Options sur des dates et du matériel

Une option bloque une date, une salle ou un article de location pour un prospect, sans réservation ferme. Univents numérote les options (1re, 2e, 3e option) et vous accompagne au quotidien en trois gestes : vérifier la disponibilité, relancer les options, réserver ferme.

Important : Les options et les avertissements ne bloquent rien. Vous pouvez toujours enregistrer, envoyer et réserver. Univents vous montre seulement où cela devient serré.

1. Vérifier la disponibilité : un client appelle

« Le 24/11, 50 personnes, anniversaire : une salle est-elle libre ? » Vous y répondez dans Demandes :

1. Cliquez en haut sur Vérifier la disponibilité.
2. Saisissez Date, De/À et Personnes. Sans heure, la journée entière compte.
3. Cliquez sur Vérifier.

La liste montre chaque salle avec son état :

• Libre : la salle n’est pas occupée à ce moment.
• Option en cours : la liste nomme la file, par exemple « 1re option : Müller, jusqu’au 18/11 ».
• Réservée ferme : avec le nom de l’événement.
• Bloquée : une période de blocage de la salle, avec le motif.

Les salles adaptées figurent en haut. Les salles trop petites pour le nombre de personnes sont grisées en dessous, avec « trop petite (max. N) ». Si Univents n’a pas pu charger toute l’occupation, la boîte de dialogue le signale, et une salle « Libre » n’est alors pas forcément libre.

Si une salle est libre ou ne porte que des options, cliquez sur Enregistrer comme option. Nouvelle demande s’ouvre, déjà remplie avec date, heure, personnes et salle. À l’enregistrement, Univents crée la demande et pose aussitôt l’option, au prochain rang libre. L’échéance est la vôtre, sinon la validité du devis, sinon l’échéance par défaut de votre espace de travail. Pour une salle réservée ferme, le bouton s’appelle Sur liste d’attente (option). Si la salle a déjà des options, le bouton indique la place que prend votre option, par exemple Enregistrer comme option 4.

2. Relancer les options : où sont mes échéances ?

Dans Demandes, à côté de Réception, Kanban, Liste et Calendrier, il y a la vue Options (n). Le nombre indique les options ouvertes.

Dans la Boîte de réception, chaque demande avec option porte aussi une courte indication, par exemple « Option 1 · jusqu’au 20/11 ». Elle est jaune si l’échéance expire dans les sept jours suivants, et rouge si elle est dépassée. En passant la souris dessus, vous voyez le rang par salle.

La liste montre toutes les options ouvertes, l’échéance la plus proche d’abord, en quatre groupes : En retard, Aujourd’hui, Cette semaine et Plus tard. Chaque ligne indique

• le client et l’échéance,
• la date et l’heure de l’événement,
• la salle avec son rang, par exemple « 2e sur 3 »,
• la valeur du devis (uniquement avec le droit Finances ; sans devis, « pas de devis »),
• la date de la dernière relance.

Un clic sur la ligne ouvre la demande ou l’événement.

Plusieurs options à la fois. Cochez des lignes. Trois actions sont alors disponibles :

• Relancer envoie au contact l’e-mail de relance habituel du devis. Vous voyez d’abord chaque option et pouvez joindre le PDF. Les options sans devis envoyé sont ignorées et signalées « pas de devis ». La liste indique ensuite par ligne si l’e-mail est parti.
• Prolonger l’échéance fixe une nouvelle échéance pour toutes les options choisies (7 jours proposés, au choix). L’échéance s’arrête au plus tard le jour de l’événement. Aucun e-mail n’est envoyé au client.
• Libérer l’option libère de nouveau salle et matériel, après confirmation.

Le menu de la ligne propose en plus Réserver ferme, Passer en 1re option et Modifier l’échéance.

3. Réserver ferme et accepter une demande : que deviennent les autres ?

Lorsque vous réservez une option ferme, les options qui la suivent perdent leur place sur la même salle et le même jour. La boîte de dialogue les nomme d’abord, avec la salle ou l’article perdu. Chacune a une case :

• Refuser la demande : la demande est refusée. C’est le même refus que d’habitude. Avec la case Envoyer un e-mail de refus cochée, l’e-mail de refus part au client, si vous le souhaitez avec des dates alternatives. Vous pouvez noter un motif pour vos notes.
• Sans demande (un simple événement avec option), seule l’option est libérée. La boîte de dialogue l’indique et aucun e-mail n’est envoyé.

Si une autre option précède la vôtre, la boîte de dialogue propose Solliciter la 1re option (voir ci-dessous).

Lorsque vous acceptez une demande, la boîte de dialogue d’acceptation montre d’abord combien d’autres demandes dans la même salle et la même période seront refusées. Avec Envoyer un e-mail de refus, vous décidez si ces clients reçoivent un e-mail. Il n’existe que ce chemin : rien n’est refusé sans que vous l’ayez vu. Univents ne refuse pas les demandes déjà payées.

Si votre espace de travail n’a pas de statut « Confirmé », la réservation ferme affiche un message clair et rien ne change. Si Univents n’a pas pu charger entièrement les options évincées, la boîte de dialogue le signale ; vous pouvez alors réserver ferme quand même, mais aucun refus n’est envoyé.

Solliciter la 1re option

Si une autre 1re option précède, Univents propose Solliciter la 1re option. Cela crée une tâche sur l’événement de rang 1 (« Demander au client s’il réserve ferme ») et, si vous le souhaitez, raccourcit son échéance à 48 heures, jamais dans le passé. Rien n’est réservé et rien n’est envoyé au client : vous appelez ou écrivez vous-même.

