Ticketverkauf und Einlass mit QR-Code

Mit dem Ticketing verkaufst du Eintrittskarten für ein Event direkt über Univents: Käufer bezahlen online, erhalten automatisch ein PDF-Ticket mit QR-Code per Mail, und dein Team scannt die Codes am Einlass ein — vom Rechner, dem Handy oder über einen Link ganz ohne Login.

Im Video siehst du, wie du eine Ticket-Seite mit Preisklassen anlegst, Freikarten vergibst und am Eingang die Tickets mit der Kamera scannst.

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Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Ticketverkauf einrichten

1. Öffne das Event und wechsle zum Tab Tickets.
2. Ist noch kein Verkauf eingerichtet, klickst du auf Ticketverkauf einrichten.
3. Im Dialog Ticketverkauf legst du in vier Bereichen fest, was Käufer sehen und kaufen können:
   • Event-Übersicht: Titelbild und Beschreibungstext für die öffentliche Verkaufsseite. Empfehlung fürs Titelbild: Querformat 21:9, zum Beispiel 2520 × 1080 Pixel als JPG, Wichtiges mittig.
   • Tickets: Über Ticket anlegen definierst du einen Ticket-Typ mit Preis (Brutto), USt.-Satz, optionalem Kontingent (leer = unbegrenzt) und Beschreibung. Den Preis schreibst du mit Komma oder mit Punkt — „69,90" und „69.90" ergeben denselben Betrag. Ohne Preis lässt sich das Ticket nicht anlegen; kostenlose Tickets gibst du stattdessen über die Freikarten aus. Mehrere Ticket-Typen (z. B. „Früh-Ticket", „Tageskasse") legst du einzeln an.
   • Extras: optionale Zusatzprodukte, die Käufer zum Ticket dazubuchen können (z. B. Getränke).
   • Verkauf: die Verkaufsart — Direkt bezahlen oder Als Anfrage (siehe Verkaufsart: direkt bezahlen oder Anfrage) —, dazu die optionale Gesamtkapazität über alle Ticket-Typen hinweg und der Schalter zwischen live und entwurf. Ist die Seite live, siehst du hier den öffentlichen Link und Embed kopieren.
4. Für weitere Einstellungen (Zahlungsarten, Fragen, Kundenportal) öffnest du über Erweiterte Einstellungen den vollständigen Buchungsseiten-Editor. Der Seitentyp ist dort ausgegraut: Solange der Ticketverkauf für diese Seite aktiv ist, zeigt sie immer die Ticket-Ansicht.

Ist noch keine Zahlungsanbindung verbunden, zeigt der Dialog den Hinweis „Zahlungen nicht eingerichtet — Tickets können nicht verkauft werden." mit einem Link zu den Zahlungs-Integrationen. Verkaufst du die Tickets als Anfrage, brauchst du gar keine Zahlungsanbindung: Der Hinweis verschwindet dann.

Oberhalb der Ticketliste zeigt die Kopfzeile den Status (live/entwurf), den öffentlichen Link, Seite öffnen, Embed kopieren, Freikarten, Bearbeiten sowie den Button Einlass-Modus für den Eingang.

Solange die Ticketseite im Entwurf ist, steht darunter ein Hinweis: Der Link öffnet noch keine Seite, und der Website-Kalender zeigt weder Ticket-Link noch Preis. Erst nach dem Live-Schalten erscheinen beide.

Verkaufsart: direkt bezahlen oder Anfrage

Im Abschnitt Verkauf des Ticketverkauf-Editors legst du unter Verkaufsart fest, wie deine Ticketseite funktioniert:

• Direkt bezahlen — wie bisher: Der Käufer zahlt beim Abschluss sofort online und bekommt die Tickets mit QR-Code. Dafür brauchst du eine verbundene Zahlungsanbindung.
• Als Anfrage — der Käufer wählt Tickets und Extras und schickt sie als unverbindliche Anfrage ab. Bezahlt wird nichts, ein Zahlungsanbieter ist nicht nötig, und es wird auch kein Ticket ausgegeben.

Der Weg einer Anfrage. Die Anfrage landet im Anfragen-Eingang an derselben Veranstaltung, mit einem Angebotsentwurf dazu. Dort behandelst du sie wie jede andere Anfrage: prüfen, Angebot schicken, der Kunde nimmt es im Kundenportal an. Details zum Eingang stehen unter Anfragen-Eingang verwalten, zum weiteren Weg unter Anfrage annehmen oder ablehnen.

