Venta de entradas y control de acceso con código QR

Con el ticketing vendes entradas para un evento directamente desde Univents: los compradores pagan online, reciben automáticamente por correo una entrada en PDF con código QR y tu equipo escanea los códigos en el acceso, desde el ordenador, el móvil o un enlace sin necesidad de iniciar sesión.

En el vídeo ves cómo crear una página de entradas con categorías de precio, emitir cortesías y escanear las entradas con la cámara en la puerta.

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Los distintos pasos también los tienes por escrito a continuación.

Configurar venta de entradas

1. Abre el evento y ve a la pestaña Entradas.
2. Si todavía no hay ninguna venta configurada, haz clic en Configurar venta de entradas.
3. En el cuadro de diálogo Venta de entradas defines, en cuatro apartados, qué pueden ver y comprar los compradores:
   • Resumen del evento: imagen de portada y texto descriptivo para la página pública de venta. Recomendación para la imagen de portada: formato horizontal 21:9, por ejemplo 2520 × 1080 píxeles en JPG, con lo importante en el centro.
   • Entradas: con Crear entrada defines un tipo de entrada con Precio (bruto), Tipo de IVA, un Cupo opcional (vacío = ilimitado) y una descripción. El precio puedes escribirlo con coma o con punto: «69,90» y «69.90» dan el mismo importe. Sin precio no se puede crear la entrada; las entradas gratuitas las emites desde las cortesías. Los distintos tipos de entrada (p. ej. «Entrada anticipada», «Taquilla») se crean uno por uno.
   • Extras: productos adicionales opcionales que los compradores pueden añadir a la entrada (p. ej. bebidas).
   • Venta: el Modo de venta —Pago directo o Como solicitud (consulta Modo de venta: pago directo o solicitud)—, además de la Capacidad total opcional para todos los tipos de entrada y el interruptor entre En vivo y Borrador. Cuando la página está en vivo, aquí ves el enlace público y Copiar código de inserción.
4. Para más ajustes (formas de pago, preguntas, portal de clientes) abre el editor completo de páginas de reservas desde Ajustes avanzados. El Tipo de página aparece ahí en gris: mientras la venta de entradas esté activa para esta página, siempre muestra la vista de entradas.

Si todavía no hay ningún proveedor de pagos conectado, el diálogo muestra el aviso «Pagos no configurados — no se pueden vender entradas.» con un enlace a las integraciones de pago. Si vendes las entradas en el modo Como solicitud, no necesitas ningún proveedor de pagos: el aviso desaparece.

Sobre la lista de entradas, la cabecera muestra el estado (En vivo/Borrador), el enlace público, Abrir página, Copiar código de inserción, Editar y el botón Modo de control de acceso para la entrada.

Mientras la página de entradas esté en borrador, debajo aparece un aviso: el enlace todavía no abre ninguna página y el calendario del sitio web no muestra ni el enlace de entradas ni el precio. Ambos aparecen solo cuando la pones en vivo.

Modo de venta: pago directo o solicitud

En el apartado Venta del editor de venta de entradas, defines en Modo de venta cómo funciona tu página de entradas:

• Pago directo — como hasta ahora: el comprador paga online al finalizar y recibe las entradas con código QR. Para ello necesitas un proveedor de pagos conectado.
• Como solicitud — el comprador elige entradas y extras y los envía como solicitud sin compromiso. No se paga nada, no hace falta un proveedor de pagos y tampoco se emite ninguna entrada.

El recorrido de una solicitud. La solicitud llega a la bandeja de Solicitudes del mismo evento, junto con un borrador de presupuesto. Allí la gestionas como cualquier otra solicitud: revisar, enviar el presupuesto y el cliente lo acepta en el portal de clientes. Encontrarás los detalles de la bandeja en Gestionar la bandeja de solicitudes y los siguientes pasos en Aceptar o rechazar una solicitud.

