Opcje na terminy i materiał

Opcja rezerwuje termin, salę lub artykuł do wynajmu dla zainteresowanego, bez ostatecznej rezerwacji. Univents numeruje opcje (1., 2., 3. opcja) i prowadzi Cię na co dzień przez trzy czynności: sprawdzenie dostępności, kontakt w sprawie opcji i rezerwację na stałe.

Ważne: Opcje i ostrzeżenia niczego nie blokują. Nadal możesz zapisywać, wysyłać i rezerwować. Univents pokazuje tylko, gdzie robi się ciasno.

1. Sprawdzić dostępność: dzwoni klient

„24.11., 50 osób, urodziny: czy jest wolna sala?” Odpowiesz na to w Zapytaniach:

1. Kliknij na górze Sprawdź dostępność.
2. Wpisz Datę, Od/Do i Osoby. Bez godziny liczy się cały dzień.
3. Kliknij Sprawdź.

Lista pokazuje każdą salę wraz ze statusem:

• Wolna: sala nie jest wtedy zajęta.
• Leży na niej opcja: lista podaje kolejkę, na przykład „1. opcja: Müller, do 18.11.”.
• Zarezerwowana na stałe: z nazwą wydarzenia.
• Zablokowana: okres blokady sali, z powodem.

Pasujące sale są na górze. Sale za małe na daną liczbę osób są wyszarzone poniżej z dopiskiem „za mała (maks. N)”. Jeśli Univents nie mógł w pełni wczytać obłożenia, okno o tym informuje, a sala pokazana jako „Wolna” nie jest wtedy na pewno wolna.

Jeśli sala jest wolna lub leżą na niej tylko opcje, kliknij Wpisz jako opcję. Otworzy się Nowe zapytanie, już z datą, godziną, liczbą osób i salą. Przy zapisie Univents tworzy zapytanie i od razu ustawia opcję, na następnej wolnej pozycji. Termin to Twój własny, w przeciwnym razie ważność oferty, w przeciwnym razie domyślny termin Twojego workspace. Przy sali zarezerwowanej na stałe przycisk nazywa się Na listę oczekujących (opcja). Jeśli na sali są już opcje, przycisk podaje miejsce, które dostaje Twoja opcja, na przykład Wpisz jako opcję 4.

2. Kontakt w sprawie opcji: gdzie są moje terminy?

W Zapytaniach, obok Skrzynki, Kanbanu, Listy i Kalendarza, jest widok Opcje (n). Liczba oznacza otwarte opcje.

We Wpływających każde zapytanie z opcją ma też krótką wskazówkę, na przykład „Opcja 1 · do 20.11.”. Jest żółta, gdy termin mija w ciągu najbliższych siedmiu dni, a czerwona, gdy już minął. Po najechaniu myszą widzisz pozycję dla każdej sali.

Lista pokazuje wszystkie otwarte opcje, najwcześniejszy termin pierwszy, w czterech grupach: Przeterminowane, Dziś, W tym tygodniu i Później. Każdy wiersz podaje

• klienta i termin,
• datę i godzinę wydarzenia,
• salę z pozycją, na przykład „2. z 3”,
• wartość oferty (tylko z uprawnieniem do finansów; bez oferty widnieje „brak oferty”),
• kiedy ostatnio odezwano się do klienta.

Kliknięcie wiersza otwiera zapytanie lub wydarzenie.

Kilka opcji naraz. Zaznacz wiersze. Dostępne są wtedy trzy akcje:

• Dopytaj wysyła do kontaktu znany e-mail z przypomnieniem o ofercie. Wcześniej widzisz każdą opcję i możesz dołączyć PDF. Opcje bez wysłanej oferty są pomijane i opisane jako „brak oferty”. Potem lista pokazuje w każdym wierszu, czy e-mail wyszedł.
• Przedłuż termin ustawia nowy termin dla wszystkich wybranych opcji (proponowane 7 dni, można wybrać dowolnie). Termin kończy się najpóźniej w dniu wydarzenia. Do klienta nie wychodzi żaden e-mail.
• Zwolnij opcję znowu zwalnia salę i materiał, po potwierdzeniu.

W menu wiersza znajdziesz ponadto Zarezerwuj na stałe, Ustaw jako 1. opcję i Zmień termin.

