Liste d’invités et réponses : qui vient, et ce qu’il ne mange pas

Pour un mariage de 80 invités, aucune confirmation n'arrive par simple bouche-à-oreille. Pour savoir qui vient réellement et qui a quelle allergie, chaque événement dans Univents dispose d'une Liste d'invités — et d'un lien d'invitation par lequel vos invités s'inscrivent eux-mêmes. Les deux aboutissent au final là où on en a besoin : dans la planification des quantités.

Dans la vidéo, vous voyez le lien invité du point de vue d'un invité — réponse, accompagnant, régime et allergies — et comment ajouter vous-même des invités dans l'événement ou envoyer des liens.

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Vous retrouvez aussi les différentes étapes ci-dessous, à lire à votre rythme.

La liste d'invités dans l'événement

Vous la trouvez dans l'onglet Invités de l'événement. En haut figurent les chiffres qui vous intéressent :

• Confirmés, Ouvert, Déclinés et Accompagnants — combien d'invités ont confirmé, combien n'ont pas encore répondu, combien ont décliné et combien d'accompagnants viennent.
• En dessous, la ligne à partir de laquelle vous planifiez : X Confirmés (+Y Accompagnants) · prévu : Z. Vous voyez ainsi immédiatement si le nombre d'invités que vous avez prévu correspond encore aux réponses réelles.

Dans la liste elle-même figurent, pour chaque invité, le nom, le Statut de réponse (Accepté, Ouvert ou Décliné), le nombre d'Accompagnants ainsi que son Régime alimentaire, ses Allergènes et ses Remarques. Les invités inscrits via le lien d'invitation sont repérés par Lien invité ; si le même nom s'inscrit deux fois, l'indication doublon possible vous le signale.

Avec Exporter en CSV, vous obtenez l'état actuel sous forme de tableau — pratique si le plan de table est établi ailleurs.

Ajouter des invités vous-même

Tous les invités ne remplissent pas un formulaire, et certaines confirmations arrivent par téléphone. Avec Ajouter un invité, vous créez directement un invité :

• Nom (obligatoire) et E-mail (facultatif)
• Statut de réponse — Accepté, Ouvert ou Décliné
• Accompagnants — augmenter ou diminuer le nombre
• Régime alimentaire — végétarien, végan, pescétarien, halal, casher, sans gluten, sans lactose
• Allergènes — des céréales contenant du gluten aux lupins et aux mollusques, en passant par les crustacés, les œufs, le poisson, les arachides, le soja, le lait, les fruits à coque, le céleri, la moutarde, le sésame et les sulfites
• Gravité — intolérance, allergie ou anaphylaxie
• Remarque — texte libre, par exemple pour le régime d'un accompagnant

Vous pouvez tout modifier par la suite via l'icône en forme de crayon sur la fiche de l'invité.

Ne négligez pas le champ Gravité. En cas d'allergie, la différence entre « ne supporte pas le lactose » et « réagit de façon anaphylactique » change tout en cuisine. La carte Régimes et allergies vous avertit dès qu'un tel cas figure dans la liste d'invités.

Recueillir les réponses : le lien invité

Pour que les invités s'inscrivent eux-mêmes, vous avez besoin d'un lien d'invitation. Sur la page Invités, c'est la carte Lien invité (RSVP) qui s'en charge :

1. Créer un lien invité — génère le lien et l'enregistre comme Lien d'invitation.
2. Copier le lien — vous l'envoyez aux invités par votre canal habituel (e-mail, messagerie, carton d'invitation).
3. Vues et Réponses vous indiquent à côté combien de fois le lien a été ouvert et combien de confirmations sont arrivées par ce biais.

Vous pouvez en outre fixer une limite : saisissez un nombre sous Max. d'invités (facultatif) et validez avec Appliquer. Sans saisie (sans limite), le lien accepte autant de confirmations qu'il en arrive.

Univents n'envoie pas lui-même l'invitation. Vous recevez le lien et vous le diffusez — c'est donc vous qui décidez qui reçoit l'invitation et quand.

Ce que voit l'invité

Le lien mène à une page épurée. On demande à l'invité : Serez-vous des nôtres ? — avec Je serai là ou Je ne peux pas venir. Il renseigne en outre :

• son nom (Votre nom, texte indicatif Prénom et nom)
• le nombre de ses accompagnants
• son Régime alimentaire, ses Allergies et la Gravité
• une Note, par exemple « Mon accompagnant est végétarien … »

Avant l'envoi de sa réponse, l'invité confirme son consentement à ce que ses indications de régime et d'allergies vous soient transmises pour la restauration de cet événement et soient supprimées avec l'événement. Sans cette confirmation, les indications ne sont pas transmises — elles sont facultatives et particulièrement protégées.

Après l'envoi, l'invité voit une confirmation avec deux éléments qu'il doit connaître :

• un lien personnel qui lui permet de modifier sa réponse à tout moment jusqu'à l'événement, ainsi que Copier le lien et Envoyer par e-mail pour se l'envoyer à lui-même
• l'indication que ce lien, comme un billet, n'est destiné qu'à lui

Quand le lien ne convient plus

Le lien d'invitation n'est pas un lien jetable, mais un accès que vous contrôlez :

• Régénérer invalide le lien actuel — par exemple s'il est tombé entre de mauvaises mains. Les liens de modification que les invités ont déjà reçus restent valides ; leurs réponses ne sont donc pas perdues.
• Désactiver ferme les inscriptions : plus aucune nouvelle confirmation n'arrive via le lien. Vous pouvez créer un nouveau lien plus tard.
• Si le lien ne mène nulle part — parce qu'il a été régénéré, qu'il est invalide ou que la liste d'invités est complète — les invités voient un message adapté qui les invite à contacter l'hôte.

Régimes et allergies en un coup d'œil

Pour la cuisine, ce n'est pas l'invité pris individuellement qui compte, mais le total. La carte Régimes et allergies résume la liste :

• X viennent — le nombre d'invités ayant confirmé
• Régimes alimentaires et Allergènes avec leurs effectifs respectifs
• Remarques en texte brut
• et, le cas échéant, l'avertissement Attention : allergie anaphylactique parmi les invités.

Ces mêmes informations figurent dans le Function Sheet de l'événement, dans la section Invités & régimes alimentaires. La production travaille ainsi avec les chiffres de la liste d'invités au lieu de les recopier.

Reprendre le nombre d'invités

Lorsque les confirmations s'écartent fortement de votre planification, le calcul doit suivre. Avec Reprendre le nombre d'invités, vous alignez le nombre d'invités prévu sur l'état actuel de la liste. Si un devis existe déjà, une version recalculée est créée — vous voyez donc la modification non seulement dans la planification, mais aussi dans le document.

La reprise avec nouvelle version de devis n'est pas incluse dans toutes les formules. Si elle est verrouillée, Univents vous indique où vérifier.

Votre client peut aussi le faire

La liste d'invités n'appartient pas qu'à vous : dans le portail client EventHub, votre client dispose, sous Invités, de la même liste et du même lien d'invitation. Il peut ajouter lui-même des invités — ou prendre le lien et l'envoyer lui-même à ses invités. Ce qu'il y voit et ce que vous réglez pour cela pour chaque événement est expliqué dans l'article Portail client EventHub : ce que votre client peut voir et faire en ligne.