Anzahlungsrechnung erstellen — und in der Schlussrechnung abziehen

Bei größeren Aufträgen willst du nicht erst nach der Veranstaltung Geld sehen. Die Anzahlungsrechnung holt einen Teil des Auftragswerts vorab herein — und Univents rechnet sie aus dem angenommenen Angebot aus, statt dass du Positionen und Beträge von Hand zusammensuchst. Am Ende zieht die Schlussrechnung die Anzahlung wieder ab, damit dein Kunde nicht doppelt zahlt.

Im Video siehst du, wie du aus einem Angebot eine Anzahlungsrechnung ableitest, sie in der Endabrechnung abziehst und Folgedokumente automatisch erzeugen lässt.

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Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Anzahlung aus einem angenommenen Angebot erstellen

Die Anzahlungsrechnung entsteht immer aus einem Angebot im Status Angenommen — egal, wie es dorthin kam: online im Kundenportal unterschrieben, im Backoffice als angenommen markiert oder mit einem hochgeladenen Scan bestätigt.

Du findest die Aktion im Tab Dokumente der Veranstaltung: Öffne auf der Angebots-Karte das Menü und wähle Anzahlung erstellen.

Ein Klick öffnet den Dialog Anzahlungsrechnung erstellen. Darin legst du fest, wie hoch die Anzahlung ist:

• Prozent — der Betrag wird aus dem Angebot gerechnet. Im Feld Prozentsatz (%) trägst du zum Beispiel 30 ein.
• Betrag — du gibst eine feste Summe ein (Betrag (netto)).

Dazu kommt die Option Angebots-Positionen auf dem PDF anzeigen. Sie ist standardmäßig angehakt: Damit stehen die Positionen des Angebots als Block Diese Anzahlung bezieht sich auf auf der Anzahlungsrechnung, sodass der Kunde nachvollziehen kann, worauf sich die Anzahlung bezieht.

Mit Anzahlung erstellen legt Univents einen Entwurf an. Der Betrag wird dabei auf die Steuersätze des Angebots aufgeteilt: Bei einem gemischt besteuerten Angebot — Speisen mit 7 %, Service mit 19 % — entsteht je Steuersatz eine Zeile mit dem passenden Anteil. So stimmen Umsatzsteuer und Endbetrag, ohne dass du rechnen musst.

Der Beleg startet wie jeder andere: mit dem Standard-Layout für Rechnungen und dem Leistungszeitraum aus dem Angebot beziehungsweise der Veranstaltung. Du kannst ihn wie gewohnt öffnen, prüfen, anpassen und über Speichern und senden verschicken.

Mehr als der Auftrag ist nicht drin. Hast du für dieselbe Veranstaltung schon eine Anzahlung oder einen Abschlag berechnet, rechnet Univents das an. Ist der eingegebene Betrag zu hoch, sagt dir der Dialog: „Der Betrag übersteigt den offenen Restbetrag — bereits berechnete An-/Abschlagsrechnungen werden angerechnet."

Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung ab

Ist die Veranstaltung gelaufen, legst du wie gewohnt eine Rechnung an und übernimmst die Positionen aus dem Angebot. Wie das geht, steht im Artikel Angebot in Lieferschein oder Rechnung umwandeln.

Um den Abzug musst du dich nicht kümmern: Sobald eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung ausgestellt ist, steht sie beim Öffnen der Schlussrechnung als negative Position in der Liste — mit dem Titel ./. Anzahlung <Nummer> vom <Datum> und einer Zeile je Steuersatz. Stornierst du die Anzahlung wieder, verschwindet ihr Abzug aus dem Entwurf von selbst.

Eine weitere Rechnung von Hand abziehen

Nicht jede Vorauszahlung läuft über eine Anzahlungsrechnung. Manche Betriebe schreiben dafür eine ganz normale Rechnung — die wollen sie in der Schlussrechnung trotzdem verrechnen.

