Como começar com modelos para orçamentos e faturas?
Este artigo ajuda a perceber se é necessário um modelo de linhas ou um modelo de documento financeiro e indica o artigo de detalhe adequado para o passo seguinte.
A Univents tem três conceitos de modelos diferentes para orçamentos e faturas: o Modelo de linhas, o Modelo de documento financeiro e o Modelo de documento. Os três poupam trabalho de escrita no documento seguinte, mas fazem-no de formas distintas. Este artigo serve de ponto de partida para escolher o conceito certo para cada caso — para os passos detalhados, há uma ligação para o artigo correspondente.
Onde encontrar os três tipos de modelo
- Abrir Definições no menu de navegação à esquerda.
- Clicar em Modelos na barra lateral.
- Clicar em Novo modelo, no canto superior direito. No menu pendente aparecem, entre outras, as opções Modelo de linhas e Modelo de documento financeiro.
O Modelo de documento não se cria através deste menu pendente, mas diretamente num orçamento ou fatura já concluído, através do botão Guardar como modelo. Os três tipos de modelo aparecem depois como linhas próprias no hub de modelos e podem ser apresentados em separado através de chips de filtro.
Modelo de linhas, modelo de documento financeiro ou modelo de documento — qual é a diferença?
| Modelo de linhas | Modelo de documento financeiro | Modelo de documento | |
|---|---|---|---|
| Contém | Apenas nome, descrição e as linhas (com secções) | Um documento completo: linhas mais vencimento, responsável e layout | Um documento existente, totalmente preenchido, como base de clonagem 1:1 |
| Para que serve | Um conjunto de linhas que se insere em qualquer número de orçamentos/faturas | Um tipo de documento completo, configurado de novo para casos recorrentes | Um documento já concluído, usado 1:1 como cópia modelo para novos documentos |
| Não requer tipo de documento | Sim — utilizável em orçamentos, faturas e guias de remessa por igual | Não — ao criar, define-se o tipo de documento a que se aplica | Não — herda o tipo de documento e todos os dados do cabeçalho do documento de origem |
| Criação | Definições > Modelos > Novo modelo, ou diretamente a partir de um documento através de Guardar como modelo de linhas | Definições > Modelos > Novo modelo | Diretamente num documento financeiro concluído, através de Guardar como modelo |
Exemplo rápido: Modelo de linhas
Vende-se com frequência um pacote «Valor fixo de bebidas» com quatro linhas fixas. Em vez de as escrever de novo de cada vez, criam-se uma só vez como modelo de linhas e inserem-se em cada novo orçamento ou fatura através de Inserir linhas do modelo — independentemente do tipo de documento. Também é possível criar um modelo de linhas diretamente a partir de um documento existente: com Guardar como modelo de linhas, na tabela de linhas, guarda-se a composição atual sem sair do editor.
Todos os passos: Criar e utilizar modelos de linhas financeiras
Exemplo rápido: Modelo de documento financeiro
Para casamentos, o orçamento é sempre feito com as mesmas linhas padrão, a mesma validade, o mesmo responsável e o mesmo layout. Em vez de configurar tudo isto de novo de cada vez, cria-se um modelo de documento financeiro «Orçamento Casamento», que reúne linhas, vencimento, responsável e layout num só passo.
Todos os passos: Criar e utilizar modelos de documento financeiro
Exemplo rápido: Modelo de documento
Existe um orçamento já concluído que se pretende reutilizar 1:1 como modelo para documentos futuros — incluindo todas as linhas e dados do cabeçalho, exatamente como está neste momento. Em vez de montar de raiz um modelo de documento financeiro, clica-se em Guardar como modelo no documento concluído. Ao criar um novo documento, seleciona-se o modelo em Novo documento > Modelos > Utilizar e obtém-se uma cópia 1:1 completa do cabeçalho e das linhas.
Todos os passos: Criar e utilizar modelos de documento financeiro
E como fica o PDF no final?
Nem o modelo de linhas nem o modelo de documento financeiro determinam o aspeto do PDF. As cores, o logótipo e as secções que aparecem no documento são definidos em separado através de um Layout. Um modelo de documento financeiro pode referenciar um layout — mas o próprio layout é gerido de forma independente.
Todos os passos: Como criar layouts para documentos financeiros?
Perguntas frequentes
É obrigatório escolher um dos tipos de modelo? Não. Os três podem ser usados em paralelo — por exemplo, um modelo de documento financeiro como estrutura base para orçamentos recorrentes, modelos de linhas para conjuntos de linhas individuais inseridos em documentos muito diferentes e um modelo de documento para um documento já concluído que se pretende clonar 1:1.
Onde se encontram os modelos já guardados? Em Definições > Modelos. O hub de modelos lista aí, em conjunto, os modelos de linhas, os modelos de documento financeiro e os modelos de documento, com chips de filtro para restringir por tipo.
Tinha criado anteriormente um «modelo de linhas» com vencimento, responsável e layout — o que aconteceu? Esses modelos passaram a chamar-se corretamente Modelo de documento financeiro e aparecem no hub com este nome. Os modelos existentes foram mantidos, apenas a designação foi corrigida.
Que tipo de modelo é necessário para inserir apenas um menu recorrente como linhas? Basta um modelo de linhas. O vencimento, o responsável e o layout definem-se, se necessário, em separado no próprio documento.