Cómo empiezo con las plantillas de presupuestos y facturas?
Después de leer este artículo sabrás si necesitas una plantilla de líneas o una plantilla de documento financiero, y encontrarás el artículo de detalle adecuado para el siguiente paso.
Univents ofrece tres conceptos de plantilla distintos para presupuestos y facturas: la Plantilla de líneas, la Plantilla de documento financiero y la Plantilla de documento. Las tres te ahorran trabajo de escritura en tu próximo documento, pero cada una lo hace a su manera. Este artículo te ayuda, como punto de partida, a elegir el concepto adecuado para tu caso; para los pasos detallados enlazamos en cada caso al artículo correspondiente.
Dónde encuentras los tres tipos de plantilla
- Abre Ajustes en el menú de navegación de la izquierda.
- Haz clic en Plantillas en la barra lateral.
- Haz clic arriba a la derecha en Nueva plantilla. En el desplegable verás, entre otras, las opciones Plantilla de líneas y Plantilla de documento financiero.
La Plantilla de documento no se crea desde este desplegable, sino directamente en un presupuesto o una factura ya terminados con el botón Guardar como plantilla. Después, los tres tipos de plantilla aparecen como filas propias en el centro de plantillas y puedes mostrarlos por separado con los chips de filtro.
Plantilla de líneas, plantilla de documento financiero o plantilla de documento: ¿cuál es la diferencia?
| Plantilla de líneas | Plantilla de documento financiero | Plantilla de documento | |
|---|---|---|---|
| Contiene | Solo nombre, descripción y las líneas (con secciones) | Un documento completo: líneas más vencimiento, responsable y diseño | Un documento existente completamente rellenado como modelo para clonarlo 1:1 |
| Para qué sirve | Un conjunto de líneas que insertas en tantos presupuestos o facturas como quieras | Un tipo de documento completo que vuelves a configurar para casos recurrentes | Un documento ya terminado como modelo 1:1 para copiar en documentos nuevos |
| No requiere tipo de documento | Sí: se puede usar igual en presupuestos, facturas y albaranes | No: al crearla defines para qué tipo de documento es válida | No: adopta el tipo de documento y todos los datos de cabecera del documento de origen |
| Cómo se crea | Ajustes > Plantillas > Nueva plantilla, o directamente desde un documento con Guardar como plantilla de líneas | Ajustes > Plantillas > Nueva plantilla | Directamente en un documento financiero terminado con Guardar como plantilla |
Ejemplo rápido: plantilla de líneas
Vendes a menudo un paquete de «Importe fijo de bebidas» con cuatro líneas fijas. En lugar de escribirlas de nuevo cada vez, las guardas una vez como plantilla de líneas y las insertas en cada presupuesto o factura nuevos con Insertar líneas desde plantilla, con independencia del tipo de documento. También puedes crear una plantilla de líneas directamente desde un documento existente: con Guardar como plantilla de líneas en la tabla de líneas guardas la composición actual sin salir del editor.
Todos los pasos: Crear y usar plantillas de líneas financieras
Ejemplo rápido: plantilla de documento financiero
Para las bodas siempre redactas un presupuesto con las mismas líneas estándar, el mismo periodo de validez, el mismo responsable y el mismo diseño. En lugar de configurarlo todo de nuevo cada vez, creas una plantilla de documento financiero «Presupuesto boda» que reúne líneas, vencimiento, responsable y diseño en un solo paso.
Todos los pasos: Crear y usar plantillas de documento financiero
Ejemplo rápido: plantilla de documento
Tienes un presupuesto ya terminado que quieres reutilizar 1:1 como plantilla para documentos futuros, con todas las líneas y los datos de cabecera, tal como está ahora. En lugar de montar de nuevo una plantilla de documento financiero, haces clic en Guardar como plantilla en el documento terminado. Al crear un documento nuevo, la eliges con Nuevo documento > Plantillas > Usar y obtienes una copia 1:1 completa de la cabecera y las líneas.
Todos los pasos: Crear y usar plantillas de documento financiero
¿Y cómo quedará mi PDF al final?
Ni la plantilla de líneas ni la plantilla de documento financiero determinan cómo se diseña tu PDF. Los colores, el logotipo y las secciones que aparecen en el documento los defines por separado mediante un Diseño. Una plantilla de documento financiero puede hacer referencia a un diseño, pero el diseño en sí lo gestionas de forma independiente.
Todos los pasos: ¿Cómo creo diseños para documentos financieros?
Preguntas frecuentes
¿Tengo que decidirme por uno de los tipos de plantilla? No. Puedes usar los tres en paralelo: por ejemplo, una plantilla de documento financiero como base para presupuestos recurrentes, plantillas de líneas para conjuntos de líneas concretos que insertas en documentos muy distintos, y una plantilla de documento para un documento ya terminado que quieres clonar 1:1.
¿Dónde encuentro las plantillas que ya he guardado? En Ajustes > Plantillas. El centro de plantillas muestra allí juntas las plantillas de líneas, las plantillas de documento financiero y las plantillas de documento, con chips de filtro para acotar por tipo.
Antes había creado una «Plantilla de líneas» con vencimiento, responsable y diseño: ¿qué ha pasado con ella? Esas plantillas se llaman ahora, con el nombre correcto, Plantilla de documento financiero y aparecen en el centro de plantillas con ese nombre. Tus plantillas existentes se han conservado; solo se ha corregido la denominación.
¿Qué tipo de plantilla necesito si solo quiero insertar un menú recurrente como líneas? Entonces basta con una plantilla de líneas. El vencimiento, el responsable y el diseño los configuras por separado en cada documento cuando haga falta.