Menukaartjes en buffetbordjes printen

Voor het buffet en de tafels heb je bordjes nodig waarop staat wat er te eten is en wat erin zit. Univents maakt ze voor je als PDF, rechtstreeks op basis van de gerechten die je al in de offerte of in de boekingen hebt staan. Allergenen, dieetgegevens en soort vlees komen uit de producten, het logo uit je bedrijfsgegevens.

Menukaartjes en buffetbordjes zijn beschikbaar vanaf het abonnement Growth. In het abonnement Core zie je de knop toch; als je erop klikt, zie je hoe je de functie activeert. De symbolen in de offerte-PDF zijn er in elk abonnement (zie hieronder).

Gerechten voorbereiden

1. Ga naar Inventaris en open het gerecht.
2. In het blok Allergenen & diëten kies je de Allergenen met de 14 knoppen (glutenhoudende granen, schaaldieren, eieren, vis, pinda’s, soja, melk, noten, selderij, mosterd, sesam, zwaveldioxide en sulfieten, lupine, weekdieren). Met een tweede klik haal je het allergeen weer weg. Eigen vermeldingen kun je nog steeds vrij intypen.
3. Onder Dieetinformatie kies je Veganistisch, Vegetarisch, Glutenvrij, Lactosevrij, Halal of Koosjer.
4. Onder Soort vlees kies je Rund, Varken, Gevogelte, Lam/wild of Vis.
5. Onder Naam op menukaartje vul je in hoe het gerecht op het bordje moet heten — met eigen regeleinden, bijvoorbeeld „Ossenhaas” op de eerste en „van de grill” op de tweede regel. Als je dit leeg laat, staat de productnaam op het bordje. Voor Engelse kaarten is er Naam op menukaartje (Engels); als je dit leeg laat, staat daar de Engelse productnaam, en anders de Duitse.
6. Klik op Opslaan.

Allergenen die een recept of pakket van zijn ingrediënten overneemt, komen automatisch op het bordje te staan. Dieetgegevens en soort vlees worden niet overgenomen — een gerecht is alleen veganistisch als je dat bij het gerecht zelf invult.

Vermeldingen die Univents niet eenduidig aan een van de 14 allergenen kan koppelen (bijvoorbeeld „knoflook” of „kan sporen van noten bevatten”), worden op het bordje als tekst zonder symbool afgedrukt.

Bordjes en kaarten aanmaken

1. Open de offerte (onder PDF-instellingen) of in het evenement het tabblad Boekingen.
2. Klik op Menukaart & buffetbordjes.
3. Kies de Opmaak:
   • Buffetbordje A6 liggend — één bordje per gerecht om neer te zetten
   • Tafelaufsteller om te vouwen — één A4-pagina per gerecht; in het midden vouwen, dan staat de tekst aan beide kanten
   • Menukaart A5 of A4 — alle gekozen gerechten op één kaart, bij een buffet geordend per gang, met een kop naar keuze
4. Kies de Taal: Duits, Engels of Duits en Engels. Bij een menukaart volgt dan op elke Duitse pagina de Engelse — zo print je hem dubbelzijdig. Op een bordje staan beide talen onder elkaar.
5. Bepaal of de beschrijving van de gerechten mee wordt afgedrukt.
6. Vink de gerechten aan die je nodig hebt. Vanuit een offerte kun je kiezen uit alle producten en de gerechten uit buffetblokken, vanuit de boekingen uit alle geboekte producten. Verhuurartikelen en diensten verschijnen niet.
7. Klik op PDF aanmaken. Het bestand wordt gedownload.

Op elk bordje staan je logo, de naam, op wens de beschrijving, de symbolen en de allergenen voluit („Bevat: …”). Onderaan de menukaart staat een legenda met precies de symbolen die erop voorkomen.

Menukaart in beide talen: maximaal één pagina per taal

Bij Duits en Engels volgt de Engelse kaart op de Duitse. Past de kaart per taal op één pagina, dan print je dubbelzijdig: voorkant Duits, achterkant Engels. Wordt hij per taal langer dan één pagina, dan komen eerst alle Duitse en daarna alle Engelse pagina’s — bij dubbelzijdig printen komt de tweede Duitse pagina dan op de achterkant van de eerste. Print zulke kaarten enkelzijdig of maak voor elke taal een aparte kaart.

De symbolen

• Allergenen staan als letter in een cirkel — de codes die in Oostenrijk gebruikelijk zijn: A glutenhoudende granen, B schaaldieren, C eieren, D vis, E pinda’s, F soja, G melk, H noten, L selderij, M mosterd, N sesam, O sulfieten, P lupine, R weekdieren.
• Dieet staat als afkorting in een rechthoek: VG veganistisch, VE vegetarisch, GF glutenvrij, LF lactosevrij, HA halal, KO koosjer.
• Soort vlees: RI rund, SW varken, GE gevogelte, LW lam/wild, FI vis.

Symbolen in de offerte-PDF

Los van de bordjes kun je de symbolen ook direct in de offerte tonen — in elk abonnement:

1. Open het document.
2. Schakel onder PDF-instellingen Allergeen- en dieetsymbolen tonen (met legenda) in.
3. Maak de PDF opnieuw aan.

Achter elke regelnaam staan dan de symbolen, en onder de totalen staat een legenda met de symbolen die in het document voorkomen. Bij een buffetblok toont de regel alle allergenen van de bijbehorende gerechten; „veganistisch” of „vegetarisch” staat er alleen als dat voor elk gerecht van het buffet geldt. Bij een document dat al is uitgegeven, gelden de allergenen die bij het uitgeven zijn vastgezet.

Allergenen die Univents niet aan een van de 14 codes kan koppelen (bijvoorbeeld „pinda en sesam”), en opmerkingen als „Kan sporen van noten bevatten” staan klein en voluit achter de symbolen van de regel — net als op de bordjes. Is een gerecht uit een buffetblok niet meer in je producten aanwezig, dan staat bij de regel „Allergeneninformatie onvolledig”. Controleer het blok dan voordat je de offerte verstuurt.

Voegt de PDF gelijke artikelen samen op één regel, dan toont die regel de allergenen van alle samengevoegde regels; „veganistisch” of „vegetarisch” staat er alleen als dat voor elk ervan geldt.

De symbolen worden afgedrukt door de nieuwe lay-out (HTML-lay-out). Een document met een Word-sjabloon toont ze niet.

Wil je de schakelaar voor elk nieuw document, stel hem dan in als standaardinstelling onder Instellingen → Financiële documenten → Weergave financiële documenten.

In de AI-chat

Je kunt ook schrijven: „Maak buffetbordjes voor de offerte Zomerfeest, Duits en Engels.” De assistent maakt de PDF en geeft je een downloadlink die een uur geldig is.