Opzioni su date e materiale

Un’opzione tiene una data, una sala o un articolo a noleggio per un interessato, senza che ci sia già una prenotazione definitiva. Univents numera le opzioni (1ª, 2ª, 3ª opzione) e ti accompagna nel lavoro quotidiano in tre passaggi: verificare la disponibilità, fare il follow-up delle opzioni, prenotare in modo definitivo.

Importante: Opzioni e avvisi non bloccano nulla. Puoi continuare a salvare, inviare e prenotare. Univents ti mostra solo dove la situazione si fa stretta.

1. Verificare la disponibilità: telefona un cliente

«Il 24/11, 50 persone, compleanno: c’è una sala libera?» Lo scopri nelle Richieste:

1. Clicca in alto su Verifica disponibilità.
2. Inserisci Data, Dalle/Alle e Persone. Senza orario vale l’intera giornata.
3. Clicca su Verifica.

L’elenco mostra ogni sala con il suo stato:

• Libera: la sala non è occupata in quel momento.
• Con opzione: l’elenco indica la coda, ad esempio «1ª opzione: Müller, fino al 18/11».
• Prenotata in modo definitivo: con il nome dell’evento.
• Bloccata: un periodo di blocco della sala, con il motivo.

Le sale adatte stanno in alto. Le sale troppo piccole per il numero di persone sono in grigio sotto, con «troppo piccola (max. N)». Se Univents non ha potuto caricare completamente l’occupazione, la finestra lo segnala, e una sala «Libera» allora non è sicuramente libera.

Se una sala è libera o ha solo opzioni, clicca su Inserisci come opzione. Si apre Nuova richiesta, già compilata con data, orario, persone e sala. Al salvataggio Univents crea la richiesta e imposta subito l’opzione, al prossimo posto libero. La scadenza è la tua; altrimenti la validità del preventivo; altrimenti la scadenza standard del tuo workspace. Per una sala prenotata in modo definitivo il pulsante si chiama In lista d’attesa (opzione). Se sulla sala ci sono già opzioni, il pulsante indica il posto che prende la tua opzione, per esempio Inserisci come opzione 4.

2. Follow-up delle opzioni: dove sono le mie scadenze?

Nelle Richieste, accanto a Posta in arrivo, Kanban, Elenco e Calendario, c’è la vista Opzioni (n). Il numero indica le opzioni aperte.

In In arrivo ogni richiesta con un’opzione porta anche un breve avviso, per esempio «Opzione 1 · fino al 20/11». È giallo se la scadenza arriva entro i prossimi sette giorni, ed è rosso se è già passata. Se passi il mouse sopra, vedi la posizione per sala.

L’elenco mostra tutte le opzioni aperte, prima la scadenza più vicina, in quattro gruppi: Scadute, Oggi, Questa settimana e Più avanti. Ogni riga indica

• il cliente e la scadenza,
• data e ora dell’evento,
• la sala con la posizione, ad esempio «2ª su 3»,
• il valore del preventivo (solo con il permesso Finanze; senza preventivo compare «nessun preventivo»),
• quando è stato fatto l’ultimo follow-up.

Un clic sulla riga apre la richiesta o l’evento.

Più opzioni insieme. Seleziona delle righe. Sono allora disponibili tre azioni:

• Fai follow-up invia al contatto la nota e-mail di follow-up del preventivo. Prima vedi ogni opzione e puoi allegare il PDF. Le opzioni senza preventivo inviato vengono saltate e indicate come «nessun preventivo». Poi l’elenco mostra per riga se l’e-mail è partita.
• Prolunga scadenza imposta una nuova scadenza per tutte le opzioni scelte (propone 7 giorni, a scelta libera). La scadenza termina al più tardi il giorno dell’evento. Al cliente non parte alcuna e-mail.
• Rilascia opzione libera di nuovo sala e materiale, dopo una conferma.

Nel menu della riga trovi inoltre Prenota in modo definitivo, Rendi 1ª opzione e Modifica scadenza.

