Opções sobre datas e material

Uma opção reserva uma data, uma sala ou um artigo de aluguer para um interessado, sem que haja já uma reserva em firme. O Univents numera as opções (1.ª, 2.ª, 3.ª opção) e acompanha-te no dia a dia em três passos: verificar a disponibilidade, fazer o seguimento das opções e reservar em firme.

Importante: As opções e os avisos não bloqueiam nada. Podes continuar a guardar, enviar e reservar. O Univents só te mostra onde a situação fica apertada.

1. Verificar a disponibilidade: um cliente telefona

«A 24/11, 50 pessoas, aniversário: há uma sala livre?» Respondes a isso em Pedidos:

1. Clica em cima em Verificar disponibilidade.
2. Introduz Data, De/Até e Pessoas. Sem hora, conta o dia inteiro.
3. Clica em Verificar.

A lista mostra cada sala com o seu estado:

• Livre: a sala não está ocupada a essa hora.
• Com opção: a lista indica a fila, por exemplo «1.ª opção: Müller, até 18/11».
• Reservada em firme: com o nome do evento.
• Bloqueada: um período de bloqueio da sala, com o motivo.

As salas adequadas ficam em cima. As salas demasiado pequenas para o número de pessoas ficam a cinzento por baixo, com «demasiado pequena (máx. N)». Se o Univents não conseguiu carregar a ocupação por completo, a janela avisa, e uma sala que apareça como «Livre» não está então livre com certeza.

Se uma sala está livre ou só tem opções, clica em Registar como opção. Abre-se Novo pedido, já preenchido com data, hora, pessoas e sala. Ao guardar, o Univents cria o pedido e define logo a opção, na próxima posição livre. O prazo é o teu; se não, a validade do orçamento; se não, o prazo predefinido do teu workspace. Numa sala reservada em firme, o botão chama-se Em lista de espera (opção). Se já houver opções na sala, o botão indica o lugar que a tua opção recebe, por exemplo Registar como opção 4.

2. Seguimento das opções: onde estão os meus prazos?

Em Pedidos, ao lado de Entrada, Kanban, Lista e Calendário, existe a vista Opções (n). O número indica as opções abertas.

Na Caixa de entrada, cada pedido com opção tem também uma indicação curta, por exemplo «Opção 1 · até 20/11». É amarela se o prazo terminar nos próximos sete dias, e vermelha se já tiver expirado. Se passares o rato por cima, vês a posição por sala.

A lista mostra todas as opções abertas, primeiro o prazo mais próximo, em quatro grupos: Em atraso, Hoje, Esta semana e Mais tarde. Cada linha indica

• o cliente e o prazo,
• data e hora do evento,
• a sala com a posição, por exemplo «2.ª de 3»,
• o valor do orçamento (só com a permissão de finanças; sem orçamento aparece «sem orçamento»),
• quando foi feito o último seguimento.

Um clique na linha abre o pedido ou o evento.

Várias opções de uma vez. Marca linhas. Ficam então disponíveis três ações:

• Fazer seguimento envia ao contacto o conhecido e-mail de seguimento do orçamento. Antes vês cada opção e podes anexar o PDF. As opções sem orçamento enviado são ignoradas e indicadas como «sem orçamento». Depois a lista mostra por linha se o e-mail foi enviado.
• Prolongar prazo define um novo prazo para todas as opções escolhidas (sugeridos 7 dias, à tua escolha). O prazo termina o mais tardar no dia do evento. Nenhum e-mail segue para o cliente.
• Libertar opção liberta de novo sala e material, após uma confirmação.

No menu da linha encontras ainda Reservar em definitivo, Tornar 1.ª opção e Alterar prazo.

3. Reservar em firme e aceitar um pedido: o que acontece aos outros?

Quando reservas uma opção em firme, as opções que vêm atrás perdem o seu lugar na mesma sala e no mesmo dia. A janela nomeia-as antes, com a sala ou o artigo que perdem. Cada uma tem uma caixa de seleção:

• Recusar pedido: o pedido é recusado. É a mesma recusa de sempre. Com a caixa Enviar e-mail de recusa ao cliente marcada, o e-mail de recusa segue para o cliente, se quiseres com datas alternativas. Podes escrever um motivo para as tuas notas.
• Sem pedido (um simples evento com opção), só a opção é libertada. A janela indica-o e não é enviado nenhum e-mail.

Se à frente da tua houver outra opção, a janela propõe Consultar 1.ª opção (ver abaixo).

Quando aceitas um pedido, a janela de aceitação mostra antes quantos outros pedidos na mesma sala e período serão recusados. Com Enviar e-mail de recusa ao cliente decides se esses clientes recebem um e-mail. Só existe este caminho: nada é recusado sem que o tenhas visto antes. O Univents não recusa pedidos que já estão pagos.

Se o teu workspace não tiver um estado «Confirmado», ao reservar em firme recebes uma mensagem clara e nada se altera. Se o Univents não conseguiu carregar por completo as opções deslocadas, a janela indica-o; podes então reservar em firme mesmo assim, mas não seguem recusas.

Consultar a 1.ª opção

Se à frente houver outra 1.ª opção, o Univents oferece Consultar 1.ª opção. Isto cria uma tarefa no evento de posição 1 («Perguntar ao cliente se reserva em firme») e, se quiseres, encurta o seu prazo para 48 horas, nunca para o passado. Nada é reservado e nada segue para o cliente: telefonas ou escreves tu.

