Ticketverkoop en toegangscontrole met QR-code

Met ticketing verkoop je toegangskaarten voor een evenement rechtstreeks via Univents: kopers betalen online, ontvangen automatisch een pdf-ticket met QR-code per e-mail, en jouw team scant de codes bij de ingang — vanaf een computer, een telefoon of via een link zonder enige login.

In de video zie je hoe je een ticketpagina met prijsklassen aanmaakt, vrijkaarten uitgeeft en bij de ingang de tickets met de camera scant.

Video afspelen2:48

De afzonderlijke stappen vind je hieronder ook om na te lezen.

Ticketverkoop instellen

1. Open het evenement en ga naar het tabblad Tickets.
2. Is er nog geen verkoop ingesteld, klik dan op Ticketverkoop instellen.
3. In het dialoogvenster Ticketverkoop bepaal je in vier onderdelen wat kopers zien en kunnen kopen:
   • Evenementoverzicht: omslagafbeelding en beschrijvingstekst voor de openbare verkooppagina. Aanbeveling voor de omslagafbeelding: liggend formaat 21:9, bijvoorbeeld 2520 × 1080 pixels als JPG, met het belangrijkste in het midden.
   • Tickets: via Ticket aanmaken definieer je een tickettype met Prijs (bruto), Btw-tarief, optioneel Capaciteit (leeg = onbeperkt) en een beschrijving. De prijs schrijf je met een komma of een punt — „69,90” en „69.90” geven hetzelfde bedrag. Zonder prijs kan het ticket niet worden aangemaakt; gratis tickets geef je in plaats daarvan uit via de vrijkaarten. Meerdere tickettypen (bijv. „Early bird”, „Dagkassa”) maak je stuk voor stuk aan.
   • Extra's: optionele extra producten die kopers bij het ticket kunnen bijboeken (bijv. drankjes).
   • Verkoop: de Verkoopmethode — Direct betalen of Als aanvraag (zie Verkoopmethode: direct betalen of aanvraag) —, plus de optionele Totale capaciteit over alle tickettypen heen en de schakelaar tussen Live en Concept. Is de pagina live, dan zie je hier de openbare link en Embed kopiëren.
4. Voor verdere instellingen (betaalmethoden, vragen, klantenportaal) open je via Geavanceerde instellingen de volledige editor voor boekingspagina’s. Het Paginatype is daar grijs weergegeven: zolang de ticketverkoop voor deze pagina actief is, toont ze altijd de ticketweergave.

Is er nog geen betaalkoppeling verbonden, dan toont het dialoogvenster de melding „Betalingen niet ingesteld — tickets kunnen niet worden verkocht.” met een link naar de betalingsintegraties. Verkoop je de tickets als aanvraag, dan heb je helemaal geen betaalkoppeling nodig: de melding verdwijnt dan.

Boven de ticketlijst toont de kopregel de status (Live/Concept), de openbare link, Pagina openen, Embed kopiëren, Bewerken en de knop Toegangsmodus voor de ingang.

Zolang de ticketpagina een concept is, staat eronder een melding: de link opent nog geen pagina, en de websiteagenda toont noch ticketlink noch prijs. Pas nadat je de pagina live zet, verschijnen beide.

Verkoopmethode: direct betalen of aanvraag

In het onderdeel Verkoop van de ticketverkoop-editor bepaal je onder Verkoopmethode hoe je ticketpagina werkt:

• Direct betalen — zoals voorheen: de koper betaalt bij het afronden meteen online en krijgt de tickets met QR-code. Daarvoor heb je een verbonden betaalkoppeling nodig.
• Als aanvraag — de koper kiest tickets en extra’s en verstuurt ze als vrijblijvende aanvraag. Er wordt niets betaald, een betalingsprovider is niet nodig, en er wordt ook geen ticket uitgegeven.

De weg van een aanvraag. De aanvraag komt terecht in de inbox Aanvragen bij hetzelfde evenement, met een conceptofferte erbij. Daar behandel je haar zoals elke andere aanvraag: controleren, offerte versturen, de klant accepteert die in het klantenportaal. Details over de inbox staan onder Aanvragen-inbox beheren, over het vervolg onder Aanvraag accepteren of afwijzen.

