Anfrage annehmen, ablehnen oder in Event umwandeln
Nach dem Lesen weißt du, wie du eine Anfrage live annimmst und damit das Event aktivierst, wie du sie mit optionalem Ablehnungsgrund zurückweist, und wie du Anfragen archivierst oder reaktivierst.
Im Eingang bearbeitest du jede eingehende Anfrage direkt im Split-Panel: links die Liste, rechts die Detailansicht. Die Aktionsschaltflächen erscheinen in der Leiste direkt unter dem Kopfbereich der Detailansicht, im Abschnitt Entscheiden.
Anfrage annehmen und Event live schalten
Eine neue Anfrage hat den Status Unbearbeitet. Sobald du dich entschieden hast, die Veranstaltung durchzuführen, klickst du auf Annehmen & Event live schalten →.
- Öffne Anfragen in der Navigation.
- Wähle die gewünschte Anfrage in der linken Liste aus. Die Detailansicht öffnet sich rechts.
- Klicke in der Entscheiden-Leiste auf Annehmen & Event live schalten →.
- Die Anfrage wechselt in den Status Akzeptiert. Das zugehörige Event ist nun aktiv und du kannst es über den Link Zum Event → oben rechts in der Detailansicht aufrufen.
Nach der Annahme erscheint im Abschnitt Dokumente eine Karte Angebot / Rechnung, über die du direkt zu allen Finanzdokumenten des Events navigierst.
Terminkonflikt erkannt
Wenn am selben Veranstaltungsdatum bereits eine andere offene Anfrage existiert, zeigt Univents einen Hinweisdialog an, bevor die Annahme ausgeführt wird.
- Der Dialog nennt die Anzahl der Konflikte.
- Mit Trotzdem annehmen → nimmst du die Anfrage trotz Überschneidung an.
- Mit Abbrechen kehrst du ohne Änderung zur Detailansicht zurück.
Die Warnung ist ein Hinweis, keine Sperre. Du entscheidest selbst, ob eine Doppelbelegung für dein Haus zulässig ist.
Anfrage ablehnen
Wenn du eine Anfrage nicht annehmen möchtest, klickst du auf Ablehnen.
- Klicke in der Entscheiden-Leiste auf Ablehnen.
- Ein Dialog erscheint mit dem Titel Anfrage ablehnen? und dem Hinweis, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Optional: Grund angeben.
- Trage im Textfeld bei Bedarf einen Ablehnungsgrund ein (z. B. „Termin bereits vergeben").
- Klicke auf Ablehnen, um die Aktion zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um zurückzukehren.
Die Anfrage wechselt in den Status Abgelehnt und wandert automatisch in das Segment Archiv der Eingangsansicht.
Anfragen archivieren oder reaktivieren
Das Archivieren ist unabhängig vom Status möglich und hilft dir, den Eingang übersichtlich zu halten.
- Archivieren: Klicke auf Archivieren in der Entscheiden-Leiste. Die Anfrage verschwindet aus der Ansicht Alle und ist nur noch unter Archiv sichtbar. Der Status bleibt unverändert.
- Reaktivieren: Öffne im linken Panel das Segment Archiv, wähle die Anfrage aus und klicke auf Reaktivieren. Die Anfrage ist danach wieder unter Alle sichtbar.
Angenommene und abgelehnte Anfragen landen ebenfalls automatisch im Segment Archiv.
Häufige Fragen
Kann ich eine abgelehnte Anfrage wieder öffnen? Ja. Wechsle im Eingang zum Segment Archiv, öffne die Anfrage und klicke auf Reaktivieren. Die Anfrage ist danach wieder aktiv, behält aber zunächst den Status Abgelehnt, bis du sie manuell weiterbearbeitest.
Wo finde ich die Anfrage nach der Annahme? Im Segment Archiv des Eingangs, weil angenommene Anfragen als entschieden gelten. Das zugehörige Event findest du über Zum Event → in der Detailansicht oder direkt unter Anfragen in der Navigation.
Was passiert mit dem Ablehnungsgrund? Der Grund wird intern gespeichert und ist im Verlauf der Anfrage sichtbar. Er wird nicht automatisch an den Kunden gesendet, es sei denn, du schickst eine E-Mail über E-Mail senden in der Detailansicht.
Sehe ich Konflikte auch im Kanban? Die Konflikterkennung läuft nur beim Annehmen im Eingang. Im Kanban kannst du Anfragen per Drag-and-drop in andere Statusspalten verschieben, ohne dass ein Konfliktdialog erscheint.