Vendita di biglietti e ingresso con QR code

Con il ticketing vendi i biglietti d'ingresso per un evento direttamente tramite Univents: gli acquirenti pagano online, ricevono automaticamente per mail un biglietto PDF con QR code e il tuo team scansiona i codici all'ingresso — dal computer, dallo smartphone o tramite un link senza alcun login.

Nel video vedi come creare una pagina dei biglietti con fasce di prezzo, assegnare omaggi e scansionare i biglietti con la fotocamera all'entrata.

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I singoli passaggi li trovi anche qui sotto, da leggere con calma.

Configurare la vendita dei biglietti

1. Apri l'evento e passa alla scheda Biglietti.
2. Se non è ancora configurata alcuna vendita, clicca su Configura la vendita dei biglietti.
3. Nella finestra Vendita biglietti stabilisci, in quattro sezioni, cosa possono vedere e acquistare gli acquirenti:
   • Panoramica evento: immagine di copertina e testo descrittivo per la pagina di vendita pubblica. Consiglio per l'immagine di copertina: formato orizzontale 21:9, ad esempio 2520 × 1080 pixel in JPG, con i contenuti importanti al centro.
   • Biglietti: con Crea biglietto definisci un tipo di biglietto con Prezzo (lordo), Aliquota IVA, Contingente facoltativo (vuoto = illimitato) e descrizione. Il prezzo puoi scriverlo con la virgola o con il punto — «69,90» e «69.90» danno lo stesso importo. Senza prezzo il biglietto non può essere creato; i biglietti gratuiti li emetti invece tramite gli omaggi. Più tipi di biglietto (ad es. «Early bird», «Cassa serale») li crei uno per uno.
   • Extra: prodotti aggiuntivi facoltativi che gli acquirenti possono aggiungere al biglietto (ad es. bevande).
   • Vendita: la Modalità di vendita — Pagamento diretto o Come richiesta (vedi Modalità di vendita: pagamento diretto o richiesta) —, inoltre la Capacità totale facoltativa su tutti i tipi di biglietto e l'interruttore tra Live e Bozza. Quando la pagina è live, qui vedi il link pubblico e Copia embed.
4. Per altre impostazioni (metodi di pagamento, domande, portale clienti) apri l'editor completo della pagina di prenotazione tramite Impostazioni avanzate. Il Tipo di pagina lì è disattivato: finché la vendita dei biglietti è attiva per questa pagina, viene sempre mostrata la vista biglietti.

Se non è ancora collegata alcuna integrazione di pagamento, la finestra mostra l'avviso «Pagamenti non configurati — non è possibile vendere biglietti.» con un link alle integrazioni di pagamento. Se vendi i biglietti come richiesta, non ti serve alcuna integrazione di pagamento: l'avviso scompare.

Sopra l'elenco dei biglietti, l'intestazione mostra lo stato (Live/Bozza), il link pubblico, Apri pagina, Copia embed, Modifica e il pulsante Modalità ingresso per l'entrata.

Finché la pagina dei biglietti è in bozza, sotto compare un avviso: il link non apre ancora nessuna pagina e il calendario del sito web non mostra né il link ai biglietti né il prezzo. Entrambi compaiono solo dopo la pubblicazione.

Modalità di vendita: pagamento diretto o richiesta

Nella sezione Vendita dell'editor della vendita biglietti stabilisci con Modalità di vendita come funziona la tua pagina dei biglietti:

• Pagamento diretto — come finora: l'acquirente paga subito online al momento dell'acquisto e riceve i biglietti con QR code. Per questo serve un'integrazione di pagamento collegata.
• Come richiesta — l'acquirente sceglie biglietti ed extra e li invia come richiesta non vincolante. Non viene pagato nulla, non serve alcun provider di pagamento e non viene emesso nessun biglietto.

Il percorso di una richiesta. La richiesta arriva nella posta in arrivo Richieste dello stesso evento, con una bozza di preventivo. Lì la gestisci come qualsiasi altra richiesta: verifica, invio del preventivo, il cliente lo accetta nel portale clienti. I dettagli sulla posta in arrivo si trovano in Gestire la posta in arrivo delle richieste, il seguito in Accettare o rifiutare una richiesta.

