Sprzedaż biletów i kontrola wejść z kodem QR

Dzięki sprzedaży biletów sprzedajesz bilety wstępu na wydarzenie bezpośrednio przez Univents: kupujący płacą online, automatycznie dostają e-mailem bilet w PDF z kodem QR, a Twój zespół skanuje kody przy wejściu — z komputera, z telefonu lub przez link, całkowicie bez logowania.

W wideo zobaczysz, jak utworzyć stronę biletową z progami cenowymi, rozdać bilety gratis i zeskanować bilety aparatem przy wejściu.

Odtwórz wideo2:48

Poszczególne kroki znajdziesz poniżej także w formie tekstowej.

Konfiguracja sprzedaży biletów

1. Otwórz wydarzenie i przejdź do zakładki Bilety.
2. Jeśli sprzedaż nie jest jeszcze skonfigurowana, kliknij Skonfiguruj sprzedaż biletów.
3. W oknie Sprzedaż biletów w czterech sekcjach ustalasz, co kupujący widzą i mogą kupić:
   • Przegląd wydarzenia: zdjęcie tytułowe i opis dla publicznej strony sprzedaży. Zalecenie dla zdjęcia tytułowego: format poziomy 21:9, na przykład 2520 × 1080 pikseli w JPG, najważniejsze elementy na środku.
   • Bilety: przez Utwórz bilet definiujesz typ biletu z polami Cena (brutto), Stawka VAT, opcjonalnie Pula (puste = bez limitu) oraz opis. Cenę możesz zapisać z przecinkiem lub z kropką — „69,90” i „69.90” dają tę samą kwotę. Bez ceny nie można utworzyć biletu; bilety bezpłatne wydajesz zamiast tego przez bilety gratis. Kilka typów biletów (np. „Bilet wczesny”, „Kasa na miejscu”) tworzysz pojedynczo.
   • Dodatki: opcjonalne produkty dodatkowe, które kupujący mogą dokupić do biletu (np. napoje).
   • Sprzedaż: Sposób sprzedaży — Płatność od razu lub Jako zapytanie (zobacz Sposób sprzedaży: płatność od razu lub zapytanie) —, do tego opcjonalna Całkowita pojemność dla wszystkich typów biletów oraz przełącznik między Na żywo a Wersja robocza. Gdy strona jest na żywo, widzisz tu publiczny link i Kopiuj kod osadzenia.
4. Dalsze ustawienia (formy płatności, pytania, portal klienta) znajdziesz w pełnym edytorze stron rezerwacji, który otwierasz przez Ustawienia zaawansowane. Typ strony jest tam wyszarzony: dopóki sprzedaż biletów jest dla tej strony aktywna, zawsze wyświetla ona widok biletowy.

Jeśli nie jest jeszcze połączona żadna integracja płatności, okno pokazuje komunikat „Płatności nie zostały skonfigurowane — nie można sprzedawać biletów.” wraz z linkiem do integracji płatności. Jeśli sprzedajesz bilety jako zapytanie, w ogóle nie potrzebujesz integracji płatności: komunikat wtedy znika.

Nad listą biletów nagłówek pokazuje status (Na żywo/Wersja robocza), publiczny link, Otwórz stronę, Kopiuj kod osadzenia, Edytuj oraz przycisk Tryb kontroli wejść przy wejściu.

Dopóki strona biletowa jest w wersji roboczej, poniżej widać komunikat: link nie otwiera jeszcze żadnej strony, a kalendarz na stronie internetowej nie pokazuje ani linku do biletów, ani ceny. Oba pojawiają się dopiero po uruchomieniu strony.

Sposób sprzedaży: płatność od razu lub zapytanie

W sekcji Sprzedaż edytora sprzedaży biletów w polu Sposób sprzedaży ustalasz, jak działa Twoja strona biletowa:

• Płatność od razu — jak dotychczas: kupujący płaci od razu online przy finalizacji zakupu i dostaje bilety z kodem QR. Wymaga to połączonej integracji płatności.
• Jako zapytanie — kupujący wybiera bilety i dodatki i wysyła je jako niezobowiązujące zapytanie. Nic nie jest płatne, dostawca płatności nie jest potrzebny i nie jest wydawany żaden bilet.

Droga zapytania. Zapytanie trafia do skrzynki Zapytania przy tym samym wydarzeniu, razem z wersją roboczą oferty. Tam obsługujesz je jak każde inne zapytanie: sprawdzasz, wysyłasz ofertę, a klient akceptuje ją w portalu klienta. Szczegóły dotyczące skrzynki znajdziesz w Zarządzanie skrzynką zapytań, a dalszy przebieg w Przyjmowanie lub odrzucanie zapytania.

