Eventlocations erstellen & optimal nutzen

In Univents sind Eventlocations die Veranstaltungsorte, die du planst und vermarktest. Du legst sie einmal an, pflegst Kapazität, Adresse, Fotos und Tags und siehst danach pro Location alle verknüpften Events, die Auslastung und die nächsten Termine auf einen Blick.

Locations öffnen und neu anlegen

Den Bereich findest du in der Hauptnavigation unter Locations. Oben steht die Überschrift Locations mit dem Hinweis „Karte, Auslastung und Operations in einer Ansicht". Darunter wechselst du über die Tabs Karte, Locations, Gruppen, Auslastung und Belegung zwischen den Ansichten. Beim Öffnen ist der Tab Locations aktiv.

1. Klicke oben rechts auf Neue Location. Es öffnet sich ein zentriertes Formular.
2. Fülle die Felder im Abschnitt Allgemeine Informationen aus und ergänze nach Bedarf Adresse, Farbe und Bilder.
3. Klicke unten auf Erstellen, um die Location zu speichern. Bei einer bestehenden Location heißt der Button Speichern.

Eine angelegte Location erscheint sofort in der Liste im Tab Locations. Über das Suchfeld oben rechts (Tastenkürzel ⌘K) springst du schnell zu einer bestimmten Location, einer Gruppe, einer Aktion oder einer Ansicht.

Allgemeine Informationen pflegen

Im Abschnitt Allgemeine Informationen legst du fest, wie die Location intern und auf der Buchungsseite erscheint.

• Name: Pflichtfeld. Wird in der Liste, im Kalender und auf der Buchungsseite angezeigt. Formuliere ihn klar und wiedererkennbar.
• Kapazität (Personen): Maximale Gästezahl, zum Beispiel „200". Hilft dir und deinen Kunden, die Location richtig einzuschätzen.
• Parallele Veranstaltungen: Wie viele Veranstaltungen sich in genau diesem Raum zeitlich überschneiden dürfen. Lässt du das Feld leer, gilt weiterhin die Einstellung deiner Buchungsseite. Trägst du eine Zahl ein, gilt sie überall: im Kalender der Buchungsseite, bei der Raumauswahl zum gewählten Datum, beim Absenden einer Anfrage und in der Verfügbarkeitsprüfung. Beispiel: Der große Saal trägt zwei parallele Veranstaltungen, die Kammer nur eine.

Auch Ablaufpunkte belegen einen Raum. Trägt ein Programmpunkt in einem Ablaufplan einen Raum mit eigener Start- und Endzeit, gilt dieser Raum in diesem Fenster als belegt — genauso wie eine Veranstaltung oder eine offene Anfrage. Hat der Punkt nur eine Startzeit, gilt der Raum genau zu diesem Zeitpunkt als belegt. Punkte abgesagter Veranstaltungen zählen nicht.

• Fläche (qm): Optionale Quadratmeterangabe, zum Beispiel „400".
• Beschreibung: Freitext, der die Location für Kunden greifbar macht. Beschreibe, für welche Events sie passt und was sie besonders macht.
• Tags: Schlagworte, die du tippst und mit Enter hinzufügst. Im Tab Locations kannst du später nach diesen Tags filtern.

Über die Sprachauswahl unter Sprachen kannst du Name und Beschreibung zusätzlich in weiteren Sprachen pflegen, falls du mehrsprachige Buchungsseiten nutzt.

Aufgaben und Produkte automatisch verknüpfen

Im Abschnitt Aufgaben bei Buchung wählst du unter Standard-Aufgabenliste eine deiner Aufgabenlisten-Vorlagen aus. Wird diese Location einem Event zugewiesen, werden die Aufgaben dieser Vorlage automatisch im Event angelegt — einmalig pro Event. Lässt du es bei Keine — keine Aufgaben automatisch anlegen, passiert nichts automatisch.

Im Abschnitt Produkte / Leistungen verknüpfst du unter Verknüpfte Produkte Produkte mit dieser Location — und legst für jedes ausgewählte Produkt fest, ob es Pflicht oder Verfügbar ist:

• Pflicht wird automatisch als Venue-Position gebucht, sobald die Location einem Event zugewiesen wird — du musst nichts mehr manuell hinzufügen.
• Verfügbar wird bei der Location-Wahl nicht automatisch gebucht. Es steht als Option bereit, die du (oder auf der Buchungsseite dein Kunde) bei Bedarf selbst hinzufügst.

Der Preis richtet sich in beiden Fällen nach dem Abrechnungsmodell des jeweiligen Produkts (pro Stunde, pro Stück, …).

Adresse, Farbe und Fotos hinterlegen

Unter dem Abschnitt Adresse tippst du die Anschrift in das Adressfeld. Die Vorschläge ergänzen Straße, PLZ, Stadt und Land automatisch und hinterlegen die Geokoordinaten, sodass die Location später mit Pin auf dem Tab Karte und in der Karten-Vorschau der Detailansicht erscheint.

Im Abschnitt Farbe wählst du eine Farbe aus den Farbfeldern. Sie kennzeichnet die Location in Liste, Karte und Kalender. Mit Löschen entfernst du die Auswahl wieder.

