Optionen auf Termine und Material

Eine Option hält einen Termin, einen Raum oder einen Verleihartikel für einen Interessenten, ohne dass schon fest gebucht ist. Univents nummeriert die Optionen (1., 2., 3. Option) und führt dich in drei Handgriffen durch den Alltag: Verfügbarkeit prüfen, Optionen nachfassen, fest buchen.

Wichtig: Optionen und Hinweise blockieren nichts. Du kannst weiterhin speichern, versenden und buchen. Univents zeigt dir nur, wo es eng wird.

1. Verfügbarkeit prüfen: Ein Kunde ruft an

„Am 24.11., 50 Leute, Geburtstag: Ist ein Raum frei?“ Das beantwortest du in den Anfragen:

1. Klicke oben auf Verfügbarkeit prüfen.
2. Gib Datum, Von/Bis und Personen ein. Ohne Uhrzeit gilt der ganze Tag.
3. Klicke auf Prüfen.

Die Liste zeigt dir jeden Raum mit seinem Stand:

• Frei: Der Raum ist zu dieser Zeit nicht belegt.
• Option liegt drauf: Die Liste nennt die Warteschlange, zum Beispiel „1. Option: Müller, Frist 18.11.“.
• Fest gebucht: Mit dem Namen der Veranstaltung.
• Gesperrt: Eine Sperrzeit des Raums, mit Grund.

Passende Räume stehen oben. Räume, die für die Personenzahl zu klein sind, stehen grau darunter mit „zu klein (max. N)“. Konnte Univents die Belegung nicht vollständig laden, steht ein Hinweis im Dialog. Ein Raum, der dann „Frei“ zeigt, ist nicht sicher frei.

Ist ein Raum frei oder liegen nur Optionen drauf, klickst du auf Als Option eintragen. Es öffnet sich Neue Anfrage, schon mit Datum, Zeit, Personen und Raum. Beim Speichern legt Univents die Anfrage an und setzt gleich die Option, mit dem nächsten freien Rang. Die Frist ist die eigene, sonst die Gültigkeit des Angebots, sonst die Standardfrist deines Workspace. Bei einem fest gebuchten Raum heißt der Knopf Auf Warteliste (Option). Liegen schon Optionen drauf, nennt der Knopf den Platz, den deine Option bekommt, zum Beispiel Als 4. Option eintragen.

2. Optionen nachfassen: Wo stehen meine Fristen?

In den Anfragen gibt es neben Eingang, Kanban, Liste und Kalender die Ansicht Optionen (n). Die Zahl nennt die offenen Optionen.

Auch im Eingang trägt jede Anfrage mit Option einen kurzen Hinweis, zum Beispiel „1. Option · bis 20.11.“. Läuft die Frist in den nächsten sieben Tagen ab, ist er gelb, ist sie abgelaufen, rot. Fährst du mit der Maus darüber, siehst du den Rang je Raum.

Die Liste zeigt alle offenen Optionen, die früheste Frist zuerst, in vier Gruppen: Überfällig, Heute, Diese Woche und Später. Jede Zeile nennt

• den Kunden und die Frist,
• Datum und Zeit der Veranstaltung,
• den Raum mit Rang, zum Beispiel „2. von 3“,
• den Angebotswert (nur mit dem Recht für Finanzen; ohne Angebot steht „kein Angebot“),
• wann zuletzt nachgefasst wurde.

Ein Klick auf die Zeile öffnet die Anfrage oder die Veranstaltung.

Mehrere Optionen auf einmal. Hake Zeilen an. Dann stehen drei Aktionen bereit:

• Nachfassen schickt die bekannte Nachfass-Mail zum Angebot an den Kontakt. Du siehst vorher jede Option und kannst das PDF anhängen. Optionen ohne versendetes Angebot werden übersprungen und als „kein Angebot“ genannt. Danach zeigt dir die Liste je Zeile, ob die Mail gesendet wurde.
• Frist verlängern setzt eine neue Frist für alle gewählten Optionen (vorgeschlagen sind 7 Tage, du kannst frei wählen). Die Frist endet spätestens am Tag der Veranstaltung. Es geht keine Mail an den Kunden.
• Option lösen gibt Raum und Material wieder frei, nach einer Rückfrage.

Im Menü der Zeile findest du außerdem Fest buchen, Zur 1. Option machen und Frist ändern.

