Projectnummer: elk evenement krijgt er automatisch een

Elk evenement in Univents krijgt automatisch een projectnummer, bijvoorbeeld P-2026-014. Het nummer loopt per workspace door en is uniek – je hoeft niets in te stellen en niets bij te houden. Met het nummer kun je een evenement in gesprekken, mails en op documenten eenduidig aanduiden.

Zo is het nummer opgebouwd

P-2026-014 bestaat uit drie delen:

• Elk jaar begint opnieuw bij 001. Het eerste evenement van 2027 heet dus P-2027-001.
• Vanaf het 1000e evenement wordt het nummer gewoon langer: P-2026-1000.
• Elke workspace telt apart. De nummers van verschillende workspaces hebben niets met elkaar te maken.

Wanneer krijgt een evenement zijn nummer?

Direct bij het aanmaken – ongeacht op welke manier het evenement ontstaat:

• Nieuw evenement via de assistent.
• Binnenkomende aanvraag. Ook een aanvraag heeft het nummer al, want bij binnenkomst wordt op de achtergrond al een evenement als concept aangemaakt. Het nummer blijft hetzelfde als je de aanvraag later accepteert.
• Evenement kopiëren. De kopie is een eigen evenement en krijgt een nieuw nummer.
• Reeks afspraken. Elke afspraak in een reeks krijgt een eigen, nieuw nummer.

Sjablonen voor evenementen hebben geen nummer. Een sjabloon is nog geen echt evenement. Het nummer wordt pas toegekend wanneer er uit het sjabloon een evenement ontstaat.

Het nummer kun je niet handmatig wijzigen. Dat is bewust zo: zo blijft het uniek en verwijst het op documenten en in bestellingen altijd naar hetzelfde evenement.

Waar zie je het projectnummer?

• Helemaal bovenaan op de evenementpagina, als klein label links naast de status.
• In de seizoenslijst, in de grote kaart van het eerstvolgende evenement.

Oudere evenementen: Zij krijgen hun nummer via een eenmalige omzetting. Tot die tijd staat daar de bestaande korte code.

Zoeken op projectnummer

Je kunt het volledige nummer intypen of maar een deel ervan, bijvoorbeeld 2026-014.

• Evenementenoverzicht – in het zoekveld, in lijst, agenda en tijdlijn.
• Aanvragen – in de zoekfunctie in de inbox, in het kanbanbord en in de lijst.
• AI-assistent – ook die vindt evenementen via het projectnummer.

Projectnummer in documenten en Function Sheets

Met de plaatshouder {event_project_number} druk je het nummer af in je sjablonen:

• Offertes, facturen, pakbonnen en creditnota’s – in Word- en HTML-lay-outs. De volledige lijst met plaatshouders staat in het artikel Hoe maak ik lay-outs voor financiële documenten?.
• Function Sheet-lay-outs – bijvoorbeeld in een standaardtekst of in de kerngegevens. Meer hierover in Function Sheet-lay-outs.

Een overzicht van alle plaatshouders vind je in Plaatshouders: welke er zijn en waar ze gelden.

Productielijst en bestelling bij leveranciers

• Productielijst (PDF): Het nummer staat in de koptekst achter de naam van het evenement, bijvoorbeeld „Zomerfeest · P-2026-014”.
• Bestelling bij leverancier (e-mail): De mail bevat een regel Projectnummer.
• Bestelling bij leverancier (PDF): Het nummer staat naast de naam van het evenement.

Zo kan je leverancier de levering en de factuur eenduidig aan jouw evenement koppelen.

Veelgestelde vragen

Kan ik het nummer wijzigen of een eigen nummer toekennen? Nee. Het nummer wordt automatisch toegekend en kan niet worden bewerkt. Eigen klant- of bestelnummers kun je nog steeds als tags bij het evenement opslaan.

Waarom staat bij mijn oudere evenement nog een korte code zoals „E-1A2B”? Oudere evenementen krijgen hun nummer via een eenmalige omzetting. Tot die tijd staat daar de bestaande korte code.