Venda de bilhetes e controlo de acessos com código QR

Com o ticketing, vendem-se bilhetes de entrada para um evento diretamente através do Univents: os compradores pagam online, recebem automaticamente por e-mail um bilhete em PDF com código QR, e a equipa lê os códigos no controlo de acessos — a partir do computador, do telemóvel ou de uma ligação que dispensa por completo o início de sessão.

No vídeo, é possível ver como criar uma página de bilhetes com categorias de preço, atribuir cortesias e ler os bilhetes com a câmara à entrada.

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Os passos individuais encontram-se também abaixo, para consulta em texto.

Configurar venda de bilhetes

1. Abrir o evento e mudar para o separador Bilhetes.
2. Se ainda não houver nenhuma venda configurada, clicar em Configurar venda de bilhetes.
3. Na caixa de diálogo Venda de bilhetes, definem-se em quatro secções o que os compradores veem e podem comprar:
   • Resumo do evento: imagem de capa e texto de descrição para a página pública de venda. Recomendação para a imagem de capa: formato horizontal 21:9, por exemplo 2520 × 1080 píxeis em JPG, com o essencial ao centro.
   • Bilhetes: com Criar bilhete define-se um tipo de bilhete com Preço (com IVA), Taxa de IVA, Contingente opcional (vazio = ilimitado) e descrição. O preço pode ser escrito com vírgula ou com ponto — «69,90» e «69.90» resultam no mesmo valor. Sem preço, o bilhete não pode ser criado; os bilhetes gratuitos são emitidos através das cortesias. Vários tipos de bilhete (por exemplo «Bilhete antecipado», «Bilheteira») são criados um a um.
   • Extras: produtos adicionais opcionais que os compradores podem acrescentar ao bilhete (por exemplo, bebidas).
   • Venda: o Modo de venda — Pagamento direto ou Como pedido (ver Modo de venda: pagamento direto ou pedido) —, mais a Capacidade total opcional para todos os tipos de bilhete e o seletor entre Em direto e Rascunho. Com a página em direto, aparecem aqui a ligação pública e Copiar embed.
4. Para mais definições (métodos de pagamento, perguntas, portal do cliente), abre-se o editor completo da página de reservas através de Definições avançadas. O Tipo de página aparece desativado: enquanto a venda de bilhetes estiver ativa para esta página, mostra sempre a vista de bilhetes.

Se ainda não houver nenhuma ligação de pagamentos, a caixa de diálogo mostra o aviso «Pagamentos não configurados — não é possível vender bilhetes.» com uma ligação para as integrações de pagamento. Se os bilhetes forem vendidos como pedido, não é necessária qualquer ligação de pagamentos: o aviso desaparece.

Acima da lista de bilhetes, o cabeçalho mostra o estado (Em direto/Rascunho), a ligação pública, Abrir página, Copiar embed, Editar e o botão Modo de controlo de acessos para a entrada.

Enquanto a página de bilhetes estiver em rascunho, surge por baixo um aviso: a ligação ainda não abre nenhuma página, e o calendário do website não mostra nem a ligação para os bilhetes nem o preço. Ambos só aparecem depois de a página ficar em direto.

Modo de venda: pagamento direto ou pedido

Na secção Venda do editor de venda de bilhetes, em Modo de venda define-se como funciona a página de bilhetes:

• Pagamento direto — como até agora: o comprador paga logo online ao concluir e recebe os bilhetes com código QR. Para isso, é necessária uma ligação de pagamentos ativa.
• Como pedido — o comprador escolhe bilhetes e extras e envia-os como pedido sem compromisso. Não é pago nada, não é necessário um prestador de pagamentos, e também não é emitido nenhum bilhete.

O percurso de um pedido. O pedido chega à caixa de entrada de Pedidos do mesmo evento, com um rascunho de orçamento associado. Aí é tratado como qualquer outro pedido: analisar, enviar o orçamento, e o cliente aceita-o no portal do cliente. Os detalhes sobre a caixa de entrada estão em Gerir a caixa de entrada de pedidos, e sobre os passos seguintes em Aceitar ou recusar um pedido.

