Jak zacząć z szablonami ofert i faktur?
Po przeczytaniu tego artykułu będziesz wiedzieć, czy potrzebujesz szablonu pozycji, czy szablonu dokumentu finansowego, i znajdziesz odpowiedni artykuł szczegółowy na kolejny krok.
Univents zna trzy różne koncepcje szablonów związane z ofertami i fakturami: Szablon pozycji, Szablon dokumentu finansowego i Szablon dokumentu. Wszystkie trzy oszczędzają Ci pisania przy kolejnym dokumencie, ale robią to na różne sposoby. Ten artykuł pomoże Ci na start wybrać właściwą koncepcję dla Twojego przypadku — szczegółowe kroki znajdziesz w odpowiednich artykułach, do których podajemy linki.
Gdzie znajdziesz wszystkie trzy typy szablonów
- Otwórz Ustawienia w menu nawigacji po lewej stronie.
- Kliknij w panelu bocznym Szablony.
- Kliknij w prawym górnym rogu Nowy szablon. W rozwijanym menu zobaczysz m.in. pozycje Szablon pozycji i Szablon dokumentu finansowego.
Szablon dokumentu nie tworzysz przez to menu rozwijane, lecz bezpośrednio w gotowej ofercie lub fakturze za pomocą przycisku Zapisz jako szablon. Wszystkie trzy typy szablonów pojawiają się następnie jako osobne wiersze w centrum szablonów i można je tam wyświetlać osobno za pomocą chipów filtrów.
Szablon pozycji, szablon dokumentu finansowego czy szablon dokumentu — jaka jest różnica?
| Szablon pozycji | Szablon dokumentu finansowego | Szablon dokumentu | |
|---|---|---|---|
| Zawiera | Tylko nazwę, opis i pozycje (z sekcjami) | Kompletny dokument: pozycje plus termin wymagalności, osobę odpowiedzialną i układ | Kompletnie wypełniony, istniejący dokument jako wzorzec do klonowania 1:1 |
| Do czego służy | Zestaw pozycji, który wstawiasz do dowolnej liczby ofert/faktur | Cały typ dokumentu, który zakładasz dla powtarzalnych przypadków | Gotowy już dokument jako wzorzec do kopiowania 1:1 dla nowych dokumentów |
| Typ dokumentu nie jest wymagany | Tak — można go użyć w ofercie, fakturze i dowodzie dostawy (WZ) w jednakowy sposób | Nie — przy tworzeniu określasz, dla jakiego typu dokumentu obowiązuje | Nie — przejmuje typ dokumentu i wszystkie dane nagłówkowe dokumentu źródłowego |
| Tworzenie | Ustawienia > Szablony > Nowy szablon lub bezpośrednio z dokumentu przez Zapisz jako szablon pozycji | Ustawienia > Szablony > Nowy szablon | Bezpośrednio w gotowym dokumencie finansowym przez Zapisz jako szablon |
Krótki przykład: szablon pozycji
Często sprzedajesz pakiet „Ryczałt na napoje” z czterema stałymi pozycjami. Zamiast wpisywać je za każdym razem od nowa, tworzysz je raz jako szablon pozycji i wstawiasz przez Wstaw pozycje z szablonu do każdej nowej oferty lub faktury — niezależnie od typu dokumentu. Szablon pozycji możesz też utworzyć bezpośrednio z istniejącego dokumentu: przez Zapisz jako szablon pozycji w tabeli pozycji zapisujesz bieżący zestaw, nie opuszczając edytora.
Wszystkie kroki: Tworzenie i używanie szablonów pozycji finansowych
Krótki przykład: szablon dokumentu finansowego
Dla wesel zawsze piszesz ofertę z tymi samymi standardowymi pozycjami, tym samym okresem ważności, tym samym opiekunem i tym samym układem. Zamiast ustawiać to za każdym razem od nowa, tworzysz szablon dokumentu finansowego „Oferta wesele”, który łączy pozycje, termin wymagalności, osobę odpowiedzialną i układ w jednym kroku.
Wszystkie kroki: Tworzenie i używanie szablonów dokumentów finansowych
Krótki przykład: szablon dokumentu
Masz już gotową ofertę, którą chcesz wykorzystywać 1:1 jako szablon dla przyszłych dokumentów — wraz ze wszystkimi pozycjami i danymi nagłówkowymi, dokładnie tak, jak wygląda teraz. Zamiast budować szablon dokumentu finansowego od nowa, klikasz w gotowym dokumencie Zapisz jako szablon. Przy tworzeniu nowego dokumentu wybierasz go przez Nowy dokument > Szablony > Użyj i otrzymujesz kompletną kopię 1:1 nagłówka i pozycji.
Wszystkie kroki: Tworzenie i używanie szablonów dokumentów finansowych
A jak będzie wyglądać mój PDF?
Ani szablon pozycji, ani szablon dokumentu finansowego nie określają, jak zaprojektowany jest Twój PDF. Kolory, logo i to, które sekcje pojawiają się w dokumencie, ustawiasz osobno przez opcję Układ. Szablon dokumentu finansowego może odwoływać się do układu — samym układem zarządzasz jednak niezależnie.
Wszystkie kroki: Jak tworzyć układy dokumentów finansowych?
Często zadawane pytania
Czy muszę wybrać jeden z typów szablonów? Nie. Możesz używać wszystkich trzech równolegle — na przykład szablonu dokumentu finansowego jako szkieletu powtarzalnych ofert, szablonów pozycji dla pojedynczych zestawów pozycji, które wstawiasz do bardzo różnych dokumentów, oraz szablonu dokumentu dla gotowego dokumentu, który chcesz sklonować 1:1.
Gdzie znajdę zapisane już szablony? W Ustawienia > Szablony. Centrum szablonów wyświetla tam razem szablony pozycji, szablony dokumentów finansowych i szablony dokumentów, z chipami filtrów do zawężania według typu.
Mój wcześniejszy „szablon pozycji” z terminem wymagalności, opiekunem i układem — co się z nim stało? Takie szablony nazywają się teraz prawidłowo Szablon dokumentu finansowego i są widoczne w centrum pod tą nazwą. Twoje dotychczasowe szablony zostały zachowane, poprawiono tylko nazwę.
Jakiego typu szablonu potrzebuję, jeśli chcę tylko wstawiać powtarzalne menu jako pozycje? Wtedy wystarczy szablon pozycji. Termin wymagalności, osobę odpowiedzialną i układ w razie potrzeby ustawiasz osobno w danym dokumencie.