Czego zapytanie o bilety nie robi:

• Nie rezerwuje miejsca. Pula — zarówno na typ biletu, jak i całkowita pojemność — nadal liczy tylko opłacone bilety. Zapytanie o 50 biletów nie zmienia więc liczby Twoich wolnych miejsc; sprzedaż odbywa się w kolejności faktycznych zakupów.
• Nie zmienia wydarzenia. Jeśli przyjmiesz zapytanie o bilety lub je odrzucisz, strona biletowa pozostaje bez zmian — działa dalej, a sprzedane już bilety zachowują ważność.
• Nie wyklucza innych zapytań. Kilka grup może jednocześnie wysłać zapytanie o to samo wydarzenie; zapytania znajdują się obok siebie w skrzynce.

Co widzi kupujący

Publiczna strona sprzedaży to osobna strona wydarzenia: na górze zdjęcie tytułowe, pod nim nazwa wydarzenia, data i miejsce wydarzenia, obok stały panel biletowy z ceną wyjściową („Od …”), wszystkimi kategoriami biletów z wyborem ilości i przyciskiem zakupu. Opis wydarzenia pojawia się jako rozwijany Przegląd; na samym dole znajdują się adres (z linkiem do Google Maps) i organizator.

Najpierw bilety, potem dodatki. Jeśli oferujesz produkty dodatkowe, wybór przebiega w dwóch krokach: najpierw gość wybiera bilety i przechodzi przyciskiem Dalej do Dodatki (np. ryczałt za napoje), a dopiero potem dokonuje zakupu lub wysyła zapytanie. Przyciskiem Wstecz w każdej chwili wraca do biletów. Jeśli nie oferujesz dodatków, wszystko odbywa się w jednym kroku.

Na telefonie przycisk zakupu znajduje się w stałym pasku przy dolnej krawędzi. W trybie Jako zapytanie przycisk nazywa się zamiast Kup bilety — Wyślij zapytanie, a pod nim widnieje informacja, że zapytanie jest niezobowiązujące i że po nim nastąpi oferta. Na stronie finalizacji gość wysyła je przyciskiem Wyślij zapytanie.

Po zapłacie przez połączoną integrację płatności strona potwierdzenia pokazuje podsumowanie zamówienia (liczba biletów, kwota łączna, numer referencyjny) oraz komunikat „Twoje bilety dotrą e-mailem w ciągu kilku minut.” W przypadku zapytania zamiast tego widać potwierdzenie, że zapytanie dotarło — z numerem referencyjnym i informacją, że firma się odezwie.

Jak docierają bilety

Po udanej płatności Univents automatycznie tworzy jeden bilet na każdą zakupioną wejściówkę, każdy z własnym kodem QR. Chwilę później system wysyła e-mail z dwoma załącznikami: PDF biletu (jedna strona na bilet z kodem QR) oraz PDF dokumentu ze wszystkimi pozycjami.

Zarówno PDF biletu, jak i e-mail podają Data i Miejsce wydarzenia. Miejsce pochodzi z lokalizacji wydarzenia, a jeśli żadna nie jest ustawiona — z adresu podanego przy samym wydarzeniu; jeśli oba pola są puste, wiersz zostaje pominięty. Wpisz więc adres przy wydarzeniu, zanim rozpoczniesz sprzedaż. Godzina celowo nie znajduje się na bilecie: czas rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia obejmuje w Univents cały okres łącznie z montażem i demontażem, więc nie jest to godzina, o której mają przychodzić goście. Godzinę wejścia podawaj na razie w opisie strony biletowej.

PDF biletu i e-mail są tworzone w języku workspace (Ustawienia → Język treści), a nie w języku przeglądarki kupującego. Jeśli e-mail nie dotarł lub zaginął, możesz uruchomić jego wysyłkę ponownie przyciskiem Wyślij ponownie na liście biletów; symbol statusu pokazuje tam, czy e-mail jest w kolejce, został wysłany czy się nie powiódł.

Kontrola wejść: skanowanie biletów przy wejściu

Do kontroli wejść są dwie równorzędne drogi do tego samego skanera:

• W workspace: zakładka Bilety → przycisk Tryb kontroli wejść (dostępny także z widoku mobilnego panelu administratora).
• Bez logowania, przez link: w sekcji Tokeny skanera w zakładce Bilety tworzysz przez Utwórz token link dostępu (ważny 7 dni, wielokrotnego użytku, w każdej chwili do unieważnienia) — udostępniasz go np. ekipie (crew) przy wejściu, która dzięki temu nie musi się osobno logować. Nieprawidłowy lub wygasły link pokazuje tylko „Nieprawidłowy link”, bez żadnych dodatkowych wskazówek.