Was eine Ticket-Anfrage nicht tut:

• Sie reserviert keinen Platz. Das Kontingent — pro Ticket-Typ wie die Gesamtkapazität — zählt weiterhin nur bezahlte Tickets. Eine Anfrage über 50 Karten lässt deine Restplätze also unberührt; verkauft wird in der Reihenfolge der tatsächlichen Käufe.
• Sie verändert die Veranstaltung nicht. Nimmst du eine Ticket-Anfrage an oder lehnst du sie ab, bleibt die Ticketseite davon unberührt — sie läuft weiter, und bereits verkaufte Tickets behalten ihre Gültigkeit.
• Sie schließt andere Anfragen nicht aus. Mehrere Gruppen können für dieselbe Veranstaltung gleichzeitig anfragen; die Anfragen stehen nebeneinander im Eingang.

Was der Käufer sieht

Die öffentliche Verkaufsseite ist eine eigene Eventseite: oben das Titelbild, darunter Eventname, Datum und Veranstaltungsort, daneben ein festes Ticket-Panel mit Startpreis („Ab …"), allen Ticketkategorien samt Mengen-Auswahl und dem Kaufen-Button. Die Eventbeschreibung erscheint als aufklappbare Übersicht; ganz unten stehen die Adresse (mit Google-Maps-Link) und der Veranstalter.

Tickets zuerst, dann die Extras. Bietest du Zusatzprodukte an, läuft die Auswahl in zwei Schritten: Erst wählt der Gast seine Tickets und geht mit Weiter zu den Extras (z. B. Getränkepauschale), erst danach kauft er bzw. schickt seine Anfrage ab. Mit Zurück kommt er jederzeit wieder zu den Tickets. Bietest du keine Extras an, bleibt alles bei einem einzigen Schritt.

Auf dem Handy sitzt der Kaufen-Button in einer festen Leiste am unteren Rand. Im Modus Als Anfrage heißt der Knopf statt Tickets kaufen Anfrage stellen, darunter steht, dass die Anfrage unverbindlich ist und ein Angebot folgt. Auf der Kassenseite schickt der Gast sie dann mit Anfrage senden ab.

Ein Gast je Ticket. Auf der Kassenseite fragt Univents beim Kauf je Ticket einen Gast ab: Name (Pflicht, er steht auf dem Ticket), E-Mail (freiwillig) und die Fragen deiner Ticketseite. Seitenfragen und die Fragen einer Ticketart beantwortet jeder Gast für sich; Fragen zu Extras werden einmal je Bestellung gestellt. Das erste Ticket ist mit den Kontaktdaten des Käufers vorbelegt — wer ein Ticket für sich selbst kauft, muss nichts zusätzlich eintippen. Alle Antworten werden je Ticket gespeichert.

Rechnungsanschrift. Weil jede bezahlte Bestellung eine Rechnung bekommt, fragt die Kasse die Anschrift als Straße, Hausnummer, PLZ, Ort und Land ab. Pflicht ist sie, wenn der Käufer eine Firma oder USt-ID angibt oder die Bestellung über 250 € liegt; sonst ist sie freiwillig. Hat der Kontakt in deinem Workspace schon andere Angaben (eine andere Firma, USt-ID oder Anschrift), überschreibt die Kasse sie nicht. Die Rechnung geht trotzdem sofort raus — an einen Empfänger mit genau den eingegebenen Daten: eine passende Firma aus deinem Workspace oder ein neuer Kontakt (bei einer Firma die Firma, bei einer Privatperson ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse). Der bestehende Kontakt bleibt, wie er ist.

Nach der Bezahlung über die verbundene Zahlungsanbindung zeigt die Bestätigungsseite die Bestellübersicht (Ticket-Anzahl, Gesamtbetrag, Referenz) und den Hinweis, an welche E-Mail-Adresse die Tickets gehen. Ist die Zahlung bei der Rückkehr von der Bezahlseite noch nicht bestätigt, sieht der Gast zunächst „Zahlung wird bestätigt“ mit dem Hinweis, dass die Tickets per E-Mail kommen und er nicht erneut kaufen soll. Die Seite prüft selbst nach und wechselt zur Bestellübersicht, sobald die Bestätigung da ist. Dauert es länger als eine Minute, steht dort „Die Bestätigung dauert länger als üblich“: Die Tickets kommen per E-Mail, sobald die Zahlung bestätigt ist; ist nach einer Stunde keine E-Mail da (auch im Spam-Ordner), hilft der Veranstalter weiter. Bei einer Anfrage steht dort stattdessen die Bestätigung, dass die Anfrage angekommen ist — mit einer Referenz und dem Hinweis, dass sich der Betrieb meldet.

Wie die Tickets ankommen

Nach erfolgreicher Zahlung erstellt Univents automatisch ein Ticket pro gekaufter Karte, jedes mit eigenem QR-Code und dem Namen des Gasts. Kurz darauf verschickt das System eine Mail mit zwei Anhängen: dem Ticket-PDF (eine Seite pro Ticket mit QR-Code und darunter dem 8-stelligen Ticket-Code) und der Rechnung als PDF.

