Opties op data en materiaal

Een optie houdt een datum, een ruimte of een verhuurartikel vast voor een geïnteresseerde, zonder dat er al vast geboekt is. Univents nummert de opties (1e, 2e, 3e optie) en begeleidt je in drie handelingen: beschikbaarheid controleren, opties opvolgen, vast boeken.

Belangrijk: Opties en meldingen blokkeren niets. Je kunt gewoon blijven opslaan, versturen en boeken. Univents laat je alleen zien waar het krap wordt.

1. Beschikbaarheid controleren: een klant belt

“Op 24-11, 50 personen, verjaardag: is er een ruimte vrij?” Dat beantwoord je bij Aanvragen:

1. Klik bovenaan op Beschikbaarheid controleren.
2. Vul Datum, Van/Tot en Personen in. Zonder tijd geldt de hele dag.
3. Klik op Controleren.

De lijst toont elke ruimte met haar status:

• Vrij: de ruimte is op dat moment niet bezet.
• Optie ligt erop: de lijst noemt de wachtrij, bijvoorbeeld “1e optie: Müller, tot 18-11”.
• Vast geboekt: met de naam van het evenement.
• Geblokkeerd: een blokkeringsperiode van de ruimte, met reden.

Passende ruimtes staan bovenaan. Ruimtes die te klein zijn voor het aantal personen staan grijs eronder met “te klein (max. N)”. Kon Univents de bezetting niet volledig laden, dan staat daar een melding in het venster, en een ruimte die dan “Vrij” toont, is niet zeker vrij.

Is een ruimte vrij of liggen er alleen opties op, klik dan op Als optie invoeren. Nieuwe aanvraag opent al ingevuld met datum, tijd, personen en ruimte. Bij het opslaan maakt Univents de aanvraag aan en zet meteen de optie, op de eerstvolgende vrije rang. De einddatum is je eigen datum, anders de geldigheid van de offerte, anders de standaardtermijn van je workspace. Bij een vast geboekte ruimte heet de knop Op wachtlijst (optie). Liggen er al opties op een ruimte, dan noemt de knop de plek die je optie krijgt, bijvoorbeeld Als optie 4 invoeren.

2. Opties opvolgen: waar staan mijn deadlines?

Bij Aanvragen staat naast Inbox, Kanban, Lijst en Agenda de weergave Opties (n). Het getal is het aantal openstaande opties.

In de Inbox heeft elke aanvraag met een optie ook een korte aanduiding, bijvoorbeeld “Optie 1 · tot 20-11”. Die is geel als de deadline binnen de komende zeven dagen verloopt, en rood als die verstreken is. Beweeg je de muis erover, dan zie je de rang per ruimte.

De lijst toont alle openstaande opties, de vroegste deadline eerst, in vier groepen: Te laat, Vandaag, Deze week en Later. Elke rij toont

• de klant en de deadline,
• datum en tijd van het evenement,
• de ruimte met rang, bijvoorbeeld “2e van 3”,
• de offertewaarde (alleen met het recht Financiën; zonder offerte staat er “geen offerte”),
• wanneer voor het laatst is opgevolgd.

Een klik op de rij opent de aanvraag of het evenement.

Meerdere opties tegelijk. Vink rijen aan. Dan zijn er drie acties:

• Opvolgen stuurt de bekende opvolgmail voor de offerte naar de contactpersoon. Je ziet vooraf elke optie en kunt de pdf bijvoegen. Opties zonder verzonden offerte worden overgeslagen en genoemd als “geen offerte”. Daarna toont de lijst per rij of de mail is verstuurd.
• Deadline verlengen stelt een nieuwe deadline in voor alle gekozen opties (7 dagen als voorstel, vrij te kiezen). De deadline eindigt uiterlijk op de dag van het evenement. Er gaat geen mail naar de klant.
• Optie vrijgeven geeft ruimte en materiaal weer vrij, na een bevestiging.

In het menu van de rij vind je bovendien Definitief boeken, 1e optie maken en Einddatum wijzigen.

