Crear una factura de anticipo — y descontarla en la factura final

En los pedidos grandes no quieres esperar a cobrar hasta después del evento. La factura de anticipo adelanta una parte del valor del pedido, y Univents la calcula a partir del presupuesto aceptado, para que no tengas que reunir líneas e importes a mano. Al final, la factura final descuenta el anticipo para que tu cliente no pague dos veces.

En el vídeo ves cómo derivar una factura de anticipo de un presupuesto, descontarla en la liquidación final y hacer que los documentos de seguimiento se generen automáticamente.

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Los pasos también los tienes más abajo por escrito.

Crear un anticipo a partir de un presupuesto aceptado

La factura de anticipo siempre se genera a partir de un presupuesto con el estado Aceptado, da igual cómo haya llegado a ese estado: firmado online en el portal de clientes, marcado como aceptado en el backoffice o confirmado con un escaneo subido.

Encontrarás la acción en la pestaña Documentos del evento: abre el menú de la tarjeta del presupuesto y elige Crear anticipo.

Con un clic se abre el diálogo Crear factura de anticipo. Ahí defines el importe del anticipo:

• Porcentaje: el importe se calcula a partir del presupuesto. En el campo Porcentaje (%) introduces, por ejemplo, 30.
• Importe: introduces una cantidad fija (Importe (neto)).

A esto se suma la opción Mostrar las líneas del presupuesto en el PDF. Viene marcada por defecto: así, las líneas del presupuesto aparecen en la factura de anticipo como un bloque Este anticipo se refiere a, de modo que el cliente pueda ver a qué corresponde el anticipo.

Con Crear anticipo, Univents genera un borrador. El importe se reparte entre los tipos de IVA del presupuesto: si el presupuesto tiene distintos tipos de IVA (comida al 7 %, servicio al 19 %), se crea una línea por tipo con la parte correspondiente. Así el IVA y el importe total cuadran sin que tengas que calcular nada.

El documento arranca como cualquier otro: con el diseño estándar de facturas y el periodo de prestación del presupuesto o del evento. Puedes abrirlo, revisarlo, ajustarlo y enviarlo con Guardar y enviar, como siempre.

No se puede facturar más que el pedido. Si ya has facturado un anticipo o un pago a cuenta para el mismo evento, Univents lo descuenta. Si el importe que introduces es demasiado alto, el diálogo te avisa: «El importe supera el saldo pendiente — las facturas de anticipo y de pago a cuenta ya emitidas se tienen en cuenta.»

La factura final descuenta el anticipo

Cuando el evento ha terminado, creas una factura como de costumbre y recuperas las líneas del presupuesto. Cómo hacerlo se explica en el artículo Convertir un presupuesto en albarán o factura.

Del descuento no tienes que ocuparte: en cuanto hay una factura de anticipo o de pago a cuenta emitida, al abrir la factura final aparece en la lista como una línea negativa, con el título ./. Anzahlung <Nummer> vom <Datum> y una fila por tipo de IVA. Si anulas el anticipo, su descuento desaparece del borrador por sí solo.

Descontar otra factura a mano

No todos los pagos anticipados pasan por una factura de anticipo. Algunas empresas emiten para ello una factura normal, que aun así quieren compensar en la factura final.

Para eso, en el borrador de una factura, encima de la lista de líneas, hay una tarjeta Anticipo: «Descontar de esta factura, como anticipo, las facturas ya pagadas de este evento.» Con Descontar anticipo eliges la factura que se debe compensar. Univents la inserta como una línea negativa, con el signo correcto y una fila propia por tipo de IVA.

• Una factura ya compensada aparece marcada como Ya descontada en la selección, así que no se puede descontar dos veces.
• Si todas las facturas pagadas del evento ya están compensadas, la tarjeta te lo indica.
• La tarjeta solo aparece en el borrador de una factura final. En las facturas de anticipo y de pago a cuenta no hay nada que descontar, y un documento ya emitido queda bloqueado.

¿Anticipos superiores a la factura final? Si el descuento no puede cuadrar matemáticamente, Univents bloquea el envío y te indica que crees en su lugar una nota de crédito por la diferencia.

Automáticamente al aceptar

En lugar de crear el anticipo a mano cada vez, puedes hacer que se genere automáticamente al aceptar el presupuesto. Los interruptores están en Ajustes, en Documentos, al final del todo, en la sección Documentos de seguimiento automáticos:

• Crear factura de anticipo al aceptar: activa el anticipo automático.
• Porcentaje de anticipo: qué porcentaje del valor del pedido vence por adelantado (por defecto, 30 %).
• Solo a partir del valor del pedido: un umbral en euros a partir del cual se aplica el anticipo, por ejemplo 10.000. El valor se refiere al importe bruto del presupuesto aceptado; vacío o 0 significa: siempre se crea un anticipo, sea cual sea el valor.

Se genera como máximo un anticipo por pedido. Y lo sabes de antemano: el diálogo de confirmación al aceptar te indica el anticipo con su porcentaje y, si hay un umbral definido, también el valor del pedido a partir del cual se aplica.

Justo encima hay dos interruptores más: Crear borrador de factura al aceptar y Crear borrador de albarán al aceptar. Si están activos, al aceptar se crean todos los borradores de una vez: marcas el presupuesto como aceptado y después encuentras la factura de anticipo y los demás documentos como borrador en la pestaña Documentos.

El anticipo automático está disponible a partir del plan Presupuestos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que definir el porcentaje o puedo poner un importe redondo? Ambas opciones. El porcentaje es práctico si quieres que el anticipo crezca con el valor del pedido; el importe fijo, si has acordado una cantidad concreta.

El cliente quiere hacer cambios después del anticipo. Entonces creas, como siempre, una nueva versión del presupuesto y la haces aceptar. Univents genera los documentos de seguimiento a partir de la nueva versión y marca los borradores antiguos como sustituidos, de modo que siempre queda claro qué anticipo corresponde a qué versión del presupuesto.

¿Puedo modificar la factura de anticipo después? Mientras sea un borrador, sí, como cualquier otro documento. Una vez emitida, queda bloqueada; las correcciones se hacen entonces por las vías de anulación habituales.

¿Puede el cliente pagar el anticipo online? Sí, siempre que haya una conexión de pagos configurada y dejes activada en la factura la opción Permitir pago online. El documento se comporta como cualquier otra factura.