Opciones sobre fechas y material

Una opción reserva una fecha, una sala o un artículo de alquiler para un interesado, sin que haya una reserva en firme. Univents numera las opciones (1.ª, 2.ª, 3.ª opción) y te acompaña en el día a día con tres pasos: comprobar la disponibilidad, hacer seguimiento de las opciones y reservar en firme.

Importante: Las opciones y los avisos no bloquean nada. Puedes seguir guardando, enviando y reservando. Univents solo te muestra dónde hay poco margen.

1. Comprobar la disponibilidad: llama un cliente

«El 24/11, 50 personas, cumpleaños: ¿hay una sala libre?» Lo resuelves en Solicitudes:

1. Haz clic arriba en Comprobar disponibilidad.
2. Introduce Fecha, Desde/Hasta y Personas. Sin hora cuenta todo el día.
3. Haz clic en Comprobar.

La lista muestra cada sala con su estado:

• Libre: la sala no está ocupada a esa hora.
• Con opción: la lista nombra la cola, por ejemplo «1.ª opción: Müller, hasta el 18/11».
• Reservada en firme: con el nombre del evento.
• Bloqueada: un periodo de bloqueo de la sala, con el motivo.

Las salas adecuadas aparecen arriba. Las salas demasiado pequeñas para el número de personas aparecen en gris debajo, con «demasiado pequeña (máx. N)». Si Univents no pudo cargar la ocupación por completo, el diálogo lo indica, y una sala que aparezca como «Libre» entonces no está libre con seguridad.

Si una sala está libre o solo tiene opciones, haz clic en Registrar como opción. Se abre Nueva solicitud ya con fecha, hora, personas y sala. Al guardar, Univents crea la solicitud y pone enseguida la opción, en el siguiente rango libre. El plazo es el propio; si no, la validez de la oferta; si no, el plazo estándar de tu workspace. En una sala reservada en firme el botón se llama En lista de espera (opción). Si ya hay opciones en la sala, el botón indica el puesto que recibe tu opción, por ejemplo Registrar como opción 4.

2. Seguimiento de opciones: ¿dónde están mis plazos?

En Solicitudes, junto a Entrada, Kanban, Lista y Calendario, hay la vista Opciones (n). El número indica las opciones abiertas.

En la Bandeja de entrada, cada solicitud con opción lleva además una nota breve, por ejemplo «Opción 1 · hasta el 20/11». Es amarilla si el plazo vence en los próximos siete días, y roja si ya ha vencido. Si pasas el ratón por encima, ves el rango por sala.

La lista muestra todas las opciones abiertas, primero el plazo más próximo, en cuatro grupos: Vencidas, Hoy, Esta semana y Más adelante. Cada fila indica

• el cliente y el plazo,
• fecha y hora del evento,
• la sala con su rango, por ejemplo «2.ª de 3»,
• el valor de la oferta (solo con el permiso de finanzas; sin oferta pone «sin oferta»),
• cuándo se hizo el último seguimiento.

Un clic en la fila abre la solicitud o el evento.

Varias opciones a la vez. Marca filas. Entonces hay tres acciones:

• Hacer seguimiento envía al contacto el conocido correo de seguimiento de la oferta. Antes ves cada opción y puedes adjuntar el PDF. Las opciones sin oferta enviada se omiten y se indican como «sin oferta». Después la lista muestra por fila si el correo se envió.
• Ampliar plazo fija un nuevo plazo para todas las opciones elegidas (se sugieren 7 días, puedes elegir libremente). El plazo termina como muy tarde el día del evento. No se envía ningún correo al cliente.
• Liberar opción libera de nuevo sala y material, tras una confirmación.

En el menú de la fila encuentras además Reservar en firme, Convertir en 1.ª opción y Cambiar plazo.

3. Reservar en firme y aceptar una solicitud: ¿qué pasa con las demás?

Cuando reservas una opción en firme, las opciones que van detrás pierden su plaza en la misma sala y día. El diálogo las nombra antes, con la sala o el artículo que pierden. Cada una tiene una casilla:

• Rechazar solicitud: la solicitud se rechaza. Es el mismo rechazo de siempre. Con la casilla Enviar correo de rechazo marcada, el correo de rechazo llega al cliente, si quieres con fechas alternativas. Puedes anotar un motivo para tus notas.
• Sin solicitud (un evento sin más, con opción), solo se libera la opción. El diálogo lo dice y no se envía ningún correo.

Si delante de la tuya hay otra opción, el diálogo propone Consultar 1.ª opción (ver abajo).

Cuando aceptas una solicitud, el diálogo de aceptación muestra antes cuántas otras solicitudes en la misma sala y periodo se rechazarán. Con Enviar correo de rechazo decides si esos clientes reciben un correo. Solo existe este camino: no se rechaza nada que no hayas visto antes. Univents no rechaza solicitudes que ya están pagadas.

Si tu workspace no tiene un estado «Confirmado», al reservar en firme recibes un aviso claro y no cambia nada. Si Univents no pudo cargar por completo a los desplazados, el diálogo lo indica; entonces puedes reservar en firme de todos modos, pero no se envía ningún rechazo.

Consultar la 1.ª opción

Si delante hay otra 1.ª opción, Univents ofrece Consultar 1.ª opción. Crea una tarea en el evento de rango 1 («Preguntar al cliente si reserva en firme») y, si quieres, acorta su plazo a 48 horas, nunca al pasado. No se reserva nada ni se envía nada al cliente: llamas o escribes tú.