3. Vast boeken en een aanvraag accepteren: wat gebeurt er met de anderen?

Als je een optie vast boekt, verliezen de opties erachter hun plek op dezelfde ruimte en dag. Het venster noemt ze vooraf, met de ruimte of het artikel dat ze verliezen. Bij elke optie staat een vinkje:

• Aanvraag afwijzen: de aanvraag wordt afgewezen. Het is dezelfde afwijzing als anders. Met het vinkje Afwijzingsmail naar de klant sturen gaat de afwijzingsmail naar de klant, op verzoek met alternatieve data. Een reden kun je invullen voor je notities.
• Zonder aanvraag (een gewoon evenement met optie) wordt alleen de optie vrijgegeven. Dat staat in het venster, en er gaat geen mail uit.

Staat er een andere optie voor die van jou, dan stelt het venster 1e optie vragen voor (zie hieronder).

Als je een aanvraag accepteert, toont het accepteervenster vooraf hoeveel andere aanvragen in dezelfde ruimte en periode worden afgewezen. Met Afwijzingsmail naar de klant sturen bepaal je of die klanten een mail krijgen. Er is alleen deze ene route: er wordt niets afgewezen wat je niet eerst hebt gezien. Aanvragen die al betaald zijn, wijst Univents niet af.

Heeft je workspace geen status “Bevestigd”, dan krijg je bij vast boeken een duidelijke melding en verandert er niets. Kon Univents de verdrongen opties niet volledig laden, dan staat dat in het venster; je kunt dan bewust toch vast boeken, maar er gaan geen afwijzingen uit.

1e optie vragen

Staat er een andere 1e optie voor, dan biedt Univents 1e optie vragen aan. Dat maakt een taak aan op het evenement met rang 1 (“Klant vragen of hij vast boekt”) en verkort desgewenst de deadline tot 48 uur, nooit tot in het verleden. Er wordt niets geboekt en niets naar de klant gestuurd: je belt of schrijft zelf.

Zo ontstaat een optie

Met een klik. Open het evenement en kies Vasthouden als optie tot …. Bepaal tot welke datum je de datum vasthoudt. Zolang de deadline niet verlopen is, is de optie actief; daarna houdt ze niets meer vast. De datum wijzigen of de optie vrijgeven kan via de chip bij het evenement.

Vanuit de beschikbaarheidscontrole. Zie boven: Als optie invoeren maakt aanvraag en optie in één stap.

Bij het aanmaken van een aanvraag. Zodra Nieuwe aanvraag een datum en een ruimte heeft, toont het formulier onder het ruimteveld de opties die al op die ruimte liggen, bijvoorbeeld “Opties op Zaal Alster: 1. Müller (tot 20-11) · 2. Schmidt (tot 22-11)”. Met het vinkje Als optie vasthouden zet Univents de optie bij het opslaan. Ernaast staat de plek die ze krijgt, bijvoorbeeld “wordt optie 3”. Is een ruimte definitief geboekt, dan komt de optie op de wachtlijst. Is een ruimte geblokkeerd, dan kan het vinkje niet worden gezet. Bij het aanmaken van een evenement toont het formulier dezelfde opties onder het ruimteveld, zonder vinkje.

Automatisch met de offerte. Zodra je een offerte verstuurt die nog geldig is, houdt Univents de datum zelf vast als optie. De deadline volgt dan de geldigheid van de offerte. Stel je een eigen datum in, dan geldt die in plaats van de geldigheid van de offerte. Geef je de optie vrij, dan blijft ze vrij tot je een nieuwe offerte verstuurt.

De rang

De rang volgt de volgorde: bij een optie met een klik wie het eerst als optie is gezet, bij een optie uit een offerte wiens offerte het eerst is verstuurd. Wie eerder was, staat voorop.

Wil je een ander evenement naar voren halen, kies dan bij dat evenement 1e optie maken, in de lijst Opties via het menu van de rij of via de chip van het evenement. Univents laat eerst zien wat dat betekent voor andere ruimtes en artikelen. Heeft iemand anders intussen de volgorde gewijzigd, dan slaat Univents niets op en laadt opnieuw, zodat je met de actuele stand verdergaat.

