Detectar sobrerreservas: salas y artículos de alquiler
Después de leer este artículo sabrás cuándo te avisa Univents de una doble ocupación, dónde aparece el aviso, cómo se calcula (incluido el tiempo de montaje y limpieza de la sala) y cómo desactivarlo en las salas que se ocupan varias veces a propósito.
Univents te avisa en cuanto dos eventos comparten la misma sala o un artículo de alquiler está planificado más veces de las que tienes disponibles. El aviso aparece donde planificas: en la vista general de eventos y en el presupuesto.
Importante: El aviso no bloquea nada. Puedes seguir reservando, guardando y enviando. Si sobrerreservas a propósito (porque vas a reponer o a subalquilar), nada te frena.
Dónde aparece el aviso
En la vista general de eventos, cada evento afectado muestra un aviso «Posible sobrerreserva»:
- En las vistas de lista y de temporada, como un pequeño icono de advertencia junto al estado.
- En la vista de estado (Kanban), en la parte superior de la tarjeta.
- En la vista de calendario, como icono de advertencia en la barra de la cita.
Pasa el ratón por encima y verás qué sala está ocupada dos veces o qué artículos no alcanzan.
En el presupuesto (y en cualquier otro documento del evento) aparece el mismo aviso encima de las líneas.
Cuándo se avisa: salas
Se avisa cuando dos eventos de la misma sala se solapan en el tiempo.
El cálculo se hace al minuto, no por día natural. Un evento de mañana y otro de tarde en la misma sala no activan ningún aviso, porque no se estorban. Dos eventos que van ambos de 14:00 a 20:00 h sí lo activan.
Si a un evento le falta la hora de fin, Univents calcula seis horas desde el inicio.
El tiempo de montaje y limpieza de la sala también cuenta. Si la sala tiene un valor en Tiempo de montaje y limpieza (minutos) (consulta Crear espacios de eventos y sacarles el máximo partido), queda bloqueada ese tiempo antes y después de cada evento: una ocupación de 10:00 a 14:00 h con 90 minutos de montaje llega, por tanto, hasta las 15:30 h. El margen pertenece a la sala, no a la página de reservas, así que también se aplica a los eventos que creas internamente sin página de reservas. El Tiempo de margen entre eventos de tu página de reservas, en cambio, el aviso no lo tiene en cuenta: pertenece a la página, y un evento creado internamente no tiene ninguna.
Las salas que van juntas cuentan juntas. Si has creado un salón formado por varias salas parciales, el salón reservado bloquea también sus salas parciales, y al revés.
Cuándo se avisa: artículos de alquiler
Se avisa cuando en el periodo hay planificadas más unidades de las que existen.
Para ello, el producto debe tener activado Artículo de alquiler y un número de unidades indicado. Si no hay un número de unidades o el artículo está como «disponible sin límite», no hay aviso: Univents no adivina.
El tiempo de margen indicado en el producto (para transporte, limpieza, devolución) se tiene en cuenta: alarga la ocupación antes y después del evento.
Si una línea de reserva tiene sus propios tiempos de alquiler, se aplican esos; si no, el periodo del evento.
Qué NO genera aviso
- Eventos pasados. El aviso solo aparece en eventos que aún están por venir o que están en curso. En una cita ya finalizada no se puede cambiar nada, así que el aviso sería solo ruido.
- Eventos sin fecha de inicio: sin periodo no hay nada que comparar.
- Eventos sin sala.
- Los eventos cancelados no cuentan como ocupación y tampoco reciben aviso.
- Las líneas de carritos y de pedidos anulados o caducados no reservan nada.
- Productos que no son artículos de alquiler. Para los bienes de consumo se aplica el indicador normal de existencias.
Desactivar el aviso para una sala
Algunas salas se ocupan a propósito con varios eventos a la vez, por ejemplo una nave grande que se gestiona como un único espacio.
- Abre Espacios y elige la sala.
- En Eventos en paralelo, indica cuántos eventos pueden desarrollarse allí a la vez.
- Guarda.
A partir de ese momento, Univents solo avisa cuando se supera ese número. Si introduces 99, la sala se considera ilimitada y ya no aparece ningún aviso.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo ningún aviso en un evento pasado aunque allí hubiera un solapamiento? El aviso solo aparece en eventos que aún están por venir o en curso, es decir, donde todavía puedes cambiar algo. En un evento ya finalizado sería solo ruido y taparía los avisos que de verdad importan.
¿Hasta cuándo se considera que un evento «sigue en curso»? Hasta que termina. Un evento de varios días que empezó ayer y termina mañana sigue mostrando el aviso. Si falta la hora de fin, Univents calcula seis horas desde el inicio.
¿Un evento finalizado sigue contando como ocupación? Sí. Si tu evento en curso se solapa con otro que ya ha terminado, recibes el aviso igualmente, porque el finalizado sí ocupó la sala. Lo único es que él mismo ya no muestra ningún aviso.
El aviso aparece aunque los dos eventos están en salas distintas. Comprueba si las salas pertenecen a un grupo común. Un salón y sus salas parciales se bloquean entre sí.
Veo el aviso en el presupuesto aunque en el documento no hay ningún artículo de alquiler. Se comprueba el evento, no cada documento por separado. Si la sala está ocupada dos veces, el aviso aparece en todos los documentos de ese evento.
El aviso aparece aunque los dos eventos no se solapan en el tiempo. Comprueba el tiempo de montaje y limpieza de la sala. Cuenta por ambos lados: con 90 minutos de montaje, una cita de 10:00 a 14:00 h se considera ocupada hasta las 15:30 h. El mismo valor actúa también en la página de reservas, donde bloquea las solicitudes de los clientes (consulta Crear espacios de eventos y sacarles el máximo partido).
¿Por qué me avisa la tienda online antes? En la página de reservas pública hay un bloqueo real: allí un invitado ni siquiera puede pedir una sala ocupada o un artículo de alquiler agotado. Internamente es solo un aviso, para que puedas sobrerreservar de forma consciente.