Im Abschnitt Bilder lädst du über die Fläche Bild hinzufügen Fotos hoch (maximal 12, je bis 5 MB). Mit dem Stern-Symbol markierst du ein Hero-Bild, das als Titelbild auf der Buchungsseite und im Listen-Thumbnail erscheint. Mit dem X-Symbol entfernst du ein Bild wieder.

Speicherst du die Location zum ersten Mal, schaltet Univents zwei weitere Abschnitte frei: Raumpläne und Dateien. Bis dahin zeigt das Formular den Hinweis „Erst die Location speichern — danach kannst du Raumpläne anlegen und Dateien hochladen."

Im Abschnitt Raumpläne legst du maßstäbliche Sitzplan-Vorlagen für diese Location an — dieselbe Tische-/Stühle-/Kapazitäts-Logik wie im Raumplan-Tab eines Events (siehe Whiteboard & Sitzplan im Event). Legst du später ein Event mit dieser Location an, übernimmst du eine dieser Vorlagen direkt über Aus Location-Vorlage in den Raumplan des Events.

Im Abschnitt Dateien lädst du beliebige Dateitypen zu dieser Location hoch (Datei hochladen (beliebiger Typ), bis 50 MB je Datei). Über Herunterladen lädst du eine Datei wieder herunter, über Löschen entfernst du sie (mit Sicherheitsabfrage).

Events zuordnen und die Detailansicht nutzen

Wählst du im Tab Locations links eine Location aus, öffnet sich rechts die Detailansicht mit Titelbild, Adresse und einer Kennzahlen-Leiste (Auslastung, Events, Kapazität, Räume).

1. Klicke auf Event hier, um direkt ein neues Event für diese Location anzulegen.
2. Im Bereich Nächste Events siehst du die kommenden Termine. Über Alle ansehen springst du zur gefilterten Eventliste dieser Location.
3. Unter Quick-Actions erreichst du Event (neues Event), Sperren (Sperrtage verwalten) und Kalender (alle Events hier).
4. Mit Route öffnen öffnest du die Adresse der Location in Google Maps in einem neuen Tab.

Gehört eine Location zu einer Gruppe, erscheint das unter Mitglied in Gruppen. Zum Bearbeiten klickst du in der Detailansicht auf Location bearbeiten.

Locations bündeln und Auslastung sehen

Im Tab Gruppen fasst du mehrere Veranstaltungsorte zu einem Bundle zusammen, etwa um mehrere Räume gemeinsam zu vermarkten.

1. Wechsle auf den Tab Gruppen und klicke auf Neue Gruppe.
2. Vergib unter Allgemeine Informationen einen Namen und optional eine Beschreibung.
3. Im Abschnitt Bundle-Optionen aktivierst du bei Bedarf „Auf Buchungsseite als eigenes Bundle anzeigen" und trägst optional einen Bundle-Preis (netto, optional) ein. Bleibt das Feld leer, gilt die Summe der einzelnen Locations.
4. Im Abschnitt Veranstaltungsorte verknüpfen wählst du die zugehörigen Locations aus und speicherst mit Erstellen.

Im Tab Auslastung siehst du pro Location ein Jahres-Raster mit den gebuchten Tagen. So erkennst du auf einen Blick, welche Veranstaltungsorte stark gebucht sind und wo noch Kapazität frei ist.

Belegung als Kalender ansehen

Im Tab Belegung siehst du die Buchungen all deiner Locations als Kalender, mit einer Location pro Zeile. Über die Ansichtsumschaltung wechselst du zwischen Tag, Woche und Monat; mit Zurück, Heute und Weiter navigierst du durch den Zeitraum. Hast du noch keine Location angelegt, weist dich ein Hinweis darauf hin; gibt es im gewählten Zeitraum keine Buchungen, zeigt Univents das ebenfalls an.

Eine Location löschen

Brauchst du eine Location nicht mehr — etwa, weil sie versehentlich doppelt angelegt wurde —, öffne sie zum Bearbeiten und klicke unten links auf Löschen. Nach einer Rückfrage verschwindet die Location aus der Übersicht, der Karte, der Auslastung und allen Auswahl-Listen.

Veranstaltungen, die bereits auf dieser Location liegen, behalten ihren Eintrag: Die Location wird ausgeblendet, nicht aus der Historie entfernt. Für eine Location, die nur vorübergehend nicht buchbar sein soll, ist der Schalter Auf öffentlicher Buchungsseite vorschlagen die bessere Wahl.

Tipps

• Pflege eine aussagekräftige Beschreibung und gute Fotos. Ein Hero-Bild und klare Texte erhöhen die Buchungschancen auf der Buchungsseite.
• Nutze Tags konsequent, damit der Tag-Filter im Tab Locations wirklich hilft.
• Trage die Adresse über die Vorschläge ein, nicht von Hand. Nur dann erscheint die Location mit Pin auf dem Tab Karte.
• Prüfe regelmäßig den Tab Auslastung, um schwächer gebuchte Locations gezielt zu bewerben.