Registrare una fattura fornitore da foto o PDF

Invece di digitare ogni fattura fornitore, la carichi come foto o PDF. Univents legge automaticamente fornitore, numero fattura, data, scadenza e importi. Tu controlli i valori, assegni la fattura a una busta di budget e la registri: solo con Prenota conta come costo.

Nel video vedi il percorso dal caricamento alla spunta «Pagato» in circa due minuti.

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Trovi i singoli passaggi anche qui sotto, da leggere con calma. Tutti i dettagli su correzione, storno e autorizzazioni sono nell'articolo Finanze dell'evento: ricavi, costi e margine per evento.

Dove caricare le fatture fornitore

• Fattura collegata a un evento: apri l'evento e passa alla scheda Finanze. Lì trovi la sezione Fatture fornitore.
• Fattura senza evento (per esempio assicurazione, affitto, veicolo): nella barra laterale apri Documenti finanziari, clicca in alto a destra su Fatture fornitore e scorri fino alla sezione Senza evento.

Nella pagina Fatture fornitore vedi inoltre tutte le fatture del tuo workspace in un elenco, per tutti gli eventi. Le fatture fornitore sono disponibili a partire dal piano Core.

Passaggio 1: caricare la fattura

1. Nella sezione Fatture fornitore clicca su Carica fatture.
2. Trascina uno o più file nella finestra oppure clicca su seleziona i file. Sono ammessi PDF, foto in formato JPEG, PNG o WebP e file di fattura elettronica con estensione .xml, fino a 30 file alla volta. Dal cellulare puoi fotografare direttamente il documento.
3. Clicca su Carica.

Le foto in formato HEIC, lo standard della fotocamera dell'iPhone, Univents non le legge. Sull'iPhone vai su Impostazioni → Fotocamera → Formati e scegli «Più compatibile», oppure carica un JPEG o un PNG.

Passaggio 2: lasciare che venga letta

Dopo il caricamento la fattura risulta In attesa. Univents legge automaticamente le fatture in attesa ogni pochi minuti: non devi fare nulla. Se non vuoi aspettare, clicca su Elabora ora e la lettura parte subito.

Quando lo stato diventa Pronta per il controllo, i valori sono disponibili. Se compare Lettura non riuscita, Univents non è riuscito a leggere il documento: controlla che la foto sia nitida e completa e, se necessario, caricala di nuovo.

La lettura delle fatture fornitore non viene detratta dal tuo credito IA.

Fatture elettroniche: XRechnung e ZUGFeRD

Sempre più fornitori non inviano più una fattura scansionata, ma una fattura elettronica: una XRechnung come file XML oppure un PDF ZUGFeRD in cui i dati della fattura sono incorporati in forma leggibile da una macchina. Univents legge entrambi direttamente dal file.

• File XML: caricalo come un PDF (estensione .xml). Nell'anteprima, al posto del documento compare un avviso con Apri in una nuova scheda; un file XML non può essere visualizzato come pagina nel browser.
• PDF ZUGFeRD: caricalo come al solito. Univents prende i dati della fattura incorporati invece di interpretare il testo stampato.

Poiché in una fattura elettronica i dati non vengono stimati ma letti, sono esatti, compresi fornitore, numero fattura, data, scadenza e importi. Per questo la lettura richiede solo pochi secondi e non viene eseguita alcuna chiamata all'IA.

Note di credito e fatture di acconto (tipo 381 e 386) non sono fatture fornitore. Se Univents ne riconosce una, non inserisce alcun valore: la riga resta su Lettura non riuscita. Registrare una nota di credito come fattura fornitore aumenterebbe le tue uscite invece di ridurle; per questo Univents non inserisce volutamente nulla.

Fatture parziali (tipo 326), fatture corrette (tipo 384) e fatture con procedura di autofatturazione (tipo 389) sono invece normali fatture fornitore: vengono lette e registrate come qualsiasi altra fattura.

Passaggio 3: controllare e scegliere la busta di budget

1. Nella fattura clicca su Controlla e registra. Si apre la finestra Controlla e registra la fattura.
2. In alto vedi il documento come anteprima. Con Apri in una nuova scheda lo visualizzi a dimensione intera.
3. Sotto, confronta Fornitore, Numero fattura, Data fattura, Scadenza, Netto, Lordo e IVA con il documento e correggi ciò che non torna. Se nella finestra compare Lettura incerta — controlla., guarda con particolare attenzione. Un campo vuoto significa che Univents non è riuscito a leggerlo con sicurezza: compilalo a mano. Più in basso trovi la Partita IVA del fornitore. Viene compilata solo per le fatture elettroniche (dove è presente nel documento in forma leggibile da una macchina) e puoi sovrascriverla o svuotarla in qualsiasi momento. Non modifica né gli importi né la registrazione: serve alla tua contabilità.
4. In Fornitore (contatto) puoi collegare, se vuoi, la fattura a un contatto della tua rubrica. Univents propone i contatti adatti, ma non ne sceglie mai uno da solo.
5. In Busta di budget scegli la busta adatta. Se non ne esiste ancora una, clicca su + Nuova busta, inserisci Nome della busta e Budget netto e conferma con Crea. Una busta è un contenitore con un budget netto fisso, per esempio «Tecnica» o «Bevande».

