Lista de invitados y respuestas: quién viene y qué no come
Con este artículo gestionarás la lista de invitados de un evento, recogerás las confirmaciones junto con los datos de dieta y alergias mediante un enlace de invitación y sabrás dónde acaban esos datos en el Function Sheet.
En una boda con 80 invitados, nadie te confirma la asistencia de viva voz. Para saber quién viene de verdad y quién tiene qué alergia, cada evento de Univents cuenta con una Lista de invitados y con un enlace de invitación a través del cual tus invitados se apuntan por su cuenta. Ambos acaban donde hacen falta: en la planificación de las cantidades.
En el vídeo ves el enlace de invitado desde el punto de vista de un invitado (confirmación, acompañante, dieta y alergias) y cómo añadir invitados directamente en el evento o enviar enlaces.
Los pasos concretos los tienes también por escrito a continuación.
La lista de invitados en el evento
La encuentras en la pestaña Invitados del evento. Arriba aparecen las cifras que te interesan:
- Confirmados, Abierto, Rechazados y Acompañantes: cuántos invitados han confirmado, cuántos siguen pendientes, cuántos han rechazado y cuántos acompañantes vienen.
- Debajo, la línea sobre la que planificas: X confirmados (+Y acompañantes) · previstos: Z. Así ves enseguida si el número de invitados previsto sigue encajando con las respuestas reales.
En la propia lista figuran, de cada invitado, el nombre, el Estado de confirmación (Confirmado, Abierto o Rechazado), el número de Acompañantes y su Dieta, Alérgenos y Notas. Los invitados que se han registrado a través del enlace de invitación aparecen marcados como Enlace de invitado; si el mismo nombre se registra dos veces, el aviso posible duplicado te lo indica.
Con Exportar como CSV obtienes el estado actual en forma de tabla, algo práctico si la distribución de mesas se prepara en otra herramienta.
Añadir invitados tú mismo
No todos los invitados rellenan un formulario, y algunas confirmaciones llegan por teléfono. Con Añadir invitado das de alta a un invitado directamente:
- Nombre (obligatorio) y Correo electrónico (opcional)
- Estado de confirmación: Confirmado, Abierto o Rechazado
- Acompañantes: sube o baja el contador
- Dieta: vegetariana, vegana, pescetariana, halal, kosher, sin gluten, sin lactosa
- Alérgenos: desde cereales con gluten, crustáceos, huevos, pescado, cacahuetes y soja hasta leche, frutos de cáscara, apio, mostaza, sésamo y sulfitos, altramuces y moluscos
- Gravedad: intolerancia, alergia o anafilaxia
- Nota: texto libre, por ejemplo para la dieta de un acompañante
Todo ello puedes modificarlo después con el icono del lápiz junto al invitado.
No te saltes la gravedad. En el caso de una alergia, la diferencia entre «no tolera la lactosa» y «reacciona con anafilaxia» lo cambia todo en la cocina. La tarjeta Dieta y alergias te avisa en cuanto hay un caso así en la lista de invitados.
Recoger respuestas: el enlace de invitado
Para que los invitados se apunten por su cuenta necesitas un enlace de invitación. Para ello, en la página de invitados está la tarjeta Enlace de invitado (confirmación):
- Crear enlace de invitado: genera el enlace y lo guarda como Enlace de invitación.
- Copiar enlace: se lo envías a los invitados por el canal que uses habitualmente (correo electrónico, chat, tarjeta de invitación).
- Visitas y Respuestas te muestran, junto a él, cuántas veces se ha abierto el enlace y cuántas confirmaciones han llegado a través de él.
Además puedes fijar un límite máximo: introduce un número en Máx. de invitados (opcional) y confirma con Aplicar. Sin ningún valor (sin límite), el enlace acepta tantas confirmaciones como lleguen.
Univents no envía la invitación por sí mismo. Recibes el enlace y lo repartes tú; así sigues decidiendo quién recibe la invitación y cuándo.
Lo que ve el invitado
El enlace lleva a una página sencilla. Al invitado se le pregunta: ¿Vienes?, con las opciones Voy o No puedo ir. Además, indica:
- su nombre (Tu nombre, marcador Nombre y apellidos)
- el número de acompañantes
- Dieta, Alergias y Gravedad
- una Nota, por ejemplo «Mi acompañante come vegetariano …»
Antes de enviar la respuesta, confirma su consentimiento para que sus datos de dieta y alergias se te transmitan para el catering de este evento y se eliminen junto con el evento. Sin esa confirmación, los datos no se transmiten: son voluntarios y están especialmente protegidos.
Tras enviar, el invitado ve una confirmación con dos cosas que debe conocer:
- un enlace personal con el que puede modificar su respuesta en cualquier momento hasta el evento, además de Copiar enlace y Enviar por correo para mandárselo a sí mismo
- el aviso de que este enlace es solo suyo, como una entrada
Cuando el enlace ya no te sirve
El enlace de invitación no es algo desechable, sino un acceso que controlas tú:
- Regenerar invalida el enlace anterior, por ejemplo si ha caído en malas manos. Los enlaces de edición que los invitados ya han recibido siguen siendo válidos, así que sus respuestas no se pierden.
- Desactivar cierra el registro: por el enlace ya no entran nuevas confirmaciones. Más adelante puedes crear un enlace nuevo.
- Si el enlace no lleva a ninguna parte (porque se ha regenerado, no es válido o la lista de invitados está completa), los invitados ven un mensaje adecuado que les indica que se pongan en contacto con el anfitrión.
Dieta y alergias de un vistazo
Para la cocina no cuenta el invitado individual, sino el total. La tarjeta Dieta y alergias resume la lista:
- X vienen: el número de invitados que han confirmado
- Dietas y Alérgenos con sus respectivos recuentos
- Notas en texto plano
- y, si los hay, el aviso Atención: hay alergia anafiláctica entre los invitados.
Estos mismos datos figuran en el Function Sheet del evento, en la sección Invitados y dietas. Así, la producción trabaja con las cifras que constan en la lista de invitados en lugar de copiarlas a mano.
Aplicar el número de invitados
Cuando las confirmaciones se alejan mucho de tu planificación, el cálculo tiene que acompañarlas. Con Aplicar número de invitados ajustas el número de invitados previsto al estado actual de la lista. Si ya existe un presupuesto, se crea una versión recalculada, de modo que el cambio se ve no solo en la planificación, sino también en el documento.
Aplicar el número con una nueva versión del presupuesto no está incluido en todos los planes. Si está bloqueado, Univents te indica dónde consultarlo.
Tu cliente también puede hacerlo
La lista de invitados no es solo tuya: en el portal de clientes EventHub, tu cliente tiene en Invitados la misma lista y el mismo enlace de invitación. Puede añadir invitados por su cuenta o coger el enlace y enviarlo él mismo a sus invitados. Lo que ve allí y lo que configuras tú para cada evento se explica en el artículo Portal de clientes EventHub: qué puede ver y hacer tu cliente en línea.