Wat een ticketaanvraag niet doet:

• Ze reserveert geen plaats. De capaciteit — per tickettype net als de totale capaciteit — telt nog steeds alleen betaalde tickets. Een aanvraag voor 50 kaarten laat je resterende plaatsen dus ongemoeid; er wordt verkocht in de volgorde van de daadwerkelijke aankopen.
• Ze verandert het evenement niet. Accepteer of wijs je een ticketaanvraag af, dan blijft de ticketpagina daar onaangetast onder — ze loopt gewoon door, en al verkochte tickets blijven geldig.
• Ze sluit andere aanvragen niet uit. Meerdere groepen kunnen tegelijk een aanvraag doen voor hetzelfde evenement; de aanvragen staan naast elkaar in de inbox.

Wat de koper ziet

De openbare verkooppagina is een eigen evenementpagina: bovenaan de omslagafbeelding, daaronder evenementnaam, datum en evenementlocatie, ernaast een vast ticketpaneel met beginprijs („Vanaf …”), alle ticketcategorieën inclusief aantalkeuze en de koopknop. De evenementbeschrijving verschijnt als uitklapbaar Overzicht; helemaal onderaan staan het adres (met Google Maps-link) en de organisator.

Eerst de tickets, dan de extra’s. Bied je extra producten aan, dan verloopt de keuze in twee stappen: eerst kiest de gast zijn tickets en gaat met Doorgaan naar de Extra’s (bijv. drankenforfait), pas daarna koopt hij of verstuurt hij zijn aanvraag. Met Terug komt hij op elk moment weer bij de tickets. Bied je geen extra’s aan, dan blijft alles bij één enkele stap.

Op de telefoon zit de koopknop in een vaste balk onderaan. In de modus Als aanvraag heet de knop Aanvraag indienen in plaats van Tickets kopen; eronder staat dat de aanvraag vrijblijvend is en dat er een offerte volgt. Op de afrekenpagina verstuurt de gast haar dan met Aanvraag versturen.

Na de betaling via de verbonden betaalkoppeling toont de bevestigingspagina het besteloverzicht (aantal tickets, totaalbedrag, referentie) en de melding „Je tickets komen over enkele minuten per e-mail binnen.” Bij een aanvraag staat daar in plaats daarvan de bevestiging dat de aanvraag is aangekomen — met een referentie en de melding dat het bedrijf contact opneemt.

Hoe de tickets aankomen

Na een geslaagde betaling maakt Univents automatisch één ticket per gekochte kaart aan, elk met een eigen QR-code. Kort daarna verstuurt het systeem een e-mail met twee bijlagen: de ticket-PDF (één pagina per ticket met QR-code) en een PDF-document met alle regels.

Ticket-PDF en e-mail vermelden beide de Datum en de Evenementlocatie van het evenement. De plek komt uit de locatie van het evenement of — als er geen is opgegeven — uit het adres bij het evenement zelf; is beide leeg, dan vervalt de regel. Vul het adres dus in bij het evenement voordat je de verkoop start. Een tijdstip staat bewust niet op het ticket: de start- en eindtijd van een evenement omvat in Univents de hele periode inclusief opbouw en afbouw en is dus niet het tijdstip waarop gasten moeten komen. Communiceer de toegangstijd voorlopig via de beschrijvingstekst van de ticketpagina.

Ticket-PDF en e-mail verschijnen in de taal van de workspace (Instellingen → Inhoudstaal), niet in de browsertaal van de koper. Komt de e-mail niet aan of is hij kwijtgeraakt, dan kun je hem opnieuw laten versturen met de knop Opnieuw versturen in de ticketlijst; een statussymbool laat daar zien of een e-mail in de wachtrij staat, is verzonden of is mislukt.

Toegangscontrole: tickets bij de ingang scannen

Voor de toegangscontrole zijn er twee gelijkwaardige wegen naar dezelfde scanner:

• In de workspace: tabblad Tickets → knop Toegangsmodus (ook bereikbaar via de mobiele weergave van het admingedeelte).
• Zonder login, via een link: in het onderdeel Scannertokens op het tabblad Tickets maak je met Token aanmaken een toegangslink aan (7 dagen geldig, meermaals bruikbaar, op elk moment in te trekken) — die deel je bijv. met de crew bij de ingang, die zich daarvoor niet apart hoeft aan te melden. Een ongeldige of verlopen link toont alleen „Link ongeldig”, zonder verdere aanwijzingen.