Cómo surge una opción

Con un clic. Abre el evento y elige Reservar como opción hasta …. Indica hasta qué fecha mantienes la fecha. Mientras el plazo no haya vencido, la opción está activa; después ya no reserva nada. Puedes cambiar la fecha o liberar la opción desde el chip del evento.

Desde la comprobación de disponibilidad. Ver arriba: Registrar como opción crea la solicitud y la opción en un solo paso.

Al crear una solicitud. En cuanto Nueva solicitud tiene fecha y sala, el formulario muestra debajo del campo de sala las opciones que ya hay en esa sala, por ejemplo «Opciones en Sala Alster: 1.ª Müller (hasta 20/11) · 2.ª Schmidt (hasta 22/11)». Con la casilla Mantener como opción, Univents crea la opción al guardar. Al lado ves el puesto que recibe, por ejemplo «será la 3.ª opción». Si una sala está reservada en firme, la opción pasa a la lista de espera. Si una sala está bloqueada, la casilla no se puede marcar. Al crear un evento, el formulario muestra las mismas opciones debajo del campo de sala, sin casilla.

Automáticamente con la oferta. En cuanto envías una oferta que sigue vigente, Univents reserva la fecha por sí mismo como opción. El plazo sigue entonces la validez de la oferta. Si fijas una fecha propia, vale esa en lugar de la validez de la oferta. Si liberas la opción, queda liberada hasta que envíes una oferta nueva.

El rango

El rango sigue el orden: en una opción puesta con un clic, quién se puso primero como opción; en una opción de oferta, cuya oferta se envió primero. Quien fue antes va por delante.

Para adelantar otro evento, elige Convertir en 1.ª opción en él, en la lista Opciones desde el menú de la fila o en el chip del evento. Univents te muestra antes qué significa eso para otras salas y artículos. Si entretanto alguien más ha cambiado el orden, Univents no guarda nada y recarga para que sigas con el estado actual.

Los colores

El aviso en eventos y en la oferta muestra quién estorba a quién:

• Rojo: hay una reserva firme implicada. Solo el lado desplazado se pone en rojo, es decir, la opción o la solicitud sin confirmar. La reserva firme recibe en cambio un aviso gris.
• Amarillo («Varias opciones»): las opciones compiten entre sí, o una opción va por delante de una solicitud sin confirmar.
• Gris: sin confirmar y sin opción.

Dos eventos sin confirmar y sin opción no son, por tanto, rojos. Si un evento tiene varios solapamientos, el símbolo muestra el peor color. Univents habla de conflicto solo en el caso excepcional de que una sala esté reservada en firme dos veces. En la vista Temporada de los eventos aparece además en grande en la columna derecha («Reserva doble»), con la sala y el otro evento.

Pasa el ratón por el símbolo: la ventana nombra, por sala o artículo, el rango y los eventos que compiten con cliente, estado y plazo. Más sobre el aviso en sí: Cómo detectar una sobrerreserva: sala y artículos de alquiler.

En el plano de ocupación

En el plano de ocupación de los espacios, pestaña Reservas, cada barra con una opción lleva la insignia con su rango, por ejemplo 2.ª opción; al pasar el ratón aparece el plazo. Un clic normal en la barra sigue abriendo el evento. La pequeña ↗ en el extremo derecho de la barra abre la lista de Opciones, filtrada por esa sala y ese día (las barras muy estrechas no la tienen). Los roles con vista restringida solo ven «Opción» sin número de rango.

Opciones y la página de reservas

Las opciones no bloquean la página de reservas pública. Cuántas solicitudes puede recibir un día o una sala online lo define el ajuste Solicitudes simultáneas permitidas de la página de reservas. Cada solicitud con oferta enviada cuenta allí como opción.

Una solicitud con opción activa mantiene la sala. Una solicitud sin opción no la mantiene.

Artículos de alquiler

En los artículos de alquiler, Univents muestra solapamientos solo si en el producto está activado Artículo de alquiler y hay una cantidad indicada. Sin existencias, Univents no adivina.

Tareas automáticas

Univents comprueba cada hora si las opciones se han movido. Se crea una tarea cuando

• una reserva firme desplaza una opción, o
• una opción vence o su oferta fue rechazada y otro evento sube de rango.

Responsable es el planificador del proyecto del evento; si no, el propietario. Recibe una notificación en la campana y por push, nunca un correo. Una tarea eliminada no vuelve. Las tareas solo se crean si realmente hay un competidor. Los enlaces de las tareas llevan a la lista de Opciones.

Con el asistente

También puedes poner y consultar opciones en el chat, por ejemplo:

• «Reserva el 14/11 en el salón Elba para Müller hasta el viernes»
• «¿Quién compite el 14/11 por el proyector?»
• «Convierte la boda Müller en 1.ª opción»

Preguntas frecuentes

¿Dónde ha quedado la página «Opciones y conflictos»? Se ha integrado en Solicitudes: la vista Opciones es la lista y Comprobar disponibilidad sustituye a la vista de las salas. Los enlaces antiguos a la dirección anterior redirigen automáticamente a la lista de Opciones.

¿Se envía un correo al hacer seguimiento o ampliar el plazo? Al hacer seguimiento, sí: el conocido correo de seguimiento de la oferta. Al ampliar o liberar una opción nunca se envía un correo al cliente.

¿Por qué mi evento no está en rojo? Rojo significa que hay una reserva firme implicada. Si solo compiten opciones o solicitudes sin confirmar, el aviso es amarillo o gris.

¿Qué pasa cuando vence el plazo? La opción deja de reservar. El siguiente evento en el orden sube de rango.