Gastenlijst en reacties: wie er komt en wat diegene niet eet

Bij een bruiloft met 80 gasten kom je er niet met mondelinge toezeggingen. Om te weten wie er echt komt en wie welke allergie heeft, heeft elk evenement in Univents een Gastenlijst — en een uitnodigingslink waarmee je gasten zichzelf inschrijven. Beide komen uiteindelijk terecht waar ze nodig zijn: bij de planning van de aantallen.

In de video zie je de gastlink vanuit het perspectief van een gast — bevestiging, begeleider, dieet en allergieën — en hoe je gasten zelf in het evenement aanmaakt of links verstuurt.

Video afspelen1:29

De afzonderlijke stappen kun je hieronder ook nalezen.

De gastenlijst in het evenement

Je vindt de lijst op het tabblad Gasten van het evenement. Bovenaan staan de cijfers die voor jou belangrijk zijn:

• Bevestigd, Open, Afgemeld en Begeleiders — hoeveel gasten hebben bevestigd, hoeveel nog open staan, hoeveel er zich hebben afgemeld en hoeveel medegasten er meekomen.
• Daaronder de regel waarmee je plant: X Bevestigd (+Y Begeleiders) · gepland: Z. Zo zie je direct of je geplande aantal gasten nog overeenkomt met de werkelijke reacties.

In de lijst zelf staan bij elke gast de naam, de RSVP-status (Bevestigd, Open of Afgemeld), het aantal Medegasten, het Dieet, de Allergenen en de Notities. Gasten die zich via de uitnodigingslink hebben ingeschreven, zijn gemarkeerd als Gastlink; meldt dezelfde naam zich twee keer aan, dan wijst de melding mogelijk dubbel je daarop.

Met Exporteren als CSV haal je de actuele stand op als tabel — handig als de tafelindeling ergens anders wordt gemaakt.

Gasten zelf toevoegen

Niet elke gast vult een formulier in, en sommige bevestigingen komen telefonisch binnen. Met Gast toevoegen maak je direct een gast aan:

• Naam (verplicht) en E-mail (optioneel)
• RSVP-status — Bevestigd, Open of Afgemeld
• Medegasten — omhoog en omlaag tellen
• Dieet — vegetarisch, veganistisch, pescotarisch, halal, koosjer, glutenvrij, lactosevrij
• Allergenen — van glutenbevattende granen via schaaldieren, eieren, vis, pinda’s, soja, melk, noten, selderij, mosterd, sesam en sulfiet tot lupine en weekdieren
• Ernst — intolerantie, allergie of anafylaxie
• Opmerking — vrije tekst, bijvoorbeeld voor het dieet van een medegast

Dit alles kun je later weer wijzigen via het potloodpictogram bij de gast.

Sla de ernst niet over. Bij een allergie maakt het in de keuken het verschil of iemand „geen lactose verdraagt” of „anafylactisch reageert”. De kaart Dieet & allergieën waarschuwt je zodra zo’n geval in de gastenlijst staat.

Reacties verzamelen: de gastlink

Om gasten zichzelf te laten inschrijven heb je een uitnodigingslink nodig. Op de gastenpagina vind je daarvoor de kaart Gastlink (RSVP):

1. Gastlink aanmaken — maakt de link aan en slaat hem op als Uitnodigingslink.
2. Link kopiëren — je stuurt de link via je gebruikelijke kanaal naar de gasten (e-mail, chat, uitnodigingskaart).
3. Weergaven en Beantwoorden laten je daarnaast zien hoe vaak de link is geopend en hoeveel bevestigingen daarmee binnenkwamen.

Je kunt ook een maximum instellen: vul onder Max. gasten (optioneel) een getal in en bevestig met Overnemen. Zonder invoer (geen limiet) accepteert de link zoveel bevestigingen als er binnenkomen.

Univents verstuurt de uitnodiging niet zelf. Jij krijgt de link en deelt hem uit — zo houd je zelf in handen wie de uitnodiging wanneer krijgt.

Wat de gast ziet

De link leidt naar een overzichtelijke pagina. De gast krijgt de vraag Kom je? — met de keuze Ik kom of Ik kan niet. Daarnaast vult de gast in:

• de naam (Je naam, plaatshouder Voor- en achternaam)
• het aantal begeleiders
• Dieet, Allergieën en Ernst
• een Notitie, bijvoorbeeld „Begeleider eet vegetarisch …”

Voordat het antwoord wordt verstuurd, bevestigt de gast de toestemming dat de dieet- en allergiegegevens voor de catering van dit evenement aan jou worden doorgegeven en samen met het evenement worden verwijderd. Zonder deze bevestiging worden de gegevens niet doorgegeven — ze zijn vrijwillig en bijzonder beschermd.

Na het versturen ziet de gast een bevestiging met twee dingen die goed zijn om te weten:

• een persoonlijke link waarmee de gast zijn of haar antwoord tot aan het evenement op elk moment kan wijzigen, plus Link kopiëren en Per e-mail versturen om de link naar zichzelf te sturen
• de opmerking dat deze link, net als een ticket, alleen voor die gast bedoeld is

Als de link niet meer past

De uitnodigingslink is geen wegwerpding, maar een toegang die jij beheert:

• Opnieuw genereren maakt de bestaande link ongeldig — bijvoorbeeld als hij in verkeerde handen is gevallen. Bewerkingslinks die gasten al hebben ontvangen blijven geldig, dus hun antwoorden gaan niet verloren.
• Deactiveren sluit de aanmelding: via de link komen geen nieuwe bevestigingen meer binnen. Je kunt later een nieuwe link aanmaken.
• Loopt de link dood — omdat hij opnieuw is gegenereerd, ongeldig is of de gastenlijst vol is — dan zien gasten een passende melding met het verzoek contact op te nemen met de gastheer.

Dieet en allergieën in één oogopslag

Voor de keuken telt niet de individuele gast, maar het totaal. De kaart Dieet & allergieën vat de lijst samen:

• X komen — het aantal gasten dat heeft bevestigd
• Eetwensen en Allergenen met hun aantallen
• Notities als platte tekst
• en, indien aanwezig, de waarschuwing Let op: anafylactische allergie onder de gasten.

Dezelfde gegevens staan in het Function Sheet van het evenement, in het onderdeel Gasten & dieetwensen. Zo werkt de productie met de cijfers uit de gastenlijst in plaats van ze over te typen.

Aantal gasten overnemen

Wijken de bevestigingen sterk af van je planning, dan moet de calculatie meebewegen. Met Aantal gasten overnemen zet je het geplande aantal gasten op de actuele stand van de lijst. Is er al een offerte, dan ontstaat er een opnieuw doorgerekende versie — je ziet de wijziging dus niet alleen in de planning, maar ook in het document.

Het overnemen met een nieuwe offerteversie zit niet in elk abonnement. Is deze functie geblokkeerd, dan laat Univents je weten waar je moet kijken.

Je klant kan dit ook

De gastenlijst is niet alleen van jou: in het EventHub-klantenportaal heeft je klant onder Gasten dezelfde lijst en dezelfde uitnodigingslink. Je klant kan zelf gasten toevoegen — of de link pakken en zelf naar de gasten sturen. Wat je klant daar ziet en wat je daarvoor per evenement instelt, lees je in het artikel EventHub-klantenportaal: wat je klant online kan zien en doen.