Die Rechnung entsteht automatisch. Für jede bezahlte Ticketbestellung legt Univents eine echte Rechnung an: mit Nummer aus deinem Rechnungs-Nummernkreis, an der Veranstaltung, an den Käufer (mit Firma und USt-ID, wenn angegeben), mit allen Positionen inklusive Rabatt und dem Steuersatz der Ticketart. Sie ist sofort als bezahlt markiert und steht in den Finanzdokumenten der Veranstaltung; hat dein Workspace die E-Rechnung eingerichtet, entsteht sie auch als E-Rechnung. Weil der Käufer schon an der Kasse bezahlt hat, steht auf dem PDF statt einer Überweisungsbitte ein Hinweis wie „Der Rechnungsbetrag von 190,00 € wurde am 01.10.2026 bereits bezahlt.“, und im Kopf „Bezahlt am“ statt „Fällig am“; auch die E-Rechnung weist den Betrag als bezahlt aus (offener Betrag 0,00). Freikarten und Bestellungen mit 0,00 € bekommen keine Rechnung. Fehlen deinem Workspace Pflichtangaben für eine Rechnung (etwa Firmenanschrift oder Steuernummer), geht die Ticket-Mail trotzdem pünktlich raus — dann wie früher mit einem Beleg-PDF; die Rechnung bleibt als Entwurf in den Finanzdokumenten, bis du die Angaben ergänzt hast, und Inhaber und Admins bekommen dazu einen Hinweis in der Glocke. Dasselbe gilt, wenn die Rechnung einen anderen Betrag ergibt als bezahlt wurde. Sobald die Rechnung ausgestellt ist und ihr PDF bereitsteht, schickt Univents sie dem Käufer einmal mit einer eigenen Mail nach — auch dann, wenn ihr PDF für die Ticket-Mail nicht rechtzeitig fertig war (die Ticket-Mail wartet darauf höchstens 10 Minuten). Für Ticketkäufe vor dem 16.10.2026 legt Univents Rechnungen nicht automatisch an. Wie jede andere Rechnung löst auch die Ticket-Rechnung deine Automatisierungen und Webhooks mit dem Auslöser „Rechnung bezahlt“ aus.

Ticket-PDF und Mail nennen beide Datum und Veranstaltungsort der Veranstaltung. Der Ort kommt aus der Räumlichkeit des Events bzw. — wenn keine hinterlegt ist — aus der Adresse am Event selbst; ist beides leer, bleibt die Zeile weg. Trage die Adresse also am Event ein, bevor du den Verkauf startest. Eine Uhrzeit steht bewusst nicht auf dem Ticket: die Start- und Endzeit einer Veranstaltung umfasst in Univents den gesamten Zeitraum inklusive Auf- und Abbau und ist damit nicht die Zeit, zu der Gäste kommen sollen. Kommuniziere die Einlasszeit vorerst über den Beschreibungstext der Ticketseite.

Ticket-PDF und Mail erscheinen in der Sprache des Workspaces (Einstellungen → Inhaltssprache), nicht in der Browsersprache des Käufers. Die Ticket-Mail geht immer raus: Die Vorlage Tickets gekauft kannst du in den E-Mail-Vorlagen im Text anpassen, aber nicht abschalten — ohne sie hätte ein zahlender Käufer kein Ticket.

In der Ticketliste zeigt die Spalte Mail, ob die Ticket-Mail in der Warteschlange steht, versendet wurde, zurückgekommen ist oder die Zustellung fehlgeschlagen ist. Zurückgekommen heißt: Die Mail ging raus, aber der Mailserver des Empfängers hat sie abgewiesen — meist wegen eines Tippfehlers in der Adresse oder eines Postfachs, das es nicht mehr gibt. Diese Rückmeldung kommt in der Regel wenige Sekunden bis Minuten nach dem Versand; zusätzlich erscheint beim Inhaber des Workspaces die Benachrichtigung E-Mail unzustellbar, die direkt in den Tickets-Tab führt. Korrigiere dann die E-Mail-Adresse am Kontakt des Käufers und sende die Tickets erneut. Über Erneut senden löst du die Mail noch einmal aus: bei einer fehlgeschlagenen oder zurückgekommenen Mail direkt, bei einer schon versendeten nach einer kurzen Rückfrage — etwa wenn der Käufer sagt, die Mail sei nie angekommen oder im Spam gelandet. Er bekommt seine Tickets dann ein zweites Mal, mit denselben QR-Codes.

