Billetterie et contrôle d’accès avec QR code

Avec la billetterie, vous vendez des billets d'entrée pour un événement directement via Univents : les acheteurs paient en ligne, reçoivent automatiquement par e-mail un billet PDF avec QR code, et votre équipe scanne les codes à l'entrée — depuis un ordinateur, un téléphone ou via un lien sans aucune connexion.

La vidéo montre comment créer une page de billetterie avec des catégories de prix, émettre des invitations et scanner les billets avec la caméra à l'entrée.

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Vous retrouverez aussi les différentes étapes par écrit ci-dessous.

Configurer la billetterie

1. Ouvrez l'événement et passez à l'onglet Billets.
2. Si aucune vente n'est encore configurée, cliquez sur Configurer la billetterie.
3. Dans la boîte de dialogue Billetterie, vous définissez en quatre sections ce que les acheteurs voient et peuvent acheter :
   • Aperçu de l'événement : image de couverture et texte de description pour la page de vente publique. Recommandation pour l'image de couverture : format paysage 21:9, par exemple 2520 × 1080 pixels en JPG, avec l'essentiel au centre.
   • Billets : avec Créer un billet, vous définissez un type de billet avec Prix (TTC), Taux de TVA, un Quota facultatif (vide = illimité) et une description. Vous pouvez saisir le prix avec une virgule ou avec un point — « 69,90 » et « 69.90 » donnent le même montant. Sans prix, le billet ne peut pas être créé ; pour les billets gratuits, utilisez plutôt les invitations. Vous créez chaque type de billet séparément (par ex. « Billet early bird », « Billet sur place »).
   • Extras : produits complémentaires facultatifs que les acheteurs peuvent ajouter à leur billet (par ex. des boissons).
   • Vente : le Mode de vente — Paiement direct ou Sur demande (voir Mode de vente : paiement direct ou demande) —, ainsi que la Capacité totale facultative tous types de billets confondus et le commutateur entre Live et Brouillon. Lorsque la page est en ligne, vous voyez ici le lien public et Copier le code d'intégration.
4. Pour d'autres paramètres (moyens de paiement, questions, portail client), ouvrez l'éditeur complet de la page de réservation via Paramètres avancés. Le Type de page y est grisé : tant que la billetterie est active pour cette page, elle affiche toujours la vue billets.

Si aucune connexion de paiement n'est encore établie, la boîte de dialogue affiche l'avertissement « Paiements non configurés — les billets ne peuvent pas être vendus. » avec un lien vers les intégrations de paiement. Si vous vendez les billets sur demande, vous n'avez pas du tout besoin de connexion de paiement : l'avertissement disparaît alors.

Au-dessus de la liste des billets, l'en-tête affiche le statut (Live/Brouillon), le lien public, Ouvrir la page, Copier le code d'intégration, Modifier ainsi que le bouton Mode contrôle d'accès pour l'entrée.

Tant que la page de billetterie est en brouillon, une remarque s'affiche en dessous : le lien n'ouvre encore aucune page, et le calendrier du site web n'affiche ni lien de billetterie ni prix. Les deux n'apparaissent qu'une fois la page mise en ligne.

Mode de vente : paiement direct ou demande

Dans la section Vente de l'éditeur de billetterie, vous définissez sous Mode de vente le fonctionnement de votre page de billetterie :

• Paiement direct — comme jusqu'ici : l'acheteur paie immédiatement en ligne lors de la validation et reçoit les billets avec QR code. Pour cela, vous avez besoin d'une connexion de paiement.
• Sur demande — l'acheteur choisit des billets et des extras et les envoie sous forme de demande sans engagement. Rien n'est payé, aucun prestataire de paiement n'est nécessaire, et aucun billet n'est émis.

Le parcours d'une demande. La demande arrive dans la boîte de réception Demandes du même événement, accompagnée d'un brouillon de devis. Vous la traitez comme n'importe quelle autre demande : vérifier, envoyer le devis, le client l'accepte dans le portail client. Vous trouverez des détails sur la boîte de réception sous Gérer la boîte de réception des demandes, et sur la suite du processus sous Accepter ou refuser une demande.