3. Rezerwacja na stałe i przyjęcie zapytania: co z pozostałymi?

Gdy rezerwujesz opcję na stałe, opcje za nią tracą miejsce na tej samej sali i w tym samym dniu. Okno wymienia je wcześniej, razem z salą lub artykułem, które tracą. Przy każdej jest pole wyboru:

• Odrzuć zapytanie: zapytanie zostaje odrzucone. To takie samo odrzucenie jak zwykle. Z zaznaczonym polem Wyślij klientowi e-mail z odmową e-mail z odmową trafia do klienta, w razie potrzeby z alternatywnymi terminami. Powód możesz wpisać do swoich notatek.
• Bez zapytania (zwykłe wydarzenie z opcją) zwalniana jest tylko opcja. Okno to pokazuje i nie wychodzi żaden e-mail.

Jeśli przed Twoją opcją jest inna, okno proponuje Zapytaj 1. opcję (zob. niżej).

Gdy przyjmujesz zapytanie, okno przyjęcia najpierw pokazuje, ile innych zapytań w tej samej sali i tym samym okresie zostanie odrzuconych. Polem Wyślij klientowi e-mail z odmową decydujesz, czy ci klienci dostaną e-mail. Jest tylko ta jedna droga: nic nie zostaje odrzucone bez Twojej wiedzy. Zapytań już opłaconych Univents nie odrzuca.

Jeśli Twój workspace nie ma statusu „Potwierdzone”, przy rezerwacji na stałe dostaniesz jasny komunikat i nic się nie zmieni. Jeśli Univents nie mógł w pełni wczytać wypartych opcji, okno o tym informuje; możesz wtedy świadomie mimo to zarezerwować na stałe, ale odmowy nie zostaną wysłane.

Zapytaj 1. opcję

Gdy przed Twoją opcją stoi inna 1. opcja, Univents proponuje Zapytaj 1. opcję. Tworzy to zadanie przy wydarzeniu na pozycji 1 („Zapytać klienta, czy rezerwuje na stałe”) i na życzenie skraca jego termin do 48 godzin, nigdy w przeszłość. Nic nie jest rezerwowane i nic nie idzie do klienta: dzwonisz lub piszesz sam.

Jak powstaje opcja

Jednym kliknięciem. Otwórz wydarzenie i wybierz Załóż opcję do …. Ustal, do kiedy trzymasz termin. Dopóki termin nie minął, opcja jest aktywna; potem niczego nie trzyma. Datę zmienisz lub opcję zwolnisz przez chip przy wydarzeniu.

Ze sprawdzenia dostępności. Zob. wyżej: Wpisz jako opcję tworzy zapytanie i opcję w jednym kroku.

Przy tworzeniu zapytania. Gdy w Nowe zapytanie jest data i sala, formularz pokazuje pod polem sali opcje, które już są na tej sali, na przykład „Opcje na Sala Alster: 1. Müller (do 20.11) · 2. Schmidt (do 22.11)”. Z polem Zachowaj jako opcję Univents zakłada opcję przy zapisie. Obok widać miejsce, które otrzyma, na przykład „będzie opcją nr 3”. Jeśli sala jest zarezerwowana na stałe, opcja trafia na listę oczekujących. Jeśli sala jest zablokowana, pola nie da się zaznaczyć. Przy tworzeniu wydarzenia formularz pokazuje te same opcje pod polem sali, bez pola wyboru.

Automatycznie z ofertą. Gdy wysyłasz ofertę, która jest jeszcze ważna, Univents sam trzyma termin jako opcję. Termin opcji wynika wtedy z ważności oferty. Jeśli ustawisz własną datę, obowiązuje ona zamiast ważności oferty. Gdy zwolnisz opcję, pozostaje zwolniona, dopóki nie wyślesz nowej oferty.

Pozycja

Pozycja wynika z kolejności: przy opcji założonej kliknięciem decyduje, kto pierwszy został ustawiony jako opcja, przy opcji z oferty, czyja oferta została wysłana pierwsza. Kto był wcześniej, stoi dalej z przodu.

Aby wysunąć inne wydarzenie do przodu, wybierz przy nim Ustaw jako 1. opcję, na liście Opcje w menu wiersza lub na chipie wydarzenia. Univents pokazuje wcześniej, co to oznacza dla innych sal i artykułów. Jeśli w międzyczasie ktoś inny zmienił kolejność, Univents niczego nie zapisuje i wczytuje dane ponownie, byś pracował na aktualnym stanie.

