Ticketverkauf und Einlass mit QR-Code

Mit dem Ticketing verkaufst du Eintrittskarten für ein Event direkt über Univents: Käufer bezahlen online, erhalten automatisch ein PDF-Ticket mit QR-Code per Mail, und dein Team scannt die Codes am Einlass ein — vom Rechner, dem Handy oder über einen Link ganz ohne Login.

Ticketverkauf einrichten

1. Öffne das Event und wechsle zum Tab Tickets.
2. Ist noch kein Verkauf eingerichtet, klickst du auf Ticketverkauf einrichten.
3. Im Dialog Ticketverkauf legst du in vier Bereichen fest, was Käufer sehen und kaufen können:
   • Event-Übersicht: Titelbild und Beschreibungstext für die öffentliche Verkaufsseite.
   • Tickets: Über Ticket anlegen definierst du einen Ticket-Typ mit Preis (Brutto), USt.-Satz, optionalem Kontingent (leer = unbegrenzt) und Beschreibung. Mehrere Ticket-Typen (z. B. „Früh-Ticket", „Tageskasse") legst du einzeln an.
   • Extras: optionale Zusatzprodukte, die Käufer zum Ticket dazubuchen können (z. B. Getränke).
   • Verkauf: optionale Gesamtkapazität über alle Ticket-Typen hinweg, außerdem der Schalter zwischen live und entwurf. Ist die Seite live, siehst du hier den öffentlichen Link und Embed kopieren.
4. Für weitere Einstellungen (Zahlungsarten, Fragen, Kundenportal) öffnest du über Erweiterte Einstellungen den vollständigen Buchungsseiten-Editor.

Ist noch keine Zahlungsanbindung verbunden, zeigt der Dialog den Hinweis „Zahlungen nicht eingerichtet — Tickets können nicht verkauft werden." mit einem Link zu den Zahlungs-Integrationen.

Oberhalb der Ticketliste zeigt die Kopfzeile den Status (live/entwurf), den öffentlichen Link, Seite öffnen, Embed kopieren, Bearbeiten sowie den Button Einlass-Modus für den Eingang.

Was der Käufer sieht

Der Ticketverkauf läuft über dieselbe öffentliche Buchungsseite wie ein normaler Webshop, nur mit zwei getrennten Bereichen im Produktraster: Tickets und Extras. Nach der Bezahlung über die verbundene Zahlungsanbindung zeigt die Bestätigungsseite die Bestellübersicht (Ticket-Anzahl, Gesamtbetrag, Referenz) und den Hinweis „Deine Tickets kommen in wenigen Minuten per E-Mail."

Wie die Tickets ankommen

Nach erfolgreicher Zahlung erstellt Univents automatisch ein Ticket pro gekaufter Karte, jedes mit eigenem QR-Code. Kurz darauf verschickt das System eine Mail mit zwei Anhängen: dem Ticket-PDF (eine Seite pro Ticket mit QR-Code) und einem Beleg-PDF mit allen Positionen. Kommt die Mail nicht an oder ging verloren, kannst du sie über den Button Erneut senden in der Ticketliste erneut auslösen; ein Status-Symbol zeigt dort, ob eine Mail in Warteschlange, versendet oder fehlgeschlagen ist.

Einlass: Tickets am Eingang scannen

Für den Einlass gibt es zwei gleichwertige Wege zum selben Scanner:

• Im Workspace: Tab Tickets → Button Einlass-Modus (auch über die Handy-Ansicht des Admin-Bereichs erreichbar).
• Ohne Login, per Link: Im Bereich Scanner-Token auf dem Tickets-Tab erzeugst du über Token erstellen einen Zugangslink (7 Tage gültig, mehrfach nutzbar, jederzeit widerrufbar) — den teilst du z. B. mit einer Aushilfe am Einlass, die sich damit nicht extra einloggen muss. Ein ungültiger oder abgelaufener Link zeigt nur „Link ungültig", ohne weitere Hinweise.

Der Scanner zeigt einen Live-Zähler „{{eingecheckt}} / {{verkauft}} eingecheckt", einen Taschenlampen-Schalter und die Möglichkeit Code manuell eingeben, falls das Scannen selbst nicht klappt. Nach jedem Scan erscheint kurz eine große Rückmeldung:

• grün „Gültig — eingecheckt" mit Namen/Ticket-Typ, falls hinterlegt
• gelb „Bereits eingecheckt um HH:MM" bei einem zweiten Scan desselben Tickets
• rot „Ungültiger Code" bei einem unbekannten oder falschen Code

Ticket stornieren

In der Ticketliste im Tab Tickets hat jedes aktive Ticket die Aktion Stornieren. Nach der Bestätigung ist das Ticket ungültig und lässt sich nicht mehr einscannen. Eine Rückerstattung erfolgt dabei nicht automatisch — die musst du bei Bedarf separat in deiner Zahlungsanbindung veranlassen (der Dialog verlinkt optional direkt dorthin).

Kontingente und Auslastung

Jeder Ticket-Typ kann ein eigenes Kontingent haben; zusätzlich lässt sich eine Gesamtkapazität über alle Typen hinweg setzen. Oberhalb der Ticketliste zeigt die Zeile Verkauft / Eingecheckt / Kapazität jederzeit den aktuellen Stand.

Häufige Fragen

Brauche ich für den Scanner am Eingang eine Anmeldung? Nein. Über Scanner-Token erzeugst du einen Link, der ohne Login funktioniert — praktisch für Aushilfen am Einlass, die keinen eigenen Workspace-Zugang haben.

Kann ich ein storniertes Ticket wiederherstellen? Nein, das Stornieren ist endgültig. Braucht der Kunde ein neues Ticket, legst du eine neue Bestellung bzw. ein neues Ticket an.

Was passiert, wenn jemand versucht, ein bereits gescanntes Ticket ein zweites Mal einzuchecken? Der Scanner zeigt „Bereits eingecheckt um HH:MM" statt es erneut zu bestätigen — Mehrfach-Einlass mit demselben Code ist damit ausgeschlossen.