Cosa non fa una richiesta di biglietti:

• Non riserva alcun posto. Il contingente — per tipo di biglietto così come la capacità totale — conta ancora solo i biglietti pagati. Una richiesta per 50 biglietti lascia quindi invariati i posti residui; si vende nell'ordine degli acquisti effettivi.
• Non modifica l'evento. Se accetti o rifiuti una richiesta di biglietti, la pagina dei biglietti non ne risente — resta attiva e i biglietti già venduti mantengono la loro validità.
• Non esclude altre richieste. Più gruppi possono fare richiesta contemporaneamente per lo stesso evento; le richieste restano affiancate nella posta in arrivo.

Cosa vede l'acquirente

La pagina di vendita pubblica è una pagina evento a sé: in alto l'immagine di copertina, sotto il nome dell'evento, la data e il luogo dell'evento, accanto un pannello biglietti fisso con il prezzo di partenza («Da …»), tutte le categorie di biglietti con selezione della quantità e il pulsante di acquisto. La descrizione dell'evento appare come Panoramica espandibile; in fondo si trovano l'indirizzo (con link a Google Maps) e l'organizzatore.

Prima i biglietti, poi gli extra. Se offri prodotti aggiuntivi, la selezione avviene in due passaggi: l'ospite sceglie prima i biglietti e con Continua passa agli Extra (ad es. forfait bevande), e solo dopo acquista oppure invia la sua richiesta. Con Indietro può tornare ai biglietti in qualsiasi momento. Se non offri extra, tutto resta in un unico passaggio.

Sullo smartphone il pulsante di acquisto si trova in una barra fissa nella parte inferiore. In modalità Come richiesta il pulsante si chiama Invia una richiesta invece di Acquista biglietti, e sotto c'è l'indicazione che la richiesta non è vincolante e che seguirà un preventivo. Nella pagina di checkout l'ospite la invia poi con Invia richiesta.

Dopo il pagamento tramite l'integrazione di pagamento collegata, la pagina di conferma mostra il riepilogo dell'ordine (numero di biglietti, importo totale, riferimento) e l'avviso «I tuoi biglietti arriveranno via e-mail in pochi minuti.» In caso di richiesta compare invece la conferma che la richiesta è arrivata — con un riferimento e l'avviso che l'attività si farà sentire.

Come arrivano i biglietti

Dopo il pagamento andato a buon fine, Univents crea automaticamente un biglietto per ogni posto acquistato, ciascuno con il proprio QR code. Poco dopo il sistema invia una mail con due allegati: il PDF del biglietto (una pagina per biglietto con QR code) e un PDF del documento con tutte le righe.

Sia il PDF del biglietto sia la mail riportano la Data e il Luogo dell'evento. Il luogo deriva dalla location dell'evento oppure — se non è indicata — dall'indirizzo inserito nell'evento stesso; se entrambi sono vuoti, la riga viene omessa. Inserisci quindi l'indirizzo nell'evento prima di avviare la vendita. Un orario non è volutamente indicato sul biglietto: in Univents l'ora di inizio e di fine di un evento comprende l'intero periodo, inclusi allestimento e smontaggio, e non è quindi l'orario in cui gli ospiti devono arrivare. Per ora comunica l'orario di ingresso nel testo descrittivo della pagina dei biglietti.

Il PDF del biglietto e la mail vengono generati nella lingua del workspace (Impostazioni → Lingua dei contenuti), non nella lingua del browser dell'acquirente. Se la mail non arriva o è andata persa, puoi inviarla di nuovo con il pulsante Invia di nuovo nell'elenco dei biglietti; un'icona di stato indica lì se una mail è in coda, inviata o non riuscita.

Ingresso: scansionare i biglietti all'entrata

Per l'ingresso ci sono due modi equivalenti per arrivare allo stesso scanner:

• Nel workspace: scheda Biglietti → pulsante Modalità ingresso (raggiungibile anche dalla vista mobile dell'area admin).
• Senza login, tramite link: nella sezione Token dello scanner della scheda Biglietti crei con Crea token un link di accesso (valido 7 giorni, utilizzabile più volte, revocabile in qualsiasi momento) — lo condividi ad es. con la crew all'ingresso, che così non deve effettuare un login a parte. Un link non valido o scaduto mostra solo «Link non valido», senza ulteriori indicazioni.