Einlass: Tickets am Eingang scannen

Für den Einlass gibt es zwei gleichwertige Wege zum selben Scanner:

• Im Workspace: Tab Tickets → Button Einlass-Modus (auch über die Handy-Ansicht des Admin-Bereichs erreichbar).
• Ohne Login, per Link: Im Bereich Scanner-Token auf dem Tickets-Tab erzeugst du über Token erstellen einen Zugangslink (7 Tage gültig, mehrfach nutzbar, jederzeit widerrufbar) — den teilst du z. B. mit der Crew am Einlass, die sich damit nicht extra einloggen muss. Ein ungültiger oder abgelaufener Link zeigt nur „Link ungültig", ohne weitere Hinweise.

Der Scanner zeigt einen Live-Zähler „{{eingecheckt}} / {{verkauft}} eingecheckt", einen Taschenlampen-Schalter und die Möglichkeit Code manuell eingeben, falls das Scannen selbst nicht klappt. Nach jedem Scan erscheint kurz eine große Rückmeldung:

• grün „Gültig — eingecheckt" mit Namen/Ticket-Typ, falls hinterlegt
• gelb „Bereits eingecheckt um HH:MM" bei einem zweiten Scan desselben Tickets
• rot „Ungültiger Code" bei einem unbekannten oder falschen Code

Code manuell eingeben. Scannt ein QR-Code nicht (Display zu dunkel, Ausdruck zerknittert), tippst du den 8-stelligen Ticket-Code ein, der auf dem Ticket-PDF direkt unter dem QR-Code steht, zum Beispiel 2EDCFAC7. Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Bindestriche spielen keine Rolle. Der volle 64-stellige Code geht weiterhin; das Eingabefeld ist mehrzeilig, sodass du ihn Zeichen für Zeichen mit dem Ticket vergleichen kannst. Nach dem Einchecken per Kurzcode steht in der grünen bzw. gelben Rückmeldung zusätzlich „Per Kurzcode eingecheckt".

Der Kurzcode wird nur unter den Tickets dieser Veranstaltung gesucht. Passt er ausnahmsweise auf zwei Tickets, zeigt der Scanner „Ungültiger Code" — scanne dann den QR-Code oder checke das Ticket in der Ticketliste ein. Den Kurzcode nimmt nur der Einlass-Modus im Workspace (mit Login) an; über einen Scanner-Token-Link ohne Login braucht die manuelle Eingabe den vollen 64-stelligen Code.

Die Ticketliste

Unter den Kennzahlen steht die Liste aller Tickets der Veranstaltung. Je Ticket siehst du:

• Code: der 8-stellige Ticket-Code, der auch auf dem Ticket-PDF unter dem QR-Code steht — den kannst du am Einlass eintippen.
• Gast: der Name auf dem Ticket, die E-Mail des Gasts und, über Antworten, was er auf deine Fragen geantwortet hat.
• Käufer: Name, Firma, E-Mail-Adresse und, falls hinterlegt, die Telefonnummer. Ein Klick auf die Nummer startet den Anruf, auf dem Handy direkt, am Rechner über deine Telefon-App.
• Produkt: die Ticketart, bei Bedarf mit dem Etikett Freikarte oder dem verwendeten Rabattcode.
• Gekauft am: Datum und Uhrzeit der Bezahlung in der Zeitzone deines Workspaces. Bei einer Freikarte steht hier, wann du sie ausgegeben hast.
• Preis: was für genau dieses Ticket bezahlt wurde, nach einem Rabatt. Hat jemand mehrere Tickets in einer Bestellung gekauft, steht bei jedem Ticket sein Anteil. Bei einer Freikarte steht kein Betrag.
• Status, Mail und Aktionen: ob das Ticket schon eingecheckt ist, ob die Ticket-Mail angekommen ist, dazu Einchecken (von Hand, falls der Scan nicht klappt) und Zurückgeben.

Über CSV exportieren lädst du die ganze Liste als Tabelle herunter. Die Datei enthält die Spalten Code, Status, Produkt, Käufer, E-Mail, Eingecheckt am, Rabattcode, Gekauft am, Preis, Telefon, Gast, Gast-E-Mail, Firma (Käufer) und dahinter eine Spalte je Frage deiner Ticketseite. Zeitpunkte stehen im internationalen Format in UTC (zum Beispiel 2026-10-06T18:30:00Z), Preise als Zahl mit Punkt (95.00); bei einer Freikarte bleibt die Preis-Spalte leer.

Ticket zurückgeben und erstatten

In der Ticketliste im Tab Tickets hat jedes gültige Ticket die Aktion Zurückgeben. Der Dialog zeigt dir, um wie viele Tickets es geht, welcher Betrag erstattet würde und an wen, und, falls hinterlegt, die Telefonnummer des Käufers, damit du ihn vorher erreichst.