3. Fest buchen und Anfrage annehmen: Was passiert mit den anderen?

Wenn du eine Option fest buchst, verlieren die Optionen dahinter ihren Platz auf demselben Raum und Tag. Der Dialog nennt sie vorher, mit dem Raum oder Artikel, den sie verlieren. Zu jeder gibt es einen Haken:

• Anfrage absagen: Die Anfrage wird abgelehnt. Es ist dieselbe Absage wie sonst bei „Anfrage absagen“. Mit dem Haken Absage-Mail senden geht die Absage-Mail an den Kunden raus, auf Wunsch mit Alternativterminen. Einen Grund kannst du für deine Notizen eintragen.
• Ohne Anfrage (eine reine Veranstaltung mit Option) wird nur die Option gelöst. Das steht im Dialog, und es geht keine Mail raus.

Ist die Option einer anderen Veranstaltung vor dir dran, schlägt der Dialog 1. Option fragen vor (siehe unten).

Nimmst du eine Anfrage an, zeigt der Annahme-Dialog vorher, wie viele andere Anfragen im selben Raum und Zeitraum abgesagt werden. Mit Absage-Mail senden entscheidest du, ob diese Kunden eine Mail bekommen. Es gibt dafür nur diesen einen Weg: Nichts wird abgesagt, das du nicht vorher gesehen hast. Bereits bezahlte Anfragen sagt Univents nicht von selbst ab.

Hat dein Workspace keinen Status „Bestätigt“, bekommst du beim Fest buchen eine klare Meldung, und es ändert sich nichts. Konnte Univents die Verdrängten nicht vollständig laden, steht das im Dialog; du kannst dann bewusst trotzdem fest buchen, es gehen aber keine Absagen raus.

1. Option fragen

Steht vor der Option eine andere 1. Option, bietet Univents 1. Option fragen an. Das legt eine Aufgabe an der Veranstaltung auf Rang 1 an („Kunde fragen, ob er fest bucht“) und kürzt auf Wunsch deren Frist auf 48 Stunden, nie in die Vergangenheit. Nichts wird gebucht und nichts geht an den Kunden: Du rufst an oder schreibst selbst.

So entsteht eine Option

Per Klick. Öffne die Veranstaltung und wähle Als Option halten bis …. Lege fest, bis zu welchem Datum du den Termin hältst. Solange die Frist nicht abgelaufen ist, ist die Option aktiv; danach hält sie nichts mehr. Das Datum ändern oder die Option lösen kannst du über den Chip an der Veranstaltung.

Aus der Verfügbarkeitsprüfung. Siehe oben: Als Option eintragen legt Anfrage und Option in einem Schritt an.

Beim Anlegen einer Anfrage. Stehen in Neue Anfrage Datum und Raum, zeigt das Formular unter dem Raumfeld die Optionen, die schon auf dem Raum liegen, zum Beispiel „Optionen auf Saal Alster: 1. Müller (bis 20.11.) · 2. Schmidt (bis 22.11.)“. Mit dem Haken Als Option halten setzt Univents beim Speichern gleich die Option. Dahinter steht der Platz, den sie bekommt, zum Beispiel „wird 3. Option“. Ist ein Raum fest gebucht, kommt sie auf die Warteliste. Ist ein Raum gesperrt, lässt sich der Haken nicht setzen. Beim Anlegen einer Veranstaltung zeigt das Formular dieselben Optionen unter dem Raumfeld, ohne Haken.

Automatisch mit dem Angebot. Sobald du ein Angebot versendest und es noch gültig ist, hält Univents den Termin von selbst als Option. Die Frist folgt dann der Gültigkeit des Angebots. Setzt du ein eigenes Datum, gilt dieses statt der Angebots-Gültigkeit. Löst du die Option wieder, bleibt sie gelöst, bis du ein neues Angebot versendest.

Der Rang

Der Rang richtet sich nach der Reihenfolge: Bei einer Option per Klick danach, wer zuerst als Option gesetzt wurde, bei einer Option aus dem Angebot danach, wessen Angebot zuerst versendet wurde. Wer früher dran war, steht weiter vorn.

Soll eine andere Veranstaltung vorrücken, wähle bei ihr Zur 1. Option machen, in der Optionen-Liste im Menü der Zeile oder am Chip der Veranstaltung. Univents zeigt dir vorher, was das für andere Räume und Artikel bedeutet. Hat inzwischen jemand anderes die Reihenfolge geändert, speichert Univents nichts und lädt neu, damit du mit dem aktuellen Stand weiterarbeitest.