Lo que una solicitud de entradas no hace:

• No reserva plaza. El cupo —por tipo de entrada, igual que la capacidad total— sigue contando solo las entradas pagadas. Una solicitud de 50 entradas deja intactas tus plazas restantes; se vende según el orden de las compras reales.
• No modifica el evento. Si aceptas o rechazas una solicitud de entradas, la página de entradas no se ve afectada: sigue funcionando y las entradas ya vendidas conservan su validez.
• No excluye otras solicitudes. Varios grupos pueden enviar una solicitud para el mismo evento al mismo tiempo; las solicitudes aparecen una junto a otra en la bandeja.

Lo que ve el comprador

La página pública de venta es una página de evento propia: arriba la imagen de portada, debajo el nombre del evento, la Fecha y el Lugar del evento, y al lado un panel de entradas fijo con el precio de partida («Desde …»), todas las categorías de entradas con selección de cantidad y el botón de compra. La descripción del evento aparece como un Resumen desplegable; al final están la dirección (con enlace a Google Maps) y el organizador.

Primero las entradas, después los extras. Si ofreces productos adicionales, la selección se hace en dos pasos: primero el invitado elige sus entradas y pasa con Continuar a los Extras (p. ej. un paquete de bebidas) y solo después compra o envía su solicitud. Con Atrás puede volver a las entradas en cualquier momento. Si no ofreces extras, todo se queda en un único paso.

En el móvil, el botón de compra queda en una barra fija en el borde inferior. En el modo Como solicitud, el botón se llama Hacer una solicitud en lugar de Comprar entradas, y debajo se indica que la solicitud es sin compromiso y que después llegará un presupuesto. En la página de pago, el invitado la envía con Enviar solicitud.

Tras el pago a través del proveedor de pagos conectado, la página de confirmación muestra el resumen del pedido (número de entradas, importe total, referencia) y el aviso «Tus entradas llegarán por correo en pocos minutos.» En el caso de una solicitud, en su lugar aparece la confirmación de que la solicitud ha llegado, con una referencia y el aviso de que el negocio se pondrá en contacto.

Cómo llegan las entradas

Tras un pago correcto, Univents crea automáticamente una entrada por cada entrada comprada, cada una con su propio código QR. Poco después, el sistema envía un correo con dos adjuntos: el PDF de las entradas (una página por entrada con código QR) y un PDF del documento con todas las líneas.

Tanto el PDF de las entradas como el correo indican la Fecha y el Lugar del evento. El lugar sale del espacio del evento o, si no hay ninguno, de la dirección indicada en el propio evento; si ambos están vacíos, la línea se omite. Por eso, introduce la dirección en el evento antes de empezar la venta. La hora no figura en la entrada a propósito: en Univents, la hora de inicio y de fin de un evento abarca todo el periodo, incluidos el montaje y el desmontaje, y por tanto no es la hora a la que deben llegar los invitados. De momento, comunica la hora de acceso en el texto descriptivo de la página de entradas.

El PDF de las entradas y el correo aparecen en el idioma del workspace (Ajustes → Idioma del contenido), no en el idioma del navegador del comprador. Si el correo no llega o se ha perdido, puedes volver a enviarlo con el botón Reenviar de la lista de entradas; un icono de estado indica allí si un correo está en cola, enviado o ha fallado.

Control de acceso: escanear entradas en la entrada

Para el control de acceso hay dos vías equivalentes al mismo escáner:

• En el workspace: pestaña Entradas → botón Modo de control de acceso (también accesible desde la vista móvil del área de administración).
• Sin iniciar sesión, mediante enlace: en el apartado Tokens de escáner de la pestaña Entradas, con Crear token generas un enlace de acceso (válido 7 días, reutilizable y revocable en cualquier momento) que compartes, por ejemplo, con el crew del control de acceso, que así no necesita iniciar sesión. Un enlace no válido o caducado solo muestra «Enlace no válido», sin más indicaciones.

