Gästeliste und Rückmeldungen: wer kommt, und was er nicht isst

Bei einer Hochzeit mit 80 Gästen kommt keine Zusage per Zuruf an. Damit du weißt, wer tatsächlich kommt und wer welche Allergie hat, hat jede Veranstaltung in Univents eine Gästeliste — und einen Einladungslink, über den sich deine Gäste selbst eintragen. Beides landet am Ende dort, wo es gebraucht wird: bei der Planung der Mengen.

Im Video siehst du den Gäste-Link aus Sicht eines Gasts — Zusage, Begleitung, Diät und Allergien — und wie du Gäste im Event selbst anlegst oder Links verschickst.

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Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Die Gästeliste im Event

Du findest sie im Tab Gäste der Veranstaltung. Oben stehen die Zahlen, die dich interessieren:

• Zusagen, Offen, Absagen und Begleitungen — wie viele Gäste zugesagt haben, wie viele noch offen sind, wie viele abgesagt haben und wie viele Begleitpersonen mitkommen.
• Darunter die Zeile, aus der du planst: X Zusagen (+Y Begleitungen) · geplant: Z. Hier siehst du sofort, ob deine geplante Gästezahl noch zur tatsächlichen Rückmeldung passt.

In der Liste selbst steht zu jedem Gast der Name, der Zusage-Status (Zusage, Offen oder Absage), die Zahl der Begleitpersonen und seine Ernährungsweise, Allergene und Anmerkungen. Gäste, die sich über den Einladungslink eingetragen haben, sind als Gast-Link gekennzeichnet; meldet sich derselbe Name zweimal an, weist dich der Hinweis möglw. doppelt darauf hin.

Den aktuellen Stand bekommst du mit Als CSV exportieren als Tabelle heraus — praktisch, wenn die Sitzordnung woanders entsteht.

Gäste selbst eintragen

Nicht jeder Gast füllt ein Formular aus, und manche Zusagen kommen telefonisch. Über Gast hinzufügen legst du einen Gast direkt an:

• Name (Pflicht) und E-Mail (optional)
• Zusage-Status — Zusage, Offen oder Absage
• Begleitpersonen — hoch- und runterzählen
• Ernährungsweise — vegetarisch, vegan, pescetarisch, halal, koscher, glutenfrei, laktosefrei
• Allergene — von glutenhaltigem Getreide über Krebstiere, Eier, Fisch, Erdnüsse, Soja, Milch, Schalenfrüchte, Sellerie, Senf, Sesam und Sulfite bis Lupinen und Weichtiere
• Schweregrad — Unverträglichkeit, Allergie oder Anaphylaxie
• Anmerkung — freier Text, zum Beispiel für die Diät einer Begleitperson

Alles davon kannst du später über das Stift-Symbol am Gast wieder ändern.

Schweregrad nicht überspringen. Bei einer Allergie macht der Unterschied zwischen „verträgt kein Laktose" und „reagiert anaphylaktisch" den Unterschied in der Küche. Die Karte Diät & Allergien warnt dich, sobald ein solcher Fall in der Gästeliste steht.

Rückmeldungen einsammeln: der Gast-Link

Damit sich Gäste selbst eintragen, brauchst du einen Einladungslink. Auf der Gäste-Seite sitzt dafür die Karte Gast-Link (RSVP):

1. Gast-Link erstellen — erzeugt den Link und legt ihn als Einladungslink ab.
2. Link kopieren — du schickst ihn über deinen üblichen Weg an die Gäste (E-Mail, Chat, Einladungskarte).
3. Aufrufe und Antworten zeigen dir daneben, wie oft der Link geöffnet wurde und wie viele Zusagen darüber eingegangen sind.

Du kannst zusätzlich eine Obergrenze setzen: Trag unter Max. Gäste (optional) eine Zahl ein und bestätige mit Übernehmen. Ohne Eintrag (kein Limit) nimmt der Link so viele Zusagen an, wie kommen.

Die Einladung verschickt Univents nicht selbst. Du bekommst den Link und teilst ihn aus — so bleibt bei dir, wer die Einladung wann bekommt.

Was der Gast sieht

Der Link führt auf eine schlanke Seite. Der Gast wird gefragt: Kommst du? — mit Ich komme oder Ich kann nicht. Dazu trägt er ein:

• seinen Namen (Dein Name, Platzhalter Vor- und Nachname)
• die Zahl seiner Begleitungen
• Ernährungsweise, Allergien und Schweregrad
• eine Notiz, zum Beispiel „Begleitung isst vegetarisch …"

Bevor die Antwort rausgeht, bestätigt er die Einwilligung, dass seine Diät- und Allergieangaben zur Verpflegung dieses Events an dich übermittelt und mit dem Event gelöscht werden. Ohne diese Bestätigung werden die Angaben nicht übermittelt — sie sind freiwillig und besonders geschützt.

