Freigaben für Angebote, Rechnungen und Anfragen
Nach diesem Artikel weißt du, was Freigaben sind, wie du Regeln nach Betrag, Rabatt, Räumlichkeiten, Buchungsseite oder Kunden-Tag anlegst, wer freigeben darf und wann eine Freigabe verfällt.
Mit Freigaben legst du fest, dass bestimmte Schritte nicht allein passieren: Ein Angebot geht erst raus, wenn eine zweite Person es freigegeben hat; eine Rechnung wird erst ausgestellt, wenn sie freigegeben ist; eine Anfrage wird erst angenommen, wenn sie freigegeben ist. Das nennt man Vier-Augen-Prinzip.
Wichtig für die Erwartung: Eine Freigabe regelt den Versand aus dem System. Ein heruntergeladenes PDF kannst du weiterhin außerhalb verschicken, und Angebote, die schon beim Kunden liegen, kann der Kunde weiterhin annehmen. Automatische Wege — Buchungen mit automatischer Annahme nach Zahlung, automatisch versendete Angebote der Buchungsseite und automatisch erstellte Rechnungen, etwa bei Tickets — brauchen keine Freigabe.
Freigaben gibt es ab dem Tarif Scale (Enterprise eingeschlossen).
Regeln anlegen
Regeln legst du unter Einstellungen → Freigaben an. Das darf nur der Inhaber des Accounts.
- Öffne Einstellungen und rufe Freigaben auf.
- Klicke auf Neue Regel.
- Gib der Regel einen Namen, an dem du sie später wiedererkennst — zum Beispiel „Angebote ab 5.000 €".
- Wähle die Art: Anfrage annehmen oder Beleg senden. Bei Beleg senden wählst du zusätzlich die Belegart — Angebot oder Rechnung.
- Wähle die Bedingung (siehe unten) und trage bei Bedarf Betrag, Rabatt, Räumlichkeiten, Buchungsseiten oder Kunden-Tags ein.
- Lasse Aktiv eingeschaltet und klicke Speichern.
Eine Regel kannst du jederzeit bearbeiten, pausieren oder löschen. Solange Aktiv ausgeschaltet ist, wird sie nicht geprüft; der Schritt läuft dann wie bisher.
Regeln für Angebote und Rechnungen
Für Belege stehen drei Bedingungen zur Auswahl:
| Bedingung | Wann die Regel greift |
|---|---|
| Immer | Bei jedem Angebot bzw. jeder Rechnung dieser Belegart. |
| Ab Betrag | Wenn der Nettobetrag des Belegs den eingetragenen Betrag erreicht oder überschreitet. Der eingetragene Betrag gilt einschließlich: Bei „ab 5.000 €" löst auch ein Beleg mit genau 5.000 € netto die Regel aus. |
| Ab Rabatt | Wenn der Rabatt auf dem Beleg mindestens den eingetragenen Prozentwert erreicht — ebenfalls einschließlich. |
Welcher Rabatt zählt. Der Rabatt ist der größte Rabatt, der auf dem Beleg steckt: der Rabatt auf dem ganzen Beleg, der Rabatt einer einzelnen Position oder der Preisnachlass, der entsteht, wenn du eine Position mit einem eigenen Preis überschreibst. Eine Position, die du mit 0 € berechnest, zählt als voller Rabatt. Freie Positionen ohne Listenpreis lassen sich nur über das Rabattfeld messen — trage dort den Nachlass ein, wenn er für die Regel zählen soll.
Ein Skonto ist kein Rabatt im Sinne der Regel.
Regeln fürs Annehmen einer Anfrage
Für Anfragen stehen vier Bedingungen zur Auswahl:
| Bedingung | Wann die Regel greift |
|---|---|
| Immer | Bei jeder Anfrage. |
| Bestimmte Räumlichkeiten | Wenn die Anfrage eine der ausgewählten Räumlichkeiten betrifft. |
| Bestimmte Buchungsseiten | Wenn die Anfrage über eine der ausgewählten Buchungsseiten hereinkam. |
| Kunden mit Tag | Wenn der Kunde der Anfrage einen der ausgewählten Tags trägt. |
Mehrere Regeln derselben Art wirken als Oder: Es genügt, wenn eine davon greift. Eine Regel für Angebote und eine Regel für Rechnungen sind getrennte Paare — ein Angebot wird nie anhand einer Rechnungsregel geprüft.
Wer freigeben darf
Freigeben darf, wer das Verwaltungsrecht Freigaben erteilen in seiner Rolle hat. Der Inhaber darf immer freigeben. Wie du dieses Recht in einer Rolle vergibst, steht im Artikel Zugänge, Rollen & Berechtigungen.
Zwei Dinge dazu:
- Wer freigeben darf, braucht für seine eigenen Vorgänge keine Freigabe. Die Regeln gelten nur für Personen ohne dieses Recht.
- Ohne Rollen greifen die Regeln bei niemandem. Solange du noch keine Rolle angelegt hast, darf jedes Mitglied freigeben. Auf der Seite Freigaben weist dich ein Hinweis darauf hin. Lege also zuerst die Rollen an, wenn du Freigaben wirklich steuern willst.
Ablauf für Mitarbeitende
Wer keine Freigabe erteilen darf, merkt es beim Ausführen des Schritts:
- Du versuchst, das Angebot zu senden, die Rechnung auszustellen oder zu senden oder die Anfrage anzunehmen.
