Team-Mitglieder anlegen & einladen
Nach dieser Anleitung legst du neue Mitarbeitende in Univents an, vergibst Zugang für Manager und Mitarbeiter-Portal und weißt, wie du bei einer größeren Team-Übernahme vorgehst – einen Excel-Import für Team-Mitglieder gibt es aktuell nicht.
Neue Mitarbeitende legst du in Univents direkt im Bereich Personal an – über ein kurzes Formular, das du bei mehreren gleichartigen Rollen mit Vorlagen beschleunigst. Diese Anleitung richtet sich an alle, die ihr Team pflegen, neue Kräfte onboarden oder Zugang zu App und Mitarbeiter-Portal vergeben wollen.
So öffnest du die Mitarbeiterliste
- Wechsle in der linken Navigation zu Personal.
- Klicke auf den Tab Mitarbeiter.
- Du siehst alle aktiven Teammitglieder als Karten sowie eine KPI-Leiste mit Teamgröße, Manager-Anzahl, Vertragsstunden und Anzahl der Vorlagen.
Neues Teammitglied anlegen
- Klicke rechts oben auf Mitarbeiter (Button mit dem Plus-Symbol).
- Das Formular Neuer Mitarbeiter öffnet sich.
- Fülle Vorname, Nachname und E-Mail aus – alle drei sind Pflichtfelder. Telefon ist optional.
- Wähle unter Art entweder Manager (Leitungsfunktion, mit App-Zugang) oder Helfer (Aushilfe, Servicekraft).
- Trage bei Bedarf Position, h / Woche und Urlaubstage ein – diese Werte fließen in Zeitsaldo und Urlaubsplanung ein.
- Optional: Verknüpfe unter Lohn-Produkt ein Produkt aus dem Inventar als Abrechnungsgrundlage, und ergänze Skills als Tags.
- Klicke auf Mitarbeiter anlegen.
Das Profil erscheint sofort als Karte in der Mitarbeiterliste und lässt sich per Klick weiter bearbeiten.
Zugang zur App und zum Mitarbeiter-Portal
Der Zugang unterscheidet sich je nach Art:
- Manager erhalten beim Anlegen automatisch eine Einladungs-Mail mit Login zur App. Dabei wählst du eine Zugriffsrolle, die festlegt, welche Module der Manager sieht (Rollen legst du unter Einstellungen → Rollen an). Ist im aktuellen Tarif kein Admin-Platz mehr frei, zeigt dir Univents vor dem Anlegen die monatlichen Zusatzkosten und du bestätigst bewusst.
- Helfer bekommen keinen App-Login. Sobald ein Helfer das erste Mal einer Schicht zugewiesen wird, erhält er automatisch Zugriff auf das Mitarbeiter-Portal über einen Link in der Schicht-Mail – ein separates Passwort ist nicht nötig.
- Willst du eine bestehende Hilfskraft nachträglich zum Manager machen: Öffne die Detailseite des Mitarbeiters und klicke auf Als Manager einladen.
Viele Mitglieder schnell anlegen – mit Vorlagen
Wenn du mehrere Personen mit ähnlichen Vertragskonditionen anlegst, lohnt sich eine Vorlage. Sie befüllt Art, Position, Wochenstunden, Stundenlohn, Urlaubstage und Skills beim Anlegen automatisch vor.
Vorlage erstellen:
- Klicke im Tab Mitarbeiter auf Vorlagen (Button rechts oben neben dem Plus-Button).
- Klicke im Dialog Mitarbeiter-Vorlagen auf Neue Vorlage.
- Gib einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. Service Vollzeit.
- Fülle die gewünschten Standardwerte für Art, Position, h / Woche, € / Stunde und Urlaubstage aus.
- Klicke auf Vorlage anlegen.
Vorlage beim Anlegen nutzen:
- Öffne das Formular Neuer Mitarbeiter über den Button Mitarbeiter.
- Wähle im Abschnitt Vorlage unter Vorlage anwenden deine Vorlage aus dem Dropdown.
- Die Felder werden automatisch befüllt – du gibst nur noch Vorname, Nachname und E-Mail ein.
- Klicke auf Mitarbeiter anlegen.
Felder im Überblick
| Feld | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|
| Vorname | Ja | Vorname des Teammitglieds |
| Nachname | Ja | Nachname des Teammitglieds |
| Ja | Für Login (Manager) bzw. Mitarbeiter-Portal-Zugang (Helfer) | |
| Telefon | Nein | Kontaktnummer |
| Art | Nein (Standard: Helfer) | Manager oder Helfer |
| Position | Nein | Freitext, z. B. Servicekraft Tagschicht |
| h / Woche | Nein | Vertragliche Wochenstunden für den Zeitsaldo |
| Urlaubstage | Nein | Jährlicher Urlaubsanspruch |
| Lohn-Produkt | Nein | Verknüpfung mit einem Lohnprodukt aus dem Inventar |
| Skills | Nein | Kompetenzen als Tags, z. B. Barista |
Größere Team-Übernahme – Univents-Team kontaktieren
Für Produkte, Kontakte und Events gibt es einen eigenen Excel-Import-Assistenten (siehe Produkte, Kontakte und Events per Excel importieren). Für Team-Mitglieder gibt es diesen Self-Service-Import aktuell nicht.
Willst du ein bestehendes Team aus einem anderen System übernehmen, schick uns eine strukturierte Liste über den Hilfe-Button in der App oder an support@univents.app – wir führen den Import für dich durch und melden uns nach der Übertragung.
Häufige Fragen
Muss ich für jeden Helfer eine E-Mail-Adresse haben? Ja, seit Kurzem ist die E-Mail-Adresse bei der Anlage Pflicht – auch für Helfer. Sie wird für den automatischen Zugang zum Mitarbeiter-Portal bei der ersten Schichtzuweisung benötigt.
Kostet jeder neue Manager extra? Nur wenn dein Tarif keinen freien Admin-Platz mehr hat. In dem Fall zeigt dir Univents vor der Einladung die Zusatzkosten pro Monat und du entscheidest, ob du fortfährst.
Wie plane ich Schichten für neu angelegte Mitarbeitende? Sobald das Profil angelegt ist, kannst du die Person im Dispositions-Board für die Personalplanung einer Schicht zuweisen.
Was passiert mit Schichten und Zeiterfassung, wenn jemand das Team verlässt? Archiviere die Person über die Detailansicht mit Archivieren statt sie zu löschen – Schichten und Zeiterfassungen bleiben erhalten.
Tipps
- Vorlagen zuerst anlegen: Erstelle alle Vorlagen, bevor du mit dem Anlegen der Profile beginnst. Das spart bei großen Teams die meiste Zeit.
- Eigene E-Mail-Adresse pro Person: Jeder Mitarbeiter braucht eine eigene E-Mail – teilt sich eine Adresse mehrere Profile, blockiert das die Einladung bzw. den Portal-Zugang.
- Daten nachträglich ergänzen: Adresse, Notfallkontakt und weitere Felder pflegst du jederzeit über die Detailansicht nach – du musst beim Anlegen nicht alles ausfüllen.
- Mitarbeiter-Portal: Wie Helfer ihre Schichten im Portal einsehen und bestätigen, steht in Mitarbeiter-Portal: Schichten.