Nach dem Absenden sieht der Gast eine Bestätigung mit zwei Dingen, die er kennen sollte:

• einen persönlichen Link, mit dem er seine Antwort bis zum Event jederzeit ändern kann, plus Link kopieren und Per Mail senden, um ihn sich selbst zu schicken
• den Hinweis, dass dieser Link wie ein Ticket nur für ihn ist

Wenn der Link nicht mehr passen soll

Der Einladungslink ist kein Wegwerf-Ding, sondern ein Zugang, den du steuerst:

• Neu erzeugen macht den bisherigen Link ungültig — etwa, wenn er in falsche Hände geraten ist. Bearbeitungslinks, die Gäste schon erhalten haben, bleiben dabei gültig, ihre Antworten gehen also nicht verloren.
• Deaktivieren schließt die Anmeldung: Über den Link kommen keine neuen Zusagen mehr herein. Du kannst später einen neuen Link erstellen.
• Läuft der Link ins Leere — weil er neu erzeugt wurde, ungültig ist oder die Gästeliste voll ist — sehen die Gäste eine passende Meldung mit dem Hinweis, sich beim Gastgeber zu melden.

Diät und Allergien auf einen Blick

Für die Küche zählt nicht der einzelne Gast, sondern die Summe. Die Karte Diät & Allergien fasst die Liste zusammen:

• X kommen — die Zahl der zusagenden Gäste
• Ernährungsweisen und Allergene mit ihren jeweiligen Anzahlen
• Anmerkungen als Klartext
• und, falls vorhanden, die Warnung Achtung: anaphylaktische Allergie im Gästekreis.

Dieselben Angaben stehen im Functionsheet der Veranstaltung, im Abschnitt Gäste & Ernährung. So arbeitet die Produktion mit den Zahlen, die in der Gästeliste stehen, statt sie abzuschreiben.

Gästezahl übernehmen

Wenn die Zusagen weit von deiner Planung abweichen, muss die Kalkulation mit. Über Gästezahl übernehmen setzt du die geplante Gästezahl auf den aktuellen Stand der Liste. Ist schon ein Angebot vorhanden, entsteht dabei eine neu durchgerechnete Version — du siehst die Änderung also nicht nur in der Planung, sondern auch im Beleg.

Die Übernahme mit neuer Angebotsversion ist nicht in jedem Tarif enthalten. Ist sie gesperrt, sagt dir Univents, wo du nachschaust.

Ist die Veranstaltung in Gästegruppen aufgeteilt, bleibt es bei einer Gästezahl: Die Differenz wandert in die erste zählende Gruppe, und die Meldung nennt dir die Gruppe. Mehr dazu unter Gäste in Gruppen aufteilen.

Tischkarten drucken

Viele Locations und Caterer drucken ihren Kunden die Tischkarten als Service. Das geht direkt aus der Gästeliste: Im Gäste-Tab klickst du neben CSV exportieren auf Tischkarten drucken.

1. Gäste wählen. Standard sind alle Gäste mit Zugesagt. Über die Auswahl nimmst du Zugesagt + offen oder Alle (auch Absagen) dazu. Einzelne Gäste wählst du per Häkchen ab, Alle und Keine setzen die ganze Liste.
2. Format wählen. Die Klappkarte zum Falten trägt den Namen auf beiden Seiten — gefaltet von beiden Seiten des Tisches lesbar; vier Karten passen auf ein A4-Blatt, mit Falz- und Schnittlinien. Die flache Karte passt zehnmal auf ein Blatt.
3. Optionen. Mit Begleitpersonen als eigene Karte bekommt jede Begleitung eine Karte „Begleitung von …“ direkt hinter der Karte des Gasts. Die Sprache der Karten (Deutsch oder Englisch) gilt für diesen Text. Auf Wunsch steht der Veranstaltungsname klein mit auf der Karte.
4. PDF erzeugen. Die Karten sind alphabetisch sortiert und tragen dein Logo (aus den Workspace-Einstellungen, PNG oder JPG). Lange Namen werden automatisch kleiner gesetzt oder umbrochen, nie abgeschnitten.

Tischnummern kennt die Gästeliste noch nicht — die Karten tragen nur den Namen. Im KI-Chat geht es auch: „Druck mir die Tischkarten für die Hochzeit Müller, mit Begleitpersonen“. Für die Speisen gibt es das passende Gegenstück: Menükärtchen und Buffetschilder drucken.

Dein Kunde kann das auch

Die Gästeliste gehört nicht nur dir: Im EventHub-Kundenportal hat dein Kunde unter Gäste dieselbe Liste und denselben Einladungslink. Er kann Gäste selbst hinzufügen — oder den Link nehmen und selbst an seine Gäste verschicken. Was er dort sieht und was du dafür pro Event einstellst, steht im Artikel EventHub-Kundenportal: Was dein Kunde online sehen und tun kann.