Dafür steht im Entwurf einer Rechnung über der Positionsliste die Karte Anzahlung: „Bereits bezahlte Rechnungen dieser Veranstaltung als Anzahlung von dieser Rechnung abziehen." Über Anzahlung abziehen wählst du die Rechnung aus, die verrechnet werden soll. Univents setzt sie als negative Position ein — mit korrektem Vorzeichen und einer eigenen Zeile je Steuersatz.

• Eine bereits verrechnete Rechnung ist in der Auswahl als Bereits abgezogen markiert, doppelt abziehen geht also nicht.
• Sind alle bezahlten Rechnungen der Veranstaltung verrechnet, sagt dir die Karte das.
• Die Karte erscheint nur im Entwurf einer Schlussrechnung. Auf Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen gibt es nichts abzuziehen, und ein bereits ausgestellter Beleg ist festgeschrieben.

Anzahlungen über der Schlussrechnung? Kann der Abzug rechnerisch nicht aufgehen, blockiert Univents den Versand mit dem Hinweis, stattdessen eine Gutschrift über den Differenzbetrag zu erstellen.

Automatisch bei der Annahme

Statt die Anzahlung jedes Mal von Hand anzulegen, kannst du sie beim Annehmen des Angebots automatisch erzeugen lassen. Die Schalter dafür stehen in den Einstellungen unter Dokumente, ganz unten im Abschnitt Automatische Folgedokumente:

• Anzahlungsrechnung bei Annahme erstellen — schaltet die automatische Anzahlung ein.
• Anzahlungs-Prozentsatz — wie viel Prozent des Auftragswerts vorab fällig werden (Standard 30 %).
• Erst ab Auftragswert — eine Schwelle in Euro, ab der die Anzahlung überhaupt greifen soll, zum Beispiel 10.000. Der Wert bezieht sich auf den Brutto-Wert des angenommenen Angebots; leer oder 0 bedeutet: immer eine Anzahlung, unabhängig vom Wert.

Es entsteht höchstens eine Anzahlung pro Auftrag. Und du erfährst es vorher: Der Bestätigungsdialog beim Annehmen nennt dir die Anzahlung samt Prozentsatz — und, wenn eine Schwelle gesetzt ist, auch den Auftragswert, ab dem sie greift.

Direkt darüber sitzen zwei weitere Schalter: Rechnungs-Entwurf bei Annahme erstellen und Lieferschein-Entwurf bei Annahme erstellen. Sind sie aktiv, entstehen beim Annehmen alle Entwürfe in einem Zug — du markierst das Angebot als angenommen und findest danach die Anzahlungsrechnung und die weiteren Belege als Entwurf im Tab Dokumente wieder.

Die automatische Anzahlung ist ab dem Tarif Angebote verfügbar.

Häufige Fragen

Muss ich den Prozentsatz festlegen oder geht auch ein runder Betrag? Beides. Prozent ist praktisch, wenn die Anzahlung mit dem Auftragswert mitwachsen soll; der Fixbetrag, wenn du eine feste Summe vereinbart hast.

Der Kunde hat nach der Anzahlung noch Änderungswünsche. Dann erstellst du wie gewohnt eine neue Angebots-Version und lässt sie annehmen. Univents erzeugt die Folgebelege aus der neuen Version und markiert die alten Entwürfe als ersetzt — so bleibt nachvollziehbar, welche Anzahlung zu welcher Angebots-Fassung gehört.

Kann ich die Anzahlungsrechnung nachträglich ändern? Solange sie ein Entwurf ist, ja — wie jeden anderen Beleg. Sobald sie ausgestellt ist, ist sie festgeschrieben; Korrekturen laufen dann über die bekannten Storno-Wege.

Kann der Kunde die Anzahlung online bezahlen? Ja — sofern eine Zahlungsanbindung verbunden ist und du auf der Rechnung Online-Zahlung erlauben aktiv lässt. Der Beleg verhält sich dabei wie jede andere Rechnung.