Riconoscere l’overbooking: sala e articoli a noleggio

Univents ti avvisa non appena due eventi condividono la stessa sala o un articolo a noleggio è pianificato più volte di quanti ne hai a disposizione. L’avviso compare dove pianifichi: nella panoramica degli eventi e nel preventivo.

Importante: l’avviso non blocca nulla. Puoi continuare a prenotare, salvare e inviare. Chi va in overbooking di proposito, perché riordina o subaffitta, non viene fermato.

Dove compare l’avviso

Nella panoramica degli eventi ogni evento interessato riporta l’avviso «Possibile overbooking»:

• Nelle viste Elenco e Stagione come piccolo simbolo di avvertimento accanto allo stato.
• Nella vista Stato (Kanban) in alto sulla scheda.
• Nella vista Calendario come simbolo di avvertimento nella barra dell’appuntamento.

Passa il mouse sopra il simbolo: vedrai quale sala è occupata due volte oppure quali articoli non bastano.

Nel preventivo (e in ogni altro documento dell’evento) lo stesso avviso compare sopra le righe.

Quando scatta l’avviso: sale

L’avviso scatta quando due eventi nella stessa sala si sovrappongono nel tempo.

Il calcolo è preciso all’orario, non al giorno di calendario. Un evento della mattina e uno della sera nella stessa sala quindi non generano alcun avviso, perché non si intralciano. Due eventi che durano entrambi dalle 14 alle 20 lo generano.

Se a un evento manca l’ora di fine, Univents calcola sei ore dall’inizio.

Il tempo di allestimento e pulizia della sala viene conteggiato. Se per la sala hai inserito un valore in Tempo di allestimento e pulizia (minuti) (vedi Creare e sfruttare al meglio le location per eventi), la sala resta bloccata per quel tempo prima e dopo ogni evento: un’occupazione dalle 10 alle 14 con 90 minuti di allestimento arriva quindi fino alle 15:30. Il buffer è legato alla sala, non alla pagina di prenotazione: vale perciò anche per gli eventi che crei internamente senza pagina di prenotazione. Il Tempo di buffer tra gli eventi della tua pagina di prenotazione, invece, non viene conteggiato dall’avviso: appartiene alla pagina, e un evento creato internamente non ne ha una.

Le sale che fanno parte di un insieme vengono considerate insieme. Se hai creato una sala composta da più sale parziali, la sala prenotata blocca anche le sue sale parziali, e viceversa.

Quando scatta l’avviso: articoli a noleggio

L’avviso scatta quando nel periodo sono pianificati più pezzi di quelli esistenti.

Il presupposto è che per il prodotto sia attivato Articolo a noleggio e sia indicato un Numero di pezzi. Se non è indicato alcun numero di pezzi o l’articolo è impostato su «disponibile senza limiti», non compare alcun avviso: Univents non tira a indovinare.

Un Tempo di buffer indicato sul prodotto (per trasporto, pulizia, restituzione) viene conteggiato: allunga l’occupazione prima e dopo l’evento.

Se una riga di prenotazione ha date di noleggio proprie, valgono quelle; altrimenti vale il periodo dell’evento.

Cosa NON genera avvisi

• Eventi passati. L’avviso compare solo sugli eventi ancora in programma o in corso. Su un appuntamento concluso non si può più cambiare nulla: l’avviso sarebbe solo rumore.
• Eventi senza data di inizio: senza un periodo non c’è nulla da confrontare.
• Eventi senza sala.
• Gli eventi annullati non contano come occupazione e non ricevono nemmeno un avviso.
• Le righe nei carrelli e negli ordini stornati o scaduti non occupano nulla.
• Prodotti che non sono articoli a noleggio. Per i beni di consumo vale la normale visualizzazione della giacenza.

Disattivare l’avviso per una sala

Alcune sale vengono occupate di proposito da più eventi contemporaneamente, ad esempio un grande capannone gestito come un’unica location.

1. Apri Location e scegli la sala.
2. In Eventi in parallelo indica quanti eventi possono svolgersi lì contemporaneamente.
3. Salva.

Da quel momento Univents ti avvisa solo quando questo numero viene superato. Se inserisci 99, la sala è considerata illimitata e non compare più alcun avviso.

Domande frequenti

Perché su un evento passato non vedo alcun avviso, anche se lì c’è stata una sovrapposizione? L’avviso compare solo sugli eventi ancora in programma o in corso, cioè dove puoi ancora cambiare qualcosa. Su un evento concluso sarebbe solo rumore e coprirebbe gli avvisi che contano.

Fino a quando un evento è considerato «in corso»? Fino alla sua fine. Un evento di più giorni iniziato ieri che finisce domani continua quindi a ricevere l’avviso. Se manca l’ora di fine, Univents calcola sei ore dall’inizio.

Un evento concluso conta ancora come occupazione? Sì. Se il tuo evento in corso si sovrappone a uno già terminato, ricevi comunque l’avviso: l’evento concluso ha davvero occupato la sala. Solo l’evento concluso non riporta più alcun avviso.

L’avviso compare anche se i due eventi sono in sale diverse. Controlla se le sale appartengono a uno stesso gruppo. Una sala e le sue sale parziali si bloccano a vicenda.

Vedo l’avviso nel preventivo, anche se nel documento non c’è alcun articolo a noleggio. Viene controllato l’evento, non il singolo documento. Se la sala è occupata due volte, l’avviso compare su ogni documento di quell’evento.

L’avviso compare anche se i due eventi non si sovrappongono nel tempo. Controlla il Tempo di allestimento e pulizia della sala. Viene conteggiato su entrambi i lati: con 90 minuti di allestimento, un appuntamento dalle 10 alle 14 risulta occupato fino alle 15:30. Lo stesso valore agisce anche sulla pagina di prenotazione, dove blocca le richieste dei clienti (vedi Creare e sfruttare al meglio le location per eventi).

Perché lo shop online mi avvisa già prima? Sulla pagina di prenotazione pubblica vale un vero blocco: lì un ospite non può nemmeno ordinare una sala occupata o un articolo a noleggio esaurito. Internamente è solo un avviso, così puoi andare in overbooking consapevolmente.