Eine ganze Bestellung auf einmal. Oben im Tickets-Tab wechselst du mit Ansicht zwischen Tickets und Bestellungen. In der Ansicht Bestellungen fasst jede Zeile eine Bestellung zusammen: Käufer, Kaufzeitpunkt, wie viele Tickets davon noch gültig sind, der Betrag und der Stand der Erstattung. Ein Klick auf das Dreieck klappt die einzelnen Tickets der Bestellung auf.

Rechnung je Bestellung. Ist die Rechnung einer Bestellung fertig, steht in ihrer Zeile der Link Rechnung <Nummer>, der das Rechnungs-PDF in einem neuen Tab öffnet. Daneben öffnet Rechnung senden einen Dialog: Er zeigt die Empfänger-Adresse des Käufers und, falls vorhanden, wann die Rechnung zuletzt gesendet wurde. Nach dem Bestätigen geht die Rechnung als PDF an den Käufer, an der Bestellung steht danach Gesendet am <Datum>, und du kannst sie jederzeit erneut senden. Stornierte Rechnungen sind mit storniert gekennzeichnet und lassen sich nicht senden; eine Gutschrift ist als Gutschrift <Nummer> verlinkt. Fehlt das PDF, steht dort Rechnungs-PDF fehlt. Ist die Rechnung noch in Arbeit, steht dort Rechnung wird erstellt. Freikarten und Bestellungen ohne Rechnung zeigen an dieser Stelle nichts.

Ganze Bestellung in einem Klick. Der Knopf Ganze Bestellung zurückgeben öffnet denselben Rückgabe-Dialog, nur mit allen noch gültigen Tickets dieser Bestellung. Die Erstattung wird dabei je Ticket als eigene Gutschrift ausgezahlt — der Käufer sieht also mehrere Gutschriften statt einer Sammel-Gutschrift; der Dialog sagt das vorher. Bricht eine Erstattung mittendrin ab, sagt dir das der Hinweis, und ein zweiter Klick macht beim nächsten Ticket weiter — bereits erstattete Tickets bleiben erstattet, doppelt ausgezahlt wird nichts.

Nur zurückgeben, wenn nichts mehr zu erstatten ist. Besteht eine Bestellung nur aus Freikarten oder ist ihr voller Betrag bereits erstattet, dann gibt der Knopf die Tickets zurück, ohne Geld zu bewegen.

Der Platz wird sofort wieder frei. Sobald du bestätigst, ist das Ticket ungültig, lässt sich nicht mehr einscannen — und zählt nicht mehr gegen dein Kontingent. Die öffentliche Verkaufsseite bietet den Platz augenblicklich wieder an.

Die Erstattung ist optional und läuft direkt in Univents. Im Dialog ist Betrag erstatten vorausgewählt; nimmst du den Haken raus, wird das Ticket nur zurückgegeben und kein Geld bewegt. Der Betrag richtet sich nach den zurückgegebenen Tickets: gibst du einzelne Tickets einer Bestellung zurück, wird deren Anteil erstattet; gibst du alle noch offenen Tickets einer Bestellung zurück, geht der volle Restbetrag zurück.

Rückgabe und Erstattung sind entkoppelt. Der Platz ist immer sofort frei, auch wenn die Auszahlung noch läuft. In der Statusspalte des Tickets siehst du, wo die Erstattung steht:

• Erstattung eingeleitet — angenommen, aber noch nicht ausgezahlt (das kann bei deiner Zahlungsanbindung ein paar Tage dauern). Sag dem Gast in diesem Fall noch keine erledigte Erstattung zu.
• Erstattet — das Geld ist raus.
• Erstattung fehlgeschlagen — das Ticket bleibt zurückgegeben, der Platz bleibt frei, und in der Zeile erscheint Erstattung erneut versuchen. Ein Wiederholen zahlt niemals doppelt aus.

Für Tickets ohne Online-Zahlung (Frei- oder Barticket) gibt es schlicht keinen Geld-Abschnitt — zurückgeben kannst du sie trotzdem.

Gutschrift zur Rechnung. Erstattest du alle Tickets einer Bestellung, legt Univents die Storno-Gutschrift zur Rechnung automatisch an. Ist eine Ticket-Position vollständig erstattet (zum Beispiel das einzige VIP-Ticket der Bestellung), entsteht eine Gutschrift über genau diese Position. Erstattest du nur einen Teil einer Position (ein Ticket von vier gleichen), entsteht eine Gutschrift über genau diese Menge; weitere Erstattungen derselben Position kommen jeweils als eigene Gutschrift dazu, bis die Position vollständig gutgeschrieben ist. Die Gutschrift findest du in den Finanzdokumenten der Veranstaltung.

