Détecter une surréservation : salle et articles de location

Univents vous avertit dès que deux événements se partagent la même salle ou qu’un article de location est planifié plus souvent qu’il n’existe. L’avertissement apparaît là où vous planifiez : dans la vue d’ensemble des événements et dans le devis.

Important : L’avertissement ne bloque rien. Vous pouvez toujours réserver, enregistrer et envoyer. Si vous surréservez volontairement — parce que vous commandez en complément ou que vous sous-louez — rien ne vous freine.

Où l’avertissement apparaît

Dans la vue d’ensemble des événements, chaque événement concerné porte l’avertissement « Surréservation possible » :

• Dans les vues Liste et Saison, sous la forme d’un petit signe d’alerte à côté du statut.
• Dans la vue Statut (Kanban), en haut de la carte.
• Dans la vue Calendrier, sous la forme d’un signe d’alerte dans la barre de l’événement.

Passez la souris dessus : vous voyez quelle salle est occupée en double ou quels articles ne suffisent pas.

Dans le devis (et dans tout autre document de l’événement), le même avertissement figure au-dessus des lignes.

Quand l’avertissement se déclenche : salles

L’avertissement se déclenche lorsque deux événements se chevauchent dans le temps dans la même salle.

Le calcul se fait à l’heure près, pas au jour calendaire. Un événement du matin et un événement du soir dans la même salle ne déclenchent donc aucun avertissement, car ils ne se gênent pas. Deux événements qui se déroulent tous deux de 14 h à 20 h le déclenchent.

Si un événement n’a pas d’heure de fin, Univents compte six heures à partir du début.

Le temps de préparation et de nettoyage de la salle compte aussi. Si la salle a une valeur renseignée sous Temps de préparation et de nettoyage (minutes) (voir Créer et exploiter au mieux des lieux d’événement), elle est bloquée aussi longtemps avant et après chaque événement — une occupation de 10 h à 14 h avec 90 minutes de préparation court donc jusqu’à 15 h 30. Ce temps tampon est lié à la salle, pas à la page de réservation : il s’applique donc aussi aux événements que vous créez en interne sans page de réservation. Le Temps de battement entre les événements de votre page de réservation, en revanche, n’est pas pris en compte par l’avertissement — il appartient à la page, et un événement créé en interne n’en a pas.

Les salles qui vont ensemble comptent ensemble. Si vous avez créé une grande salle composée de plusieurs sous-salles, la grande salle réservée bloque aussi ses sous-salles — et inversement.

Quand l’avertissement se déclenche : articles de location

L’avertissement se déclenche lorsque, sur la période, plus d’unités sont planifiées qu’il n’en existe.

Cela suppose que Article de location soit activé sur le produit et qu’un nombre d’unités soit renseigné. Si aucun nombre d’unités n’est renseigné ou si l’article est réglé sur « disponibilité illimitée », il n’y a pas d’avertissement — Univents ne devine pas.

Un temps de battement renseigné sur le produit (pour le transport, le nettoyage, le retour) est pris en compte : il prolonge l’occupation avant et après l’événement.

Si une ligne de réservation comporte ses propres dates de location, ce sont elles qui s’appliquent ; sinon, c’est la période de l’événement.

Ce qui ne déclenche PAS d’avertissement

• Les événements passés. L’avertissement n’apparaît que sur les événements à venir ou en cours. On ne peut plus rien changer à une date terminée — l’avertissement n’y ferait que du bruit.
• Les événements sans date de début — sans période, il n’y a rien à comparer.
• Les événements sans salle.
• Les événements annulés ne comptent pas comme occupation et ne reçoivent pas non plus d’avertissement.
• Les lignes dans des paniers, des commandes annulées ou expirées ne réservent rien.
• Les produits qui ne sont pas des articles de location. Pour les consommables, c’est l’affichage normal du stock qui s’applique.

Désactiver l’avertissement pour une salle

Certaines salles sont occupées volontairement plusieurs fois en même temps — par exemple une grande halle gérée comme un seul lieu.

1. Ouvrez Lieux et choisissez la salle.
2. Sous Événements en parallèle, indiquez combien d’événements peuvent s’y dérouler en même temps.
3. Enregistrez.

Dès lors, Univents n’avertit que lorsque ce nombre est dépassé. Si vous saisissez 99, la salle est considérée comme illimitée et plus aucun avertissement n’apparaît.

Questions fréquentes

Pourquoi n’y a-t-il pas d’avertissement sur un événement passé, alors qu’un chevauchement a bien eu lieu ? L’avertissement n’apparaît que sur les événements à venir ou en cours — là où vous pouvez encore modifier quelque chose. Sur un événement terminé, il ne ferait que du bruit et masquerait les avertissements qui comptent.

Jusqu’à quand un événement est-il considéré comme « toujours en cours » ? Jusqu’à sa fin. Un événement sur plusieurs jours qui a commencé hier et se termine demain continue donc de recevoir l’avertissement. Si l’heure de fin manque, Univents compte six heures à partir du début.

Un événement terminé compte-t-il encore comme occupation ? Oui. Si votre événement en cours chevauche un événement déjà terminé, vous recevez quand même l’avertissement — l’événement terminé a bel et bien occupé la salle. Seul lui-même ne porte plus d’avertissement.

L’avertissement apparaît alors que les deux événements ont lieu dans des salles différentes. Vérifiez si les salles appartiennent à un même groupe. Une grande salle et ses sous-salles se bloquent mutuellement.

Je vois l’avertissement dans le devis alors qu’aucun article de location ne figure sur le document. C’est l’événement qui est vérifié, pas le document pris isolément. Si la salle est occupée en double, l’avertissement figure sur chaque document de cet événement.

L’avertissement apparaît alors que les deux événements ne se chevauchent pas dans le temps. Vérifiez le temps de préparation et de nettoyage de la salle. Il compte des deux côtés : avec 90 minutes de préparation, un créneau de 10 h à 14 h est considéré comme occupé jusqu’à 15 h 30. La même valeur agit aussi sur la page de réservation, où elle bloque les demandes des clients (voir Créer et exploiter au mieux des lieux d’événement).

Pourquoi la boutique en ligne m’avertit-elle déjà avant ? Sur la page de réservation publique, un vrai blocage s’applique : un invité ne peut tout simplement pas commander une salle occupée ou un article de location épuisé. En interne, ce n’est qu’un avertissement, pour que vous puissiez surréserver en connaissance de cause.