Skaner pokazuje licznik na żywo „{{eingecheckt}} / {{verkauft}} zarejestrowano”, przełącznik latarki oraz opcję Wpisz kod ręcznie na wypadek, gdyby samo skanowanie nie działało. Po każdym skanie na krótko pojawia się duża informacja zwrotna:

• Zielony „Ważny — wejście zarejestrowane” z imieniem i nazwiskiem lub typem biletu, jeśli są zapisane
• Żółty „Wejście już zarejestrowane o HH:MM” przy drugim skanie tego samego biletu
• Czerwony „Nieprawidłowy kod” przy nieznanym lub błędnym kodzie

Zwrot biletu i zwrot środków

Na liście biletów w zakładce Bilety każdy ważny bilet ma akcję Zwróć. Okno pokazuje, o ile biletów chodzi, jaka kwota zostanie zwrócona i komu.

Miejsce od razu staje się wolne. Po potwierdzeniu bilet jest nieważny, nie da się go już zeskanować — i przestaje wliczać się do Twojej puli. Publiczna strona sprzedaży natychmiast znów oferuje to miejsce.

Zwrot środków jest opcjonalny i odbywa się bezpośrednio w Univents. W oknie jest domyślnie zaznaczone Zwróć kwotę; jeśli odznaczysz pole, bilet zostanie tylko zwrócony i żadne pieniądze nie zostaną przesunięte. Kwota zależy od zwracanych biletów: jeśli zwracasz pojedyncze bilety z zamówienia, zwracany jest ich udział; jeśli zwracasz wszystkie jeszcze otwarte bilety z zamówienia, wraca pełna pozostała kwota.

Zwrot biletu i zwrot środków są od siebie niezależne. Miejsce jest zawsze od razu wolne, nawet jeśli wypłata jeszcze trwa. W kolumnie statusu biletu widzisz, na jakim etapie jest zwrot środków:

• Zwrot zainicjowany — przyjęty, ale jeszcze niewypłacony (u Twojej integracji płatności może to potrwać kilka dni). W takim przypadku nie obiecuj jeszcze gościowi zrealizowanego zwrotu.
• Zwrócone — pieniądze zostały wysłane.
• Zwrot nie powiódł się — bilet pozostaje zwrócony, miejsce pozostaje wolne, a w wierszu pojawia się Ponów zwrot środków. Ponowienie nigdy nie wypłaca podwójnie.

W przypadku biletów bez płatności online (bilet gratis lub gotówkowy) po prostu nie ma sekcji z pieniędzmi — zwrócić je możesz mimo to.

Kto co może? Zwrócić bilet może każdy, kto może edytować wydarzenia. Do zwrotu środków potrzebujesz dodatkowo uprawnienia do Rozliczenia. Jeśli go nie masz, nadal możesz zwrócić bilet — część dotycząca zwrotu środków jest wtedy ukryta.

Czy zwrot został zrobiony bezpośrednio w Twojej integracji płatności? Wtedy bilety celowo pozostają ważne — nikt nie powinien stracić wejściówki bez pytania. Zamiast tego nad listą biletów pojawia się komunikat („W Stripe dokonano zwrotu …”) z przyciskiem Zwróć teraz, który zwraca dokładnie te bilety, bez ponownego przesuwania pieniędzy.

Wydawanie biletów gratis

Prasa, sponsorzy, własny personel, zwycięzcy konkursów: goście, którzy nie płacą, mimo to dostają prawdziwy bilet z kodem QR.

W zakładce Bilety wydarzenia klikasz Bilety gratis. W oknie wybierasz rodzaj biletu i wpisujesz gości — pojedynczo (imię i nazwisko, e-mail, ilość) albo jako listę, jeśli jest ich więcej:

Maria Beispiel;maria@example.com;2
Tom Muster;tom@example.com

Jako separator działają średnik, przecinek i tabulator. Jeśli brakuje ilości, wydawany jest jeden bilet. Wiersz nagłówka z Excela jest pomijany automatycznie. Przed wydaniem okno pokazuje, ilu gości rozpoznało i którego wiersza nie mogło odczytać — błędne wiersze nie blokują pozostałych.

Po kliknięciu Wydaj każdy gość dostaje taki sam e-mail jak kupujący, z tym samym biletem z kodem QR w załączniku. Zamiast kwoty w e-mailu widnieje „Zaproszenie”.

Bilety gratis wliczają się do pojemności. Jeśli Twoja sala ma ustawione 200 miejsc i wydasz 20 biletów gratis, do sprzedaży zostaje 180. Jeśli chcesz sprzedać 200 i rozdać 20, ustaw pojemność na 220 (w edytorze sprzedaży biletów lub przy rodzaju biletu).

