Lista gości i odpowiedzi: kto przyjdzie i czego nie je

Na weselu z 80 gośćmi potwierdzeń nie zbierzesz na słowo. Żebyś wiedział, kto naprawdę przyjdzie i kto ma jaką alergię, każde wydarzenie w Univents ma listę gości oraz link z zaproszeniem, przez który goście sami się zapisują. Jedno i drugie trafia na koniec tam, gdzie jest potrzebne: do planowania ilości.

W wideo zobaczysz link dla gości z perspektywy gościa — potwierdzenie, osoba towarzysząca, dieta i alergie — oraz to, jak samodzielnie dodajesz gości w wydarzeniu lub rozsyłasz linki.

Odtwórz wideo1:29

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstu.

Lista gości w wydarzeniu

Znajdziesz ją w zakładce Goście wydarzenia. Na górze widać liczby, które Cię interesują:

• Potwierdzone, Otwarte, Odrzucone i Osoby towarzyszące — ilu gości potwierdziło, ilu jeszcze nie odpowiedziało, ilu odrzuciło zaproszenie i ile osób towarzyszących przyjdzie razem z nimi.
• Poniżej wiersz, na którym opierasz planowanie: X potwierdzonych (+Y osób towarzyszących) · planowane: Z. Od razu widzisz, czy planowana liczba gości nadal zgadza się z faktycznymi odpowiedziami.

Na samej liście przy każdym gościu widać nazwę, Status potwierdzenia (Potwierdzone, Otwarte lub Odrzucone), liczbę osób towarzyszących oraz jego Sposób żywienia, Alergeny i Uwagi. Goście, którzy zapisali się przez link z zaproszeniem, są oznaczeni jako Link dla gości; jeśli to samo imię i nazwisko zgłosi się dwa razy, informuje Cię o tym oznaczenie możliwy duplikat.

Aktualny stan wyeksportujesz jako tabelę przyciskiem Eksportuj jako CSV — przydatne, gdy plan zasiadania powstaje gdzie indziej.

Samodzielne dodawanie gości

Nie każdy gość wypełnia formularz, a część potwierdzeń przychodzi telefonicznie. Przyciskiem Dodaj gościa dodajesz gościa bezpośrednio:

• Nazwa (wymagane) i E-mail (opcjonalnie)
• Status potwierdzenia — Potwierdzone, Otwarte lub Odrzucone
• Osoby towarzyszące — zwiększ lub zmniejsz liczbę
• Sposób żywienia — wegetariański, wegański, peskatariański, halal, koszerny, bezglutenowy, bezlaktozowy
• Alergeny — od zbóż zawierających gluten, przez skorupiaki, jaja, ryby, orzeszki ziemne, soję, mleko, orzechy, seler, gorczycę, sezam i siarczyny, po łubin i mięczaki
• Stopień nasilenia — nietolerancja, alergia lub anafilaksja
• Uwaga — dowolny tekst, na przykład o diecie osoby towarzyszącej

Wszystko to możesz później zmienić za pomocą ikony ołówka przy gościu.

Nie pomijaj stopnia nasilenia. W przypadku alergii różnica między „nie toleruje laktozy” a „reaguje anafilaktycznie” ma w kuchni ogromne znaczenie. Karta Dieta i alergie ostrzega Cię, gdy na liście gości pojawi się taki przypadek.

Zbieranie odpowiedzi: link dla gości

Żeby goście mogli się zapisywać samodzielnie, potrzebujesz linku z zaproszeniem. Na stronie gości służy do tego karta Link dla gości (RSVP):

1. Utwórz link dla gości — generuje link i zapisuje go jako Link z zaproszeniem.
2. Kopiuj link — wysyłasz go gościom w zwykły dla siebie sposób (e-mail, komunikator, zaproszenie papierowe).
3. Wyświetlenia i Odpowiedzi pokazują obok, ile razy link został otwarty i ile potwierdzeń przez niego wpłynęło.