De kleuren

De melding bij evenementen en in de offerte laat zien wie wie in de weg zit:

• Rood: er is een vaste boeking bij betrokken. Alleen de verdrongen kant wordt rood, dus de optie of de onbevestigde aanvraag. De vaste boeking krijgt in plaats daarvan een grijze melding.
• Geel (“Meerdere opties”): opties concurreren met elkaar, of een optie staat voor een onbevestigde aanvraag.
• Grijs: onbevestigd en zonder optie.

Twee onbevestigde evenementen zonder optie zijn dus niet rood. Heeft een evenement meerdere overlappingen, dan toont het symbool de ergste kleur. Univents spreekt alleen van een conflict in het uitzonderlijke geval dat een ruimte twee keer vast is geboekt. In de Seizoen-weergave van de evenementen staat het bovendien groot in de rechterkolom (“Dubbel geboekt”), met de ruimte en het andere evenement.

Beweeg de muis over het symbool: het venster noemt per ruimte of artikel de rang en de concurrerende evenementen met klant, status en deadline. Meer over de melding zelf: Overboeking herkennen: ruimte en verhuurartikelen.

In het bezettingsplan

In het bezettingsplan van de locaties, tabblad Bezetting, draagt elke balk met een optie het label met zijn rang, bijvoorbeeld 2e optie; bij hover staat de deadline. Een gewone klik op de balk opent nog steeds het evenement. De kleine ↗ aan het rechteruiteinde van de balk opent de lijst Opties, gefilterd op die ruimte en die dag (heel smalle balken hebben hem niet). Rollen met beperkt zicht zien alleen “Optie” zonder rangnummer.

Opties en de boekingspagina

Opties blokkeren de openbare boekingspagina niet. Hoeveel aanvragen een dag of ruimte online kan krijgen, bepaalt de instelling Gelijktijdig toegestane aanvragen van de boekingspagina. Elke aanvraag met een verzonden offerte telt daarbij als optie.

Een aanvraag met een actieve optie houdt de ruimte vast. Een aanvraag zonder optie niet.

Verhuurartikelen

Bij verhuurartikelen toont Univents overlappingen alleen als bij het product Verhuurartikel is geactiveerd en een aantal is ingevuld. Zonder voorraad gokt Univents niet.

Automatische taken

Univents controleert elk uur of opties zijn verschoven. Er ontstaat een taak wanneer

• een vaste boeking een optie verdringt, of
• een optie verloopt of de offerte is afgewezen en een ander evenement opschuift.

Verantwoordelijk is de projectplanner van het evenement, anders de eigenaar. Die krijgt een melding in de bel en via push, nooit een e-mail. Een verwijderde taak komt niet terug. Taken ontstaan alleen als er echt een concurrent is. De links in de taken leiden naar de lijst Opties.

Met de assistent

Je kunt opties ook in de chat zetten en opvragen, bijvoorbeeld:

• “Houd 14-11 in de zaal Elbe vast voor Müller tot vrijdag”
• “Wie concurreert op 14-11 om de beamer?”
• “Maak de bruiloft Müller de 1e optie”

Veelgestelde vragen

Waar is de pagina “Opties en conflicten” gebleven? Ze is opgegaan in Aanvragen: de weergave Opties is de lijst, en Beschikbaarheid controleren vervangt de blik op de ruimtes. Oudere links naar het vroegere adres leiden automatisch naar de lijst Opties.

Gaat er een mail uit bij opvolgen of de deadline verlengen? Bij opvolgen wel: de bekende opvolgmail voor de offerte. Bij verlengen of vrijgeven van een optie gaat er nooit een mail naar de klant.

Waarom is mijn evenement niet rood? Rood betekent: er is een vaste boeking bij betrokken. Concurreren alleen opties of onbevestigde aanvragen, dan is de melding geel of grijs.

Wat gebeurt er als de deadline verloopt? De optie houdt dan niets meer vast. Het volgende evenement in de volgorde schuift een rang op.