Passaggio 3b: confrontare con l'ordine (facoltativo)

Se per il fornitore hai un ordine nel sistema, puoi collegarlo alla fattura. Nella finestra vedi così a colpo d'occhio se la fattura corrisponde all'ordine.

1. In Ordine scegli l'ordine corrispondente. Univents propone prima gli ordini dello stesso fornitore per lo stesso evento, poi gli altri ordini del fornitore. Non c'è nulla di preselezionato: decidi tu. Nell'elenco compaiono anche gli ordini senza evento.

2. Sotto trovi tre righe con numeri e un'indicazione:

   • Ordinato: quantità e somma netta dell'ordine.
   • Consegnato (ricevimento merci): ciò che, secondo il ricevimento merci, è arrivato.
   • Fatturato (fattura): l'importo netto della fattura.

   Per ogni riga compare corrisponde, non corrisponde (con importo e percentuale, per esempio «40,00 € (8 %)») oppure non confrontabile.

3. non confrontabile significa che manca la base di confronto, per esempio un prezzo concordato, un importo di fattura letto o un ricevimento merci registrato. Non è un errore e non equivale in alcun modo a «corrisponde».

4. Se qualcosa non corrisponde, compare l'avviso Scostamento rispetto all'ordine. Quando clicchi su Prenota, Univents chiede conferma una volta («Registrare nonostante lo scostamento?»). Conferma se lo scostamento è voluto, per esempio in caso di consegna parziale o di adeguamento del prezzo. Lo scostamento quindi non ti blocca mai: serve solo a verificare che tu l'abbia visto.

Il collegamento è facoltativo, puoi scollegare la fattura in qualsiasi momento (opzione Nessun ordine) e non modifica né importi, né registrazione, né busta di budget. Anche senza ordine registri come sempre. Nell'elenco Fatture fornitore le fatture collegate riportano il chip Ordine collegato e, in caso di scostamento, anche Scostamento rispetto all'ordine.

Passaggio 4: registrare

Clicca su Prenota. La fattura ora risulta Prenotato:

• Nella scheda Finanze dell'evento il suo importo netto conta come spesa.
• Nella sezione Buste di budget vedi quanto della busta è già stato speso e quanto resta.

Se hai sbagliato busta, puoi cambiarla in seguito con Cambia busta. Gli importi di una fattura registrata li correggi con l'icona della matita.

Passaggio 5: tenere d'occhio la scadenza e segnare come pagata

Su ogni fattura è indicata la scadenza:

• Scaduta: la data di scadenza è passata e la fattura non è ancora pagata.
• In scadenza: scade nei prossimi sette giorni.
• Senza scadenza: non è stato possibile leggere alcuna data. Inseriscila con l'icona della matita sotto Scadenza.

Univents evidenzia queste fatture nell'elenco; non invia per esse alcun promemoria via e-mail né notifica. Nella pagina Fatture fornitore, con Per scadenza ordini tutto per urgenza.

Quando la fattura è stata pagata con bonifico, nella fattura registrata imposti la spunta Pagato. Un secondo clic la rimuove. La spunta non modifica i tuoi costi né la busta di budget: «registrata» significa «conta come costo», «pagata» significa «i soldi sono usciti».

Domande frequenti

Ogni fattura deve appartenere a un evento? No. I costi generali li registri nella sezione Senza evento della pagina Fatture fornitore e li imputi a una busta generale.

Posso eliminare una fattura già registrata? Sì, con l'icona del cestino. Una fattura registrata viene stornata e tolta dal calcolo della busta; il file caricato resta salvato come documento. Dettagli in Finanze dell'evento: ricavi, costi e margine per evento.

Devo registrare un ricevimento merci prima di poter registrare la fattura? No. Il ricevimento merci non è un prerequisito. Se per un ordine non è ancora stato registrato nulla come consegnato, nella riga Consegnato compare 0 e l'indicazione non confrontabile: la fattura puoi registrarla comunque.

Ho un preventivo di un fornitore, non una fattura. Per questo c'è un percorso dedicato, con cui recepisci le righe comprensive di ricarico nel tuo documento: Recepire i preventivi dei fornitori.

Il mio fornitore invia una fattura elettronica come file XML. Posso caricarla? Sì. Univents legge XRechnung (XML) e PDF ZUGFeRD direttamente dal file: vedi Fatture elettroniche: XRechnung e ZUGFeRD.