O que um pedido de bilhetes não faz:

• Não reserva lugar. O contingente — por tipo de bilhete, tal como a capacidade total — continua a contar apenas bilhetes pagos. Um pedido de 50 bilhetes deixa, portanto, os lugares restantes intactos; a venda segue a ordem das compras efetivas.
• Não altera o evento. Aceitar ou recusar um pedido de bilhetes não afeta a página de bilhetes — esta continua ativa, e os bilhetes já vendidos mantêm a sua validade.
• Não exclui outros pedidos. Vários grupos podem fazer pedidos em simultâneo para o mesmo evento; os pedidos ficam lado a lado na caixa de entrada.

O que o comprador vê

A página pública de venda é uma página de evento própria: em cima a imagem de capa, por baixo o nome do evento, a Data e o Local do evento, e ao lado um painel de bilhetes fixo com o preço inicial («A partir de …»), todas as categorias de bilhetes com seleção de quantidade e o botão de compra. A descrição do evento aparece como um Resumo expansível; no fim figuram a morada (com ligação para o Google Maps) e o organizador.

Primeiro os bilhetes, depois os extras. Se forem oferecidos produtos adicionais, a seleção decorre em dois passos: primeiro o convidado escolhe os bilhetes e avança com Continuar para os Extras (por exemplo, pacote de bebidas), e só depois compra ou envia o pedido. Com Voltar, pode regressar aos bilhetes a qualquer momento. Se não forem oferecidos extras, tudo se mantém num único passo.

No telemóvel, o botão de compra fica numa barra fixa na margem inferior. No modo Como pedido, o botão chama-se Fazer pedido em vez de Comprar bilhetes, e por baixo surge a indicação de que o pedido é sem compromisso e de que se seguirá um orçamento. Na página de finalização, o convidado envia-o então com Enviar pedido.

Após o pagamento através da ligação de pagamentos, a página de confirmação mostra o resumo da encomenda (número de bilhetes, montante total, referência) e o aviso «Os teus bilhetes chegam por e-mail dentro de poucos minutos.» No caso de um pedido, mostra em vez disso a confirmação de que o pedido foi recebido — com uma referência e a indicação de que a empresa entrará em contacto.

Como chegam os bilhetes

Após o pagamento bem-sucedido, o Univents cria automaticamente um bilhete por cada entrada comprada, cada um com o seu próprio código QR. Pouco depois, o sistema envia um e-mail com dois anexos: o PDF dos bilhetes (uma página por bilhete com código QR) e um PDF do documento com todas as linhas.

O PDF dos bilhetes e o e-mail indicam ambos a Data e o Local do evento. O local provém do espaço do evento ou — se não houver nenhum definido — da morada indicada no próprio evento; se ambos estiverem vazios, a linha é omitida. Convém, por isso, preencher a morada no evento antes de iniciar a venda. O bilhete não inclui hora, de propósito: no Univents, a hora de início e de fim de um evento abrange todo o período, incluindo montagem e desmontagem, pelo que não é a hora a que os convidados devem chegar. Por agora, a hora de entrada deve ser comunicada através do texto de descrição da página de bilhetes.

O PDF dos bilhetes e o e-mail surgem no idioma do workspace (Definições → Idioma do conteúdo), e não no idioma do navegador do comprador. Se o e-mail não chegar ou se perder, pode ser reenviado através do botão Enviar novamente na lista de bilhetes; um ícone de estado indica aí se um e-mail está em fila de espera, enviado ou falhou.

Controlo de acessos: ler os bilhetes à entrada

Para o controlo de acessos existem dois caminhos equivalentes para o mesmo scanner:

• No workspace: separador Bilhetes → botão Modo de controlo de acessos (acessível também através da vista de telemóvel da área de administração).
• Sem início de sessão, através de uma ligação: na área Tokens de scanner do separador Bilhetes, cria-se com Criar token uma ligação de acesso (válida durante 7 dias, utilizável várias vezes, revogável a qualquer momento) — que se partilha, por exemplo, com a equipa no controlo de acessos, que assim não precisa de iniciar sessão. Uma ligação inválida ou expirada mostra apenas «Ligação inválida», sem mais indicações.