Wer darf was? Zurückgeben darf, wer Veranstaltungen bearbeiten darf. Für die Erstattung brauchst du zusätzlich die Berechtigung für Abrechnung. Fehlt sie dir, kannst du das Ticket trotzdem zurückgeben — der Erstattungs-Teil wird dann ausgeblendet.

Hast du direkt in deiner Zahlungsanbindung erstattet? Dann bleiben die Tickets bewusst gültig — es soll niemand ungefragt seine Eintrittskarte verlieren. Stattdessen erscheint oberhalb der Ticketliste ein Hinweis („In Stripe wurde erstattet …") mit dem Knopf Jetzt zurückgeben, der genau diese Tickets zurückgibt, ohne ein zweites Mal Geld zu bewegen. In der Bestellansicht steht an so einer Bestellung Extern erstattet; beim Zurückgeben wird nicht noch einmal erstattet.

Freikarten ausgeben

Presse, Sponsoren, eigenes Personal, Gewinnspiel-Gewinner: Gäste, die nicht bezahlen, bekommen trotzdem ein richtiges Ticket mit QR-Code.

Im Tickets-Tab der Veranstaltung klickst du auf Freikarten. Im Dialog wählst du die Ticketart und trägst die Gäste ein — entweder einzeln (Name, E-Mail, Anzahl) oder als Liste, wenn es mehrere sind:

Maria Beispiel;maria@example.com;2
Tom Muster;tom@example.com

Als Trennzeichen funktionieren Semikolon, Komma und Tab. Fehlt die Anzahl, wird ein Ticket ausgegeben. Eine Kopfzeile aus Excel wird automatisch übersprungen. Vor dem Ausgeben zeigt dir der Dialog, wie viele Gäste er erkannt hat und welche Zeile er nicht lesen konnte — die fehlerhaften Zeilen halten die anderen nicht auf.

Vertauschte Spalten und Tippfehler. Steht in einer Zeile eine ungültige E-Mail, zeigt der Dialog direkt am Feld Ungültige E-Mail-Adresse; die übrigen Zeilen lassen sich trotzdem ausgeben. Enthält das Namensfeld ein @, kommt der Hinweis dazu, dass Name und E-Mail vermutlich vertauscht sind.

Nach dem Klick auf Ausgeben bekommt jeder Gast dieselbe Mail wie ein Käufer, mit demselben QR-Code-Ticket im Anhang. Statt eines Betrags steht in der Mail „Einladung". Jedes Ticket trägt den Namen und die E-Mail aus deiner Liste; eine Rechnung entsteht für Freikarten nicht.

Die Mails gehen im nächsten Versandlauf raus. Univents verschickt die Ticket-Mails alle fünf Minuten. Bis dahin steht in der Ticketliste in der Spalte Mail der Eintrag In Warteschlange; ein Neuladen der Liste zeigt den aktuellen Stand. Du musst nichts zusätzlich anstoßen.

Freikarten zählen gegen die Kapazität. Wenn dein Saal auf 200 Plätze eingestellt ist und du 20 Freikarten ausgibst, bleiben 180 zum Verkauf. Willst du 200 verkaufen und 20 verschenken, stell die Kapazität auf 220 (im Ticketverkauf-Editor bzw. bei der Ticketart).

Ist kein Platz mehr frei, wird für diesen Gast kein Ticket ausgestellt und der Dialog sagt „Ausverkauft" — bereits ausgegebene Gäste derselben Liste bleiben davon unberührt.

In der Ticketliste ist jede Freikarte mit Freikarte gekennzeichnet, damit du sie beim Abgleich mit den Einnahmen nicht für einen Verkauf hältst. Stornieren funktioniert wie bei jedem anderen Ticket, der Platz wird danach wieder frei. Eine Geld-Erstattung gibt es bei einer Freikarte nicht — es wurde ja nichts bezahlt.

Rabattcodes für Tickets

Neben Freikarten, die du selbst ausgibst, kannst du Rabattcodes anlegen, die deine Käufer beim Ticketkauf eintippen — zum Beispiel einen Prozent-Rabatt für eine Kampagne oder einen Freikarten-Code („100 %, höchstens 2 Stück“) für Aussteller. Codes legst du unter Buchungsseiten → Rabattcodes an; im Tickets-Tab erinnert dich ein Hinweis, wie viele Codes für die Seite gelten. Mit Kampagnen-Link (?code=…) ist der Code beim Öffnen der Ticketseite vorbelegt. Ergibt die Bestellung 0,00 €, werden die Tickets ohne Zahlung ausgestellt — auch ohne verbundene Zahlungsanbindung. Alles Weitere steht in Rabattcodes für Buchungsseiten und Tickets.

