Überbuchung erkennen: Raum und Verleihartikel

Univents warnt dich, sobald sich zwei Veranstaltungen denselben Raum teilen oder ein Verleihartikel öfter verplant ist, als er vorhanden ist. Der Hinweis steht dort, wo du planst: in der Veranstaltungs-Übersicht und im Angebot.

Wichtig: Der Hinweis blockiert nichts. Du kannst weiterhin buchen, speichern und versenden. Wer bewusst überbucht — weil nachbestellt oder untervermietet wird — wird nicht ausgebremst.

Wo der Hinweis auftaucht

In der Veranstaltungs-Übersicht trägt jede betroffene Veranstaltung einen Hinweis „Möglicherweise überbucht":

• In der Listen- und der Saison-Ansicht als kleines Warnzeichen neben dem Status.
• In der Status-Ansicht (Kanban) oben auf der Karte.
• In der Kalender-Ansicht als Warnzeichen im Termin-Balken.

Fahre mit der Maus darüber — dann siehst du, welcher Raum doppelt belegt ist bzw. welche Artikel nicht reichen.

Im Angebot (und in jedem anderen Beleg der Veranstaltung) steht derselbe Hinweis über den Positionen.

Wann gewarnt wird: Räume

Gewarnt wird, wenn sich zwei Veranstaltungen im selben Raum zeitlich überschneiden.

Gerechnet wird auf die Uhrzeit genau, nicht auf den Kalendertag. Eine Vormittags- und eine Abendveranstaltung im selben Raum lösen also keinen Hinweis aus, weil sie sich nicht in die Quere kommen. Zwei Veranstaltungen, die beide von 14 bis 20 Uhr laufen, lösen ihn aus.

Fehlt einer Veranstaltung die Endzeit, rechnet Univents mit sechs Stunden ab Beginn.

Räume, die zusammengehören, zählen zusammen. Hast du einen Saal aus mehreren Teilräumen angelegt, blockiert der gebuchte Saal auch seine Teilräume — und umgekehrt.

Wann gewarnt wird: Verleihartikel

Gewarnt wird, wenn im Zeitraum mehr Stück verplant sind, als es gibt.

Voraussetzung ist, dass am Produkt Verleihartikel aktiviert und eine Stückzahl hinterlegt ist. Ist keine Stückzahl gepflegt oder steht der Artikel auf „unbegrenzt verfügbar", gibt es keinen Hinweis — Univents rät nicht.

Eine am Produkt hinterlegte Pufferzeit (für Transport, Reinigung, Rückgabe) wird mitgerechnet: sie verlängert die Belegung vor und nach der Veranstaltung.

Trägt eine Buchungsposition eigene Verleihzeiten, gelten diese; sonst der Zeitraum der Veranstaltung.

Was NICHT gewarnt wird

• Vergangene Veranstaltungen. Der Hinweis erscheint nur an Veranstaltungen, die noch bevorstehen oder gerade laufen. An einem abgeschlossenen Termin lässt sich nichts mehr ändern — dort wäre der Hinweis nur Rauschen.
• Veranstaltungen ohne Startdatum — ohne Zeitraum gibt es nichts zu vergleichen.
• Veranstaltungen ohne Raum.
• Abgesagte Veranstaltungen zählen nicht als Belegung und bekommen auch selbst keinen Hinweis.
• Positionen in Warenkörben, stornierten oder abgelaufenen Bestellungen halten nichts.
• Produkte, die keine Verleihartikel sind. Für Verbrauchsgüter gilt die normale Lagerbestands-Anzeige.

Hinweis für einen Raum abschalten

Manche Räume werden absichtlich mehrfach gleichzeitig belegt — etwa eine große Halle, die als eine Räumlichkeit geführt wird.

1. Öffne Räumlichkeiten und wähle den Raum.
2. Trage bei Parallele Veranstaltungen ein, wie viele Veranstaltungen dort gleichzeitig laufen dürfen.
3. Speichere.

Ab dann warnt Univents erst, wenn diese Zahl überschritten wird. Trägst du 99 ein, gilt der Raum als unbegrenzt und es kommt kein Hinweis mehr.

Häufige Fragen

Warum sehe ich an einer vergangenen Veranstaltung keinen Hinweis, obwohl sich dort etwas überschnitten hat? Der Hinweis erscheint nur an Veranstaltungen, die noch bevorstehen oder gerade laufen — dort, wo du noch etwas ändern kannst. An einer abgeschlossenen Veranstaltung wäre er nur noch Rauschen und würde die Hinweise verdecken, auf die es ankommt.

Bis wann gilt eine Veranstaltung als „läuft noch"? Bis zu ihrem Ende. Eine mehrtägige Veranstaltung, die gestern begonnen hat und morgen endet, bekommt den Hinweis also weiterhin. Fehlt die Endzeit, rechnet Univents mit sechs Stunden ab Beginn.

Zählt eine abgeschlossene Veranstaltung noch als Belegung? Ja. Wenn deine laufende Veranstaltung sich mit einer überschneidet, die bereits zu Ende ist, bekommst du den Hinweis trotzdem — die abgeschlossene hat den Raum ja tatsächlich belegt. Nur sie selbst trägt keinen Hinweis mehr.

Der Hinweis erscheint, obwohl beide Veranstaltungen in verschiedenen Räumen sind. Prüfe, ob die Räume zu einer gemeinsamen Gruppe gehören. Ein Saal und seine Teilräume blockieren sich gegenseitig.

Ich sehe den Hinweis im Angebot, obwohl auf dem Beleg kein Verleihartikel steht. Geprüft wird die Veranstaltung, nicht der einzelne Beleg. Ist der Raum doppelt belegt, steht der Hinweis an jedem Beleg dieser Veranstaltung.

Warum warnt mich der Webshop schon vorher? Auf der öffentlichen Buchungsseite gilt eine echte Sperre: dort kann ein Gast einen belegten Raum oder ein ausgebuchtes Verleihstück gar nicht erst bestellen. Intern ist es nur ein Hinweis, damit du bewusst überbuchen kannst.