Como surge uma opção

Com um clique. Abre o evento e escolhe Reservar como opção até …. Define até que data manténs a data. Enquanto o prazo não tiver terminado, a opção está ativa; depois deixa de reservar. Podes alterar a data ou libertar a opção através do chip do evento.

A partir da verificação de disponibilidade. Ver acima: Registar como opção cria o pedido e a opção num só passo.

Ao criar um pedido. Assim que Novo pedido tem data e sala, o formulário mostra por baixo do campo da sala as opções que já existem nessa sala, por exemplo «Opções em Sala Alster: 1.ª Müller (até 20/11) · 2.ª Schmidt (até 22/11)». Com a caixa Manter como opção, o Univents cria a opção ao guardar. Ao lado vês o lugar que recebe, por exemplo «será a 3.ª opção». Se uma sala estiver reservada em definitivo, a opção vai para a lista de espera. Se uma sala estiver bloqueada, a caixa não pode ser marcada. Ao criar um evento, o formulário mostra as mesmas opções por baixo do campo da sala, sem caixa.

Automaticamente com o orçamento. Assim que envias um orçamento ainda válido, o Univents reserva a data por si como opção. O prazo segue então a validade do orçamento. Se definires uma data própria, ela vale em vez da validade do orçamento. Se libertares a opção, fica libertada até enviares um novo orçamento.

A posição

A posição segue a ordem: numa opção definida com um clique, quem foi definido primeiro como opção; numa opção de orçamento, cujo orçamento foi enviado primeiro. Quem foi primeiro fica à frente.

Para adiantar outro evento, escolhe nele Tornar 1.ª opção, na lista Opções pelo menu da linha ou no chip do evento. O Univents mostra antes o que isso significa para outras salas e artigos. Se entretanto outra pessoa alterou a ordem, o Univents não guarda nada e recarrega, para continuares com o estado atual.

As cores

O aviso nos eventos e no orçamento mostra quem atrapalha quem:

• Vermelho: há uma reserva firme envolvida. Só o lado deslocado fica vermelho, ou seja, a opção ou o pedido não confirmado. A reserva firme recebe, em vez disso, um aviso cinzento.
• Amarelo («Várias opções»): opções que competem entre si, ou uma opção à frente de um pedido não confirmado.
• Cinzento: não confirmado e sem opção.

Dois eventos não confirmados e sem opção não são, portanto, vermelhos. Se um evento tem várias sobreposições, o símbolo mostra a pior cor. O Univents só fala de conflito no caso excecional de uma sala estar reservada em firme duas vezes. Na vista Temporada dos eventos aparece ainda em grande na coluna da direita («Reserva dupla»), com a sala e o outro evento.

Passa o rato sobre o símbolo: a janela indica, por sala ou artigo, a posição e os eventos concorrentes com cliente, estado e prazo. Mais sobre o próprio aviso: Detetar excesso de reservas: sala e artigos de aluguer.

No plano de ocupação

No plano de ocupação dos espaços, separador Ocupação, cada barra com uma opção leva o distintivo com a sua posição, por exemplo 2.ª opção; ao passar o rato aparece o prazo. Um clique normal na barra continua a abrir o evento. A pequena ↗ na ponta direita da barra abre a lista de Opções, filtrada por essa sala e esse dia (as barras muito estreitas não a têm). Os papéis com vista restrita só veem «Opção», sem número de posição.

Opções e a página de reservas

As opções não bloqueiam a página de reservas pública. Quantos pedidos um dia ou uma sala podem receber online é definido pela definição Pedidos simultâneos permitidos da página de reservas. Cada pedido com orçamento enviado conta aí como opção.

Um pedido com opção ativa segura a sala. Um pedido sem opção não a segura.

Artigos de aluguer

Nos artigos de aluguer, o Univents só mostra sobreposições se no produto estiver ativado Artigo de aluguer e houver uma quantidade indicada. Sem stock, o Univents não adivinha.

Tarefas automáticas

O Univents verifica de hora a hora se as opções se moveram. É criada uma tarefa quando

• uma reserva firme desloca uma opção, ou
• uma opção expira ou o seu orçamento foi recusado e outro evento sobe de posição.

O responsável é o planeador do projeto do evento; se não, o proprietário. Recebe uma notificação no sino e por push, nunca um e-mail. Uma tarefa eliminada não volta. As tarefas só são criadas se existir mesmo um concorrente. As ligações nas tarefas levam à lista de Opções.

Com o assistente

Também podes definir e consultar opções no chat, por exemplo:

• «Reserva o dia 14/11 na sala Elba para Müller até sexta-feira»
• «Quem compete a 14/11 pelo projetor?»
• «Torna o casamento Müller a 1.ª opção»

Perguntas frequentes

Onde ficou a página «Opções e conflitos»? Foi integrada em Pedidos: a vista Opções é a lista e Verificar disponibilidade substitui o olhar sobre as salas. As ligações antigas para o endereço anterior redirecionam automaticamente para a lista de Opções.

É enviado um e-mail ao fazer seguimento ou prolongar o prazo? No seguimento, sim: o conhecido e-mail de seguimento do orçamento. Ao prolongar ou libertar uma opção nunca é enviado um e-mail ao cliente.

Porque é que o meu evento não está vermelho? Vermelho significa que há uma reserva firme envolvida. Se só competem opções ou pedidos não confirmados, o aviso é amarelo ou cinzento.

O que acontece quando o prazo termina? A opção deixa de reservar. O evento seguinte na ordem sobe uma posição.