Lo scanner mostra un contatore in tempo reale «{{eingecheckt}} / {{verkauft}} con check-in», un interruttore per la torcia e la possibilità di Inserisci il codice manualmente nel caso la scansione non funzioni. Dopo ogni scansione compare brevemente un grande riscontro:

• Verde «Valido — check-in effettuato» con nome/tipo di biglietto, se presenti
• Giallo «Check-in già effettuato alle HH:MM» in caso di seconda scansione dello stesso biglietto
• Rosso «Codice non valido» in caso di codice sconosciuto o errato

Restituire e rimborsare un biglietto

Nell'elenco dei biglietti della scheda Biglietti, ogni biglietto valido ha l'azione Restituisci. La finestra ti mostra di quanti biglietti si tratta, quale importo verrebbe rimborsato e a chi.

Il posto torna subito disponibile. Non appena confermi, il biglietto non è più valido, non può più essere scansionato — e non conta più nel tuo contingente. La pagina di vendita pubblica offre di nuovo il posto immediatamente.

Il rimborso è facoltativo e avviene direttamente in Univents. Nella finestra Rimborsa l'importo è preselezionato; se togli la spunta, il biglietto viene solo restituito e non si muove denaro. L'importo dipende dai biglietti restituiti: se restituisci singoli biglietti di un ordine, viene rimborsata la loro quota; se restituisci tutti i biglietti ancora aperti di un ordine, viene restituito l'intero importo residuo.

Restituzione e rimborso sono separati. Il posto è sempre libero subito, anche se l'accredito è ancora in corso. Nella colonna dello stato del biglietto vedi a che punto è il rimborso:

• Rimborso avviato — accettato, ma non ancora accreditato (con la tua integrazione di pagamento può richiedere alcuni giorni). In questo caso non promettere ancora all'ospite un rimborso già completato.
• Rimborsato — il denaro è uscito.
• Rimborso non riuscito — il biglietto resta restituito, il posto resta libero e nella riga compare Riprova il rimborso. Ripetere l'operazione non accredita mai due volte.

Per i biglietti senza pagamento online (omaggi o biglietti in contanti) non c'è semplicemente alcuna sezione relativa al denaro — puoi comunque restituirli.

Chi può fare cosa? Può restituire chi può modificare gli eventi. Per il rimborso ti serve inoltre l'autorizzazione per Fatturazione. Se non ce l'hai, puoi comunque restituire il biglietto — la parte del rimborso viene allora nascosta.

Hai rimborsato direttamente nella tua integrazione di pagamento? Allora i biglietti restano volutamente validi — nessuno deve perdere il proprio biglietto d'ingresso senza essere stato interpellato. Sopra l'elenco dei biglietti compare invece un avviso («Il rimborso è stato effettuato in Stripe …») con il pulsante Restituisci ora, che restituisce esattamente quei biglietti senza muovere denaro una seconda volta.

Emettere omaggi

Stampa, sponsor, personale interno, vincitori di concorsi: gli ospiti che non pagano ricevono comunque un vero biglietto con QR code.

Nella scheda Biglietti dell'evento clicca su Omaggi. Nella finestra scegli il tipo di biglietto e inserisci gli ospiti — singolarmente (nome, e-mail, quantità) oppure come elenco, se sono più persone:

Maria Beispiel;maria@example.com;2
Tom Muster;tom@example.com

Come separatori funzionano punto e virgola, virgola e tabulazione. Se manca la quantità, viene emesso un biglietto. Una riga di intestazione proveniente da Excel viene saltata automaticamente. Prima dell'emissione la finestra ti mostra quanti ospiti ha riconosciuto e quale riga non è riuscita a leggere — le righe errate non bloccano le altre.

Dopo il clic su Emetti, ogni ospite riceve la stessa mail di un acquirente, con lo stesso biglietto con QR code in allegato. Al posto di un importo, nella mail compare «Invito».

Gli omaggi contano nella capacità. Se la tua sala è impostata su 200 posti e emetti 20 omaggi, ne restano 180 in vendita. Se vuoi vendere 200 e regalarne 20, imposta la capacità su 220 (nell'editor della vendita biglietti oppure nel tipo di biglietto).

