Registar uma fatura de fornecedor a partir de foto ou PDF

Em vez de introduzir manualmente cada fatura de fornecedor, basta carregá-la como foto ou PDF. Univents lê automaticamente o fornecedor, o número da fatura, a data, o vencimento e os valores. Os valores são revistos, a fatura é atribuída a um envelope de orçamento interno e lançada — só com Reservar passa a contar como custo.

No vídeo vê-se o percurso, do carregamento ao visto «Pago», em cerca de dois minutos.

Video abspielen2:03

Os passos individuais encontram-se também abaixo, para leitura. Todos os detalhes sobre corrigir, anular e permissões estão no artigo Finanças do evento: receitas, custos e margem por evento.

Onde carregar faturas de fornecedor

• Fatura relativa a um evento: abrir o evento e mudar para o separador Finanças. Aí encontra-se a secção Faturas de fornecedor.
• Fatura sem evento (por exemplo seguro, renda, viatura): na barra lateral, abrir Documentos financeiros, clicar em Faturas de fornecedor no canto superior direito e deslocar até à secção Sem evento.

Na página Faturas de fornecedor vêem-se ainda todas as faturas do workspace numa só lista, em todos os eventos. As faturas de fornecedor estão disponíveis a partir do plano Core.

Passo 1: Carregar a fatura

1. Clicar, na secção Faturas de fornecedor, em Carregar faturas.
2. Arrastar um ou mais ficheiros para a janela ou clicar em selecionar ficheiros. São aceites PDF, fotos em formato JPEG, PNG ou WebP e ficheiros de fatura eletrónica com a extensão .xml, até 30 ficheiros de uma só vez. No telemóvel, é possível fotografar o documento diretamente.
3. Clicar em Carregar.

As fotos em formato HEIC, o padrão da câmara do iPhone, não são lidas por Univents. No iPhone, mudar em Definições → Câmara → Formatos para «Mais compatível», ou carregar um JPEG ou PNG.

Passo 2: Aguardar a leitura

Depois do carregamento, a fatura fica Em espera. Univents lê automaticamente, de poucos em poucos minutos, as faturas em espera — não é preciso fazer nada. Para não esperar, clicar em Processar agora; a leitura começa de imediato.

Assim que o estado for Pronta para revisão, os valores estão disponíveis. Se aparecer Falha na leitura, Univents não conseguiu ler o documento — verificar então se a foto está nítida e completa e, se necessário, carregá-la de novo.

A leitura de faturas de fornecedor não é descontada do crédito de IA.

Faturas eletrónicas: XRechnung e ZUGFeRD

Cada vez mais fornecedores já não enviam uma fatura digitalizada, mas uma fatura eletrónica: uma XRechnung como ficheiro XML ou um PDF ZUGFeRD, no qual os dados da fatura estão incorporados de forma legível por máquina. Univents lê ambos diretamente do ficheiro.

• Ficheiro XML — carregar como um PDF (extensão .xml). Na pré-visualização surge, em vez do documento, uma indicação com Abrir num novo separador; o XML não pode ser apresentado como página no browser.
• PDF ZUGFeRD — carregar como habitualmente. Univents usa os dados incorporados da fatura em vez de interpretar o texto impresso.

Como numa fatura eletrónica os dados não são estimados, mas lidos, são exatos — incluindo fornecedor, número da fatura, data, vencimento e valores. Por isso, a leitura demora apenas segundos e não há qualquer chamada à IA.

Notas de crédito e faturas de adiantamento (tipo 381 e 386) não são faturas de fornecedor. Se Univents reconhecer uma destas, não preenche valores — a linha permanece em Falha na leitura. Lançar uma nota de crédito como fatura de fornecedor aumentaria as despesas em vez de as reduzir; por isso, Univents deliberadamente não preenche nada neste caso.

Faturas parciais (tipo 326), faturas corrigidas (tipo 384) e faturas em autofaturação (tipo 389) são, pelo contrário, faturas de fornecedor normais: são lidas e lançadas como qualquer outra fatura.

Passo 3: Rever e escolher o envelope de orçamento interno

1. Clicar em Rever e lançar na fatura. Abre-se a janela Rever e lançar fatura.
2. Em cima vê-se o documento como pré-visualização. Com Abrir num novo separador mostra-se em tamanho real.
3. Abaixo, comparar Fornecedor, Número da fatura, Data da fatura, Vence em, Sem IVA, Com IVA e IVA com o documento e corrigir o que não estiver certo. Se a janela mostrar Leitura com baixa confiança — rever., convém verificar com especial atenção. Um campo vazio não foi lido com segurança por Univents — preencher manualmente. Por baixo encontra-se o N.º de IVA do emitente. É preenchido apenas em faturas eletrónicas (onde consta no documento de forma legível por máquina) e pode ser substituído ou apagado a qualquer momento. Não altera valores nem o lançamento — serve para a contabilidade.
4. Em Fornecedor (contacto), a fatura pode ser associada a um contacto do livro de endereços. Univents sugere contactos adequados, mas nunca escolhe por si.
5. Escolher em Envelope de orçamento interno o envelope adequado. Se ainda não existir nenhum, clicar em + Novo envelope, indicar o Nome do envelope e o Orçamento interno sem IVA e confirmar com Criar. Um envelope é uma verba com orçamento fixo sem IVA, por exemplo «Técnica» ou «Bebidas».