El escáner muestra un contador en directo «{{eingecheckt}} / {{verkauft}} con acceso registrado», un interruptor de linterna y la opción Introducir código manualmente por si el escaneo no funciona. Tras cada escaneo aparece brevemente una respuesta grande:

• Verde «Válida — acceso registrado» con el nombre y el tipo de entrada, si constan
• Amarillo «Acceso ya registrado a las HH:MM» cuando se escanea por segunda vez la misma entrada
• Rojo «Código no válido» cuando el código es desconocido o incorrecto

Devolver y reembolsar una entrada

En la lista de entradas de la pestaña Entradas, cada entrada válida tiene la acción Devolver. El diálogo te muestra de cuántas entradas se trata, qué importe se reembolsaría y a quién.

La plaza vuelve a quedar libre al instante. En cuanto confirmas, la entrada deja de ser válida, ya no se puede escanear y deja de contar para tu cupo. La página pública de venta vuelve a ofrecer la plaza de inmediato.

El reembolso es opcional y se gestiona directamente en Univents. En el diálogo, Reembolsar importe viene preseleccionado; si quitas la marca, la entrada solo se devuelve y no se mueve dinero. El importe depende de las entradas devueltas: si devuelves entradas sueltas de un pedido, se reembolsa su parte; si devuelves todas las entradas pendientes de un pedido, se reembolsa el importe restante completo.

Devolución y reembolso son independientes. La plaza siempre queda libre al instante, aunque el abono todavía esté en curso. En la columna de estado de la entrada ves en qué punto está el reembolso:

• Reembolso iniciado — aceptado, pero todavía no abonado (con tu proveedor de pagos puede tardar unos días). En este caso, no le confirmes todavía al invitado que el reembolso está hecho.
• Reembolsado — el dinero ya ha salido.
• Error en el reembolso — la entrada sigue devuelta, la plaza sigue libre y en la fila aparece Reintentar reembolso. Repetirlo nunca abona el importe dos veces.

Para las entradas sin pago online (entradas gratuitas o de pago en efectivo) simplemente no hay apartado de dinero; aun así, puedes devolverlas.

¿Quién puede hacer qué? Puede devolver quien pueda editar eventos. Para el reembolso necesitas además el permiso de Facturación. Si no lo tienes, puedes devolver la entrada igualmente; la parte del reembolso se oculta.

¿Has reembolsado directamente en tu proveedor de pagos? Entonces las entradas siguen siendo válidas a propósito: nadie debe perder su entrada sin que se le pregunte. En su lugar, sobre la lista de entradas aparece un aviso («Se ha reembolsado en Stripe …») con el botón Devolver ahora, que devuelve exactamente esas entradas sin mover dinero por segunda vez.

Emitir cortesías

Prensa, patrocinadores, personal propio, ganadores de sorteos: los invitados que no pagan reciben igualmente una entrada de verdad con código QR.

En la pestaña Entradas del evento, haz clic en Cortesías. En el diálogo eliges el tipo de entrada e introduces a los invitados, bien uno a uno (nombre, correo, cantidad) o como lista si son varios:

Maria Beispiel;maria@example.com;2
Tom Muster;tom@example.com

Como separador funcionan el punto y coma, la coma y el tabulador. Si falta la cantidad, se emite una entrada. Una fila de encabezado de Excel se omite automáticamente. Antes de emitir, el diálogo te muestra cuántos invitados ha reconocido y qué fila no ha podido leer; las filas erróneas no frenan a las demás.

Tras hacer clic en Emitir, cada invitado recibe el mismo correo que un comprador, con la misma entrada con código QR adjunta. En lugar de un importe, el correo dice «Invitación».

Las cortesías cuentan para la capacidad. Si tu sala está configurada para 200 plazas y emites 20 cortesías, quedan 180 a la venta. Si quieres vender 200 y regalar 20, pon la capacidad en 220 (en el editor de venta de entradas o en el tipo de entrada).

Si no queda ninguna plaza libre, no se emite ninguna entrada para ese invitado y el diálogo indica «Agotado»; los invitados ya emitidos de la misma lista no se ven afectados.