Jeśli nie ma już wolnego miejsca, dla tego gościa nie zostanie wystawiony żaden bilet, a okno pokaże „Wyprzedane” — goście z tej samej listy, którym bilety już wydano, nie są tym dotknięci.

Na liście biletów każdy bilet gratis jest oznaczony jako Bilet gratis, abyś przy uzgadnianiu z przychodami nie wziął go za sprzedaż. Anulowanie działa jak przy każdym innym bilecie, a miejsce po nim znów staje się wolne. Zwrotu pieniędzy przy bilecie gratis nie ma — przecież nic nie zapłacono.

Kody rabatowe na bilety

Oprócz biletów gratis, które wydajesz sam, możesz tworzyć kody rabatowe, które kupujący wpisują przy zakupie biletów — na przykład rabat procentowy dla kampanii albo kod na bilet gratis („100 %, maksymalnie 2 sztuki”) dla wystawców. Kody tworzysz w Strony rezerwacji → Kody rabatowe; w zakładce Bilety komunikat przypomina, ile kodów obowiązuje dla strony. Dzięki linkowi kampanii (?code=…) kod jest wstępnie wpisany po otwarciu strony biletowej. Jeśli zamówienie wynosi 0,00 €, bilety są wystawiane bez płatności — także bez połączonej integracji płatności. Wszystko inne znajdziesz w Kody rabatowe dla stron rezerwacji i biletów.

Pule i wykorzystanie

Każdy typ biletu może mieć własną Pula; dodatkowo można ustawić Całkowita pojemność dla wszystkich typów. Nad listą biletów wiersz Sprzedane / Wejścia zarejestrowane / Pojemność w każdej chwili pokazuje aktualny stan.

Wpłynięte zapytania o bilety (sposób sprzedaży Jako zapytanie) celowo nie są w tym zliczeniu uwzględnione: zliczanie opiera się wyłącznie na opłaconych biletach, a zapytanie nie zajmuje miejsca.

Zmiana typu biletu po utworzeniu

Nazwę, cenę, stawkę podatku, pulę i opis typu biletu możesz zmienić w dowolnym momencie: otwórz wydarzenie, przejdź do zakładki Bilety, kliknij Edytuj, a następnie w sekcji Bilety kliknij ołówek obok biletu.

• Pula nie może zostać obniżona poniżej ilości już sprzedanej lub zarezerwowanej.
• Już sprzedane bilety zachowują swoją cenę. Nowa cena obowiązuje tylko przy przyszłych zakupach.

Najczęstsze pytania

Czy do skanera przy wejściu potrzebne jest logowanie? Nie. Przez Tokeny skanera tworzysz link, który działa bez logowania — wygodne dla wszystkich przy wejściu, którzy nie mają własnego dostępu.

Czy mogę przywrócić zwrócony bilet? Nie, zwrot jest ostateczny. Jeśli klient potrzebuje nowego biletu, tworzysz nowe zamówienie lub nowy bilet — miejsce jest przecież znów wolne.

Czy miejsce naprawdę od razu wraca do sprzedaży? Tak. Kontrola pojemności nie wlicza już zwróconych biletów, zarówno w przypadku puli pojedynczego typu biletu, jak i całkowitej pojemności dla wszystkich typów. Wyprzedane wydarzenie po zwrocie znów można zarezerwować.

Co dzieje się z opłatami? Cena biletu wraca w całości do gościa. Opłata pośrednicza Univents za tę sprzedaż nie jest zwracana — także nie proporcjonalnie przy częściowym zwrocie. Okno wskazuje Ci konkretną kwotę, zanim potwierdzisz.

Co się stanie, jeśli ktoś spróbuje zarejestrować wejście z już zeskanowanym biletem po raz drugi? Skaner pokazuje „Wejście już zarejestrowane o HH:MM” zamiast potwierdzać je ponownie — wielokrotne wejście z tym samym kodem jest więc wykluczone.

Czy do strony biletowej potrzebuję integracji płatności? Tylko przy sposobie sprzedaży Płatność od razu. Jeśli sprzedajesz jako zapytanie, integracja płatności nie jest potrzebna — płaci się później na podstawie oferty.

Czy zapytanie o bilety rezerwuje miejsca? Nie. Pula nadal liczy wyłącznie opłacone bilety; zapytanie nie zmienia liczby Twoich dostępnych miejsc.

Co dzieje się z wydarzeniem, jeśli odrzucę zapytanie o bilety? Nic. Przyjęcie i odrzucenie zapytania o bilety nie zmienia samego wydarzenia — strona biletowa działa niezależnie dalej, a kilka zapytań dotyczących tego samego wydarzenia nie wyklucza się nawzajem.