Registrar una factura de proveedor con foto o PDF

En lugar de teclear cada factura de proveedor, súbela como foto o PDF. Univents lee automáticamente el proveedor, el número de factura, la fecha, el vencimiento y los importes. Tú revisas los valores, asignas la factura a un sobre de presupuesto interno y la contabilizas: solo cuenta como coste una vez que haces clic en Reservar.

En el vídeo ves todo el recorrido, desde la subida hasta la casilla «Pagado», en unos dos minutos.

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Los pasos también los tienes por escrito a continuación. Todos los detalles sobre cómo corregir, anular y sobre los permisos están en el artículo Finanzas del evento: ingresos, costes y margen por evento.

Dónde subir facturas de proveedor

• Factura de un evento: abre el evento y ve a la pestaña Finanzas. Allí encontrarás la sección Facturas de proveedor.
• Factura sin evento (por ejemplo seguro, alquiler, vehículo): en la barra lateral abre Documentos financieros, haz clic arriba a la derecha en Facturas de proveedor y desplázate hasta la sección Sin evento.

En la página Facturas de proveedor ves además todas las facturas de tu workspace en una sola lista, de todos los eventos. Las facturas de proveedor están disponibles a partir del plan Core.

Paso 1: Subir la factura

1. En la sección Facturas de proveedor, haz clic en Subir facturas.
2. Arrastra uno o varios archivos a la ventana o haz clic en selecciona archivos. Se admiten PDF, fotos en formato JPEG, PNG o WebP y archivos de factura electrónica con la extensión .xml, hasta 30 archivos a la vez. Desde el móvil puedes fotografiar el documento directamente.
3. Haz clic en Subir.

Univents no lee las fotos en formato HEIC, el estándar de la cámara del iPhone. En el iPhone, cambia en Ajustes → Cámara → Formatos a «Más compatible», o sube un JPEG o un PNG.

Paso 2: Dejar que se lea

Tras la subida, la factura aparece como Pendiente. Univents lee automáticamente las facturas pendientes cada pocos minutos; no tienes que hacer nada. Si no quieres esperar, haz clic en Procesar ahora y la lectura empieza al instante.

En cuanto el estado sea Lista para revisar, los valores están disponibles. Si aparece Error de lectura, Univents no ha podido leer el documento: comprueba que la foto esté nítida y completa y, si hace falta, vuelve a subirla.

La lectura de facturas de proveedor no se descuenta de tu saldo de IA.

Facturas electrónicas: XRechnung y ZUGFeRD

Cada vez más proveedores ya no envían una factura escaneada, sino una factura electrónica: una XRechnung como archivo XML o un PDF ZUGFeRD en el que los datos de la factura van incrustados en formato legible por máquina. Univents lee ambos directamente del archivo.

• Archivo XML — súbelo como un PDF (extensión .xml). En la vista previa, en lugar del documento aparece un aviso con Abrir en una pestaña nueva; el XML no se puede mostrar como página en el navegador.
• PDF ZUGFeRD — súbelo como de costumbre. Univents toma los datos de factura incrustados en lugar de interpretar el texto impreso.

Como en una factura electrónica los datos no se estiman, sino que se leen, son exactos, también el proveedor, el número de factura, la fecha, el vencimiento y los importes. Por eso la lectura tarda solo unos segundos y no se realiza ninguna llamada a la IA.

Las notas de crédito y las facturas de anticipo (tipos 381 y 386) no son facturas de proveedor. Si Univents detecta una, no rellena ningún valor: la fila se queda en Error de lectura. Contabilizar una nota de crédito como factura de proveedor aumentaría tus gastos en lugar de reducirlos; por eso Univents deliberadamente no rellena nada en este caso.

Las facturas parciales (tipo 326), las facturas rectificadas (tipo 384) y las facturas en régimen de autofacturación (tipo 389), en cambio, son facturas de proveedor normales: se leen y se contabilizan como cualquier otra factura.

Paso 3: Revisar y elegir el sobre de presupuesto interno

1. Haz clic en Revisar y contabilizar en la factura. Se abre la ventana Revisar y contabilizar factura.
2. Arriba ves el documento en vista previa. Con Abrir en una pestaña nueva lo ves a tamaño completo.
3. Debajo, compara Repartidor, Número de factura, Fecha de factura, Vence el, Neto, Bruto e IVA con el documento y corrige lo que no coincida. Si en la ventana aparece Lectura poco fiable: revísala., fíjate con especial atención. Un campo vacío significa que Univents no ha podido leerlo con seguridad: rellénalo a mano. Más abajo aparece el NIF-IVA del emisor de la factura. Solo se rellena en las facturas electrónicas (ahí figura en el documento en formato legible por máquina) y puedes sobrescribirlo o vaciarlo cuando quieras. No cambia nada en los importes ni en la contabilización: está ahí para tu contabilidad.
4. En Proveedor (contacto) puedes vincular la factura, si quieres, con un contacto de tu agenda. Univents propone contactos adecuados, pero nunca elige por su cuenta.
5. Elige el sobre adecuado en Sobre de presupuesto interno. Si todavía no hay ninguno, haz clic en + Nuevo sobre, introduce el Nombre del sobre y el Presupuesto interno neto y confirma con Crear. Un sobre es una bolsa con un presupuesto neto fijo, por ejemplo «Técnica» o «Bebidas».