O scanner mostra um contador em tempo real «{{eingecheckt}} / {{verkauft}} com entrada registada», um interruptor da lanterna e a opção Introduzir código manualmente, caso a leitura não funcione. Após cada leitura, surge brevemente um feedback grande:

• Verde «Válido — entrada registada» com nome/tipo de bilhete, se estiverem disponíveis
• Amarelo «Entrada já registada às HH:MM» numa segunda leitura do mesmo bilhete
• Vermelho «Código inválido» para um código desconhecido ou errado

Devolver e reembolsar um bilhete

Na lista de bilhetes do separador Bilhetes, cada bilhete válido tem a ação Devolver. A caixa de diálogo mostra quantos bilhetes estão em causa, que montante seria reembolsado e a quem.

O lugar fica livre de imediato. Assim que se confirma, o bilhete deixa de ser válido, já não pode ser lido — e deixa de contar para o contingente. A página pública de venda volta a oferecer o lugar de imediato.

O reembolso é opcional e é feito diretamente no Univents. Na caixa de diálogo, Reembolsar valor vem pré-selecionado; se se retirar a seleção, o bilhete é apenas devolvido e não há movimento de dinheiro. O montante depende dos bilhetes devolvidos: se forem devolvidos bilhetes avulsos de uma encomenda, é reembolsada a respetiva parte; se forem devolvidos todos os bilhetes ainda em aberto de uma encomenda, é devolvido o montante restante na totalidade.

Devolução e reembolso são independentes. O lugar fica sempre livre de imediato, mesmo que o pagamento ainda esteja em curso. Na coluna de estado do bilhete vê-se em que ponto está o reembolso:

• Reembolso iniciado — aceite, mas ainda não pago (com a ligação de pagamentos, pode demorar alguns dias). Neste caso, não garantir ainda ao convidado que o reembolso está concluído.
• Reembolsado — o dinheiro já saiu.
• Falha no reembolso — o bilhete continua devolvido, o lugar continua livre, e na linha aparece Tentar reembolso novamente. Repetir nunca paga duas vezes.

Para bilhetes sem pagamento online (cortesia ou bilhete pago em numerário), não existe simplesmente a secção de dinheiro — a devolução continua a ser possível.

Quem pode fazer o quê? Pode devolver quem puder editar eventos. Para o reembolso, é necessária adicionalmente a permissão para Faturação. Sem ela, é possível devolver o bilhete na mesma — a parte do reembolso fica então oculta.

Foi feito o reembolso diretamente na ligação de pagamentos? Nesse caso, os bilhetes permanecem propositadamente válidos — ninguém deve perder o seu bilhete de entrada sem ser consultado. Em vez disso, surge acima da lista de bilhetes um aviso («Foi efetuado um reembolso no Stripe …») com o botão Devolver agora, que devolve exatamente esses bilhetes, sem movimentar dinheiro uma segunda vez.

Emitir cortesias

Imprensa, patrocinadores, pessoal próprio, vencedores de passatempos: os convidados que não pagam recebem, ainda assim, um bilhete a sério com código QR.

No separador Bilhetes do evento, clicar em Cortesias. Na caixa de diálogo, escolhe-se o tipo de bilhete e indicam-se os convidados — individualmente (nome, e-mail, quantidade) ou como lista, quando são vários:

Maria Beispiel;maria@example.com;2
Tom Muster;tom@example.com

Como separadores funcionam ponto e vírgula, vírgula e tabulação. Se a quantidade não for indicada, é emitido um bilhete. Uma linha de cabeçalho do Excel é ignorada automaticamente. Antes de emitir, a caixa de diálogo mostra quantos convidados reconheceu e que linha não conseguiu ler — as linhas com erros não travam as restantes.

Depois de clicar em Emitir, cada convidado recebe o mesmo e-mail que um comprador, com o mesmo bilhete com código QR em anexo. Em vez de um montante, o e-mail indica «Convite».

As cortesias contam para a capacidade. Se a sala estiver configurada para 200 lugares e forem emitidas 20 cortesias, ficam 180 para venda. Para vender 200 e oferecer 20, definir a capacidade para 220 (no editor de venda de bilhetes ou no tipo de bilhete).

