Saisir une facture fournisseur par photo ou PDF

Plutôt que de retaper chaque facture fournisseur, importez-la sous forme de photo ou de PDF. Univents lit automatiquement le fournisseur, le numéro de facture, la date, l’échéance et les montants. Vous vérifiez les valeurs, affectez la facture à une enveloppe budgétaire et la comptabilisez : elle ne compte comme coût qu’après un clic sur Réserver.

Dans la vidéo, vous voyez le parcours depuis l’importation jusqu’à la case « Payé » en deux minutes environ.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes ci-dessous, à lire à votre rythme. Tous les détails sur la correction, l’annulation et les autorisations figurent dans l’article Finances d’un événement : chiffre d’affaires, coûts et marge par événement.

Où importer des factures fournisseur

• Facture liée à un événement : ouvrez l’événement et passez à l’onglet Finances. Vous y trouverez la section Factures fournisseur.
• Facture sans événement (par exemple assurance, loyer, véhicule) : ouvrez Documents financiers dans la barre latérale, cliquez en haut à droite sur Factures fournisseur, puis faites défiler jusqu’à la section Sans événement.

Sur la page Factures fournisseur, vous voyez en outre toutes les factures de votre workspace dans une seule liste, tous événements confondus. Les factures fournisseur sont disponibles à partir de l’offre Core.

Étape 1 : importer la facture

1. Dans la section Factures fournisseur, cliquez sur Importer des factures.
2. Faites glisser un ou plusieurs fichiers dans la fenêtre ou cliquez sur sélectionner des fichiers. Sont acceptés les PDF, les photos au format JPEG, PNG ou WebP et les fichiers de facture électronique avec l’extension .xml, jusqu’à 30 fichiers à la fois. Sur votre téléphone, vous pouvez photographier directement le document.
3. Cliquez sur Importer.

Univents ne lit pas les photos au format HEIC, le format par défaut de l’appareil photo de l’iPhone. Sur votre iPhone, choisissez « Le plus compatible » sous Réglages → Appareil photo → Formats, ou importez un JPEG ou un PNG.

Étape 2 : laisser la facture se faire lire

Après l’importation, la facture a le statut En attente. Univents lit automatiquement les factures en attente toutes les quelques minutes : vous n’avez rien à faire. Si vous ne voulez pas attendre, cliquez sur Traiter maintenant : la lecture démarre immédiatement.

Dès que le statut indique Prête à vérifier, les valeurs sont disponibles. Si vous voyez Échec de la lecture, Univents n’a pas pu lire le document : vérifiez alors que la photo est nette et complète, puis réimportez-la si nécessaire.

La lecture des factures fournisseur n’est pas déduite de votre crédit IA.

Factures électroniques : XRechnung et ZUGFeRD

De plus en plus de fournisseurs n’envoient plus de facture numérisée, mais une facture électronique : une XRechnung sous forme de fichier XML ou un PDF ZUGFeRD dans lequel les données de la facture sont intégrées de façon lisible par machine. Univents lit les deux directement dans le fichier.

• Fichier XML : importez-le comme un PDF (extension .xml). Dans l’aperçu, un message avec Ouvrir dans un nouvel onglet remplace le document ; un fichier XML ne peut pas s’afficher comme une page dans le navigateur.
• PDF ZUGFeRD : importez-le comme d’habitude. Univents utilise les données de facture intégrées au lieu d’interpréter le texte imprimé.

Comme les informations d’une facture électronique ne sont pas estimées mais lues, elles sont exactes, y compris le fournisseur, le numéro de facture, la date, l’échéance et les montants. C’est pourquoi la lecture ne prend ici que quelques secondes et qu’aucun appel à l’IA n’est effectué.

Les avoirs et les factures d’acompte (types 381 et 386) ne sont pas des factures fournisseur. Si Univents en reconnaît une, il n’enregistre aucune valeur : la ligne reste sur Échec de la lecture. Comptabiliser un avoir comme facture fournisseur augmenterait vos dépenses au lieu de les réduire ; c’est pourquoi Univents ne renseigne volontairement rien dans ce cas.

Les factures partielles (type 326), les factures rectificatives (type 384) et les factures établies en autofacturation (type 389), en revanche, sont des factures fournisseur normales : elles sont lues et comptabilisées comme n’importe quelle autre facture.

Étape 3 : vérifier et choisir une enveloppe budgétaire

1. Cliquez sur Vérifier et comptabiliser sur la facture. La fenêtre Vérifier et comptabiliser la facture s’ouvre.
2. En haut, vous voyez un aperçu du document. Avec Ouvrir dans un nouvel onglet, vous l’affichez en taille réelle.
3. En dessous, comparez Livreur, Numéro de facture, Date de facture, Échéance, HT, TTC et TVA avec le document et corrigez ce qui ne correspond pas. Si Lecture peu fiable — veuillez vérifier. apparaît dans la fenêtre, soyez particulièrement attentif. Un champ vide signifie qu’Univents n’a pas pu le lire avec certitude : renseignez-le à la main. Plus bas figure le N° de TVA du fournisseur. Il n’est renseigné que pour les factures électroniques (il figure alors dans le document sous forme lisible par machine) et vous pouvez à tout moment le remplacer ou l’effacer. Il ne modifie ni les montants ni la comptabilisation : il est là pour votre comptabilité.
4. Sous Fournisseur (contact), vous pouvez associer la facture à un contact de votre carnet d’adresses. Univents propose des contacts correspondants, mais n’en choisit jamais un de lui-même.
5. Sous Enveloppe budgétaire, choisissez l’enveloppe appropriée. S’il n’y en a pas encore, cliquez sur + Nouvelle enveloppe, saisissez Nom de l'enveloppe et Budget HT, puis confirmez avec Créer. Une enveloppe est une réserve dotée d’un budget HT fixe, par exemple « Technique » ou « Boissons ».