3. Prenotare in modo definitivo e accettare una richiesta: che cosa succede agli altri?

Quando prenoti un’opzione in modo definitivo, le opzioni che la seguono perdono il loro posto sulla stessa sala e nello stesso giorno. La finestra le elenca prima, con la sala o l’articolo che perdono. Per ciascuna c’è una casella:

• Rifiuta richiesta: la richiesta viene rifiutata. È lo stesso rifiuto di sempre. Con la casella Invia e-mail di rifiuto spuntata, l’e-mail di rifiuto va al cliente, se vuoi con date alternative. Puoi inserire un motivo per le tue note.
• Senza richiesta (un semplice evento con opzione) viene solo rilasciata l’opzione. La finestra lo dice e non parte alcuna e-mail.

Se davanti alla tua c’è un’altra opzione, la finestra propone Interpellare la 1ª opzione (vedi sotto).

Quando accetti una richiesta, la finestra di accettazione mostra prima quante altre richieste nella stessa sala e nello stesso periodo verranno rifiutate. Con Invia e-mail di rifiuto decidi se quei clienti ricevono un’e-mail. Esiste solo questo percorso: non viene rifiutato nulla che tu non abbia visto prima. Univents non rifiuta richieste già pagate.

Se il tuo workspace non ha uno stato «Confermato», la prenotazione definitiva dà un messaggio chiaro e non cambia nulla. Se Univents non ha potuto caricare completamente le opzioni scalzate, la finestra lo segnala; puoi allora prenotare comunque in modo definitivo, ma non partono rifiuti.

Interpellare la 1ª opzione

Se davanti c’è un’altra 1ª opzione, Univents offre Interpellare la 1ª opzione. Crea un’attività sull’evento di posizione 1 («Chiedere al cliente se prenota in modo definitivo») e, se vuoi, ne accorcia la scadenza a 48 ore, mai nel passato. Non viene prenotato nulla e non parte nulla verso il cliente: telefoni o scrivi tu.

Come nasce un’opzione

Con un clic. Apri l’evento e scegli Fissa come opzione fino al …. Stabilisci fino a quale data tieni la data. Finché la scadenza non è trascorsa, l’opzione è attiva; poi non tiene più nulla. Puoi modificare la data o rilasciare l’opzione dal chip dell’evento.

Dalla verifica di disponibilità. Vedi sopra: Inserisci come opzione crea richiesta e opzione in un solo passaggio.

Quando crei una richiesta. Appena Nuova richiesta ha data e sala, il modulo mostra sotto il campo sala le opzioni già presenti su quella sala, per esempio «Opzioni su Sala Alster: 1. Müller (fino al 20/11) · 2. Schmidt (fino al 22/11)». Con la casella Tenere come opzione, Univents crea l’opzione al salvataggio. Accanto vedi il posto che riceve, per esempio «diventa la 3ª opzione». Se una sala è prenotata in modo definitivo, l’opzione va in lista d’attesa. Se una sala è bloccata, la casella non si può spuntare. Quando crei un evento, il modulo mostra le stesse opzioni sotto il campo sala, senza casella.

Automaticamente con il preventivo. Appena invii un preventivo ancora valido, Univents tiene da solo la data come opzione. La scadenza segue allora la validità del preventivo. Se imposti una data tua, vale quella al posto della validità del preventivo. Se rilasci l’opzione, resta rilasciata finché non invii un nuovo preventivo.

La posizione

La posizione segue l’ordine: per un’opzione impostata con un clic, chi è stato impostato per primo come opzione; per un’opzione da preventivo, il cui preventivo è stato inviato per primo. Chi era arrivato prima resta davanti.

Per far avanzare un altro evento, scegli su di esso Rendi 1ª opzione, nell’elenco Opzioni dal menu della riga o dal chip dell’evento. Univents mostra prima che cosa significa per altre sale e articoli. Se nel frattempo qualcun altro ha cambiato l’ordine, Univents non salva nulla e ricarica, così prosegui con lo stato attuale.

