Projektnummer: jede Veranstaltung bekommt automatisch eine
Nach dem Lesen weißt du, wie die automatische Projektnummer aufgebaut ist, wann eine Veranstaltung sie bekommt, wo du sie siehst und suchst und wie du sie in Belegen, Function Sheets, Produktionsliste und Zulieferer-Bestellungen verwendest.
Jede Veranstaltung in Univents bekommt automatisch eine Projektnummer, zum Beispiel P-2026-014. Sie ist je Workspace fortlaufend und eindeutig – du musst nichts einstellen und nichts mitzählen. Mit der Nummer kannst du eine Veranstaltung in Gesprächen, Mails und auf Belegen eindeutig benennen.
So ist die Nummer aufgebaut
P-2026-014 besteht aus drei Teilen:
| Teil | Bedeutung |
|---|---|
| P | Kennzeichnet die Projektnummer. |
| 2026 | Das Jahr, in dem die Veranstaltung angelegt wurde. |
| 014 | Die laufende Nummer in diesem Jahr – hier die 14. Veranstaltung. |
- Jedes Jahr beginnt neu bei 001. Die erste Veranstaltung 2027 heißt also
P-2027-001. - Ab der 1000. Veranstaltung wird die Nummer einfach länger:
P-2026-1000. - Jeder Workspace zählt für sich. Die Nummern verschiedener Workspaces haben nichts miteinander zu tun.
Wann bekommt eine Veranstaltung ihre Nummer?
Sofort beim Anlegen – egal, auf welchem Weg die Veranstaltung entsteht:
- Neue Veranstaltung über den Assistenten.
- Eingehende Anfrage. Auch eine Anfrage hat die Nummer schon, denn beim Eingang entsteht im Hintergrund bereits eine Veranstaltung im Entwurf. Die Nummer bleibt gleich, wenn du die Anfrage später annimmst.
- Veranstaltung kopieren. Die Kopie ist eine eigene Veranstaltung und bekommt eine neue Nummer.
- Terminserie. Jeder Termin einer Serie bekommt seine eigene, neue Nummer.
Veranstaltungs-Vorlagen haben keine Nummer. Eine Vorlage ist noch keine echte Veranstaltung. Die Nummer wird erst vergeben, wenn aus der Vorlage eine Veranstaltung entsteht.
Die Nummer lässt sich nicht von Hand ändern. Das ist Absicht: So bleibt sie eindeutig und verweist auf Belegen und in Bestellungen immer auf dieselbe Veranstaltung.
Wo siehst du die Projektnummer?
- Ganz oben auf der Veranstaltungs-Seite, als kleines Label links neben dem Status.
- In der Saison-Liste, in der großen Karte der nächsten Veranstaltung.
Ältere Veranstaltungen: Sie erhalten ihre Nummer mit einer einmaligen Umstellung. Bis dahin steht dort die bisherige Kurzkennung.
Nach der Projektnummer suchen
Du kannst die vollständige Nummer eintippen oder nur einen Teil davon, zum Beispiel 2026-014.
- Veranstaltungs-Übersicht – im Suchfeld, in Liste, Kalender und Zeitleiste.
- Anfragen – in der Suche im Eingang, im Kanban-Board und in der Liste.
- KI-Assistent – er findet Veranstaltungen ebenfalls über die Projektnummer.
Projektnummer in Belegen und Function Sheets
Mit dem Platzhalter {event_project_number} druckst du die Nummer in deine Vorlagen:
- Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften – in Word- und HTML-Layouts. Die vollständige Platzhalter-Liste steht im Artikel Wie erstelle ich Layouts für Finanzdokumente?.
- Function-Sheet-Layouts – zum Beispiel in einem Standardtext oder in den Eckdaten. Mehr dazu in Function-Sheet-Layouts.
Eine Übersicht aller Platzhalter findest du in Platzhalter: welche es gibt und wo sie gelten.
Produktionsliste und Bestellung an Zulieferer
- Produktionsliste (PDF): Die Nummer steht in der Kopfzeile hinter dem Namen der Veranstaltung, zum Beispiel „Sommerfest · P-2026-014“.
- Bestellung an Zulieferer (E-Mail): Die Mail enthält eine Zeile Projektnummer.
- Bestellung an Zulieferer (PDF): Die Nummer steht neben dem Namen der Veranstaltung.
So kann dein Zulieferer Lieferung und Rechnung eindeutig deiner Veranstaltung zuordnen.
Häufige Fragen
Kann ich die Nummer ändern oder eine eigene vergeben? Nein. Die Nummer wird automatisch vergeben und lässt sich nicht bearbeiten. Eigene Kunden- oder Bestellnummern kannst du weiterhin als Tags an der Veranstaltung hinterlegen.
Warum steht bei meiner älteren Veranstaltung noch eine Kurzkennung wie „E-1A2B“? Ältere Veranstaltungen erhalten ihre Nummer mit einer einmaligen Umstellung. Bis dahin steht dort die bisherige Kurzkennung.