Lista ospiti e risposte: chi viene e cosa non mangia

A un matrimonio con 80 ospiti nessuna conferma arriva a voce. Per sapere chi viene davvero e chi ha quale allergia, ogni evento in Univents ha una Lista ospiti e un link di invito con cui i tuoi ospiti si registrano da soli. Entrambi finiscono alla fine dove servono: nella pianificazione delle quantità.

Nel video vedi il link ospite dal punto di vista di un ospite (conferma, accompagnatore, dieta e allergie) e come aggiungere ospiti direttamente nell'evento o inviare i link.

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I singoli passaggi li trovi anche qui sotto, da leggere con calma.

La lista ospiti nell'evento

La trovi nella scheda Ospiti dell'evento. In alto ci sono i numeri che ti interessano:

• Conferme, Aperta, Rifiuti e Accompagnatori: quanti ospiti hanno confermato, quante risposte sono ancora aperte, quanti hanno rifiutato e quanti accompagnatori vengono con loro.
• Sotto, la riga su cui pianifichi: X conferme (+Y accompagnatori) · pianificati: Z. Qui vedi subito se il numero di ospiti pianificato corrisponde ancora alle risposte effettive.

Nella lista, per ogni ospite trovi il nome, lo Stato della conferma (Confermato, Aperta o Rifiutato), il numero di Accompagnatori e il suo Regime alimentare, gli Allergeni e le Note. Gli ospiti che si sono registrati tramite il link di invito sono contrassegnati come Link ospite; se lo stesso nome si registra due volte, l'avviso possibile duplicato te lo segnala.

Con Esporta come CSV ottieni lo stato attuale sotto forma di tabella, utile quando la disposizione dei posti viene preparata altrove.

Inserire gli ospiti manualmente

Non tutti gli ospiti compilano un modulo e alcune conferme arrivano per telefono. Con Aggiungi ospite crei direttamente un ospite:

• Nome (obbligatorio) ed E-mail (facoltativo)
• Stato della conferma: Confermato, Aperta o Rifiutato
• Accompagnatori: aumenta o diminuisci il numero
• Regime alimentare: vegetariano, vegano, pescetariano, halal, kosher, senza glutine, senza lattosio
• Allergeni: dai cereali contenenti glutine ai crostacei, uova, pesce, arachidi, soia, latte, frutta a guscio, sedano, senape, sesamo e solfiti, fino a lupini e molluschi
• Gravità: intolleranza, allergia o anafilassi
• Nota: testo libero, ad esempio per la dieta di un accompagnatore

Puoi modificare tutto in un secondo momento tramite l'icona a forma di matita accanto all'ospite.

Non saltare la gravità. In caso di allergia, in cucina c'è una bella differenza tra «non tollera il lattosio» e «reagisce in modo anafilattico». La scheda Dieta e allergie ti avvisa non appena nella lista ospiti compare un caso di questo tipo.

Raccogliere le risposte: il link ospite

Perché gli ospiti si registrino da soli ti serve un link di invito. Nella pagina degli ospiti trovi la scheda Link ospite (RSVP):

1. Crea link ospite: genera il link e lo salva come Link di invito.
2. Copia link: lo invii agli ospiti nel modo che usi di solito (e-mail, chat, biglietto d'invito).
3. Visualizzazioni e Risposte ti mostrano accanto quante volte il link è stato aperto e quante conferme sono arrivate tramite il link.

Puoi anche impostare un limite massimo: inserisci un numero in Max. ospiti (facoltativo) e conferma con Applica. Senza alcun valore (nessun limite) il link accetta tutte le conferme che arrivano.

Univents non invia l'invito da sé. Ricevi il link e lo distribuisci tu: così sei tu a decidere chi riceve l'invito e quando.

Cosa vede l'ospite

Il link porta a una pagina essenziale. All'ospite viene chiesto: Vieni?, con le opzioni Ci sono o Non posso. Poi inserisce:

• il suo nome (Il tuo nome, segnaposto Nome e cognome)
• il numero dei suoi accompagnatori
• Regime alimentare, Allergie e Gravità
• una Nota, ad esempio «l'accompagnatore è vegetariano …»

Prima di inviare la risposta, l'ospite conferma il consenso a trasmetterti le indicazioni su dieta e allergie per il servizio di ristorazione di questo evento e a cancellarle insieme all'evento. Senza questa conferma le informazioni non vengono trasmesse: sono facoltative e particolarmente protette.

Dopo l'invio, l'ospite vede una conferma con due elementi che è bene conosca:

• un link personale con cui può modificare la sua risposta in qualsiasi momento fino all'evento, più Copia link e Invia per e-mail per mandarselo da solo
• l'avviso che questo link, come un biglietto, è solo per lui

Quando il link non deve più valere

Il link di invito non è usa e getta, ma un accesso che gestisci tu:

• Rigenera rende non valido il link attuale, ad esempio se è finito in mani sbagliate. I link di modifica che gli ospiti hanno già ricevuto restano validi, quindi le loro risposte non vanno perse.
• Disattiva chiude le registrazioni: tramite il link non arrivano più nuove conferme. In seguito puoi creare un nuovo link.
• Se il link non porta a nulla, perché è stato rigenerato, non è valido o la lista ospiti è al completo, gli ospiti vedono un messaggio apposito che li invita a contattare chi li ha invitati.

Dieta e allergie a colpo d'occhio

Per la cucina conta non il singolo ospite, ma il totale. La scheda Dieta e allergie riassume la lista:

• X partecipanti: il numero di ospiti che hanno confermato
• Regimi alimentari e Allergeni con i rispettivi numeri
• Note in testo semplice
• e, se presente, l'avviso Attenzione: allergia anafilattica tra gli ospiti.

Le stesse informazioni compaiono nel Function Sheet dell'evento, nella sezione Ospiti e alimentazione. Così la produzione lavora con i numeri presenti nella lista ospiti, senza doverli ricopiare.

Applicare il numero di ospiti

Quando le conferme si discostano molto dalla pianificazione, anche il calcolo deve adeguarsi. Con Applica numero di ospiti imposti il numero di ospiti pianificato sullo stato attuale della lista. Se esiste già un preventivo, viene creata una versione ricalcolata: la modifica si vede quindi non solo nella pianificazione, ma anche nel documento.

L'applicazione con una nuova versione del preventivo non è inclusa in tutti i piani. Se è bloccata, Univents ti indica dove controllare.

Può farlo anche il tuo cliente

La lista ospiti non è solo tua: nel portale clienti EventHub il tuo cliente trova, in Ospiti, la stessa lista e lo stesso link di invito. Può aggiungere lui stesso gli ospiti oppure prendere il link e inviarlo di persona ai suoi ospiti. Cosa vede lì e cosa devi impostare tu per ogni evento è spiegato nell'articolo Portale clienti EventHub: cosa può vedere e fare il tuo cliente online.