Rozpoznawanie nadmiarowej rezerwacji: sala i artykuły do wynajmu

Univents ostrzega Cię, gdy dwa wydarzenia dzielą tę samą salę albo gdy artykuł do wynajmu został zaplanowany częściej, niż go posiadasz. Ostrzeżenie pojawia się tam, gdzie planujesz: w przeglądzie wydarzeń i w ofercie.

Ważne: Ostrzeżenie niczego nie blokuje. Nadal możesz rezerwować, zapisywać i wysyłać. Jeśli świadomie dokonujesz nadmiarowej rezerwacji — bo zamawiasz dodatkowe sztuki albo podnajmujesz — nic Cię nie zatrzyma.

Gdzie pojawia się ostrzeżenie

W przeglądzie wydarzeń każde dotknięte problemem wydarzenie ma ostrzeżenie „Możliwa nadmiarowa rezerwacja”:

• W widoku listy i sezonu jako mały znak ostrzegawczy obok statusu.
• W widoku statusów (Kanban) na górze karty.
• W widoku kalendarza jako znak ostrzegawczy na pasku terminu.

Najedź na niego kursorem — zobaczysz, która sala jest zajęta podwójnie lub których artykułów brakuje.

W ofercie (i w każdym innym dokumencie wydarzenia) to samo ostrzeżenie znajduje się nad pozycjami.

Kiedy ostrzegamy: sale

Ostrzeżenie pojawia się, gdy dwa wydarzenia w tej samej sali nakładają się w czasie.

Obliczenia są co do godziny, a nie co do dnia kalendarzowego. Wydarzenie przedpołudniowe i wieczorne w tej samej sali nie wywołują więc ostrzeżenia, bo nie kolidują ze sobą. Dwa wydarzenia, które trwają od 14:00 do 20:00, wywołują je.

Jeśli wydarzenie nie ma godziny zakończenia, Univents przyjmuje sześć godzin od rozpoczęcia.

Czas przygotowania i sprzątania sali także się liczy. Jeśli dla sali wpisano wartość w polu Czas przygotowania i sprzątania (minuty) (zobacz Tworzenie lokalizacji wydarzeń i ich optymalne wykorzystanie), jest ona zablokowana przed każdym wydarzeniem i po nim przez tak długi czas — zajęcie od 10:00 do 14:00 przy 90 minutach przygotowania trwa więc do 15:30. Bufor jest przypisany do sali, a nie do strony rezerwacji: obowiązuje więc również przy wydarzeniach, które tworzysz wewnętrznie bez strony rezerwacji. Bufor czasowy między wydarzeniami ze strony rezerwacji nie jest natomiast uwzględniany w ostrzeżeniu — należy do strony, a wydarzenie utworzone wewnętrznie go nie ma.

Sale, które do siebie należą, liczą się razem. Jeśli utworzysz salę główną z kilku podsal, zarezerwowana sala główna blokuje także swoje podsale — i odwrotnie.

Kiedy ostrzegamy: artykuły do wynajmu

Ostrzeżenie pojawia się, gdy w danym okresie zaplanowano więcej sztuk, niż jest dostępnych.

Warunkiem jest włączenie przy produkcie opcji Artykuł do wynajmu oraz wpisanie Liczby sztuk. Jeśli liczba sztuk nie jest uzupełniona albo artykuł ma ustawioną opcję „dostępny bez ograniczeń”, ostrzeżenia nie będzie — Univents nie zgaduje.

Uwzględniany jest też bufor czasowy ustawiony przy produkcie (na transport, sprzątanie, zwrot): wydłuża on zajęcie przed wydarzeniem i po nim.

Jeśli pozycja rezerwacji ma własne terminy wynajmu, obowiązują one; w przeciwnym razie obowiązuje okres wydarzenia.

Czego NIE dotyczy ostrzeżenie

• Wydarzenia z przeszłości. Ostrzeżenie pojawia się tylko przy wydarzeniach, które jeszcze się odbędą lub właśnie trwają. W zakończonym terminie nie da się już niczego zmienić — ostrzeżenie byłoby tam tylko szumem.
• Wydarzenia bez daty rozpoczęcia — bez okresu nie ma czego porównywać.
• Wydarzenia bez sali.
• Odwołane wydarzenia nie liczą się jako zajęcie i same też nie otrzymują ostrzeżenia.
• Pozycje w koszykach, anulowanych lub wygasłych zamówieniach niczego nie rezerwują.
• Produkty, które nie są artykułami do wynajmu. Dla towarów zużywalnych obowiązuje zwykłe wyświetlanie stanu magazynowego.

Wyłączanie ostrzeżenia dla sali

Niektóre sale są celowo zajmowane przez wiele wydarzeń jednocześnie — na przykład duża hala prowadzona jako jedna lokalizacja.

1. Otwórz Lokalizacje i wybierz salę.
2. W polu Równoległe wydarzenia wpisz, ile wydarzeń może się tam odbywać jednocześnie.
3. Zapisz.

Od tego momentu Univents ostrzega dopiero po przekroczeniu tej liczby. Jeśli wpiszesz 99, sala jest traktowana jako nieograniczona i ostrzeżenie już się nie pojawia.

Często zadawane pytania

Dlaczego przy wydarzeniu z przeszłości nie widzę ostrzeżenia, mimo że coś się tam nakładało? Ostrzeżenie pojawia się tylko przy wydarzeniach, które jeszcze się odbędą lub właśnie trwają — tam, gdzie nadal możesz coś zmienić. Przy zakończonym wydarzeniu byłoby tylko szumem i zasłaniałoby ostrzeżenia, na których Ci zależy.

Do kiedy wydarzenie uchodzi za „trwające”? Do swojego końca. Wielodniowe wydarzenie, które zaczęło się wczoraj i kończy jutro, nadal więc otrzymuje ostrzeżenie. Jeśli brakuje godziny zakończenia, Univents przyjmuje sześć godzin od rozpoczęcia.

Czy zakończone wydarzenie nadal liczy się jako zajęcie? Tak. Jeśli Twoje trwające wydarzenie nakłada się na takie, które już się skończyło, i tak dostaniesz ostrzeżenie — zakończone wydarzenie faktycznie zajmowało salę. Tylko ono samo nie ma już ostrzeżenia.

Ostrzeżenie pojawia się, choć oba wydarzenia są w różnych salach. Sprawdź, czy sale należą do wspólnej grupy. Sala główna i jej podsale wzajemnie się blokują.

Widzę ostrzeżenie w ofercie, choć na dokumencie nie ma żadnego artykułu do wynajmu. Sprawdzane jest wydarzenie, a nie pojedynczy dokument. Jeśli sala jest zajęta podwójnie, ostrzeżenie pojawia się przy każdym dokumencie tego wydarzenia.

Ostrzeżenie pojawia się, choć oba wydarzenia nie nakładają się w czasie. Sprawdź Czas przygotowania i sprzątania sali. Liczy się z obu stron: przy 90 minutach przygotowania termin od 10:00 do 14:00 uchodzi za zajęty do 15:30. Ta sama wartość działa też na stronie rezerwacji, gdzie blokuje zapytania klientów (zobacz Tworzenie lokalizacji wydarzeń i ich optymalne wykorzystanie).

Dlaczego sklep internetowy ostrzega mnie już wcześniej? Na publicznej stronie rezerwacji obowiązuje prawdziwa blokada: gość w ogóle nie może zamówić zajętej sali ani wyprzedanego artykułu do wynajmu. Wewnętrznie to tylko ostrzeżenie, abyś mógł świadomie dokonać nadmiarowej rezerwacji.