Ce qu'une demande de billets ne fait pas :

• Elle ne réserve aucune place. Le quota — par type de billet comme la capacité totale — ne compte toujours que les billets payés. Une demande portant sur 50 billets laisse donc vos places restantes intactes ; la vente se fait dans l'ordre des achats effectifs.
• Elle ne modifie pas l'événement. Que vous acceptiez ou refusiez une demande de billets, la page de billetterie n'est pas affectée — elle continue de fonctionner, et les billets déjà vendus restent valides.
• Elle n'exclut pas les autres demandes. Plusieurs groupes peuvent faire une demande pour le même événement en même temps ; les demandes figurent côte à côte dans la boîte de réception.

Ce que voit l'acheteur

La page de vente publique est une page d'événement à part entière : en haut l'image de couverture, en dessous le nom de l'événement, la date et le lieu de l'événement, à côté un panneau de billets fixe avec le prix de départ (« À partir de … »), toutes les catégories de billets avec sélection de la quantité et le bouton d'achat. La description de l'événement apparaît sous forme d'Aperçu dépliable ; tout en bas figurent l'adresse (avec un lien Google Maps) et l'organisateur.

D'abord les billets, ensuite les extras. Si vous proposez des produits complémentaires, la sélection se fait en deux étapes : l'invité choisit d'abord ses billets et passe aux Extras (par ex. un forfait boissons) avec Continuer, puis seulement ensuite il achète ou envoie sa demande. Avec Retour, il peut revenir aux billets à tout moment. Si vous ne proposez pas d'extras, tout se fait en une seule étape.

Sur mobile, le bouton d'achat se trouve dans une barre fixe en bas de l'écran. En mode Sur demande, le bouton s'intitule Faire une demande au lieu de Acheter des billets ; en dessous, un texte précise que la demande est sans engagement et qu'un devis suivra. Sur la page de validation, l'invité l'envoie ensuite avec Envoyer la demande.

Après le paiement via la connexion de paiement, la page de confirmation affiche le récapitulatif de la commande (nombre de billets, montant total, référence) et la mention « Vos billets arrivent par e-mail dans quelques minutes. » Pour une demande, c'est à la place la confirmation que la demande est bien arrivée qui s'affiche — avec une référence et la précision que l'établissement reviendra vers l'invité.

Comment les billets arrivent

Après un paiement réussi, Univents crée automatiquement un billet par place achetée, chacun avec son propre QR code. Peu après, le système envoie un e-mail avec deux pièces jointes : le PDF des billets (une page par billet avec QR code) et un PDF du document avec toutes les lignes.

Le PDF des billets et l'e-mail indiquent tous deux la Date et le Lieu de l'événement. Le lieu provient du lieu de l'événement ou — si aucun n'est renseigné — de l'adresse saisie sur l'événement lui-même ; si les deux sont vides, la ligne est omise. Renseignez donc l'adresse sur l'événement avant de lancer la vente. Aucune heure ne figure volontairement sur le billet : dans Univents, l'heure de début et de fin d'un événement couvre toute la période, montage et démontage inclus, et ne correspond donc pas à l'heure à laquelle les invités doivent arriver. Pour l'instant, communiquez l'heure d'accès dans le texte de description de la page de billetterie.

Le PDF des billets et l'e-mail apparaissent dans la langue du workspace (Paramètres → Langue du contenu), et non dans la langue du navigateur de l'acheteur. Si l'e-mail n'arrive pas ou s'est perdu, vous pouvez le relancer avec le bouton Renvoyer dans la liste des billets ; une icône d'état y indique si un e-mail est en file d'attente, envoyé ou en échec.

Contrôle d'accès : scanner les billets à l'entrée

Pour le contrôle d'accès, il existe deux voies équivalentes vers le même scanner :

• Dans le workspace : onglet Billets → bouton Mode contrôle d'accès (également accessible depuis la vue mobile de l'espace d'administration).
• Sans connexion, via un lien : dans la section Jetons de scanner de l'onglet Billets, vous générez avec Créer un jeton un lien d'accès (valable 7 jours, utilisable plusieurs fois, révocable à tout moment) — vous le partagez par exemple avec l'équipe (crew) à l'entrée, qui n'a ainsi pas besoin de se connecter séparément. Un lien invalide ou expiré affiche uniquement « Lien invalide », sans autre indication.