Passo 3b: Confrontar com a encomenda (opcional)

Se existir no sistema uma encomenda ao fornecedor, a fatura pode ser associada a ela. Na janela vê-se então, de relance, se a fatura coincide com a encomenda.

1. Escolher em Encomenda a encomenda correspondente. Univents sugere primeiro as encomendas do mesmo fornecedor para o mesmo evento e, a seguir, as restantes do fornecedor. Nada vem pré-selecionado — a decisão é do utilizador. As encomendas sem evento também constam da lista.

2. Por baixo surgem três linhas com números e uma indicação:

   • Encomendado — quantidade e total sem IVA da encomenda.
   • Entregue (receção de mercadoria) — o que chegou, segundo a receção de mercadoria.
   • Faturado (fatura) — o valor sem IVA da fatura.

   Em cada linha consta coincide, diverge (com valor e percentagem, por exemplo «40,00 € (8 %)») ou não comparável.

3. Quando surge não comparável, falta a base de comparação — por exemplo um preço acordado, um valor de fatura lido ou uma receção de mercadoria lançada. Não é um erro e, expressamente, também não é um «coincide».

4. Se algo divergir, aparece o aviso Divergência face à encomenda. Ao clicar em Reservar, Univents pergunta uma vez («Contabilizar apesar da divergência?»). Confirmar se a divergência for intencional, por exemplo numa entrega parcial ou num ajuste de preço. A divergência nunca bloqueia o processo — apenas garante que foi vista.

A associação é facultativa, pode ser desfeita a qualquer momento (opção Sem encomenda) e não altera valores, lançamento nem envelope de orçamento interno. Mesmo sem encomenda, o lançamento faz-se como habitualmente. Na lista Faturas de fornecedor, as faturas associadas apresentam a etiqueta Encomenda associada e, em caso de divergência, também Divergência face à encomenda.

Passo 4: Lançar

Clicar em Reservar. A fatura passa a Reservado:

• No separador Finanças do evento, o valor sem IVA conta como despesa.
• Na secção Envelopes de orçamento interno vê-se quanto do envelope já foi gasto e quanto resta.

Em caso de engano no envelope, altera-se mais tarde através de Alterar envelope. Os valores de uma fatura lançada corrigem-se através do ícone de lápis.

Passo 5: Acompanhar o vencimento e marcar como paga

Em cada fatura consta o respetivo vencimento:

• Em atraso — a data de vencimento passou e a fatura ainda não foi paga.
• Vence em breve — vence nos próximos sete dias.
• Sem data de vencimento — não foi possível ler nenhuma data. Preencher através do ícone de lápis, em Vence em.

Univents assinala estas faturas na lista; não envia para o efeito qualquer lembrete por e-mail nem notificação. Na página Faturas de fornecedor, com Por vencimento ordena-se tudo por urgência.

Depois de a fatura ser paga por transferência, marcar a caixa Pago na fatura lançada. Um segundo clique desfaz a marcação. A marcação não altera os custos nem o envelope de orçamento interno — lançada significa «conta como custo», paga significa «o dinheiro saiu».

Perguntas frequentes

Todas as faturas têm de pertencer a um evento? Não. Os custos gerais registam-se na secção Sem evento da página Faturas de fornecedor e lançam-se num envelope geral.

É possível eliminar uma fatura lançada? Sim, através do ícone do caixote do lixo. Nesse caso, a fatura lançada é anulada e retirada do envelope; o ficheiro carregado permanece guardado como documento. Detalhes em Finanças do evento: receitas, custos e margem por evento.

Tenho de lançar uma receção de mercadoria antes de lançar a fatura? Não. A receção de mercadoria não é um pré-requisito. Se numa encomenda ainda nada estiver lançado como entregue, na linha Entregue aparece 0 e a indicação não comparável — a fatura pode ser lançada na mesma.

Tenho um orçamento de um fornecedor, não uma fatura. Existe um caminho próprio para isso, que transfere as linhas, incluindo a margem adicional, para o documento: Adotar orçamentos de fornecedores.

O meu fornecedor envia uma fatura eletrónica como ficheiro XML. É possível carregá-la? Sim. Univents lê XRechnung (XML) e PDF ZUGFeRD diretamente do ficheiro — ver Faturas eletrónicas: XRechnung e ZUGFeRD.