Możesz dodatkowo ustawić limit: wpisz liczbę w polu Maks. liczba gości (opcjonalnie) i potwierdź przyciskiem Zastosuj. Bez wpisu (bez limitu) link przyjmuje tyle potwierdzeń, ile nadejdzie.

Zaproszenia nie wysyła sam Univents. Dostajesz link i rozdajesz go samodzielnie — dzięki temu to Ty decydujesz, kto dostaje zaproszenie i kiedy.

Co widzi gość

Link prowadzi na prostą stronę. Gość zostaje zapytany: Przyjdziesz? — i odpowiada Przyjdę lub Nie mogę. Poza tym wpisuje:

• swoje imię i nazwisko (Twoje imię i nazwisko, symbol zastępczy Imię i nazwisko)
• liczbę osób towarzyszących
• Sposób żywienia, alergie i Stopień nasilenia
• Notatkę, na przykład „osoba towarzysząca je wegetariańsko …”

Zanim odpowiedź zostanie wysłana, gość potwierdza zgodę na to, że jego dane o diecie i alergiach zostaną przekazane Tobie w celu zapewnienia wyżywienia podczas tego wydarzenia i usunięte razem z wydarzeniem. Bez tego potwierdzenia dane nie są przekazywane — są dobrowolne i objęte szczególną ochroną.

Po wysłaniu gość widzi potwierdzenie z dwiema rzeczami, które powinien znać:

• osobisty link, za pomocą którego może w każdej chwili do dnia wydarzenia zmienić swoją odpowiedź, oraz przyciski Kopiuj link i Wyślij e-mailem, by wysłać go sobie
• informację, że ten link — podobnie jak bilet — jest przeznaczony tylko dla niego

Gdy link przestaje pasować

Link z zaproszeniem to nie rzecz jednorazowa, lecz dostęp, którym zarządzasz:

• Wygeneruj ponownie unieważnia dotychczasowy link — na przykład gdy trafił w niepowołane ręce. Linki do edycji, które goście już otrzymali, pozostają ważne, więc ich odpowiedzi nie przepadną.
• Dezaktywuj zamyka zapisy: przez link nie wpłyną już nowe potwierdzenia. Później możesz utworzyć nowy link.
• Jeśli link prowadzi donikąd — bo został wygenerowany ponownie, jest nieważny lub lista gości jest pełna — goście zobaczą stosowny komunikat z prośbą o kontakt z gospodarzem.

Dieta i alergie w skrócie

Dla kuchni liczy się nie pojedynczy gość, lecz suma. Karta Dieta i alergie podsumowuje listę:

• Przyjdzie: X — liczba gości, którzy potwierdzili
• Diety i Alergeny wraz z ich liczbami
• Uwagi w postaci zwykłego tekstu
• oraz, jeśli występuje, ostrzeżenie Uwaga: wśród gości jest osoba z alergią anafilaktyczną.

Te same dane znajdują się w Function Sheet wydarzenia, w sekcji Goście i wymagania żywieniowe. Dzięki temu produkcja pracuje na liczbach z listy gości, zamiast je przepisywać.

Przyjmij liczbę gości

Gdy potwierdzenia znacznie odbiegają od Twoich założeń, kalkulacja musi się dostosować. Przyciskiem Przyjmij liczbę gości ustawiasz planowaną liczbę gości zgodnie z aktualnym stanem listy. Jeśli oferta już istnieje, powstaje przy tym ponownie przeliczona wersja — zmianę widać więc nie tylko w planowaniu, ale także w dokumencie.

Przyjęcie liczby z nową wersją oferty nie jest dostępne w każdym planie. Jeśli jest zablokowane, Univents podpowie Ci, gdzie sprawdzić szczegóły.

Twój klient też to potrafi

Lista gości nie należy tylko do Ciebie: w portalu klienta EventHub Twój klient ma w sekcji Goście tę samą listę i ten sam link z zaproszeniem. Może samodzielnie dodawać gości — albo wziąć link i rozesłać go swoim gościom. Co dokładnie tam widzi i co ustawiasz w tym celu dla każdego wydarzenia, opisujemy w artykule Portal klienta EventHub: co Twój klient może zobaczyć i zrobić online.