De scanner toont een live-teller „{{eingecheckt}} / {{verkauft}} ingecheckt”, een zaklampschakelaar en de mogelijkheid Code handmatig invoeren, voor het geval het scannen zelf niet lukt. Na elke scan verschijnt kort een grote terugkoppeling:

• Groen „Geldig — ingecheckt” met naam/tickettype, als die bekend zijn
• Geel „Al ingecheckt om HH:MM” bij een tweede scan van hetzelfde ticket
• Rood „Ongeldige code” bij een onbekende of onjuiste code

Ticket teruggeven en terugbetalen

In de ticketlijst op het tabblad Tickets heeft elk geldig ticket de actie Teruggeven. Het dialoogvenster toont om hoeveel tickets het gaat, welk bedrag zou worden terugbetaald en aan wie.

De plaats komt direct weer vrij. Zodra je bevestigt, is het ticket ongeldig, kan het niet meer worden gescand — en telt het niet meer mee voor je capaciteit. De openbare verkooppagina biedt de plaats onmiddellijk weer aan.

De terugbetaling is optioneel en loopt rechtstreeks via Univents. In het dialoogvenster is Bedrag terugbetalen vooraf geselecteerd; haal je het vinkje weg, dan wordt het ticket alleen teruggegeven en wordt er geen geld verplaatst. Het bedrag volgt de teruggegeven tickets: geef je afzonderlijke tickets van een bestelling terug, dan wordt hun aandeel terugbetaald; geef je alle nog openstaande tickets van een bestelling terug, dan gaat het volledige restbedrag terug.

Teruggave en terugbetaling zijn losgekoppeld. De plaats is altijd direct vrij, ook als de uitbetaling nog loopt. In de statuskolom van het ticket zie je waar de terugbetaling staat:

• Terugbetaling gestart — geaccepteerd, maar nog niet uitbetaald (dat kan bij je betaalkoppeling een paar dagen duren). Beloof de gast in dat geval nog geen afgeronde terugbetaling.
• Terugbetaald — het geld is eruit.
• Terugbetaling mislukt — het ticket blijft teruggegeven, de plaats blijft vrij, en in de rij verschijnt Terugbetaling opnieuw proberen. Opnieuw proberen betaalt nooit dubbel uit.

Voor tickets zonder online betaling (vrij- of contant ticket) is er gewoon geen geldgedeelte — teruggeven kun je ze wel.

Wie mag wat? Teruggeven mag wie evenementen mag bewerken. Voor de terugbetaling heb je daarnaast de machtiging voor Facturering nodig. Ontbreekt die, dan kun je het ticket nog steeds teruggeven — het terugbetalingsgedeelte wordt dan verborgen.

Heb je rechtstreeks in je betaalkoppeling terugbetaald? Dan blijven de tickets bewust geldig — niemand mag ongevraagd zijn toegangskaart kwijtraken. In plaats daarvan verschijnt boven de ticketlijst een melding („In Stripe is terugbetaald …”) met de knop Nu teruggeven, die precies die tickets teruggeeft zonder voor de tweede keer geld te verplaatsen.

Vrijkaarten uitgeven

Pers, sponsors, eigen personeel, winnaars van een prijsvraag: gasten die niet betalen krijgen toch een echt ticket met QR-code.

Op het tabblad Tickets van het evenement klik je op Vrijkaarten. In het dialoogvenster kies je het tickettype en voer je de gasten in — ofwel afzonderlijk (naam, e-mailadres, aantal) ofwel als lijst als het er meerdere zijn:

Maria Beispiel;maria@example.com;2
Tom Muster;tom@example.com

Als scheidingsteken werken puntkomma, komma en tab. Ontbreekt het aantal, dan wordt er één ticket uitgegeven. Een kopregel uit Excel wordt automatisch overgeslagen. Voordat je uitgeeft, toont het dialoogvenster hoeveel gasten het heeft herkend en welke regel het niet kon lezen — de foutieve regels houden de andere niet tegen.

Na het klikken op Uitgeven krijgt elke gast dezelfde e-mail als een koper, met hetzelfde ticket met QR-code als bijlage. In plaats van een bedrag staat in de e-mail „Uitnodiging”.

Vrijkaarten tellen mee voor de capaciteit. Als je zaal op 200 plaatsen staat ingesteld en je geeft 20 vrijkaarten uit, dan blijven er 180 over voor verkoop. Wil je 200 verkopen en 20 weggeven, zet de capaciteit dan op 220 (in de ticketverkoop-editor of bij het tickettype).