Le scanner affiche un compteur en direct « {{eingecheckt}} / {{verkauft}} entrées enregistrées », un bouton de lampe torche et la possibilité de Saisir le code manuellement si le scan ne fonctionne pas. Après chaque scan, un grand retour visuel apparaît brièvement :

• Vert « Valide — entrée enregistrée » avec le nom/type de billet, s'il est renseigné
• Jaune « Déjà enregistré à HH:MM » lors d'un second scan du même billet
• Rouge « Code invalide » pour un code inconnu ou erroné

Rendre et rembourser un billet

Dans la liste des billets de l'onglet Billets, chaque billet valide dispose de l'action Rendre. La boîte de dialogue vous indique combien de billets sont concernés, quel montant serait remboursé et à qui.

La place est immédiatement libérée. Dès que vous confirmez, le billet devient invalide, ne peut plus être scanné — et ne compte plus dans votre quota. La page de vente publique propose de nouveau la place instantanément.

Le remboursement est facultatif et se fait directement dans Univents. Dans la boîte de dialogue, Rembourser le montant est présélectionné ; si vous décochez la case, le billet est seulement rendu et aucun argent n'est transféré. Le montant dépend des billets rendus : si vous rendez certains billets d'une commande, leur part est remboursée ; si vous rendez tous les billets encore ouverts d'une commande, le solde complet est restitué.

Restitution et remboursement sont découplés. La place est toujours libérée immédiatement, même si le versement est encore en cours. Dans la colonne de statut du billet, vous voyez où en est le remboursement :

• Remboursement initié — accepté, mais pas encore versé (cela peut prendre quelques jours selon votre connexion de paiement). Dans ce cas, ne promettez pas encore à l'invité un remboursement effectué.
• Remboursé — l'argent est parti.
• Échec du remboursement — le billet reste rendu, la place reste libre, et la ligne affiche Réessayer le remboursement. Une nouvelle tentative ne rembourse jamais deux fois.

Pour les billets sans paiement en ligne (billet gratuit ou payé en espèces), il n'y a tout simplement pas de section financière — vous pouvez malgré tout les rendre.

Qui peut faire quoi ? Peut rendre un billet toute personne autorisée à modifier des événements. Pour le remboursement, vous avez en plus besoin de l'autorisation Facturation. Si elle vous manque, vous pouvez quand même rendre le billet — la partie remboursement est alors masquée.

Avez-vous remboursé directement dans votre connexion de paiement ? Dans ce cas, les billets restent volontairement valides — personne ne doit perdre son billet d'entrée sans qu'on lui ait demandé son avis. À la place, une remarque (« Un remboursement a été effectué dans Stripe … ») apparaît au-dessus de la liste des billets, avec le bouton Restituer maintenant, qui rend exactement ces billets sans transférer d'argent une seconde fois.

Émettre des invitations

Presse, sponsors, personnel de l'établissement, gagnants de jeux-concours : les invités qui ne paient pas reçoivent quand même un véritable billet avec QR code.

Dans l'onglet Billets de l'événement, cliquez sur Invitations. Dans la boîte de dialogue, vous choisissez le type de billet et saisissez les invités — soit un par un (nom, e-mail, nombre), soit sous forme de liste s'ils sont plusieurs :

Maria Beispiel;maria@example.com;2
Tom Muster;tom@example.com

Le point-virgule, la virgule et la tabulation fonctionnent comme séparateurs. Si le nombre est omis, un billet est émis. Une ligne d'en-tête provenant d'Excel est ignorée automatiquement. Avant l'émission, la boîte de dialogue vous indique combien d'invités elle a reconnus et quelle ligne elle n'a pas pu lire — les lignes erronées n'empêchent pas les autres d'être traitées.

Après un clic sur Émettre, chaque invité reçoit le même e-mail qu'un acheteur, avec le même billet à QR code en pièce jointe. À la place d'un montant, l'e-mail indique « Invitation ».

Les invitations comptent dans la capacité. Si votre salle est réglée sur 200 places et que vous émettez 20 invitations, il en reste 180 à la vente. Si vous voulez vendre 200 places et en offrir 20, réglez la capacité sur 220 (dans l'éditeur de billetterie ou sur le type de billet).