Paso 3b: Conciliar con el pedido (opcional)

Si tienes en el sistema un pedido de ese proveedor, puedes vincular la factura a él. Así ves de un vistazo en la ventana si la factura coincide con el pedido.

1. En Pedido, elige el pedido correspondiente. Univents propone primero los pedidos del mismo proveedor para el mismo evento y, a continuación, el resto de pedidos del proveedor. No hay nada preseleccionado: decides tú. Los pedidos sin evento también aparecen en la lista.

2. Debajo hay tres filas con cifras y una marca:

   • Pedido — cantidad y suma neta del pedido.
   • Entregado (entrada de mercancía) — lo que, según la entrada de mercancía, ha llegado.
   • Facturado (factura) — el importe neto de la factura.

   En cada fila aparece coincide, difiere (con importe y porcentaje, por ejemplo «40,00 € (8 %)») o no comparable.

3. La marca no comparable significa que falta la base de comparación, por ejemplo un precio acordado, un importe de factura leído o una entrada de mercancía contabilizada. No es un error y, desde luego, tampoco equivale a «coincide».

4. Si algo difiere, aparece el aviso Desviación respecto al pedido. Al hacer clic en Reservar, Univents te pregunta una vez («¿Contabilizar a pesar de la desviación?»). Confirma si la desviación es intencionada, por ejemplo en una entrega parcial o un ajuste de precio. Así, la desviación nunca te bloquea: solo garantiza que la has visto.

La vinculación es voluntaria, puedes desvincular la factura en cualquier momento (opción Sin pedido) y no cambia nada en los importes, la contabilización ni el sobre de presupuesto interno. También sin pedido contabilizas como siempre. En la lista Facturas de proveedor, las facturas vinculadas llevan la etiqueta Pedido vinculado y, si hay desviación, además Desviación respecto al pedido.

Paso 4: Contabilizar

Haz clic en Reservar. La factura figura ahora como Reservado:

• En la pestaña Finanzas del evento, su importe neto cuenta como gasto.
• En la sección Sobres de presupuesto interno ves cuánto del sobre se ha gastado ya y cuánto queda.

Si te has equivocado de sobre, puedes cambiarlo después con Cambiar sobre. Los importes de una factura ya contabilizada los corriges con el icono del lápiz.

Paso 5: Vigilar el vencimiento y marcar como pagada

Cada factura muestra su vencimiento:

• Vencida — la fecha de vencimiento ha pasado y la factura aún no está pagada.
• Vence pronto — vence en los próximos siete días.
• Sin fecha de vencimiento — no se ha podido leer ninguna fecha. Añádela con el icono del lápiz en Vence el.

Univents marca estas facturas en la lista; no envía por ello ningún recordatorio por correo electrónico ni notificación. En la página Facturas de proveedor, con Por vencimiento ordenas todo según la urgencia.

Cuando la factura ya está pagada por transferencia, marca la casilla Pagado en la factura contabilizada. Un segundo clic la desmarca. La casilla no cambia tus costes ni el sobre de presupuesto interno: contabilizada significa «cuenta como coste» y pagada significa «el dinero ya ha salido».

Preguntas frecuentes

¿Tiene que pertenecer cada factura a un evento? No. Los gastos generales los registras en la sección Sin evento de la página Facturas de proveedor y los contabilizas en un sobre general.

¿Puedo eliminar una factura contabilizada? Sí, con el icono de la papelera. Al hacerlo, la factura contabilizada se anula y se descuenta del sobre; el archivo subido se conserva como documento. Más detalles en Finanzas del evento: ingresos, costes y margen por evento.

¿Tengo que registrar una entrada de mercancía antes de poder contabilizar la factura? No. La entrada de mercancía no es un requisito. Si de un pedido todavía no se ha registrado nada como entregado, en la fila Entregado aparece un 0 y la marca no comparable; aun así puedes contabilizar la factura.

Tengo un presupuesto de un proveedor, no una factura. Para eso hay un camino propio, con el que incorporas las líneas junto con el recargo a tu documento: Incorporar presupuestos de proveedores.

Mi proveedor envía una factura electrónica como archivo XML. ¿Puedo subirla? Sí. Univents lee XRechnung (XML) y PDF ZUGFeRD directamente del archivo; consulta Facturas electrónicas: XRechnung y ZUGFeRD.