Is er geen plaats meer vrij, dan wordt voor die gast geen ticket uitgegeven en zegt het dialoogvenster „Uitverkocht” — gasten van dezelfde lijst die al zijn uitgegeven, blijven daarbuiten.

In de ticketlijst is elke vrijkaart gemarkeerd met Vrijkaart, zodat je haar bij de afstemming met de inkomsten niet voor een verkoop aanziet. Annuleren werkt zoals bij elk ander ticket, de plaats komt daarna weer vrij. Een geldterugbetaling bestaat bij een vrijkaart niet — er is immers niets betaald.

Kortingscodes voor tickets

Naast vrijkaarten die je zelf uitgeeft, kun je kortingscodes aanmaken die je kopers invoeren bij het kopen van tickets — bijvoorbeeld een kortingspercentage voor een campagne of een vrijkaartcode („100 %, maximaal 2 stuks”) voor exposanten. Codes maak je aan onder Boekingspagina’s → Kortingscodes; op het tabblad Tickets herinnert een melding je eraan hoeveel codes voor de pagina gelden. Met een campagnelink (?code=…) is de code bij het openen van de ticketpagina al ingevuld. Komt de bestelling uit op € 0,00, dan worden de tickets zonder betaling uitgegeven — ook zonder verbonden betaalkoppeling. Alles verder staat in Kortingscodes voor boekingspagina’s en tickets.

Capaciteit en bezetting

Elk tickettype kan een eigen Capaciteit hebben; daarnaast kun je een totale capaciteit over alle typen heen instellen. Boven de ticketlijst toont de regel Verkocht / Ingecheckt / Capaciteit altijd de actuele stand.

Binnengekomen ticketaanvragen (verkoopmethode Als aanvraag) zitten bewust niet in deze telling: de telling volgt uitsluitend betaalde tickets, een aanvraag bezet geen plaats.

Tickettype achteraf wijzigen

De naam, prijs, het btw-tarief, de capaciteit en de beschrijving van een tickettype kun je op elk moment aanpassen: open het evenement, ga naar het tabblad Tickets, klik op Bewerken en vervolgens in het onderdeel Tickets op het potlood naast het ticket.

• De capaciteit kan niet lager worden gezet dan het al verkochte of gereserveerde aantal.
• Reeds verkochte tickets behouden hun prijs. Een nieuwe prijs geldt alleen voor toekomstige aankopen.

Veelgestelde vragen

Heb ik voor de scanner bij de ingang een aanmelding nodig? Nee. Via Scannertokens maak je een link aan die zonder login werkt — handig voor iedereen bij de ingang die geen eigen toegang heeft.

Kan ik een teruggegeven ticket herstellen? Nee, de teruggave is definitief. Heeft de klant een nieuw ticket nodig, dan maak je een nieuwe bestelling of een nieuw ticket aan — de plaats is immers weer vrij.

Wordt de plaats echt meteen weer verkocht? Ja. De capaciteitscontrole telt teruggegeven tickets niet meer mee, zowel bij de capaciteit van een afzonderlijk tickettype als bij een totale capaciteit over alle typen. Een uitverkocht evenement is na een teruggave weer boekbaar.

Wat gebeurt er met de kosten? De ticketprijs gaat volledig terug naar de gast. De bemiddelingskosten van Univends voor deze verkoop worden niet terugbetaald — ook niet naar rato bij een gedeeltelijke teruggave. Het dialoogvenster wijst je op het concrete bedrag voordat je bevestigt.

Wat gebeurt er als iemand probeert een al gescand ticket voor de tweede keer in te checken? De scanner toont „Al ingecheckt om HH:MM” in plaats van het opnieuw te bevestigen — meervoudige toegang met dezelfde code is daarmee uitgesloten.

Heb ik een betaalkoppeling nodig voor de ticketpagina? Alleen bij de verkoopmethode Direct betalen. Verkoop je als aanvraag, dan is geen betaalkoppeling nodig — er wordt later betaald via de offerte.

Reserveert een ticketaanvraag plaatsen? Nee. De capaciteit telt nog steeds uitsluitend betaalde tickets; een aanvraag laat je beschikbare plaatsen ongemoeid.

Wat gebeurt er met het evenement als ik een ticketaanvraag afwijs? Niets. Het accepteren en afwijzen van een ticketaanvraag verandert het evenement zelf niet — de ticketpagina loopt onafhankelijk daarvan door, en meerdere aanvragen voor hetzelfde evenement sluiten elkaar niet uit.