Se já não houver lugar livre, não é emitido nenhum bilhete para esse convidado e a caixa de diálogo indica «Esgotado» — os convidados da mesma lista já emitidos não são afetados.

Na lista de bilhetes, cada cortesia está identificada com Cortesia, para que não seja confundida com uma venda na reconciliação com as receitas. A anulação funciona como em qualquer outro bilhete, e o lugar volta a ficar livre. Numa cortesia não há reembolso em dinheiro — afinal, não foi pago nada.

Códigos de desconto para bilhetes

Além das cortesias, que são emitidas diretamente, é possível criar códigos de desconto que os compradores introduzem ao comprar bilhetes — por exemplo, um desconto percentual para uma campanha ou um código de cortesia («100 %, no máximo 2 unidades») para expositores. Os códigos criam-se em Páginas de reservas → Códigos de desconto; no separador Bilhetes, um aviso indica quantos códigos se aplicam à página. Com uma ligação de campanha (?code=…), o código vem preenchido ao abrir a página de bilhetes. Se a encomenda der 0,00 €, os bilhetes são emitidos sem pagamento — mesmo sem ligação de pagamentos. Tudo o resto está em Códigos de desconto para páginas de reservas e bilhetes.

Contingentes e taxa de ocupação

Cada tipo de bilhete pode ter o seu próprio Contingente; adicionalmente, pode definir-se uma Capacidade total para todos os tipos. Acima da lista de bilhetes, a linha Vendidos / Entradas registadas / Capacidade mostra a qualquer momento a situação atual.

Os pedidos de bilhetes recebidos (modo de venda Como pedido) não entram propositadamente nesta contagem: a contagem segue exclusivamente os bilhetes pagos, e um pedido não ocupa nenhum lugar.

Alterar um tipo de bilhete posteriormente

O nome, o preço, a taxa de imposto, o contingente e a descrição de um tipo de bilhete podem ser ajustados a qualquer momento: abrir o evento, ir ao separador Bilhetes, clicar em Editar e depois, na secção Bilhetes, no lápis junto ao bilhete.

• O Contingente não pode ser reduzido abaixo da quantidade já vendida ou reservada.
• Os bilhetes já vendidos mantêm o seu preço. Um novo preço aplica-se apenas a compras futuras.

Perguntas frequentes

É preciso iniciar sessão para usar o scanner à entrada? Não. Através de Tokens de scanner cria-se uma ligação que funciona sem início de sessão — prático para todos os que estão no controlo de acessos e não têm acesso próprio.

Pode restaurar-se um bilhete devolvido? Não, a devolução é definitiva. Se o cliente precisar de um novo bilhete, cria-se uma nova encomenda ou um novo bilhete — o lugar volta a estar livre.

O lugar volta mesmo a ser vendido de imediato? Sim. A verificação de capacidade já não conta os bilhetes devolvidos, tanto no contingente de um tipo de bilhete individual como numa capacidade total para todos os tipos. Um evento esgotado volta a poder ser reservado após uma devolução.

O que acontece às taxas? O preço do bilhete é devolvido na íntegra ao convidado. A taxa de intermediação do Univents para esta venda não é reembolsada — nem proporcionalmente numa devolução parcial. A caixa de diálogo indica o montante concreto antes de se confirmar.

O que acontece se alguém tentar registar uma segunda vez a entrada com um bilhete já lido? O scanner mostra «Entrada já registada às HH:MM» em vez de a confirmar novamente — a entrada múltipla com o mesmo código fica, assim, excluída.

É necessária uma ligação de pagamentos para a página de bilhetes? Apenas no modo de venda Pagamento direto. Se a venda for Como pedido, não é necessária ligação de pagamentos — o pagamento é feito mais tarde através do orçamento.

Um pedido de bilhetes reserva lugares? Não. O contingente continua a contar exclusivamente bilhetes pagos; um pedido deixa os lugares disponíveis intactos.

O que acontece ao evento se eu recusar um pedido de bilhetes? Nada. Aceitar e recusar um pedido de bilhetes não altera o próprio evento — a página de bilhetes continua ativa independentemente disso, e vários pedidos para o mesmo evento não se excluem mutuamente.