Detetar excesso de reservas: sala e artigos de aluguer
Este artigo explica quando a Univents avisa de uma dupla ocupação, onde aparece o aviso, como é calculado (incluindo o tempo de preparação e limpeza da sala) e como o desativar nas salas que são ocupadas várias vezes de propósito.
A Univents avisa assim que dois eventos partilham a mesma sala ou que um artigo de aluguer está planeado mais vezes do que as unidades existentes. O aviso aparece onde se planeia: na vista geral dos eventos e no orçamento.
Importante: O aviso não bloqueia nada. Continua a ser possível reservar, guardar e enviar. Quem faz excesso de reservas de propósito, por exemplo porque vai encomendar mais unidades ou subalugar, não é travado.
Onde aparece o aviso
Na vista geral dos eventos, cada evento afetado apresenta o aviso «Possível excesso de reservas»:
- Nas vistas de lista e de temporada, como um pequeno sinal de aviso junto ao estado.
- Na vista de estado (Kanban), na parte superior do cartão.
- Na vista de calendário, como sinal de aviso na barra do evento.
Ao passar o rato por cima, é possível ver qual sala está com dupla ocupação ou quais artigos não chegam.
No orçamento (e em qualquer outro documento do evento), o mesmo aviso aparece acima das linhas.
Quando há aviso: salas
O aviso surge quando dois eventos na mesma sala se sobrepõem no tempo.
O cálculo é feito à hora exata, não ao dia do calendário. Um evento de manhã e um evento à noite na mesma sala não geram aviso, porque não se atropelam. Dois eventos que decorrem ambos das 14h às 20h geram aviso.
Se um evento não tiver hora de fim, a Univents considera seis horas a partir do início.
O tempo de preparação e limpeza da sala também conta. Se a sala tiver um valor em Tempo de preparação e limpeza (minutos) (ver Criar espaços de eventos e tirar o melhor partido deles), fica bloqueada esse tempo antes e depois de cada evento: uma ocupação das 10h às 14h com 90 minutos de preparação prolonga-se até às 15:30. O intervalo está associado à sala, não à página de reservas, pelo que também se aplica a eventos criados internamente, sem página de reservas. Já o Intervalo entre eventos da página de reservas não entra no cálculo do aviso: pertence à página, e um evento criado internamente não tem página.
As salas que fazem parte do mesmo conjunto contam em conjunto. Se um salão tiver sido criado a partir de várias subsalas, o salão reservado bloqueia também as suas subsalas, e vice-versa.
Quando há aviso: artigos de aluguer
O aviso surge quando, no período em causa, estão planeadas mais unidades do que as existentes.
É necessário que o produto tenha Artigo de aluguer ativado e um Número de unidades definido. Se não houver número de unidades ou se o artigo estiver como «disponível sem limite», não há aviso: a Univents não adivinha.
Um Intervalo definido no produto (para transporte, limpeza, devolução) é incluído no cálculo: prolonga a ocupação antes e depois do evento.
Se uma linha de reserva tiver períodos de aluguer próprios, estes prevalecem; caso contrário, vale o período do evento.
O que NÃO gera aviso
- Eventos passados. O aviso só aparece em eventos que ainda vão decorrer ou que estão a decorrer. Num evento já concluído já não há nada a alterar, pelo que o aviso seria apenas ruído.
- Eventos sem data de início: sem período, não há nada para comparar.
- Eventos sem sala.
- Os eventos cancelados não contam como ocupação e também não recebem aviso.
- As linhas em carrinhos de compras e em encomendas anuladas ou expiradas não retêm nada.
- Produtos que não são artigos de aluguer. Para bens de consumo aplica-se a indicação normal de stock.
Desativar o aviso para uma sala
Algumas salas são ocupadas várias vezes em simultâneo de propósito, por exemplo um grande pavilhão gerido como um único espaço.
- Abrir Espaços e selecionar a sala.
- Em Eventos em paralelo, indicar quantos eventos podem decorrer ao mesmo tempo nessa sala.
- Guardar.
A partir daí, a Univents só avisa quando esse número for ultrapassado. Se for indicado 99, a sala é considerada ilimitada e deixa de aparecer qualquer aviso.
Perguntas frequentes
Porque é que não vejo qualquer aviso num evento passado, apesar de ter havido uma sobreposição? O aviso só aparece em eventos que ainda vão decorrer ou que estão a decorrer, ou seja, onde ainda é possível alterar alguma coisa. Num evento concluído seria apenas ruído e esconderia os avisos que realmente importam.
Até quando um evento é considerado «ainda a decorrer»? Até ao seu fim. Um evento de vários dias que começou ontem e termina amanhã continua, por isso, a receber o aviso. Se não houver hora de fim, a Univents considera seis horas a partir do início.
Um evento concluído ainda conta como ocupação? Sim. Se o evento em curso se sobrepuser a um que já terminou, o aviso aparece na mesma, porque o evento concluído ocupou de facto a sala. Apenas ele próprio deixa de apresentar aviso.
O aviso aparece, embora os dois eventos estejam em salas diferentes. Verificar se as salas pertencem a um conjunto comum. Um salão e as suas subsalas bloqueiam-se mutuamente.
Vejo o aviso no orçamento, embora o documento não tenha nenhum artigo de aluguer. É verificado o evento, não o documento individual. Se a sala tiver dupla ocupação, o aviso aparece em todos os documentos desse evento.
O aviso aparece, embora os dois eventos não se sobreponham no tempo. Verificar o Tempo de preparação e limpeza da sala. Conta nos dois sentidos: com 90 minutos de preparação, um evento das 10h às 14h é considerado ocupado até às 15:30. O mesmo valor também atua na página de reservas, onde bloqueia pedidos de clientes (ver Criar espaços de eventos e tirar o melhor partido deles).
Porque é que a loja online avisa mais cedo? Na página de reservas pública aplica-se um bloqueio real: aí, um convidado não consegue sequer encomendar uma sala ocupada ou um artigo de aluguer esgotado. Internamente é apenas um aviso, para que seja possível fazer excesso de reservas de forma consciente.