Se non c'è più posto, per quell'ospite non viene emesso alcun biglietto e la finestra riporta «Esaurito» — gli ospiti già emessi della stessa lista non ne risentono.

Nell'elenco dei biglietti ogni omaggio è contrassegnato con Omaggio, così non lo scambi per una vendita quando confronti gli incassi. Lo storno funziona come per qualsiasi altro biglietto e il posto torna poi libero. Per un omaggio non è previsto un rimborso in denaro — non è stato pagato nulla.

Codici sconto per i biglietti

Oltre agli omaggi che emetti tu stesso, puoi creare codici sconto che i tuoi acquirenti digitano al momento dell'acquisto dei biglietti — ad esempio uno sconto percentuale per una campagna oppure un codice omaggio («100 %, al massimo 2 pezzi») per gli espositori. I codici li crei in Pagine di prenotazione → Codici sconto; nella scheda Biglietti un avviso ti ricorda quanti codici valgono per la pagina. Con un link di campagna (?code=…) il codice è precompilato all'apertura della pagina dei biglietti. Se l'ordine risulta di 0,00 €, i biglietti vengono emessi senza pagamento — anche senza un'integrazione di pagamento collegata. Tutto il resto è in Codici sconto per pagine di prenotazione e biglietti.

Contingenti e occupazione

Ogni tipo di biglietto può avere un proprio Contingente; inoltre si può impostare una Capacità totale su tutti i tipi. Sopra l'elenco dei biglietti la riga Venduti / Check-in / Capacità mostra in ogni momento la situazione aggiornata.

Le richieste di biglietti ricevute (modalità di vendita Come richiesta) non rientrano volutamente in questo conteggio: il conteggio considera esclusivamente i biglietti pagati, una richiesta non occupa alcun posto.

Modificare un tipo di biglietto in un secondo momento

Nome, prezzo, aliquota fiscale, contingente e descrizione di un tipo di biglietto puoi modificarli in qualsiasi momento: apri l'evento, vai alla scheda Biglietti, clicca su Modifica e poi, nella sezione Biglietti, sulla matita accanto al biglietto.

• Il Contingente non può essere ridotto al di sotto della quantità già venduta o riservata.
• I biglietti già venduti mantengono il loro prezzo. Un nuovo prezzo vale solo per gli acquisti futuri.

Domande frequenti

Mi serve un login per lo scanner all'ingresso? No. Con Token dello scanner crei un link che funziona senza login — comodo per tutti coloro che sono all'ingresso e non hanno un accesso proprio.

Posso ripristinare un biglietto restituito? No, la restituzione è definitiva. Se il cliente ha bisogno di un nuovo biglietto, crei un nuovo ordine o un nuovo biglietto — il posto è di nuovo libero.

Il posto viene davvero rimesso subito in vendita? Sì. Il controllo della capacità non conta più i biglietti restituiti, sia per il contingente di un singolo tipo di biglietto sia per una capacità totale su tutti i tipi. Un evento esaurito torna prenotabile dopo una restituzione.

Cosa succede con le commissioni? Il prezzo del biglietto torna per intero all'ospite. La commissione di intermediazione di Univents per questa vendita non viene rimborsata — nemmeno in misura proporzionale in caso di restituzione parziale. La finestra te lo segnala con l'importo esatto prima che tu confermi.

Cosa succede se qualcuno tenta di effettuare per la seconda volta il check-in di un biglietto già scansionato? Lo scanner mostra «Check-in già effettuato alle HH:MM» invece di confermarlo di nuovo — l'ingresso multiplo con lo stesso codice è quindi escluso.

Mi serve un'integrazione di pagamento per la pagina dei biglietti? Solo con la modalità di vendita Pagamento diretto. Se vendi come richiesta, non serve alcuna integrazione di pagamento — si paga più tardi tramite il preventivo.

Una richiesta di biglietti riserva dei posti? No. Il contingente conta ancora esclusivamente i biglietti pagati; una richiesta lascia invariati i tuoi posti disponibili.

Cosa succede all'evento se rifiuto una richiesta di biglietti? Niente. Accettare e rifiutare una richiesta di biglietti non modifica l'evento stesso — la pagina dei biglietti resta attiva indipendentemente da ciò e più richieste per lo stesso evento non si escludono a vicenda.