Die Farben

Der Hinweis an Veranstaltungen und im Angebot zeigt, wer wem im Weg steht:

• Rot: Eine feste Buchung ist beteiligt. Rot wird nur die verdrängte Seite, also die Option oder die unbestätigte Anfrage. Die feste Buchung bekommt dagegen einen grauen Hinweis.
• Gelb („Mehrere Optionen“): Optionen konkurrieren miteinander, oder eine Option steht vor einer unbestätigten Anfrage.
• Grau: Unbestätigt und ohne Option.

Zwei unbestätigte Veranstaltungen ohne Option sind damit nicht rot. Hat eine Veranstaltung mehrere Überschneidungen, zeigt das Zeichen die schlimmste Farbe. Als Konflikt bezeichnet Univents nur den Ausnahmefall, dass ein Raum doppelt fest gebucht ist. In der Saison-Ansicht der Veranstaltungen steht er zusätzlich groß in der rechten Spalte („Doppelt gebucht“), mit dem Raum und der anderen Veranstaltung.

Fahre mit der Maus über das Zeichen: Das Fenster nennt je Raum oder Artikel den Rang und die konkurrierenden Veranstaltungen mit Kunde, Status und Frist. Mehr zum Hinweis selbst: Überbuchung erkennen: Raum und Verleihartikel.

Im Belegungsplan

Im Belegungsplan der Locations, Reiter Belegung, trägt jeder Balken mit Option das Abzeichen mit seinem Rang, zum Beispiel 2. Option; im Hover steht die Frist. Ein normaler Klick auf den Balken öffnet weiter die Veranstaltung. Das kleine ↗ am rechten Balkenende öffnet die Optionen-Liste, gefiltert auf diesen Raum und diesen Tag (bei sehr schmalen Balken fehlt es). Rollen mit eingeschränkter Sicht sehen nur „Option“ ohne Rangnummer.

Optionen und die Buchungsseite

Optionen sperren die öffentliche Buchungsseite nicht. Wie viele Anfragen ein Tag oder Raum online bekommen kann, legt die Einstellung Gleichzeitig erlaubte Anfragen der Buchungsseite fest. Jede Anfrage mit versendetem Angebot zählt dabei als Option.

Eine Anfrage mit aktiver Option hält den Raum. Eine Anfrage ohne Option hält ihn nicht.

Verleihartikel

Für Verleihartikel zeigt Univents Überschneidungen nur, wenn am Produkt Verleihartikel aktiviert und eine Stückzahl gepflegt ist. Ohne Bestand rät Univents nicht.

Automatische Aufgaben

Univents prüft stündlich, ob sich Optionen verschoben haben. Eine Aufgabe entsteht, wenn

• eine feste Buchung eine Option verdrängt, oder
• eine Option abläuft oder ihr Angebot abgelehnt wurde und eine andere Veranstaltung aufrückt.

Zuständig ist der Projektplaner der Veranstaltung, sonst der Inhaber. Er bekommt eine Benachrichtigung in der Glocke und per Push, nie eine E-Mail. Eine gelöschte Aufgabe kommt nicht wieder. Aufgaben entstehen nur, wenn es wirklich einen Konkurrenten gibt. Die Links in den Aufgaben führen in die Optionen-Liste.

Mit dem Assistenten

Du kannst Optionen auch im Chat setzen und abfragen, zum Beispiel:

• „Halte den 14.11. im Saal Elbe für Müller bis Freitag“
• „Wer konkurriert am 14.11. um den Beamer?“
• „Mach die Hochzeit Müller zur 1. Option“

Häufige Fragen

Wo ist die Seite „Optionen & Konflikte“ geblieben? Sie ist in den Anfragen aufgegangen: Die Ansicht Optionen ist die Liste, Verfügbarkeit prüfen ersetzt den Blick auf die Räume. Ältere Links auf die frühere Adresse leiten automatisch in die Optionen-Liste weiter.

Geht beim Nachfassen oder Frist verlängern eine Mail raus? Beim Nachfassen ja, und zwar die bekannte Nachfass-Mail zum Angebot. Beim Verlängern und Lösen einer Option geht nie eine Mail an den Kunden.

Warum ist meine Veranstaltung nicht rot? Rot bedeutet: Eine feste Buchung ist beteiligt. Konkurrieren nur Optionen oder unbestätigte Anfragen, ist der Hinweis gelb oder grau.

Was passiert, wenn die Frist abläuft? Die Option hält dann nichts mehr. Die nächste Veranstaltung in der Reihenfolge rückt im Rang auf.