Comment naît une option

D’un clic. Ouvrez l’événement et choisissez Poser une option jusqu’au …. Fixez la date jusqu’à laquelle vous gardez le créneau. Tant que l’échéance n’est pas dépassée, l’option est active ; ensuite, elle ne bloque plus rien. Vous pouvez modifier la date ou libérer l’option via la pastille de l’événement.

Depuis la vérification de disponibilité. Voir ci-dessus : Enregistrer comme option crée la demande et l’option en une seule étape.

À la création d’une demande. Dès que Nouvelle demande a une date et une salle, le formulaire affiche sous le champ de salle les options déjà posées sur cette salle, par exemple « Options sur Salle Alster : 1. Müller (jusqu’au 20/11) · 2. Schmidt (jusqu’au 22/11) ». Avec la case Garder en option, Univents pose l’option à l’enregistrement. À côté figure la place qu’elle obtient, par exemple « devient l’option 3 ». Si une salle est réservée ferme, l’option passe en liste d’attente. Si une salle est bloquée, la case ne peut pas être cochée. À la création d’un événement, le formulaire affiche les mêmes options sous le champ de salle, sans case.

Automatiquement avec le devis. Dès que vous envoyez un devis encore valable, Univents bloque lui-même la date comme option. L’échéance suit alors la validité du devis. Si vous fixez votre propre date, elle remplace la validité du devis. Si vous libérez l’option, elle le reste jusqu’à l’envoi d’un nouveau devis.

Le rang

Le rang suit l’ordre : pour une option posée d’un clic, qui a été posé en premier ; pour une option issue d’un devis, dont le devis a été envoyé en premier. Celui qui était là avant reste devant.

Pour faire passer un autre événement devant, choisissez Passer en 1re option sur celui-ci, dans la liste Options via le menu de la ligne ou sur la pastille de l’événement. Univents montre d’abord ce que cela change pour d’autres salles et articles. Si quelqu’un d’autre a entre-temps modifié l’ordre, Univents n’enregistre rien et recharge pour que vous continuiez avec l’état actuel.

Les couleurs

L’avertissement sur les événements et dans le devis montre qui gêne qui :

• Rouge : une réservation ferme est concernée. Seul le côté évincé devient rouge, c’est-à-dire l’option ou la demande non confirmée. La réservation ferme reçoit en revanche un avertissement gris.
• Jaune (« Plusieurs options ») : des options se font concurrence, ou une option précède une demande non confirmée.
• Gris : non confirmé et sans option.

Deux événements non confirmés et sans option ne sont donc pas rouges. Si un événement a plusieurs chevauchements, le symbole affiche la pire couleur. Univents ne parle de conflit que dans le cas exceptionnel où une salle est réservée ferme deux fois. Dans la vue Saison des événements, il apparaît en plus en grand dans la colonne de droite (« Double réservation »), avec la salle et l’autre événement.

Passez la souris sur le symbole : la fenêtre nomme, par salle ou article, le rang et les événements concurrents avec client, statut et échéance. Plus d’informations sur l’avertissement : Repérer une surréservation : salle et matériel en location.

Dans le plan d’occupation

Dans le plan d’occupation des lieux, onglet Occupation, chaque barre avec option porte l’insigne de son rang, par exemple 2e option ; l’échéance s’affiche au survol. Un clic normal sur la barre ouvre toujours l’événement. Le petit ↗ à l’extrémité droite de la barre ouvre la liste des Options, filtrée sur cette salle et ce jour (les barres très étroites n’en ont pas). Les rôles à vue restreinte voient seulement « Option » sans numéro de rang.

Options et page de réservation

Les options ne bloquent pas la page de réservation publique. Le nombre de demandes qu’un jour ou une salle peut recevoir en ligne est défini par le réglage Demandes simultanées autorisées de la page de réservation. Chaque demande avec un devis envoyé y compte comme option.

Une demande avec option active retient la salle. Une demande sans option ne la retient pas.

Articles de location

Pour les articles de location, Univents n’affiche des chevauchements que si Article de location est activé sur le produit et qu’une quantité est renseignée. Sans stock, Univents ne devine pas.

Tâches automatiques

Univents vérifie chaque heure si des options ont bougé. Une tâche est créée lorsque

• une réservation ferme évince une option, ou
• une option expire ou son devis a été refusé et qu’un autre événement remonte.

Le responsable est le planificateur du projet de l’événement, sinon le propriétaire. Il reçoit une notification dans la cloche et par push, jamais un e-mail. Une tâche supprimée ne revient pas. Des tâches ne sont créées que s’il y a réellement un concurrent. Les liens dans les tâches mènent à la liste des Options.

Avec l’assistant

Vous pouvez aussi poser et interroger des options dans le chat, par exemple :

• « Bloque le 14/11 dans la salle Elbe pour Müller jusqu’à vendredi »
• « Qui est en concurrence le 14/11 pour le vidéoprojecteur ? »
• « Passe le mariage Müller en 1re option »

Questions fréquentes

Où est passée la page « Options et conflits » ? Elle a été intégrée à Demandes : la vue Options est la liste, et Vérifier la disponibilité remplace le coup d’œil sur les salles. Les anciens liens vers l’ancienne adresse redirigent automatiquement vers la liste des Options.

Un e-mail part-il lors d’une relance ou d’une prolongation ? Pour une relance, oui : l’e-mail de relance habituel du devis. Prolonger ou libérer une option n’envoie jamais d’e-mail au client.

Pourquoi mon événement n’est-il pas rouge ? Rouge signifie qu’une réservation ferme est concernée. Si seules des options ou des demandes non confirmées se font concurrence, l’avertissement est jaune ou gris.

Que se passe-t-il à l’échéance ? L’option ne bloque alors plus rien. L’événement suivant dans l’ordre remonte d’un rang.