Kontingente und Auslastung

Jeder Ticket-Typ kann ein eigenes Kontingent haben; zusätzlich lässt sich eine Gesamtkapazität über alle Typen hinweg setzen. Oberhalb der Ticketliste zeigt die Zeile Verkauft / Eingecheckt / Kapazität jederzeit den aktuellen Stand.

Eingegangene Ticket-Anfragen (Verkaufsart Als Anfrage) stehen in dieser Zählung bewusst nicht mit drin: Die Zählung folgt ausschließlich bezahlten Tickets, eine Anfrage belegt keinen Platz.

Tickettyp nachträglich ändern

Den Namen, Preis, Steuersatz, das Kontingent und die Beschreibung eines Tickettyps kannst du jederzeit anpassen: Öffne die Veranstaltung, gehe auf den Tab Tickets, klicke auf Bearbeiten und dann im Abschnitt Tickets auf den Stift neben dem Ticket.

• Das Kontingent lässt sich nicht unter die bereits verkaufte oder reservierte Menge senken.
• Bereits verkaufte Tickets behalten ihren Preis. Ein neuer Preis gilt nur für künftige Käufe.

Ticketpreis auf mehrere Steuersätze aufteilen

Besteht ein Ticketpreis aus Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen, zum Beispiel Eintritt mit Speisen (7 %) und Getränken (19 %), teilst du den Preis im Ticket-Editor auf. Der Gast zahlt weiter einen Preis und bekommt ein Ticket.

1. Öffne die Veranstaltung, gehe auf den Tab Tickets und klicke im Abschnitt Tickets auf den Stift neben dem Ticket.
2. Schalte Preis auf mehrere Steuersätze aufteilen ein. Das Feld USt.-Satz der Ticketart verschwindet, solange die Aufteilung aktiv ist.
3. Trage je Zeile USt.-Satz und Anteil (%) ein. Zwei bis drei Zeilen sind möglich, sie müssen zusammen 100 % ergeben; die Zeile Summe zeigt den Stand mit.
4. Speichere. Stimmt etwas nicht (Summe ungleich 100 %, ein Satz doppelt, weniger als zwei Zeilen), nennt der Dialog den Grund und speichert nicht.

Als Steuersatz der Ticketart merkt sich Univents den Satz mit dem größten Anteil. Alle Stellen, die nur einen Satz kennen, rechnen damit weiter, zum Beispiel die Finanzauswertung, gruppiert nach Steuersatz.

Was der Gast sieht. In der Summe auf der Ticketseite steht je Steuersatz eine Zeile („enthaltene MwSt. 7 %“ und „enthaltene MwSt. 19 %“) mit dem jeweiligen Betrag. Sonst bleibt alles wie bisher: eine Position im Warenkorb, ein QR-Code je Karte, gleiches Kontingent, gleicher Einlass, gleiche Erstattung je Ticket.

Was auf Rechnung und Ticket-PDF steht. Dort erscheint die Ticketart je Steuersatz als eigene Position, betitelt mit dem Ticketnamen und dem Anteil, zum Beispiel Party-Ticket (Anteil 7 % USt) und Party-Ticket (Anteil 19 % USt), jeweils mit der Anzahl der gekauften Tickets. Der Steuerblock des Belegs weist jeden Satz mit Netto und Steuer aus. Die Summe bleibt auf den Cent der Betrag, den der Gast bezahlt hat; Rest-Cent aus der Aufteilung verteilt Univents so, dass nichts auseinanderläuft.

Rückgabe und Gutschrift. Gibst du einzelne Tickets einer Bestellung zurück, trägt die Gutschrift je Steuersatz eine Zeile mit der zurückgegebenen Menge, und zusammen ergibt sie genau den Erstattungsbetrag. Bei der Rückgabe der ganzen Bestellung wird jede Anteilsposition vollständig gutgeschrieben.

Verkaufte Tickets ändern sich nicht mehr. Die Aufteilung wird beim Kauf festgehalten. Änderst du die Anteile der Ticketart später, gelten sie nur für neue Käufe; Rechnung und Ticket-PDF einer bezahlten Bestellung bleiben, wie sie sind. Eine Korrektur an einer alten Bestellung geht nur über eine Gutschrift und eine neue Rechnung.

Ob eine feste Aufteilung für deine Tickets steuerlich passt, klärt dein Steuerberater. Univents hält nur fest, was du einträgst.

Häufige Fragen

Brauche ich für den Scanner am Eingang eine Anmeldung? Nein. Über Scanner-Token erzeugst du einen Link, der ohne Login funktioniert — praktisch für alle am Einlass, die keinen eigenen Zugang haben.

