odczytywane, są dokładne — dotyczy to także dostawcy, numeru faktury, daty, terminu i kwot. Dlatego odczyt trwa tu tylko kilka sekund i nie uruchamia żadnego wywołania AI.

Noty kredytowe i faktury zaliczkowe (typ 381 i 386) nie są fakturami zakupu. Jeśli Univents rozpozna taki dokument, nie wpisuje żadnych wartości — wiersz pozostaje ze statusem Odczyt nie powiódł się. Zaksięgowanie noty kredytowej jako faktury zakupu zwiększyłoby Twoje wydatki zamiast je zmniejszyć; dlatego Univents celowo niczego tu nie wpisuje.

Faktury częściowe (typ 326), faktury korygujące (typ 384) i faktury w procedurze samofakturowania (typ 389) są natomiast zwykłymi fakturami zakupu: odczytuje się je i księguje jak każdą inną fakturę.

Krok 3: Sprawdź dane i wybierz kopertę budżetową

1. Kliknij przy fakturze Sprawdź i zaksięguj. Otworzy się okno Sprawdź i zaksięguj fakturę.
2. Na górze widzisz podgląd dokumentu. Przyciskiem Otwórz w nowej karcie wyświetlisz go w pełnym rozmiarze.
3. Poniżej porównaj Dostawca, Numer faktury, Data faktury, Termin, Netto, Brutto i VAT z dokumentem i popraw to, co się nie zgadza. Jeśli w oknie widać Odczyt niepewny — sprawdź dane., przyjrzyj się szczególnie uważnie. Puste pole oznacza, że Univents nie mógł go pewnie odczytać — uzupełnij je ręcznie. Poniżej znajduje się Numer VAT UE wystawcy. Jest wypełniany tylko przy e-fakturach (tam jest zapisany w dokumencie w formie czytelnej maszynowo) i możesz go w każdej chwili nadpisać lub wyczyścić. Nie zmienia kwot ani księgowania — służy Twojej księgowości.
4. Pod Dostawca (kontakt) możesz w razie potrzeby powiązać fakturę z kontaktem z Twojej książki adresowej. Univents podpowiada pasujące kontakty, ale nigdy nie wybiera samodzielnie.
5. Wybierz odpowiednią kopertę w polu Koperta budżetowa. Jeśli jeszcze żadnej nie ma, kliknij + Nowa koperta, wpisz Nazwa koperty i Budżet netto i potwierdź przyciskiem Utwórz. Koperta to pula ze stałym budżetem netto, na przykład „Technika” lub „Napoje”.

Krok 3b: Uzgodnienie z zamówieniem (opcjonalnie)

Jeśli masz w systemie zamówienie u danego dostawcy, możesz z nim powiązać fakturę. Wtedy w oknie od razu widzisz, czy faktura zgadza się z zamówieniem.

1. Wybierz w polu Zamówienie odpowiednie zamówienie. Univents podpowiada najpierw zamówienia tego samego dostawcy do tego samego wydarzenia, a niżej pozostałe zamówienia dostawcy. Nic nie jest zaznaczone domyślnie — decydujesz Ty. Zamówienia bez wydarzenia również znajdują się na liście.

2. Poniżej widzisz trzy wiersze z liczbami i oznaczeniem:

   • Zamówiono — ilość i suma netto z zamówienia.
   • Dostarczono (przyjęcie towaru) — co według przyjęcia towaru dotarło.
   • Zafakturowano (faktura) — kwota netto faktury.

   Przy każdym wierszu widnieje zgadza się, odbiega (z kwotą i procentem, na przykład „40,00 € (8 %)”) lub nie do porównania.

3. Oznaczenie nie do porównania znaczy: brakuje podstawy do porównania — na przykład uzgodnionej ceny, odczytanej kwoty faktury lub zaksięgowanego przyjęcia towaru. To nie jest błąd i wyraźnie nie to samo co „zgadza się”.

4. Jeśli coś odbiega, pojawia się informacja Odchylenie od zamówienia. Po kliknięciu Zarezerwuj Univents zapyta jednokrotnie („Zaksięgować mimo odchylenia?”). Potwierdź, jeśli odchylenie jest zamierzone, na przykład przy dostawie częściowej lub zmianie ceny. Odchylenie nigdy więc Cię nie zatrzymuje — sprawia tylko, że na pewno je zobaczysz.

Powiązanie jest dobrowolne, możesz je w każdej chwili usunąć (opcja Brak zamówienia) i nie zmienia ono kwot, księgowania ani koperty budżetowej. Również bez zamówienia księgujesz jak zwykle. Na liście Faktury zakupu powiązane faktury mają znacznik Zamówienie powiązane, a przy odchyleniu dodatkowo Odchylenie od zamówienia.

Krok 4: Zaksięguj

Kliknij Zarezerwuj. Faktura ma teraz status Zarezerwowano:

• Na karcie Finanse wydarzenia jej kwota netto liczy się jako wydatek.
• W sekcji Koperty budżetowe widzisz, ile z koperty już wydano i ile zostało.

Jeśli wybrana została zła koperta, zmienisz ją później przez Zmień kopertę. Kwoty w zaksięgowanej fakturze poprawisz ikoną ołówka.

Krok 5: Pilnuj terminów płatności i oznacz fakturę jako opłaconą

Przy każdej fakturze widać jej termin płatności:

• Po terminie — termin minął, a faktura nie jest jeszcze opłacona.
• Termin wkrótce — upłynie w ciągu najbliższych siedmiu dni.
• Bez terminu płatności — nie udało się odczytać daty. Uzupełnij ją ikoną ołówka w polu Termin.

Univents oznacza te faktury na liście; nie wysyła w tym celu przypomnienia e-mailem ani powiadomienia. Na stronie Faktury zakupu opcją Według terminu płatności posortujesz wszystko według pilności.

Gdy faktura jest przelana, zaznacz przy zaksięgowanej fakturze pole Opłacone. Drugie kliknięcie cofa zaznaczenie. Zaznaczenie nie zmienia Twoich kosztów ani koperty budżetowej — zaksięgowane znaczy „liczy się jako koszt”, opłacone znaczy „pieniądze wyszły”.

Często zadawane pytania

Czy każda faktura musi należeć do wydarzenia? Nie. Koszty ogólne rejestrujesz w sekcji Bez wydarzenia na stronie Faktury zakupu i księgujesz na ogólną kopertę.

Czy mogę usunąć zaksięgowaną fakturę? Tak, ikoną kosza. Zaksięgowana faktura zostaje przy tym stornowana i odliczona z koperty; wgrany plik pozostaje zapisany jako dokument. Szczegóły w Finanse wydarzenia: przychody, koszty i marża na wydarzenie.

Czy muszę zaksięgować przyjęcie towaru, zanim zaksięguję fakturę? Nie. Przyjęcie towaru nie jest warunkiem. Jeśli do zamówienia nic nie zostało jeszcze zaksięgowane jako dostarczone, w wierszu Dostarczone widnieje 0 i oznaczenie nie do porównania — fakturę możesz mimo to zaksięgować.

Mam od dostawcy ofertę, a nie fakturę. Jest do tego osobna ścieżka, dzięki której przenosisz pozycje wraz z narzutem do swojego dokumentu: Przenoszenie ofert dostawców.

Mój dostawca wysyła e-fakturę jako plik XML. Czy mogę ją wgrać? Tak. XRechnung (XML) i pliki PDF ZUGFeRD Univents odczytuje bezpośrednio z pliku — zobacz E-faktury: XRechnung i ZUGFeRD.