Étape 3b : rapprocher la facture de la commande (facultatif)

Si vous avez une commande auprès de ce fournisseur dans le système, vous pouvez y lier la facture. Vous voyez alors d’un coup d’œil, dans la fenêtre, si la facture correspond à la commande.

1. Sous Commande, sélectionnez la commande correspondante. Univents propose d’abord les commandes du même fournisseur pour le même événement, puis les autres commandes de ce fournisseur. Rien n’est présélectionné : c’est vous qui décidez. Les commandes sans événement figurent également dans la liste.

2. En dessous s’affichent trois lignes comportant des chiffres et une indication :

   • Commandé : quantité et total HT de la commande.
   • Livré (réception de marchandises) : ce qui est arrivé selon la réception de marchandises.
   • Facturé (facture) : le montant HT de la facture.

   Pour chaque ligne figure conforme, écart (avec le montant et le pourcentage, par exemple « 40,00 € (8 %) ») ou non comparable.

3. non comparable signifie que la base de comparaison fait défaut, par exemple un prix convenu, un montant de facture lu ou une réception de marchandises enregistrée. Ce n’est pas une erreur, et ce n’est expressément pas un « conforme ».

4. En cas d’écart, l’indication Écart avec la commande apparaît. Lorsque vous cliquez sur Réserver, Univents vous demande une fois de confirmer (« Comptabiliser malgré l'écart ? »). Confirmez si l’écart est voulu, par exemple en cas de livraison partielle ou d’ajustement de prix. L’écart ne vous bloque donc jamais : il garantit seulement que vous l’avez vu.

Le lien est facultatif, vous pouvez à tout moment le supprimer (option Aucune commande) et il ne modifie ni les montants, ni la comptabilisation, ni l’enveloppe budgétaire. Sans commande, vous comptabilisez comme d’habitude. Dans la liste Factures fournisseur, les factures liées portent la pastille Commande liée, et en cas d’écart également Écart avec la commande.

Étape 4 : comptabiliser

Cliquez sur Réserver. La facture a maintenant le statut Réservé :

• Dans l’onglet Finances de l’événement, son montant HT compte comme une dépense.
• Dans la section Enveloppes budgétaires, vous voyez quelle part de l’enveloppe est déjà dépensée et combien il en reste.

Si vous vous êtes trompé d’enveloppe, vous la modifiez ensuite via Changer d'enveloppe. Pour corriger les montants d’une facture comptabilisée, utilisez l’icône de crayon.

Étape 5 : suivre l’échéance et marquer comme payée

Chaque facture affiche son échéance :

• En retard : la date d’échéance est dépassée et la facture n’est pas encore payée.
• Échéance proche : elle arrive à échéance dans les sept prochains jours.
• Sans date d'échéance : aucune date n’a pu être lue. Renseignez-la via l’icône de crayon sous Échéance.

Univents signale ces factures dans la liste ; il n’envoie pas pour autant de rappel par e-mail ou par notification. Sur la page Factures fournisseur, Par échéance trie tout par degré d’urgence.

Une fois la facture réglée par virement, cochez Payé sur la facture comptabilisée. Un second clic annule la coche. Cette coche ne modifie ni vos coûts ni l’enveloppe budgétaire : comptabilisée signifie « compte comme coût », payée signifie « l’argent est sorti ».

Questions fréquentes

Chaque facture doit-elle être rattachée à un événement ? Non. Les frais généraux se saisissent dans la section Sans événement de la page Factures fournisseur et se comptabilisent sur une enveloppe générale.

Puis-je supprimer une facture comptabilisée ? Oui, via l’icône de corbeille. Une facture comptabilisée est alors annulée et retirée du calcul de l’enveloppe ; le fichier importé reste conservé comme document. Détails dans Finances d’un événement : chiffre d’affaires, coûts et marge par événement.

Dois-je enregistrer une réception de marchandises avant de pouvoir comptabiliser la facture ? Non. La réception de marchandises n’est pas un prérequis. Si rien n’a encore été enregistré comme livré pour une commande, la ligne Livré affiche 0 et l’indication non comparable : vous pouvez malgré tout comptabiliser la facture.

J’ai un devis d’un fournisseur, pas une facture. Il existe pour cela une procédure distincte, qui reprend les lignes avec leur majoration dans votre document : Reprendre des devis fournisseur.

Mon fournisseur m’envoie une facture électronique sous forme de fichier XML. Puis-je l’importer ? Oui. Univents lit directement les XRechnung (XML) et les PDF ZUGFeRD dans le fichier, voir Factures électroniques : XRechnung et ZUGFeRD.