Kann ich ein zurückgegebenes Ticket wiederherstellen? Nein, die Rückgabe ist endgültig. Braucht der Kunde ein neues Ticket, legst du eine neue Bestellung bzw. ein neues Ticket an — der Platz ist ja wieder frei.

Wird der Platz wirklich sofort wieder verkauft? Ja. Die Kapazitätsprüfung zählt zurückgegebene Tickets nicht mehr mit, sowohl beim Kontingent eines einzelnen Ticket-Typs als auch bei einer Gesamtkapazität über alle Typen. Ein ausverkauftes Event ist nach einer Rückgabe wieder buchbar.

Was passiert mit den Gebühren? Der Gast zahlt beim Kauf nur den Ticketpreis, eine Gebühr kommt für ihn nicht dazu. Für dich fällt je Zahlung, also je Bestellung und nicht je Ticket, eine Vermittlungsgebühr von Univents an: 2,5 % + 0,25 €, mindestens 0,50 €, zzgl. USt. Sie wird bei der Zahlung einbehalten; die einbehaltenen Gebühren stellt Univents monatlich in Rechnung. Die Gebühr, die Stripe für die Zahlungsabwicklung berechnet, rechnet Stripe direkt mit dir ab (laut Stripe-Preisliste) — dein Stripe-Konto bekommt den Bestellbetrag abzüglich unserer Gebühr gutgeschrieben. Hast du Stripe vor dem 23. Oktober 2026 verbunden, gilt die damals vereinbarte Gebühr (1,5 % + 0,15 €, mindestens 0,30 €, inklusive USt) weiter. Beispiel: Bei einer Bestellung über 98,00 € sind das 3,21 € Vermittlungsgebühr brutto (2,70 € netto zzgl. 0,51 € USt); die Stripe-Gebühr für eine EU-Karte (derzeit 1,72 €) rechnet Stripe zusätzlich direkt ab, auf deinem Stripe-Konto kommen dann 93,07 € an. Freikarten und Bestellungen über 0,00 € kosten keine Gebühr. Gibst du ein Ticket zurück und erstattest, bekommt der Gast den Ticketpreis vollständig zurück; die Gebühren werden dabei nicht erstattet. Der erstattete Betrag geht von deinem Stripe-Guthaben ab. Läuft deine Stripe-Verbindung noch von vor dem 23. Oktober 2026 und hast du sie nicht neu verbunden, wird er dem Geld dieser Bestellung entnommen; was dort nicht mehr gedeckt werden kann (bei einer vollständigen Rückgabe sind das die Gebühren), wird automatisch mit deinen nächsten Zahlungen verrechnet. Der Dialog nennt dir den konkreten Betrag, bevor du bestätigst.

Ich habe Stripe vor dem 23. Oktober 2026 verbunden — muss ich etwas tun? Nur wenn du umstellen willst: Zahlungen laufen bis dahin wie bisher, und deine Gebühr bleibt die vereinbarte. Für die Direktzahlung verbindest du Stripe auf der Seite Integrationen → Zahlungen über Stripe neu verbinden neu; die Schritte stehen unter Zahlungsintegration mit Stripe verbinden. Sobald das neue Konto Zahlungen annehmen kann, gehen Zahlungen direkt auf dein Stripe-Konto; frühere Beträge zahlt dein bisheriges Stripe-Konto weiter an dich aus.

Was passiert, wenn jemand versucht, ein bereits gescanntes Ticket ein zweites Mal einzuchecken? Der Scanner zeigt „Bereits eingecheckt um HH:MM" statt es erneut zu bestätigen — Mehrfach-Einlass mit demselben Code ist damit ausgeschlossen.

Der QR-Code lässt sich am Eingang nicht scannen — was tun? Im Einlass-Modus auf Code manuell eingeben tippen und die 8 Zeichen unter dem QR-Code eingeben. Das klappt im Workspace mit Login; über einen Scanner-Token-Link ohne Login ist der volle 64-stellige Code nötig.

Brauche ich eine Zahlungsanbindung für die Ticketseite? Nur bei der Verkaufsart Direkt bezahlen. Verkaufst du als Anfrage, ist keine Zahlungsanbindung nötig — bezahlt wird später über das Angebot.

Reserviert eine Ticket-Anfrage Plätze? Nein. Das Kontingent zählt weiterhin ausschließlich bezahlte Tickets; eine Anfrage lässt deine verfügbaren Plätze unberührt.

Was passiert mit der Veranstaltung, wenn ich eine Ticket-Anfrage ablehne? Nichts. Annehmen und Ablehnen einer Ticket-Anfrage verändern die Veranstaltung selbst nicht — die Ticketseite läuft unabhängig davon weiter, und mehrere Anfragen zur selben Veranstaltung schließen sich nicht gegenseitig aus.