Anfrage annehmen, ablehnen oder in Event umwandeln

Im Eingang bearbeitest du jede eingehende Anfrage direkt im Split-Panel: links die Liste, rechts die Detailansicht. Die Aktionsschaltflächen erscheinen in der Leiste direkt unter dem Kopfbereich der Detailansicht, im Abschnitt Entscheiden.

Anfrage annehmen und Event live schalten

Eine neue Anfrage hat den Status Unbearbeitet. Sobald du dich entschieden hast, die Veranstaltung durchzuführen, klickst du auf Annehmen & Event live schalten →.

1. Öffne Anfragen in der Navigation.
2. Wähle die gewünschte Anfrage in der linken Liste aus. Die Detailansicht öffnet sich rechts.
3. Klicke in der Entscheiden-Leiste auf Annehmen & Event live schalten →.
4. Die Anfrage wechselt in den Status Akzeptiert. Das zugehörige Event ist nun aktiv und du kannst es über den Link Zum Event → oben rechts in der Detailansicht aufrufen.

Nach der Annahme erscheint im Abschnitt Dokumente eine Karte Angebot / Rechnung, über die du direkt zu allen Finanzdokumenten des Events navigierst.

Wann das Angebot entsteht

Univents legt den Angebotsentwurf an, sobald die Anfrage bei dir eingeht — nicht erst beim Annehmen. Das entspricht dem üblichen Ablauf: Anfrage kommt rein, du schickst ein Angebot, der Kunde sagt zu, und daraus wird die Veranstaltung.

Der Entwurf entsteht für jede neue Anfrage, egal über welchen Weg sie hereinkommt: Buchungsseite, Anfrage-E-Mail-Adresse oder von Hand erfasst. Er enthält bereits die gebuchten Positionen, sofern welche mitgeschickt wurden.

Wichtig:

• Es entsteht genau ein Entwurf pro Anfrage.
• Der Entwurf geht nie automatisch an den Kunden. Du schickst ihn selbst raus, wenn er fertig ist.
• Beim Annehmen entsteht kein weiterer Beleg mehr — weder ein zweites Angebot noch ein Lieferschein.
• Die Produktionsliste für die Küche entsteht beim Annehmen weiterhin automatisch.
• Bei einer online bezahlten Buchung entsteht wie bisher eine Rechnung, kein Angebot.
• Hat deine Buchungsseite eine eigene Beleg-Einstellung (Angebot direkt versenden oder Rechnung erzeugen), gilt weiterhin diese.
• Steht die Buchungsseite auf Keinen Beleg automatisch erstellen, entsteht zu ihren Anfragen gar kein Entwurf. Alle anderen Wege — Anfrage-E-Mail-Adresse, von Hand erfasst — legen weiterhin einen an.

Den Lieferschein legst du an, wenn du ihn brauchst — im Beleg-Bereich der Veranstaltung. Vorher entstand er automatisch beim Annehmen, bei mehrtägigen Veranstaltungen sogar einer pro Tag; die meisten davon blieben unbenutzte Entwürfe.

Beim Ziehen einer Karte in die Spalte Angenommen öffnet Univents zuerst das ausgefüllte Veranstaltungsformular — genau wie beim Klick auf Annehmen & Event live schalten →. Du prüfst dort Datum, Ort, Gästezahl und alles Weitere, und erst dein Speichern nimmt die Anfrage an. Brichst du ab oder schließt das Fenster, passiert nichts: Die Karte bleibt in ihrer bisherigen Spalte. Jeder andere Spaltenwechsel im Kanban wird weiterhin sofort ausgeführt.

Terminkonflikt erkannt

Wenn am selben Veranstaltungsdatum bereits eine andere offene Anfrage existiert, zeigt Univents einen Hinweisdialog an, bevor die Annahme ausgeführt wird.

• Der Dialog nennt die Anzahl der Konflikte.
• Mit Trotzdem annehmen → nimmst du die Anfrage trotz Überschneidung an.
• Mit Abbrechen kehrst du ohne Änderung zur Detailansicht zurück.

Die Warnung ist ein Hinweis, keine Sperre. Du entscheidest selbst, ob eine Doppelbelegung für dein Haus zulässig ist.

Anfrage ablehnen

Wenn du eine Anfrage nicht annehmen möchtest, klickst du auf Ablehnen.

1. Klicke in der Entscheiden-Leiste auf Ablehnen.
2. Ein Dialog erscheint mit dem Titel Anfrage ablehnen? und dem Hinweis, dass diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Optional: Grund angeben.
3. Trage im Textfeld bei Bedarf einen Ablehnungsgrund ein (z. B. „Termin bereits vergeben").
4. Klicke auf Ablehnen, um die Aktion zu bestätigen, oder auf Abbrechen, um zurückzukehren.

Die Anfrage wechselt in den Status Abgelehnt und wandert automatisch in das Segment Archiv der Eingangsansicht.

Anfragen archivieren oder reaktivieren

Das Archivieren ist unabhängig vom Status möglich und hilft dir, den Eingang übersichtlich zu halten.

• Archivieren: Klicke auf Archivieren in der Entscheiden-Leiste. Die Anfrage verschwindet aus der Ansicht Alle und ist nur noch unter Archiv sichtbar. Der Status bleibt unverändert.
• Reaktivieren: Öffne im linken Panel das Segment Archiv, wähle die Anfrage aus und klicke auf Reaktivieren. Die Anfrage ist danach wieder unter Alle sichtbar. Bei einer bereits angenommenen oder abgelehnten Anfrage springt der Status dabei zurück auf Offen, damit du sie neu entscheiden kannst.

Angenommene und abgelehnte Anfragen landen ebenfalls automatisch im Segment Archiv.

Häufige Fragen

Kann ich eine abgelehnte Anfrage wieder öffnen? Ja. Wechsle im Eingang zum Segment Archiv, öffne die Anfrage und klicke auf Reaktivieren. Die Anfrage steht danach wieder auf Offen — im Eingang unter Alle und im Kanban in der Spalte für offene Anfragen. Du kannst sie dann ganz normal annehmen oder ablehnen. Der verknüpfte Termin bleibt dabei, wie er ist: Wurde er bei der Absage storniert, wird er erst beim erneuten Annehmen wieder aktiv.

Wo finde ich die Anfrage nach der Annahme? Im Segment Archiv des Eingangs, weil angenommene Anfragen als entschieden gelten. Das zugehörige Event findest du über Zum Event → in der Detailansicht oder direkt unter Anfragen in der Navigation.

Was passiert mit dem Ablehnungsgrund? Der Grund wird intern gespeichert und ist im Verlauf der Anfrage sichtbar. Er wird nicht automatisch an den Kunden gesendet, es sei denn, du schickst eine E-Mail über E-Mail senden in der Detailansicht.

Sehe ich Konflikte auch im Kanban? Die Konflikterkennung läuft nur beim Annehmen im Eingang. Im Kanban kannst du Anfragen per Drag-and-drop in andere Statusspalten verschieben, ohne dass ein Konfliktdialog erscheint. Beim Ziehen in die Spalte Angenommen öffnet sich zwar das Veranstaltungsformular (siehe oben), es prüft aber nicht auf Terminkonflikte.