I colori

L’avviso sugli eventi e nel preventivo mostra chi intralcia chi:

• Rosso: è coinvolta una prenotazione definitiva. Solo il lato scalzato diventa rosso, cioè l’opzione o la richiesta non confermata. La prenotazione definitiva riceve invece un avviso grigio.
• Giallo («Più opzioni»): opzioni in concorrenza tra loro, oppure un’opzione davanti a una richiesta non confermata.
• Grigio: non confermato e senza opzione.

Due eventi non confermati e senza opzione non sono quindi rossi. Se un evento ha più sovrapposizioni, il simbolo mostra il colore peggiore. Univents parla di conflitto solo nel caso eccezionale in cui una sala sia prenotata in modo definitivo due volte. Nella vista Stagione degli eventi compare in più in grande nella colonna di destra («Prenotazione doppia»), con la sala e l’altro evento.

Passa il mouse sul simbolo: la finestra indica, per sala o articolo, la posizione e gli eventi in concorrenza con cliente, stato e scadenza. Di più sull’avviso: Riconoscere un overbooking: sala e articoli a noleggio.

Nel piano di occupazione

Nel piano di occupazione delle location, scheda Planning, ogni barra con un’opzione porta il distintivo con la sua posizione, ad esempio 2ª opzione; al passaggio del mouse compare la scadenza. Un normale clic sulla barra apre ancora l’evento. La piccola ↗ all’estremità destra della barra apre l’elenco Opzioni, filtrato su quella sala e quel giorno (le barre molto strette non ce l’hanno). I ruoli con vista limitata vedono solo «Opzione» senza numero di posizione.

Opzioni e pagina di prenotazione

Le opzioni non bloccano la pagina di prenotazione pubblica. Quante richieste un giorno o una sala possono ricevere online lo stabilisce l’impostazione Richieste simultanee consentite della pagina di prenotazione. Ogni richiesta con preventivo inviato vi conta come opzione.

Una richiesta con opzione attiva tiene la sala. Una richiesta senza opzione non la tiene.

Articoli a noleggio

Per gli articoli a noleggio Univents mostra sovrapposizioni solo se sul prodotto è attivato Articolo a noleggio ed è indicata una quantità. Senza giacenza Univents non tira a indovinare.

Attività automatiche

Univents controlla ogni ora se le opzioni si sono spostate. Viene creata un’attività quando

• una prenotazione definitiva scalza un’opzione, oppure
• un’opzione scade o il suo preventivo è stato rifiutato e un altro evento avanza.

Responsabile è il pianificatore del progetto dell’evento, altrimenti il titolare. Riceve una notifica nella campanella e via push, mai un’e-mail. Un’attività eliminata non ritorna. Le attività nascono solo se c’è davvero un concorrente. I link nelle attività portano all’elenco Opzioni.

Con l’assistente

Puoi impostare e interrogare le opzioni anche in chat, ad esempio:

• «Tieni il 14/11 nella sala Elba per Müller fino a venerdì»
• «Chi è in concorrenza il 14/11 per il proiettore?»
• «Rendi il matrimonio Müller 1ª opzione»

Domande frequenti

Dov’è finita la pagina «Opzioni e conflitti»? È confluita nelle Richieste: la vista Opzioni è l’elenco, e Verifica disponibilità sostituisce lo sguardo sulle sale. I vecchi link al precedente indirizzo reindirizzano automaticamente all’elenco Opzioni.

Parte un’e-mail con il follow-up o la proroga? Con il follow-up sì: la nota e-mail di follow-up del preventivo. Prolungare o rilasciare un’opzione non invia mai un’e-mail al cliente.

Perché il mio evento non è rosso? Rosso significa che è coinvolta una prenotazione definitiva. Se sono in concorrenza solo opzioni o richieste non confermate, l’avviso è giallo o grigio.

Che cosa succede quando scade il termine? L’opzione non tiene più nulla. Il successivo evento in ordine avanza di una posizione.