S'il n'y a plus de place disponible, aucun billet n'est émis pour cet invité et la boîte de dialogue indique « Épuisé » — les invités déjà traités de la même liste ne sont pas concernés.

Dans la liste des billets, chaque invitation est signalée par Invitation, afin que vous ne la preniez pas pour une vente lors du rapprochement avec les recettes. L'annulation fonctionne comme pour tout autre billet, et la place est ensuite de nouveau libre. Une invitation ne donne pas lieu à un remboursement — rien n'a été payé.

Codes de remise pour les billets

Outre les invitations que vous émettez vous-même, vous pouvez créer des codes de remise que vos acheteurs saisissent lors de l'achat de billets — par exemple une remise en pourcentage pour une campagne, ou un code d'invitation (« 100 %, 2 billets au maximum ») pour des exposants. Vous créez les codes sous Pages de réservation → Codes de remise ; dans l'onglet Billets, une remarque vous rappelle combien de codes s'appliquent à la page. Avec un lien de campagne (?code=…), le code est prérempli à l'ouverture de la page de billetterie. Si la commande s'élève à 0,00 €, les billets sont émis sans paiement — même sans connexion de paiement. Vous trouverez tous les détails dans Codes de remise pour pages de réservation et billets.

Quotas et taux de remplissage

Chaque type de billet peut avoir son propre Quota ; vous pouvez en outre définir une Capacité totale tous types confondus. Au-dessus de la liste des billets, la ligne Vendus / Entrées enregistrées / Capacité indique à tout moment l'état actuel.

Les demandes de billets reçues (mode de vente Sur demande) ne figurent volontairement pas dans ce décompte : celui-ci ne suit que les billets payés, une demande n'occupe aucune place.

Modifier un type de billet après coup

Vous pouvez modifier à tout moment le nom, le prix, le taux de TVA, le quota et la description d'un type de billet : ouvrez l'événement, allez dans l'onglet Billets, cliquez sur Modifier, puis, dans la section Billets, sur le crayon à côté du billet.

• Le Quota ne peut pas être abaissé en dessous de la quantité déjà vendue ou réservée.
• Les billets déjà vendus conservent leur prix. Un nouveau prix ne s'applique qu'aux achats futurs.

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'une connexion pour utiliser le scanner à l'entrée ? Non. Avec les Jetons de scanner, vous générez un lien qui fonctionne sans connexion — pratique pour toutes les personnes à l'entrée qui n'ont pas d'accès personnel.

Puis-je rétablir un billet rendu ? Non, la restitution est définitive. Si le client a besoin d'un nouveau billet, vous créez une nouvelle commande ou un nouveau billet — la place est de toute façon de nouveau libre.

La place est-elle vraiment remise en vente immédiatement ? Oui. Le contrôle de capacité ne compte plus les billets rendus, aussi bien pour le quota d'un type de billet individuel que pour une capacité totale tous types confondus. Un événement épuisé redevient réservable après une restitution.

Qu'advient-il des frais ? Le prix du billet est intégralement restitué à l'invité. Les frais d'intermédiation d'Univents pour cette vente ne sont pas remboursés — même au prorata en cas de restitution partielle. La boîte de dialogue vous en informe avec le montant exact avant que vous ne confirmiez.

Que se passe-t-il si quelqu'un essaie d'enregistrer une seconde fois l'entrée d'un billet déjà scanné ? Le scanner affiche « Déjà enregistré à HH:MM » au lieu de le confirmer à nouveau — une entrée multiple avec le même code est donc impossible.

Ai-je besoin d'une connexion de paiement pour la page de billetterie ? Uniquement avec le mode de vente Paiement direct. Si vous vendez sur demande, aucune connexion de paiement n'est nécessaire — le paiement se fait plus tard via le devis.

Une demande de billets réserve-t-elle des places ? Non. Le quota ne compte toujours que les billets payés ; une demande laisse vos places disponibles intactes.

Que se passe-t-il pour l'événement si je refuse une demande de billets ? Rien. Accepter ou refuser une demande de billets ne modifie pas l'événement lui-même — la page de billetterie continue de fonctionner indépendamment, et plusieurs demandes pour le même événement ne s'excluent pas mutuellement.