- Das System antwortet, dass eine Freigabe nötig ist, und nennt die Regel, die gegriffen hat. Es wird nichts gesendet und nichts angenommen: Der Beleg bleibt Entwurf, die Anfrage bleibt offen.
- Du klickst auf Freigabe anfragen. Optional schreibst du eine Notiz für die Freigeber — zum Beispiel, worauf sie achten sollen.
- Bis zur Entscheidung steht bei dem Vorgang Wartet auf Freigabe. Unter Einstellungen → Freigaben, Tab Von mir angefragt, siehst du deine eigene Anfrage und kannst sie über Zurückziehen beenden, wenn du sie nicht mehr brauchst.
- Nach der Freigabe führst du den Schritt wie gewohnt selbst aus. Die Freigabe löst nichts von allein aus.
Wichtig: Eine Freigabe erteilt dir nie das Recht für einen Schritt, das dir sonst fehlt. Wer eine Rechnung gar nicht ausstellen darf, kann sie auch mit Freigabe nicht ausstellen.
Ablauf für Freigeber
Wer freigeben darf, bekommt bei jeder neuen Anfrage eine Nachricht in der Glocke und — wenn er Push-Nachrichten erlaubt hat — eine Push-Nachricht. Eine E-Mail gibt es bewusst nicht.
- Öffne Einstellungen → Freigaben und den Tab Zur Entscheidung.
- Klicke bei der Anfrage auf Freigabe prüfen. Du siehst, worum es geht: Termin, Gäste, Räume, Nettobetrag, Rabatt und die Notiz des Antragstellers — und kommst von dort direkt zum Beleg oder zur Anfrage.
- Klicke auf Freigeben oder Ablehnen.
Ablehnen braucht einen Grund. Der Grund ist Pflicht und wird dem Antragsteller gezeigt. Nach einer Ablehnung kann der Vorgang geändert und neu angefragt werden.
Deine eigene Anfrage kannst du nicht selbst entscheiden — dafür ist immer eine zweite Person nötig. Im Tab Verlauf siehst du alle entschiedenen Freigaben.
Wann eine Freigabe verfällt
Eine Freigabe gilt für genau den Inhalt, der beim Anfragen dastand. Ändert sich etwas daran, verfällt sie — und du wirst benachrichtigt. Beim Beleg zählt: Positionen, Preise, Mengen, Rabatte, Steuer, Summen, Empfänger und Gültigkeit. Bei der Anfrage zählt: Termin, Uhrzeit, Räume und Gästezahl.
Das ist Absicht: Niemand soll etwas freigeben, das hinterher anders aussieht. Änderst du den Vorgang, fragst du die Freigabe einfach neu an.
Angebot zu einer Anfrage
Gehört ein Angebot zu einer Anfrage, für die laut Regel eine Freigabe nötig ist, lässt sich das Angebot nicht senden, solange die Anfrage nicht freigegeben ist. Lass in diesem Fall zuerst die Anfrage freigeben.
Was nicht gesperrt ist
- Entwürfe bearbeiten: Du kannst einen Beleg weiterhin anlegen und ändern. Gesperrt ist der Schritt, nicht der Beleg.
- PDF herunterladen und außerhalb verschicken: Das regelt die Freigabe nicht. Sie regelt den Versand aus dem System.
- Angebote, die schon beim Kunden liegen: Der Kunde kann sie weiterhin annehmen. Eine Freigabe gilt für das Senden aus dem System, nicht rückwirkend.
- Automatische Wege: Buchungen mit automatischer Annahme nach Zahlung, automatisch versendete Angebote der Buchungsseite und automatisch erstellte Rechnungen (etwa bei Tickets) laufen ohne Freigabe.
- Nicht kaufmännische Schritte: Als bezahlt markieren, stornieren, eine Gutschrift anlegen — dafür gibt es keine Freigabe.
Tarif
Freigaben gehören zum Tarif Scale (Enterprise eingeschlossen). In kleineren Tarifen zeigt die Seite Freigaben nur einen Hinweis auf das nötige Upgrade. Fällt dein Account unter Scale, bleiben deine Regeln gespeichert und sind pausiert; gespeicherte Anfragen kannst du weiter lesen. Alle Schritte sind sofort wieder frei.
Häufige Fragen
Warum wird bei mir nichts gesperrt, obwohl ich eine Regel angelegt habe? Weil die Regeln nur für Personen ohne das Recht Freigaben erteilen gelten. Solange keine Rolle existiert, darf jedes Mitglied freigeben. Lege Rollen an und weise sie zu, wenn die Regeln greifen sollen.
Kann ich meine eigene Freigabe erteilen? Nein. Eigene Anfragen entscheidet immer eine zweite Person.
Was passiert, wenn ich den Beleg nach der Freigabe ändere? Die Freigabe verfällt, und du musst sie neu anfragen.
Bekomme ich eine E-Mail, wenn eine Freigabe ansteht? Nein. Freigaben kommen über die Glocke und optional per Push.
Gilt die Freigabe für eine ganze Veranstaltung? Nein. Eine Freigabe gilt immer für genau einen Beleg oder genau eine Anfrage und nur für den Stand, der beim Anfragen dastand.