Overboeking herkennen: ruimte en verhuurartikelen

Univents waarschuwt je zodra twee evenementen dezelfde ruimte delen of een verhuurartikel vaker is ingepland dan er beschikbaar is. De waarschuwing staat waar je plant: in het evenementenoverzicht en in de offerte.

Belangrijk: De waarschuwing blokkeert niets. Je kunt gewoon blijven boeken, opslaan en versturen. Wie bewust overboekt, omdat er wordt bijbesteld of onderverhuurd, wordt niet afgeremd.

Waar de waarschuwing verschijnt

In het evenementenoverzicht krijgt elk betrokken evenement de melding „Mogelijk overboekt”:

• In de lijst- en seizoensweergave als klein waarschuwingsteken naast de status.
• In de statusweergave (Kanban) bovenaan de kaart.
• In de agendaweergave als waarschuwingsteken in de balk van het evenement.

Houd de muisaanwijzer erboven, dan zie je welke ruimte dubbel bezet is of welke artikelen tekortschieten.

In de offerte (en in elk ander document van het evenement) staat dezelfde melding boven de regels.

Wanneer er wordt gewaarschuwd: ruimtes

Er wordt gewaarschuwd als twee evenementen in dezelfde ruimte elkaar in tijd overlappen.

Er wordt op de minuut nauwkeurig gerekend, niet op kalenderdag. Een ochtend- en een avondevenement in dezelfde ruimte geven dus geen waarschuwing, omdat ze elkaar niet in de weg zitten. Twee evenementen die allebei van 14.00 tot 20.00 uur duren, geven die wel.

Ontbreekt bij een evenement de eindtijd, dan rekent Univents met zes uur vanaf het begin.

De opbouw- en schoonmaaktijd van de ruimte telt mee. Heeft de ruimte onder Opbouw- en schoonmaaktijd (minuten) een waarde ingevuld (zie Evenementlocaties aanmaken en optimaal gebruiken), dan is ze vóór en na elk evenement zo lang geblokkeerd. Een bezetting van 10.00 tot 14.00 uur met 90 minuten opbouwtijd loopt dus tot 15.30 uur. De buffer hoort bij de ruimte, niet bij de boekingspagina: ze geldt daarom ook voor evenementen die je intern aanmaakt zonder boekingspagina. De Buffertijd tussen evenementen van je boekingspagina neemt de waarschuwing daarentegen niet mee. Die hoort bij de pagina, en een intern aangemaakt evenement heeft er geen.

Ruimtes die bij elkaar horen, tellen samen. Heb je een zaal opgebouwd uit meerdere deelruimtes, dan blokkeert de geboekte zaal ook haar deelruimtes, en andersom.

Wanneer er wordt gewaarschuwd: verhuurartikelen

Er wordt gewaarschuwd als er in de periode meer stuks zijn ingepland dan er zijn.

Voorwaarde is dat bij het product Verhuurartikel is geactiveerd en een Aantal stuks is ingevuld. Is er geen aantal ingevuld of staat het artikel op „onbeperkt beschikbaar”, dan krijg je geen waarschuwing. Univents gokt niet.

Een bij het product ingestelde Buffertijd (voor transport, schoonmaak, retour) wordt meegerekend: die verlengt de bezetting vóór en na het evenement.

Heeft een boekingsregel eigen verhuurtijden, dan gelden die. Anders geldt de periode van het evenement.

Wanneer er NIET wordt gewaarschuwd

• Afgelopen evenementen. De waarschuwing verschijnt alleen bij evenementen die nog aanstaande zijn of nu lopen. Aan een afgesloten datum kun je niets meer veranderen, dus daar zou de waarschuwing alleen ruis zijn.
• Evenementen zonder startdatum: zonder periode valt er niets te vergelijken.
• Evenementen zonder ruimte.
• Geannuleerde evenementen tellen niet als bezetting en krijgen zelf ook geen waarschuwing.
• Regels in winkelmandjes en in geannuleerde of verlopen bestellingen houden niets vast.
• Producten die geen verhuurartikelen zijn. Voor verbruiksgoederen geldt de gewone voorraadweergave.

Waarschuwing uitschakelen voor een ruimte

Sommige ruimtes worden bewust meerdere keren tegelijk bezet, bijvoorbeeld een grote hal die als één locatie wordt beheerd.

1. Open Locaties en kies de ruimte.
2. Vul bij Parallelle evenementen in hoeveel evenementen daar tegelijk mogen lopen.
3. Sla op.

Vanaf dan waarschuwt Univents pas als dit aantal wordt overschreden. Vul je 99 in, dan geldt de ruimte als onbeperkt en komt er geen waarschuwing meer.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik bij een afgelopen evenement geen waarschuwing, terwijl daar wel iets overlapte? De waarschuwing verschijnt alleen bij evenementen die nog aanstaande zijn of nu lopen, dus waar je nog iets kunt veranderen. Bij een afgesloten evenement zou ze alleen nog ruis zijn en de waarschuwingen verdringen waar het om gaat.

Tot wanneer geldt een evenement als „loopt nog”? Tot het einde. Een meerdaags evenement dat gisteren begon en morgen eindigt, houdt de waarschuwing dus. Ontbreekt de eindtijd, dan rekent Univents met zes uur vanaf het begin.

Telt een afgesloten evenement nog mee als bezetting? Ja. Overlapt je lopende evenement met een evenement dat al voorbij is, dan krijg je de waarschuwing toch: het afgesloten evenement heeft de ruimte immers echt bezet. Alleen zelf draagt het geen waarschuwing meer.

De waarschuwing verschijnt, hoewel beide evenementen in verschillende ruimtes zijn. Controleer of de ruimtes tot een gemeenschappelijke groep horen. Een zaal en haar deelruimtes blokkeren elkaar.

Ik zie de waarschuwing in de offerte, hoewel er geen verhuurartikel op het document staat. Gecontroleerd wordt het evenement, niet het afzonderlijke document. Is de ruimte dubbel bezet, dan staat de waarschuwing bij elk document van dat evenement.

De waarschuwing verschijnt, hoewel de twee evenementen elkaar in tijd niet overlappen. Controleer de opbouw- en schoonmaaktijd van de ruimte. Die telt aan beide kanten: bij 90 minuten opbouwtijd geldt een afspraak van 10.00 tot 14.00 uur als bezet tot 15.30 uur. Dezelfde waarde werkt ook op de boekingspagina, waar ze aanvragen van klanten blokkeert (zie Evenementlocaties aanmaken en optimaal gebruiken).

Waarom houdt de webshop me al eerder tegen? Op de openbare boekingspagina geldt een echte blokkade: daar kan een gast een bezette ruimte of een uitverkocht verhuurstuk niet eens bestellen. Intern is het alleen een waarschuwing, zodat jij bewust kunt overboeken.