Kolory

Ostrzeżenie przy wydarzeniach i w ofercie pokazuje, kto komu wchodzi w drogę:

• Czerwony: zaangażowana jest stała rezerwacja. Na czerwono robi się tylko wypierana strona, czyli opcja lub niepotwierdzone zapytanie. Stała rezerwacja dostaje za to szarą wskazówkę.
• Żółty („Kilka opcji”): opcje konkurują ze sobą albo opcja jest przed niepotwierdzonym zapytaniem.
• Szary: niepotwierdzone i bez opcji.

Dwa niepotwierdzone wydarzenia bez opcji nie są więc czerwone. Jeśli wydarzenie ma kilka nakładek, symbol pokazuje najgorszy kolor. Univents używa słowa konflikt tylko w wyjątkowym przypadku, gdy sala jest dwukrotnie zarezerwowana na stałe. W widoku Sezon wydarzeń pojawia się dodatkowo duży w prawej kolumnie („Podwójna rezerwacja”), z salą i drugim wydarzeniem.

Najedź myszą na symbol: okno podaje dla każdej sali lub artykułu pozycję oraz konkurujące wydarzenia z klientem, statusem i terminem. Więcej o samym ostrzeżeniu: Wykrywanie nadmiarowej rezerwacji: sala i artykuły do wynajmu.

W planie obłożenia

W planie obłożenia lokalizacji, w karcie Zajętość, każdy pasek z opcją nosi odznakę z pozycją, na przykład 2. opcja; po najechaniu widać termin. Zwykłe kliknięcie paska nadal otwiera wydarzenie. Mała ↗ na prawym końcu paska otwiera listę Opcje, przefiltrowaną do tej sali i tego dnia (bardzo wąskie paski jej nie mają). Role z ograniczonym widokiem widzą tylko „Opcja” bez numeru pozycji.

Opcje a strona rezerwacji

Opcje nie blokują publicznej strony rezerwacji. Ile zapytań dzień lub sala mogą dostać online, określa ustawienie Jednocześnie dozwolone zapytania strony rezerwacji. Każde zapytanie z wysłaną ofertą liczy się tam jako opcja.

Zapytanie z aktywną opcją trzyma salę. Zapytanie bez opcji jej nie trzyma.

Artykuły do wynajmu

Przy artykułach do wynajmu Univents pokazuje nakładanie się tylko wtedy, gdy przy produkcie włączono Artykuł do wynajmu i podano liczbę sztuk. Bez stanu magazynowego Univents nie zgaduje.

Zadania automatyczne

Univents co godzinę sprawdza, czy opcje się przesunęły. Zadanie powstaje, gdy

• stała rezerwacja wypiera opcję, albo
• opcja wygasa lub jej oferta została odrzucona, a inne wydarzenie awansuje.

Odpowiada planista projektu wydarzenia, w przeciwnym razie właściciel. Dostaje powiadomienie w dzwonku i push, nigdy e-mail. Usunięte zadanie nie wraca. Zadania powstają tylko wtedy, gdy rzeczywiście jest konkurent. Linki w zadaniach prowadzą do listy Opcje.

Z asystentem

Opcje możesz też ustawiać i sprawdzać na czacie, na przykład:

• „Zatrzymaj 14.11. salę Elba dla Müllera do piątku”
• „Kto konkuruje 14.11. o projektor?”
• „Ustaw wesele Müller jako 1. opcję”

Najczęstsze pytania

Gdzie podziała się strona „Opcje i konflikty”? Weszła w Zapytania: widok Opcje to lista, a Sprawdź dostępność zastępuje podgląd sal. Starsze linki do dawnego adresu przekierowują automatycznie do listy Opcje.

Czy przy dopytaniu lub przedłużeniu terminu wychodzi e-mail? Przy dopytaniu tak: znany e-mail z przypomnieniem o ofercie. Przy przedłużaniu lub zwalnianiu opcji do klienta nigdy nie wychodzi e-mail.

Dlaczego moje wydarzenie nie jest czerwone? Czerwony oznacza, że zaangażowana jest stała rezerwacja. Jeśli konkurują tylko opcje lub niepotwierdzone zapytania, ostrzeżenie jest żółte lub szare.

Co się dzieje, gdy termin minie? Opcja niczego już nie trzyma. Następne wydarzenie w kolejności awansuje o jedną pozycję.