En la lista de entradas, cada cortesía está marcada con Cortesía, para que al cotejarla con los ingresos no la confundas con una venta. La anulación funciona como con cualquier otra entrada y después la plaza vuelve a quedar libre. En una cortesía no hay reembolso de dinero, porque no se pagó nada.

Códigos de descuento para entradas

Además de las cortesías que emites tú, puedes crear códigos de descuento que tus compradores introducen al comprar las entradas, por ejemplo un descuento porcentual para una campaña o un código de cortesía («100 %, como máximo 2 unidades») para expositores. Los códigos se crean en Páginas de reservas → Códigos de descuento; en la pestaña Entradas, un aviso te recuerda cuántos códigos son válidos para la página. Con un enlace de campaña (?code=…), el código ya viene rellenado al abrir la página de entradas. Si el pedido resulta en 0,00 €, las entradas se emiten sin pago, incluso sin un proveedor de pagos conectado. Encontrarás el resto en Códigos de descuento para páginas de reservas y entradas.

Cupos y ocupación

Cada tipo de entrada puede tener su propio Cupo; además se puede fijar una Capacidad total para todos los tipos. Sobre la lista de entradas, la fila Vendidas / Con acceso registrado / Capacidad muestra en todo momento el estado actual.

Las solicitudes de entradas recibidas (modo de venta Como solicitud) no entran en este recuento a propósito: el recuento sigue exclusivamente las entradas pagadas y una solicitud no ocupa ninguna plaza.

Modificar un tipo de entrada a posteriori

Puedes ajustar en cualquier momento el nombre, el precio, el tipo impositivo, el cupo y la descripción de un tipo de entrada: abre el evento, ve a la pestaña Entradas, haz clic en Editar y luego, en el apartado Entradas, en el lápiz junto a la entrada.

• El Cupo no se puede reducir por debajo de la cantidad ya vendida o reservada.
• Las entradas ya vendidas conservan su precio. Un precio nuevo solo se aplica a compras futuras.

Preguntas frecuentes

¿Necesito iniciar sesión para usar el escáner en la entrada? No. Con Tokens de escáner generas un enlace que funciona sin iniciar sesión, útil para todos los que están en el control de acceso y no tienen acceso propio.

¿Puedo restaurar una entrada devuelta? No, la devolución es definitiva. Si el cliente necesita una entrada nueva, creas un pedido nuevo o una entrada nueva; la plaza vuelve a estar libre.

¿La plaza se vuelve a vender realmente al instante? Sí. La comprobación de capacidad ya no cuenta las entradas devueltas, tanto en el cupo de un tipo de entrada concreto como en una capacidad total para todos los tipos. Un evento agotado vuelve a poder reservarse tras una devolución.

¿Qué pasa con las comisiones? El precio de la entrada se devuelve íntegramente al invitado. La comisión de intermediación de Univents por esa venta no se reembolsa, ni siquiera de forma proporcional en una devolución parcial. El diálogo te lo indica con el importe concreto antes de que confirmes.

¿Qué pasa si alguien intenta registrar por segunda vez el acceso de una entrada ya escaneada? El escáner muestra «Acceso ya registrado a las HH:MM» en lugar de volver a confirmarlo, por lo que no es posible el acceso múltiple con el mismo código.

¿Necesito un proveedor de pagos para la página de entradas? Solo con el modo de venta Pago directo. Si vendes Como solicitud, no hace falta ningún proveedor de pagos: el pago se realiza más adelante a través del presupuesto.

¿Una solicitud de entradas reserva plazas? No. El cupo sigue contando exclusivamente las entradas pagadas; una solicitud deja intactas tus plazas disponibles.

¿Qué pasa con el evento si rechazo una solicitud de entradas? Nada. Aceptar o rechazar una solicitud de entradas no modifica el evento en sí: la página de entradas sigue funcionando con independencia de ello y varias solicitudes para el mismo evento no se excluyen entre sí.