Lista de convidados e respostas: quem vem e o que não come

Num casamento com 80 convidados, nenhuma confirmação chega de viva voz. Para saber quem vem de facto e quem tem alergias, cada evento no Univents tem uma Lista de convidados — e um link de convite, através do qual os convidados se registam por si. Ambos acabam onde são necessários: no planeamento das quantidades.

No vídeo, o link do convidado é mostrado do ponto de vista de um convidado — confirmação, acompanhante, dieta e alergias — e ainda como adicionar convidados no próprio evento ou enviar links.

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Os passos individuais estão também descritos abaixo.

A lista de convidados no evento

Encontra-se no separador Convidados do evento. Na parte superior estão os números que interessam:

• Confirmados, Em aberto, Recusados e Acompanhantes — quantos convidados confirmaram, quantos continuam em aberto, quantos recusaram e quantos acompanhantes vêm.
• Por baixo, a linha a partir da qual se planeia: X Confirmados (+Y Acompanhantes) · planeado: Z. Aqui vê-se logo se o número de convidados planeado ainda corresponde às respostas reais.

Na própria lista, cada convidado mostra o nome, o Estado da confirmação (Confirmado, Em aberto ou Recusado), o número de Acompanhantes e o respetivo Regime alimentar, Alergénios e Observações. Os convidados que se registaram através do link de convite estão assinalados com Link do convidado; se o mesmo nome responder duas vezes, o aviso possível duplicado chama a atenção para isso.

Com Exportar como CSV, o estado atual sai em formato de tabela — útil quando a disposição dos lugares é feita noutro sítio.

Adicionar convidados manualmente

Nem todos os convidados preenchem um formulário e algumas confirmações chegam por telefone. Com Adicionar convidado, o convidado é criado diretamente:

• Nome (obrigatório) e E-mail (opcional)
• Estado da confirmação — Confirmado, Em aberto ou Recusado
• Acompanhantes — aumentar e diminuir
• Regime alimentar — vegetariano, vegano, pescetariano, halal, kosher, sem glúten, sem lactose
• Alergénios — desde cereais com glúten, passando por crustáceos, ovos, peixe, amendoins, soja, leite, frutos de casca rija, aipo, mostarda, sésamo e sulfitos, até tremoços e moluscos
• Gravidade — intolerância, alergia ou anafilaxia
• Observação — texto livre, por exemplo para a dieta de um acompanhante

Tudo isto pode ser alterado mais tarde através do ícone de lápis junto ao convidado.

Não saltar a gravidade. No caso de uma alergia, a diferença entre «não tolera lactose» e «reage de forma anafilática» faz toda a diferença na cozinha. O cartão Dieta e alergias emite um aviso assim que um caso destes consta da lista de convidados.

Recolher respostas: o link do convidado

Para que os convidados se registem por si, é necessário um link de convite. Na página de convidados, o cartão Link do convidado (confirmação) serve para isso:

1. Criar link do convidado — gera o link e guarda-o como Link de convite.
2. Copiar link — o link é enviado aos convidados pelo meio habitual (e-mail, chat, convite impresso).
3. Visualizações e Respostas mostram, ao lado, quantas vezes o link foi aberto e quantas confirmações entraram através dele.

Também é possível definir um limite máximo: introduzir um número em N.º máx. de convidados (opcional) e confirmar com Aplicar. Sem indicação (sem limite), o link aceita todas as confirmações que chegarem.

O Univents não envia o convite por si. O link fica disponível e é distribuído por si — assim, é o utilizador quem decide quem recebe o convite e quando.

O que o convidado vê

O link conduz a uma página simples. Ao convidado é perguntado: Vai comparecer? — com as opções Estarei presente ou Não posso ir. Além disso, indica:

• o seu nome (Nome, marcador de posição Nome e apelido)
• o número de acompanhantes
• Regime alimentar, Alergias e Gravidade
• uma Nota, por exemplo «O acompanhante come vegetariano …»

Antes de a resposta ser enviada, o convidado confirma o consentimento para que as indicações de dieta e alergias sejam transmitidas, para efeitos de alimentação neste evento, e eliminadas juntamente com o evento. Sem esta confirmação, as indicações não são transmitidas — são facultativas e especialmente protegidas.

Depois do envio, o convidado vê uma confirmação com duas informações que deve conhecer:

• um link pessoal, com o qual pode alterar a resposta a qualquer momento até ao evento, além de Copiar link e Enviar por e-mail, para o enviar a si próprio
• o aviso de que este link, tal como um bilhete, é só para ele

Quando o link deixa de servir

O link de convite não é descartável, mas sim um acesso que o utilizador controla:

• Gerar novo invalida o link anterior — por exemplo, se tiver chegado a mãos erradas. Os links de edição que os convidados já receberam continuam válidos, pelo que as respetivas respostas não se perdem.
• Desativar encerra o registo: através do link deixam de entrar novas confirmações. Mais tarde, é possível criar um novo link.
• Se o link não levar a lado nenhum — porque foi gerado de novo, é inválido ou a lista de convidados está cheia —, os convidados veem uma mensagem adequada, com a indicação de contactarem o anfitrião.

Dieta e alergias num relance

Para a cozinha, o que conta não é o convidado individual, mas o total. O cartão Dieta e alergias resume a lista:

• X presentes — o número de convidados que confirmaram
• Regimes alimentares e Alergénios com as respetivas quantidades
• Observações em texto simples
• e, se existir, o aviso Atenção: alergia anafilática entre os convidados.

As mesmas indicações constam do Function Sheet do evento, na secção Convidados e regimes alimentares. Assim, a produção trabalha com os números que estão na lista de convidados, em vez de os copiar à mão.

Aplicar número de convidados

Quando as confirmações se afastam muito do planeado, o cálculo tem de acompanhar. Com Aplicar número de convidados, o número de convidados planeado passa a corresponder ao estado atual da lista. Se já existir um orçamento, é criada uma versão recalculada — a alteração fica, assim, visível não só no planeamento, mas também no documento.

A aplicação com nova versão do orçamento não está incluída em todos os planos. Se estiver bloqueada, o Univents indica onde consultar.

O cliente também pode fazer isto

A lista de convidados não pertence só ao utilizador: no portal do cliente EventHub, o cliente tem a mesma lista e o mesmo link de convite em Convidados. Pode adicionar convidados por si — ou pegar no link e enviá-lo ele próprio aos seus convidados. O que o cliente vê aí e o que se configura em cada evento para o permitir está descrito no artigo Portal do cliente EventHub: o que o cliente pode ver e fazer online.